韓艷肖

摘 要：石油企業(yè)的檔案管理是企業(yè)管理重要組成部分，關(guān)系著石油企業(yè)的發(fā)展。信息技術(shù)廣泛深入的應(yīng)用是這個(gè)時(shí)代的一大特征，在這個(gè)大背景下，石油企業(yè)也有了巨大的發(fā)展，同時(shí)石油企業(yè)對(duì)內(nèi)部的檔案管理工作也有了更高的要求。隨著時(shí)代的進(jìn)步，石油企業(yè)形成待歸檔的電子文件越來越多，并呈現(xiàn)幾何級(jí)數(shù)增長態(tài)勢(shì)；科研、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)對(duì)檔案工作提出了更加快速高效的需求。與時(shí)俱進(jìn)的轉(zhuǎn)變石油企業(yè)的檔案管理模式，滿足不斷發(fā)展的檔案利用需求，加快企業(yè)檔案工作數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型成為必然。本文針對(duì)加快石油企業(yè)檔案數(shù)字化管理進(jìn)程必要性進(jìn)行簡單的探討分析。

關(guān)鍵詞：石油；石油企業(yè)；石油企業(yè)檔案；電子檔案

石油是國家戰(zhàn)略型資源，也是保證國家經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)。石油企業(yè)在國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中占有相當(dāng)重要的地位。石油企業(yè)檔案是指各單位在生產(chǎn)、科研、經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，具有保存和查考利用價(jià)值的，并且經(jīng)過整理后集中保管的各種載體的原始記錄。檔案管理屬于一項(xiàng)科學(xué)性、系統(tǒng)性、政治性強(qiáng)的工作，石油企業(yè)在石油的勘探開發(fā)生產(chǎn)、經(jīng)營管理過程中形成的保存價(jià)值的檔案，可幫助石油企業(yè)制定更加合理的發(fā)展政策，提高企業(yè)競爭力和綜合實(shí)力。采取科學(xué)有效的檔案管理方法，有利于石油企業(yè)掌握社會(huì)的發(fā)展前景，獲得市場競爭力。石油企業(yè)在信息飛速發(fā)展的今天，電子文件的大量產(chǎn)生，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。電子文件帶來的知識(shí)更新幅度和速度是前所未有的，開啟了文件、檔案及其管理的重塑過程，加快了石油企業(yè)檔案數(shù)字化管理進(jìn)程。

1 石油企業(yè)檔案的數(shù)字化管理的必要性

1.1 石油企業(yè)檔案的數(shù)字化管理是企業(yè)檔案管理的必然趨勢(shì)

文件、檔案管理的“數(shù)字轉(zhuǎn)型”是全球性大趨勢(shì)。我國《國家電子文件管理“十三五”規(guī)劃》提出，到2020年，電子文件的法律地位和行政效力得以確立，國家對(duì)核心電子文件資源的管理進(jìn)一步加強(qiáng)，電子文件管理在重點(diǎn)領(lǐng)域和重要信息系統(tǒng)得到廣泛應(yīng)用。用確定的時(shí)限推動(dòng)文件管理方式的根本轉(zhuǎn)變。石油企業(yè)作為國家戰(zhàn)略資源企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理是必然趨勢(shì)。

1.2 石油企業(yè)檔案的數(shù)字化管理是企業(yè)發(fā)展的客觀要求

石油企業(yè)的信息化發(fā)展水平不斷提高要求先進(jìn)的檔案管理與之相適應(yīng)。石油企業(yè)信息化水平不斷提高，在生產(chǎn)、科研、經(jīng)營管理等各方面產(chǎn)生大量的電子文件，對(duì)企業(yè)檔案管理提出了更高的要求，客觀上要求應(yīng)用信息技術(shù)手段開展檔案工作；信息化條件下的石油企業(yè)要求更方便快捷的獲取檔案信息，客觀上要求檔案工作應(yīng)用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案工作的數(shù)字化管理。

2 石油企業(yè)檔案數(shù)字化的意義及效果

在市場競爭激烈的時(shí)代背景下，石油企業(yè)檔案管理作為企業(yè)基礎(chǔ)管理的重要環(huán)節(jié)，已經(jīng)建立了石油企業(yè)檔案系統(tǒng)。深切感受到

2.1 石油企業(yè)對(duì)檔案數(shù)字化管理能夠?qū)φ滟F的歷史檔案進(jìn)行保護(hù)

石油企業(yè)歷史悠久，檔案的紙張部分已發(fā)黃變脆，一些字跡都已模糊。石油企業(yè)檔案利用率非常頻繁，而且需要長久保存，例如井史，是石油企業(yè)珍貴的原始資料，為了增儲(chǔ)上產(chǎn)，技術(shù)人員每天都要大量翻閱，查找相關(guān)資料。為了保護(hù)珍貴檔案原件，石油企業(yè)可以利用信息技術(shù)將檔案數(shù)字化，將原件通過照相或掃描儀掃描為電子版保存代替原件提供利用。經(jīng)過數(shù)字化之后，利用者可以查看歷史檔案的數(shù)字化版本，從而減少對(duì)原件的損害，從一定程度對(duì)原始檔案進(jìn)行保護(hù)。數(shù)字化過程中對(duì)檔案原件也會(huì)造成一定的傷害，但相比借閱查找過程反復(fù)的物理接觸，損害程度還是相對(duì)比較輕的。傳統(tǒng)的檔案保管不管保護(hù)措施如何完善，檔案載體的壽命總是有限的，紙質(zhì)檔案字跡會(huì)消退，介質(zhì)會(huì)損壞，磁帶錄像帶影像會(huì)模糊，聲音會(huì)失真。如果以電子的方式保存，且格式選擇得當(dāng)，用“0”“1”比特表示的檔案信息就會(huì)永久存在。石油企業(yè)將珍貴的歷史檔案數(shù)字化成為必然。

