芻議事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理

張利萍

摘 要：在現(xiàn)代社會管理體系中，事業(yè)單位占據(jù)著重要地位，發(fā)揮著社會管理與社會服務的重要職責。文書檔案是事業(yè)單位的重要記錄形式，應該進行科學的保管和存檔，以便日后查閱。因此在這樣的實際情況下，深入分析事業(yè)單位文書檔案管理的有效策略，對于促進事業(yè)單位管理水平提升，具有十分積極的理論和現(xiàn)實意義。在實踐中，事業(yè)單位文書檔案管理仍存在諸多問題，有待進一步優(yōu)化提升，滿足現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理需求，提升綜合服務管理效能。

關鍵詞：事業(yè)單位；文書；檔案；規(guī)范化管理

很多事業(yè)單位管理人員認為，檔案管理并非事業(yè)單位的核心業(yè)務，在工作開展上沒有多大難度，其實不然，文書檔案管理是事業(yè)單位的一項重點工作，良好的文書檔案管理工作也是事業(yè)單位整體管理水平的直接體現(xiàn)。但是一直以來，事業(yè)單位對于文書檔案管理工作的重視程度明顯不夠，從而導致文書檔案管理模式傳統(tǒng)，管理觀念落后，無法適應當前時代發(fā)展對于檔案管理工作的總體要求，有待進一步創(chuàng)新提升[1]。隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，對于事業(yè)單位文書檔案管理也提出了新的要求和挑戰(zhàn)，作為事業(yè)單位檔案管理人員，要認清發(fā)展形勢，探索管理新路徑。

1 事業(yè)單位文書檔案管理過程中存在的突出問題

一直以來，事業(yè)單位的工作重點都在業(yè)務之上，而對于其他方面的工作關注程度明顯不夠，其中表現(xiàn)最為明顯的就是文書檔案管理方面。由于對文書檔案管理工作缺乏足夠的認識，從而導致在實際的工作過程中出現(xiàn)較多的問題，這些問題也是制約事業(yè)單位文書檔案管理水平提升的主要障礙?？傮w來看，這些問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.1 事業(yè)單位文書檔案管理不夠規(guī)范

對于事業(yè)單位來說，在文書檔案管理過程中，由于文書檔案管理具有一定的特殊性，需要在管理過程中將紙質版的文字資料目錄錄入電腦，生成電子版的數(shù)據(jù)形式，然后便于存儲和管理，這是文書檔案管理信息化工作開展中最為基礎性的工作。同時這種信息化管理形式與傳統(tǒng)的管理方式相比，在查找和共享方面有著得天獨厚的優(yōu)勢。但是隨著大數(shù)據(jù)技術的不斷發(fā)展，這種電子數(shù)據(jù)的存儲形式就會產(chǎn)生一定的風險，受到來自于網(wǎng)絡的威脅。也就是說，在大數(shù)據(jù)共享平臺的操作過程中，很難避免不出現(xiàn)操作漏洞，一旦文書檔案管理的計算機出現(xiàn)問題，就會很容易受到外來的攻擊，導致存儲數(shù)據(jù)的丟失[2]。因為檔案記錄的都是一些具有重要信息價值的資料，一旦發(fā)生泄露，將造成巨大的損失，給檔案管理工作造成嚴重的損害，影響文書檔案的信息安全。

1.2 對于事業(yè)單位文書檔案管理不夠重視

在工作實踐中，除了專門管理檔案的部門之外，檔案管理在其他單位并不是主要的工作，只是基礎性工作之一，一般單位的領導者都將主要的管理精力集中在主要業(yè)務之上，對于檔案管理工作的重視程度明顯不夠，事業(yè)單位同樣也不例外。事業(yè)單位在檔案管理過程中并未意識到文書檔案管理工作的重要意義，仍然按照傳統(tǒng)的管理觀念和管理模式開展工作，在文書檔案管理過程中，也不進行相應的資金投入，從而導致在實際的檔案管理過程中基礎設施不夠完善。信息化管理是當前時代的發(fā)展趨勢，而對于檔案規(guī)范化管理工作來說，基礎設施占有很重要的部分，基礎設施建設跟不上，信息化管理的水平就很難有效提升，這就會給文書檔案管理帶來一定的安全風險，不利于文書檔案管理工作的有序開展[3]。

