試論信息時(shí)代檔案管理工作的途徑

賀姝

摘 要：本文闡述了信息時(shí)代檔案管理工作的途徑。主要強(qiáng)調(diào)了信息時(shí)代下檔案管理工作的內(nèi)容及特點(diǎn)，信息時(shí)代下改進(jìn)檔案管理工作的措施，即不斷推進(jìn)檔案管理的制度建設(shè)，完善檔案管理的體制，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的充分共享，加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，提高檔案管理人員的素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息時(shí)代；管理措施；資源共享

開展各項(xiàng)工作都需要有一整套體系，保證所開展的工作完整、規(guī)范、良好地運(yùn)作。建立完善的檔案信息化管理體系是開展檔案管理各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。一是要建立完善的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系。對(duì)檔案信息化管理的工作標(biāo)準(zhǔn)及目標(biāo)要求進(jìn)行明確的規(guī)定，以保障檔案信息化管理能夠有方向性的指導(dǎo)和必要的約束。二是要建立完善的開發(fā)利用體系。對(duì)檔案資料的存儲(chǔ)及信息咨詢服務(wù)等一系列流程進(jìn)行有效規(guī)范，開發(fā)有效的信息技術(shù)及檢索工具。三是要建立規(guī)范運(yùn)作的制度保障體系。要確保工作規(guī)范有序開展，提高信息化管理的技術(shù)水平，從而在有效實(shí)現(xiàn)信息化管理的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理。

1 信息時(shí)代下檔案管理工作的內(nèi)容及特點(diǎn)

1.1 信息時(shí)代下檔案管理工作的內(nèi)容

針對(duì)信息時(shí)代下的檔案管理而言，它在一定程度上是與傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中的工作是不同的，它進(jìn)一步地要求把現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中進(jìn)行充分的應(yīng)用，這就需要相關(guān)的檔案管理部門，不僅要在規(guī)劃下進(jìn)行，同時(shí)也要在組織下進(jìn)行，在一定程度上對(duì)檔案信息資源進(jìn)行相應(yīng)的采集，對(duì)其進(jìn)行有效的整理以及保存。信息化檔案管理在一定程度上能夠?qū)?shí)體的保管進(jìn)行脫離，不僅走向了數(shù)字化檔案管理，同時(shí)也走向了現(xiàn)代化檔案管理。

1.2 信息時(shí)代下檔案管理工作的主要特點(diǎn)

一是在信息時(shí)代背景下，針對(duì)檔案管理來(lái)說(shuō)，不僅要對(duì)相關(guān)的法律進(jìn)行遵循，同時(shí)也要對(duì)相關(guān)的政策以及法規(guī)進(jìn)行遵循，并且這些政策在一定程度上都是由檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一制定的。二是針對(duì)目前來(lái)說(shuō)，檔案管理大多數(shù)以電子檔案形式或者是重要電子文件形式進(jìn)行的，這在一定程度上標(biāo)志著國(guó)家以及企業(yè)走向信息化時(shí)代。三是檔案管理工作在信息時(shí)代下，對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)所具有的優(yōu)勢(shì)在一定程度上進(jìn)行了充分的利用，不僅實(shí)現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字化，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，對(duì)檔案管理在工作過(guò)程中的效率進(jìn)行有效的提高，讓檔案在管理的過(guò)程中不僅具有高效性，并且還具有一定的準(zhǔn)確性。

2 信息時(shí)代下改進(jìn)檔案管理工作的措施

2.1 不斷推進(jìn)檔案管理的制度建設(shè)

制度在一定程度上是規(guī)范管理的主要基礎(chǔ)，同時(shí)也是對(duì)檔案管理科學(xué)化的基本要求。由于檔案管理方式的變革，進(jìn)一步要求對(duì)其管理制度也要作出相應(yīng)的調(diào)整。要想把檔案管理工作做好，首先應(yīng)該做的就是加強(qiáng)制度建設(shè)，相關(guān)的工作要作出具體的規(guī)定，只有這樣才能讓檔案管理工作在今后能健康有序地發(fā)展。檔案的保存時(shí)間、方式、方法以及公開的程度都要進(jìn)行明確的界定，讓檔案管理相關(guān)的工作人員在對(duì)檔案管理的過(guò)程中能夠有章可循，在新技術(shù)背景下，讓檔案管理更加規(guī)范有序。檔案管理制度建設(shè)一定要適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，對(duì)不適應(yīng)發(fā)展的制度不僅要進(jìn)行修訂，還要對(duì)其進(jìn)行變革，對(duì)空白的地方要制定出新的制度進(jìn)行相應(yīng)的補(bǔ)充等。

