事業(yè)單位文書檔案管理與利用探討

黎順英

摘 要：作為事業(yè)單位歷史發(fā)展進程與各方面活動住息真實記錄的文書檔案，文書檔案在事業(yè)單位中占有重要地位，一直是事業(yè)單位開展其它相關(guān)工作的依據(jù)和基礎(chǔ)。所以事業(yè)單位必須高度重視其文書檔案管理與利用工作，以通過科學的文書檔案管理與有效的利用，進一步促進事業(yè)單位的良好發(fā)展。為此本文在概述文書檔案管理內(nèi)涵和作用基礎(chǔ)上，全面分析了目前我國事業(yè)單位文書檔案管理與利用中存在的問題，同時提出了加強事業(yè)單位文書檔案管理與利用的有效對策，以供相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理；內(nèi)涵；作用；問題；對策

近些年來，隨著我國事業(yè)單位的改革、計算機技術(shù)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的普及，事業(yè)單位對檔案管理工作要求越來越高。而文書檔案作為我國事業(yè)單位檔案管理的重要內(nèi)容之一，更是備受事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)重視。如何從事業(yè)單位自身的實際狀況出發(fā)，做好事業(yè)單位文書檔案的管理與利用工作，從而充分發(fā)揮事業(yè)單位相關(guān)文書檔案的實際價值，滿足事業(yè)單位的實際工作需要，正確引導(dǎo)事業(yè)單位的順利發(fā)展，已經(jīng)成為困擾許多事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的共同難題。

1 事業(yè)單位文書檔案管理的內(nèi)涵的作用

事業(yè)單位文書檔案管理主要是指事業(yè)單位將其發(fā)展過程中的一些諸如會議記錄、總結(jié)報告、工作計劃、通知以及重大事件的決定批示等相關(guān)資料通過文書的形式，科學分類與存儲起來，以方便在必要時查閱與參考。事業(yè)單位文書檔案管理工作對于促進事業(yè)單位的發(fā)展具有重要用用。一方面，它是事業(yè)單位檔案管理工作的分支，文書檔案管理的科學高效進行，也從根本上確保了事業(yè)單位檔案管理工作的系統(tǒng)性、完整性與規(guī)范性。另一方面，事業(yè)單位的文書檔案一般是分散存在的，這樣十分不利于其日后的調(diào)閱與參考，同時在零散狀態(tài)下，事業(yè)單位文書檔案的價值也容易被忽略。而通過文書檔案管理工作，一系列的文書檔案被相關(guān)工作人員一一搜集與科學的分類整理，這樣文書檔案的自身的價值更易顯現(xiàn)，其對事業(yè)單位的促進與推動引導(dǎo)作用更易被全面發(fā)揮，而整個事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量也在無形中得以優(yōu)化[1]。

2 事業(yè)單位文書檔案管理中存在的問題

2.1 事業(yè)單位對文書檔案管理工作缺乏足夠的重視

目前我國許多的事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)受自身的文化知識、工作閱歷、個人眼界等的影響，對文書檔案的認識有限，根本沒有認識到文書檔案管理對于事業(yè)單位的重要作用，所以他們對文書檔案管理工作也缺乏足夠的重視，片面的認為文書檔案管理工作是一項重復(fù)的機械性工作，工作人員只需要將相關(guān)資料收集保存即可。所以他們既沒有設(shè)置專門的文書檔案管理機構(gòu)，也沒有為文書檔案管理工作提供專項資金劃撥，并且在日常工作中很少會積極主動的配合文書檔案管理人員的資料收集工作，這些都無形中加大了事業(yè)單位文書檔案管理的難度。

2.2 文書檔案管理的信息化水平與安全性都有待提高

眾所周知，與紙質(zhì)檔案相比，電子數(shù)據(jù)檔案更易保存，且攜帶方便，不易損壞，在計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)高度發(fā)達的今天，檔案信息化管理已經(jīng)成為檔案管理的主要發(fā)展趨勢之一。但是就我國事業(yè)單位的文書檔案管理工作的實際狀況而言，由于相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)對它的重視程度普遍不高，事業(yè)單位在文書檔案管理工作的人力、物力與財力投入都較少，所以很多事業(yè)單位在文書檔案電子化管理方面所需的計算機硬件設(shè)備與軟件設(shè)施都較為缺乏和落后，整個文書檔案管理工作的信息化水平較低，這樣其相關(guān)的電子檔案數(shù)據(jù)安全性就得不到保障，非常容易遭受網(wǎng)絡(luò)黑客的惡意攻擊，從而影響事業(yè)單位正常工作的開展。

2.3 文書檔案的利用率較低

文書檔案管理是一項技術(shù)性工作，它對相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)要求較高。而目前我國很多事業(yè)單位的文書檔案管理人員很多都是由部門領(lǐng)導(dǎo)從其它部門臨時抽調(diào)而來的非專業(yè)性管理人員，他們既不懂相關(guān)的計算機操作，也缺乏文書檔案管理方面的知識，所以在日常的文書檔案管理工作中，一般僅能進行簡單的保存、復(fù)制與調(diào)閱，根本不懂如何開發(fā)和利用相關(guān)文書檔案，有效促進事業(yè)單位的發(fā)展[2]。

