魯思宏

摘 要：在新形勢(shì)下，愈發(fā)顯現(xiàn)出街道檔案管理工作的重要性，并且該工作擁有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)性，需要考慮多方面。本文根據(jù)街道檔案管理的職能，對(duì)其存在的問(wèn)題進(jìn)行有效分析，并且提出具有針對(duì)性的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：街道辦事處 檔案管理 現(xiàn)狀問(wèn)題 優(yōu)化對(duì)策

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2019）02-00-01

隨著我國(guó)的經(jīng)濟(jì)呈現(xiàn)高速發(fā)展，推動(dòng)了城市化的步伐，其中街道辦事處成為主要的社區(qū)服務(wù)單位，擁有為居民進(jìn)行服務(wù)的職能。隨著時(shí)代的發(fā)展和現(xiàn)實(shí)發(fā)展的需求，需要提高街道檔案管理的工作質(zhì)量，從而實(shí)現(xiàn)為社會(huì)提供更為方便、更加專業(yè)的服務(wù)。

一、街道辦事處檔案管理職能

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，使得政治體制也逐漸得到相應(yīng)的改革和完善。從而推動(dòng)城市化的進(jìn)程，社會(huì)服務(wù)取代了過(guò)去的傳統(tǒng)模式，也成為城市的基本機(jī)構(gòu)。街道辦事處屬于政府機(jī)關(guān)，對(duì)社區(qū)事物進(jìn)行管理和工作的地方，也是和政府相連接的機(jī)關(guān)單位。街道檔案管理工作能夠?qū)⒔值篮蜕鐓^(qū)的真實(shí)情況反應(yīng)出來(lái)，還可以為之后的工作活動(dòng)提供參考數(shù)據(jù)。

二、街道辦事處檔案管理現(xiàn)狀問(wèn)題

1.基礎(chǔ)設(shè)施配備差， 安全隱患大

根據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)表明，大多數(shù)街道辦事處對(duì)于檔案管理沒(méi)有設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，聯(lián)合辦公的場(chǎng)所，容易對(duì)檔案資料造成遺失，影響正常辦公。同時(shí)缺乏相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，沒(méi)有配備溫濕度記錄儀、滅火器、去濕機(jī)等檔案保護(hù)專用設(shè)備，容易使檔案室成為雜物房。

2.檔案收集不及時(shí)， 材料不齊全

在對(duì)檔案進(jìn)行查看時(shí)，發(fā)現(xiàn)很多都是上級(jí)文件、政府文件，卻沒(méi)有關(guān)于當(dāng)?shù)匕l(fā)展、開(kāi)展活動(dòng)以及事務(wù)記錄等方面的資料，導(dǎo)致檔案室出現(xiàn)空有名頭，卻無(wú)實(shí)用的情況。

3.檔案整理不規(guī)范， 標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

管理人員工作不認(rèn)真，可以從檔案盒和里面實(shí)際放置的內(nèi)容和編號(hào)不一致得出。并且沒(méi)有實(shí)行統(tǒng)一的編號(hào)設(shè)定，則會(huì)將永久和定期的文件產(chǎn)生混淆，容易在整理的時(shí)候出現(xiàn)混亂的情況。

比如，2015年吳家營(yíng)的街道文書檔案仍然以“件”為單位，保管期限以“永久、30年、10年”整理歸檔。做好黨委、政府文件匯編，檔案利用效果匯編，各類案卷目錄和有關(guān)資料匯編，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)、為部門提供憑證依據(jù)，不斷提高檔案的利用價(jià)值。上半年整理歸檔2013年未完成的文書檔案，整理歸檔2014年的文書檔案，在取得成績(jī)的同時(shí)，也存在一些問(wèn)題：檔案收集不夠齊全。各辦公室形成的文件材料，各自存放，一些專業(yè)檔案和照片檔案易散落在各個(gè)辦公室，收集、整理它們也就比較困難，造成檔案收集完整率、歸檔率不夠高。

4.管理人員更換頻率高， 工作難勝任

檔案管理工作量較大，又枯燥乏味，并且缺乏專業(yè)的管理人員。大多數(shù)都是隨機(jī)調(diào)配或者采取兼職的形式。這樣則會(huì)出現(xiàn)管理人員頻繁更換，缺乏足夠的精力在檔案管理上。從而導(dǎo)致檔案工作受到限制。同時(shí)較難建立職業(yè)認(rèn)同感和歸屬感，不利于街道辦事處檔案管理工作的長(zhǎng)效發(fā)展。