2.2 石油企業(yè)檔案數(shù)字化管理可以提高檔案管理效率

隨著石油企業(yè)信息化飛速發(fā)展，電子文件的大量涌現(xiàn)，品種多，數(shù)量大。檔案管理數(shù)字化可實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化和檔案實(shí)體管理的簡化，經(jīng)過精心設(shè)計(jì)的檔案管理系統(tǒng)一方面可以實(shí)現(xiàn)許多管理過程的自動(dòng)化，例如，檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的對(duì)接，辦公文件可以自動(dòng)歸檔。在檔案管理過程中包括歸檔、存儲(chǔ)、鑒定、統(tǒng)計(jì)分析都可以直接自動(dòng)完成，節(jié)省了人力物力。另一方面還可以簡化檔案實(shí)體管理，如立卷、實(shí)體分類等，從而減少檔案工作人員的手工勞動(dòng)，縮短工作時(shí)間，提高檔案管理效率。

2.3 石油企業(yè)檔案數(shù)字化有助于檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高

石油企業(yè)檔案數(shù)字化對(duì)于檔案工作和檔案工作者既是機(jī)遇，又是挑戰(zhàn)。檔案的數(shù)字化從技術(shù)應(yīng)用、系統(tǒng)設(shè)計(jì)到檔案利用需求，都在不停地發(fā)生變化，新問題不斷涌現(xiàn)；從傳統(tǒng)的檔案管理事后處理到電子文件管理轉(zhuǎn)到事前對(duì)電子文件整個(gè)生命周期參與管理，檔案管理人員對(duì)業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的支撐都要熟練掌握，檔案的數(shù)字化對(duì)檔案工作者的素質(zhì)提出了更高的要求。檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，加強(qiáng)與外界的交流與合作，學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，改變陳腐觀念、提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)、開闊視野、提升適應(yīng)環(huán)境的能力。在瞬息萬變的信息時(shí)代，緊跟時(shí)代的步伐。石油企業(yè)檔案數(shù)字化一定意義上促進(jìn)了檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。

2.4 石油企業(yè)檔案數(shù)字化有助于企業(yè)信息化發(fā)展

石油企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、科研、經(jīng)營管理過程中形成的各種原始記錄，既有反映企業(yè)重大歷史事件和重要決策的珍貴文獻(xiàn)，也有企業(yè)文化、科學(xué)發(fā)展、精細(xì)管理等反映企業(yè)發(fā)展各個(gè)方面的點(diǎn)滴記錄。把這座企業(yè)記憶的寶庫通過數(shù)字化信息技術(shù)搭建新平臺(tái)，建立的數(shù)據(jù)庫，不僅可以方便快捷地滿足廣大檔案利用工作者的研究需要，隨著時(shí)間的推移，一部分檔案可以面向社會(huì)公開利用，隨著社會(huì)文明程度的提高，享用這些獨(dú)特的產(chǎn)品和服務(wù)的用戶數(shù)量正在迅速擴(kuò)張，數(shù)字化的檔案可以滿足千千萬萬普通用戶追根溯源的心里需求，可以將其輕松與外界媒體對(duì)接，可以做成電影、電視宣傳片、可以直接回放音頻視頻、可以實(shí)現(xiàn)與微信、各種媒體的無縫對(duì)接。檔案的數(shù)字化提升檔案服務(wù)的品質(zhì)，例如，石油企業(yè)工作地點(diǎn)比較分散，分布在祖國的大江南北，外圍工作人員需要利用檔案，可以將數(shù)字化的檔案直接與視頻對(duì)接，召開視頻會(huì)或者通過計(jì)算機(jī)傳輸，或者設(shè)置權(quán)限直接進(jìn)入檔案系統(tǒng)查閱。高品質(zhì)的檔案服務(wù)是企業(yè)信息化高度發(fā)展的重要標(biāo)志。企業(yè)檔案數(shù)字化從多個(gè)角度推動(dòng)企業(yè)信息化發(fā)展。

3 結(jié)束語

近幾年來，石油企業(yè)不斷的發(fā)展擴(kuò)大生產(chǎn)規(guī)模，石油企業(yè)的檔案數(shù)字化管理工作也受到了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)更多的重視，并且在企業(yè)的發(fā)展過程中發(fā)揮了重要的作用。在新時(shí)期檔案的數(shù)字化建設(shè)是石油企業(yè)檔案管理工作邁向系統(tǒng)化、現(xiàn)代化的必經(jīng)之路。石油企業(yè)檔案數(shù)字化能夠保障檔案的實(shí)體安全和內(nèi)容信息安全，提高檔案管理人員素質(zhì)，促進(jìn)企業(yè)信息化發(fā)展。因此加快石油企業(yè)檔案數(shù)字化進(jìn)程是十分必要的。

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