2.4 缺乏健全完善的文書檔案管理制度的支持

文書檔案管理是一項繁瑣復(fù)雜的艱巨性工作，其必須在相關(guān)制度的規(guī)范與監(jiān)督指導(dǎo)下，才能順利開展。但是現(xiàn)階段我國許多單位都沒有制定健全完善的文書檔案管理制度，這就導(dǎo)致工作人員在開展相關(guān)文書管理工作時，頗為懈怠，很多事業(yè)單位的文書檔案資料存在不同程度的缺失與滯后狀況。

3 加強事業(yè)單位文書檔案管理與利用工作的有效策略

3.1 強化全單位人員對文書檔案管理工作的正確認識

文書檔案對于事業(yè)單位的發(fā)展十分重要，所以事業(yè)單位上至領(lǐng)導(dǎo)，下至普遍的工作人員都應(yīng)該加強對文書檔案管理工作的正確認識，充分意識到文書檔案管理工作并不是簡單的資料收集與保存，更重要的是在各類資料的收集與整理分類過程中，深刻挖掘出文書資料的應(yīng)用價值，使他們更好地服務(wù)于事業(yè)單位各項工作的開展。只有這樣，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)才能更加重視單位的文書檔案管理工作，普通的員工才會主動積極地配合單位的文書檔案管理工作。

3.2 加大對文書檔案管理工作的資金投入

在計算機高度發(fā)達，互聯(lián)網(wǎng)廣泛普及的今天，社會各行各業(yè)都已引入了計算機技術(shù)來提高本行業(yè)的工作效率與工作質(zhì)量。而為民服務(wù)的事業(yè)單位也應(yīng)該積極主動的與時俱進，進一步加大對文書檔案管理的資金投入。以為檔案管理部門配置先進的計算機硬件設(shè)備與相應(yīng)的文書檔案軟件管理設(shè)施，購買安裝正規(guī)的安全殺毒軟件提供充足的資金支持[3]。

3.3 強化相關(guān)文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

文書檔案管理人員是事業(yè)單位文書檔案管理工作的直接開展者，其自身的職業(yè)素養(yǎng)直接決定了事業(yè)單位文書檔案管理工作的效率與質(zhì)量。當前有些事業(yè)單位負責文書檔案管理人員的學歷較低，對計算機技術(shù)掌握不夠熟練，對相關(guān)的檔案保存、整理方法也了解有限，所以其在工作中經(jīng)常會丟失、損壞文書檔案，整個單位的文書檔案管理工作開展得依然是十分困難。針對這種情況，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)就要進一步增強相關(guān)文書檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。通過定期的職業(yè)培訓(xùn)與職業(yè)技能測試，來豐富相關(guān)文書檔案管理人員專業(yè)知識儲備，進一步提升他們的專業(yè)技能。以使他們能夠更好地適應(yīng)當前的檔案信息化管理環(huán)境，更符合事業(yè)單位實際文書檔案管理的個性化要求的同時，也能夠在工作中積極主動的創(chuàng)新，通過創(chuàng)新有效優(yōu)化本單位文書檔案管理質(zhì)量。

3.4 進一步提高文書檔案的有效利用率

文書檔案是事業(yè)單位各項活動的信息載體，通過對文書檔案的有效開發(fā)與充分利用，能夠最大化發(fā)揮出文書檔案的實際應(yīng)用價值，促進事業(yè)單位和整個社會的發(fā)展。所以事業(yè)單位文書檔管理人員在保存管理好文書檔的同時，應(yīng)該積極的通過現(xiàn)代數(shù)據(jù)分析技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)住息共享等多種現(xiàn)代化方式，進一步提高文書檔案的有效利用率，充分發(fā)揮出文書檔案的強大積極作用。

4 結(jié)語

總之，做好文書檔案管理工作，既能確保事業(yè)單位檔案的完整性與系統(tǒng)性，又能夠進一步提升事業(yè)單位的工作效能。但是目前我國許多事業(yè)單位的文書檔案管理現(xiàn)狀卻弊端連連，不但單位領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作不夠重視，而且整個文書檔案管理工作的信息化水平、安全性和開發(fā)利用率也較低。所以今后，事業(yè)單位應(yīng)該積極采取有效對策，逐步加大對文書檔案管理工作的人力、物力投入，以在有效提高文書檔案管理的信息化水平，安全性的同時，真正發(fā)揮出其實際價值，促使其更好地輔助事業(yè)單位其它工作的開展。

參考文獻

[1]張瑤.大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位文書檔案的信息化管理[J].卷宗，2017，（22）：26.

[2]韓照杰.辦公室文書檔案的管理和利用研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，（13）：109.

[3]楊靜.新形勢下文書檔案管理的幾點思考[J].卷宗，2018，（4）：39.