2.2 完善檔案管理的體制

由于信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，讓檔案工作管理工作能夠和信息技術(shù)進(jìn)行有效的集合。但是就目前來(lái)說(shuō)，在信息化的時(shí)代下，檔案信息管理體制在一定程度上存在著管理力度不夠的問(wèn)題，并且檔案在使用的過(guò)程中也不是很方便。我國(guó)的檔案信息系統(tǒng)在進(jìn)行建設(shè)的過(guò)程中比較分散，在軟硬件進(jìn)行選用上也還存在著一定的問(wèn)題，所以，應(yīng)該在管理體制上進(jìn)一步地保證各個(gè)部門能夠在一定程度上對(duì)信息自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的管理，這不僅要求對(duì)技術(shù)操作進(jìn)行有效的規(guī)范，還要求對(duì)軟硬件的選擇進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)范。

2.3 實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的充分共享

目前在信息化建設(shè)過(guò)程中，對(duì)軟件的使用比較混亂，而且硬件上的功能在一定程度上也沒(méi)有得到有效地發(fā)揮，這樣就會(huì)進(jìn)一步導(dǎo)致檔案信息不能充分共享，相關(guān)各個(gè)部門的檔案信息在管理的過(guò)程中都是各自為營(yíng)。所以，應(yīng)該在一定程度上應(yīng)該明確檔案管理過(guò)程中的內(nèi)容以及范圍，并且有效地規(guī)范檔案管理過(guò)程中各項(xiàng)工作和檔案管理過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)，建立相對(duì)比較規(guī)范的系統(tǒng)工程，以保證檔案信息資源共享渠道的暢通。

2.4 加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)

我國(guó)大體上還處在文件處理向信息化管理進(jìn)行過(guò)渡的階段，因此，要想向信息化管理的過(guò)渡進(jìn)行得更快，其中比較重要的就是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。針對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)建設(shè)來(lái)說(shuō)，它不僅是檔案信息管理的核心，同時(shí)還是其重要的基礎(chǔ)。建立數(shù)據(jù)庫(kù)在一定程度上是需要長(zhǎng)期的過(guò)程，我們應(yīng)該本著從低級(jí)到高級(jí)的過(guò)程進(jìn)行相應(yīng)的建設(shè)。在對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)該把檔案管理的相關(guān)工作和計(jì)算機(jī)技術(shù)這兩者進(jìn)行有效的結(jié)合，并讓其能夠在一定程度上協(xié)調(diào)合作，把綜合數(shù)據(jù)及檔案目錄庫(kù)進(jìn)行相應(yīng)的集合，只有這樣才能進(jìn)一步地形成網(wǎng)絡(luò)開發(fā)式以及分布式的數(shù)據(jù)庫(kù)，使信息化檔案管理工作過(guò)程中的效率進(jìn)得到不斷地提高。

2.5 提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理工作進(jìn)步和發(fā)展需要有與之相適應(yīng)的的管理隊(duì)伍，因此，要加強(qiáng)對(duì)檔案從業(yè)人員的教育培養(yǎng)，不斷提高管理人員的素質(zhì)。一是檔案管理人員自身要具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力，對(duì)其相關(guān)知識(shí)進(jìn)行有效的的掌握，并能運(yùn)用現(xiàn)代化手段對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。二是檔案管理人員一定要具備較強(qiáng)的責(zé)任心和事業(yè)心，對(duì)檔案管理工作能夠全身心地投入。三是相關(guān)的工作人員要樹立較強(qiáng)的大局意識(shí)，使檔案管理工作能夠滿足國(guó)家規(guī)定的要求，保證工作的過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)紕漏。

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