三、優(yōu)化街道辦事處檔案管理的有效對(duì)策

1.加大檔案工作的經(jīng)費(fèi)投入，保障檔案資料的全面收集

針對(duì)檔案管理工作的不足之處，則需要政府加大對(duì)檔案工作的經(jīng)費(fèi)投入。開(kāi)設(shè)專門的檔案資料室，并且為檔案資料的利用和儲(chǔ)存配備相應(yīng)的保護(hù)器械。若是紙質(zhì)檔案資料，需要使檔案資料室能夠達(dá)到通風(fēng)、控制溫度以及實(shí)行防蟲(chóng)的各種措施，才能夠使得能夠得到較好的儲(chǔ)存。而關(guān)于信息化檔案資料的管理，則需要配備相關(guān)的硬件設(shè)備和數(shù)據(jù)庫(kù)等。并且需要街道辦事處加重對(duì)其重視程度，并且能夠使得經(jīng)費(fèi)物盡其用。從而使檔案管理工作能夠得到切實(shí)的完善，并且明確檔案管理的規(guī)章制度，使檔案管理的工作朝著專業(yè)化方向前進(jìn)。

比如，吳家營(yíng)街道對(duì)檔案管理工作非常重視，在辦公樓三樓設(shè)有60平米的檔案專用房作為綜合檔案室。室內(nèi)配置了溫濕計(jì)和滅火器等必要的辦公設(shè)備，“八防措施”全部落實(shí)，保證了檔案室的防光、防火、防盜、防鼠、防蟲(chóng)、防潮和防高溫，確保了檔案的完整和安全。

2.建立完善的檔案管理工作規(guī)范及制度，保障檔案管理工作的高效性

街道辦事處檔案管理工作量較大，并且十分繁瑣。為了保障檔案管理工作的高效性，則需要建立健全完善的檔案管理工作規(guī)范及制度。第一、針對(duì)檔案內(nèi)容的內(nèi)容和類型進(jìn)行分門別類；第二、針對(duì)檔案資料的材質(zhì)選擇貯存的方式；第三、需要對(duì)外借的檔案資料進(jìn)行相應(yīng)的記錄和登記，防止檔案出現(xiàn)遺失的現(xiàn)象；第四、建立專門的管理隊(duì)伍，帶領(lǐng)檔案管理工作逐漸走向正軌。

比如，吳家營(yíng)街道檔案在工作總結(jié)中，提出完善了各項(xiàng)制度，修訂了《檔案安全保密制度》、《檔案員職責(zé)》等，使檔案管理有章可循、有據(jù)可依；建立了檔案安全管理機(jī)制。對(duì)檔案安全工作進(jìn)行了自查，消除了不安全隱患。并且及時(shí)完成文件歸檔入庫(kù)和分類整理工作。對(duì)于各類檔案，都嚴(yán)格檔案管理相關(guān)規(guī)定，對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作，對(duì)檔案文件嚴(yán)格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作。

3.建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，保障檔案管理工作的專業(yè)性

想要街道辦事處檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)更好的開(kāi)展，離不開(kāi)人才的作用。第一、可以對(duì)外招聘專業(yè)的檔案管理人才，并且對(duì)其進(jìn)行多方面的考察和審核，使其能夠在檔案管理工作的過(guò)程中發(fā)揮出其專業(yè)能力；第二、對(duì)相關(guān)的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)工作，可以展開(kāi)大型的專業(yè)檔案管理工作的講座或者經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)等活動(dòng)，通過(guò)信息交流加強(qiáng)管理工作人員的管理能力和專業(yè)程度。街道辦事處根據(jù)招聘的人員實(shí)行崗前培訓(xùn)和就職人員的繼續(xù)教育，都能夠使得檔案管理人才團(tuán)隊(duì)得到有效的發(fā)展和進(jìn)步。除此之外，還需要加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的團(tuán)結(jié)力和凝聚力。街道辦事處可以采取鼓勵(lì)制度，通過(guò)獎(jiǎng)勵(lì)的方式激勵(lì)工作人員能夠更加積極的參與工作，為工作付出更多的精力和想法，使得工作效率能夠得到有效的提高。同時(shí)還可以使得工作認(rèn)同感和歸屬感得到有效的增加，促使街道檔案管理工作的順利開(kāi)展。

結(jié)語(yǔ)

為了使得街道檔案管理工作能夠更好的開(kāi)展，離不開(kāi)經(jīng)費(fèi)投入、工作規(guī)范以及人才培養(yǎng)等各個(gè)方面的完善和改革。需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，并且增強(qiáng)管理人員的專業(yè)能力和業(yè)務(wù)能力，從而使得街道檔案管理工作能夠得到完善和發(fā)展。

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