2 加強事業(yè)單位文書檔案管理的有效策略

作為事業(yè)單位檔案管理工作人員，要不斷革新觀念，從自身工作優(yōu)化角度出發(fā)，主動適應外部環(huán)境變化，實現(xiàn)工作效能的提升。在經(jīng)濟發(fā)展新常態(tài)的背景下，傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案模式暴露出諸多問題，不能停留在問題表面，要深度分析產(chǎn)生這些問題的主要原因，并且提出有針對性的解決策略，提升事業(yè)單位綜合發(fā)展水平。在實踐中，既需要構建有效的制度體系，同時也要打造現(xiàn)代人才隊伍，提升檔案綜合水平，同時要充分借鑒現(xiàn)代新進的運作模式，進而適應不斷變幻的發(fā)展形勢，在現(xiàn)代競爭中立于不敗之地，實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展目標，推動傳統(tǒng)工作不斷提檔升級，引領現(xiàn)代檔案工作不斷向前發(fā)展。

2.1 提高對文書檔案管理的重視程度，優(yōu)化規(guī)范化系統(tǒng)管理

對于文書檔案管理來說，造成管理質量較低的一個主要原因就是對于文書檔案管理工作的重視程度不夠。為了從根本上解決這一問題，有效防范檔案規(guī)范化管理過程中的安全風險，事業(yè)單位應該對文書檔案管理工作給予足夠重視。也就是說，應該在認識到文書檔案管理工作重要性的基礎上，積極創(chuàng)新文書檔案管理模式，運用數(shù)據(jù)技術，提升文書檔案規(guī)范化管理的整體質量。同時，加大文書檔案管理方面的資金投入力度，完善基礎工作設施，配備具備先進管理系統(tǒng)的規(guī)范化管理設備，簡化文書檔案規(guī)范化管理工作流程。根據(jù)事業(yè)單位文書檔案管理的實際特點，完善相關的網(wǎng)絡系統(tǒng)建設，解決文書檔案規(guī)范化管理過程中基礎設施不健全的問題，促進文書檔案規(guī)范化管理質量不斷提升，有效提升文書檔案管理質量，為事業(yè)單位文書檔案管理工作的有序開展提供良好的基礎條件[4]。

2.2 優(yōu)化管理流程，建立科學完善的文書檔案管理工作標準

文書檔案管理是一項十分系統(tǒng)和復雜的工作，要想有效提升管理的整體質量，每一個工作環(huán)節(jié)和工作流程都不能馬虎，尤其在規(guī)范化背景下，文書檔案的管理流程尤其重要。在之前的文書檔案管理實踐中，工作流程都不是十分標準，工作人員也不按照標準的工作步驟開展工作，造成了一定的文書檔案管理問題。為了有效避免文書檔案管理過程中出現(xiàn)這一問題，事業(yè)單位應該積極制定和完善文書檔案管理制度，制定嚴格的工作標準和工作流程?？梢愿鶕?jù)本單位工作實際，結合文書檔案管理的基本特點，制定符合發(fā)展特征的文書檔案管理工作標準，并在內部進行宣傳和普及，要求工作人員嚴格按照指定的工作標準和工作流程執(zhí)行。對于其中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時進行整改，避免問題擴大帶來的不利影響。

2.3 提升工作人員專業(yè)素質

除了對于文書檔案管理工作的重視程度不夠之外，從事文書檔案管理工作的人員專業(yè)素質偏低也是造成事業(yè)單位文書檔案管理質量不高的主要原因。因此，事業(yè)單位應該在提高文書檔案管理工作人員專業(yè)素質方面多下功夫，積極采取各種行之有效的措施，提升文書檔案管理人員綜合素質。事業(yè)單位應該積極更新管理觀念，對于文書檔案管理工作配備專門的工作人員，在單位中選擇具備文書檔案管理專業(yè)知識的人員，并且積極組織檔案工作人員培訓，從外界聘請文書檔案管理領域的專家學者，針對當前時代背景下的文書檔案管理問題開展培訓，提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。有條件的事業(yè)單位還可以在社會上招聘具備較高文書檔案管理專業(yè)素質的人才，提升工作人員的整體素質，這樣才能有效避免文書檔案管理過程中的突出問題[5]。

3 結語

綜上所述，文書檔案管理是事業(yè)單位的一項重點工作，應該給予足夠重視。在工作實踐中，事業(yè)單位應該積極采取有效措施，優(yōu)化檔案管理流程，建立科學完善的文書檔案管理工作標準，促進文書檔案管理水平不斷提升。

參考文獻

[1]肖璟.事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理研究[J].教育教學論壇，2018（29）：16-17.

[2]薛春子.推進事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理的策略探討[J].才智，2018（25）：202.

[3]張曉敏.解析事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理措施[J].青春歲月，2018（23）：479.

[4]張玉梅.事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理探究[J].辦公室業(yè)務，2018（4）：110.

[5]吳仲熙.事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理[J].科教導刊-電子版（下旬），2018（1）：216.