□張玉昭 張國民

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案外包服務(wù)定義及類型

當(dāng)今社會對檔案中介機(jī)構(gòu)的稱呼各式各樣：“檔案外包公司”、“檔案事務(wù)所”、“檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)”等，叫法不一。而企事業(yè)單位與個(gè)人委托檔案中介機(jī)構(gòu)為國家機(jī)關(guān)、社會機(jī)構(gòu)與個(gè)人提供各種類型檔案業(yè)務(wù)，以較低的成本獲得較高的服務(wù)質(zhì)量，檔案中介機(jī)構(gòu)承包接管檔案服務(wù)工作為其進(jìn)行管理的過程就是檔案外包服務(wù)的過程。檔案外包服務(wù)工作可以幫助客戶提高檔案管理專業(yè)性、規(guī)范性、安全性，借助互聯(lián)網(wǎng)有效提高檔案管理效率和信息化水平。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，各行各業(yè)發(fā)展都如火如荼，呈現(xiàn)出新的發(fā)展勢頭，于是檔案行業(yè)也跟隨潮流開始了“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的腳步?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”要求以優(yōu)化生產(chǎn)要素、更新業(yè)務(wù)體系、重構(gòu)商業(yè)模式等途徑來完成經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)型和升級，傳統(tǒng)檔案行業(yè)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的合作完全不是簡單的行業(yè)疊加與聯(lián)合，而是借助互聯(lián)網(wǎng)平臺優(yōu)勢為檔案發(fā)展提供更多優(yōu)勢，彼此合作、相互依靠，共同進(jìn)步。當(dāng)下，我國檔案外包服務(wù)還是一個(gè)非?！澳贻p”的行業(yè)，作為后起之秀，目前檔案學(xué)界對“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案服務(wù)外包的理論與實(shí)踐研究并不深入。但隨著時(shí)代發(fā)展與社會進(jìn)步，勢必掀起一股檔案外包服務(wù)行業(yè)發(fā)展的浪潮。

在2018年國家檔案局發(fā)布的《檔案外包服務(wù)工作規(guī)范》中，國家層面明確提出檔案服務(wù)包括檔案寄存服務(wù)、檔案數(shù)字化服務(wù)、檔案整理服務(wù)、檔案管理咨詢服務(wù)、檔案開發(fā)利用服務(wù)、檔案銷毀服務(wù)6種業(yè)務(wù)類型。故而可以了解到，檔案外包機(jī)構(gòu)并不是“承辦至上”、“包攬一切”，其所能承擔(dān)的業(yè)務(wù)范圍是在這6種業(yè)務(wù)類型中得以體現(xiàn)的。

二、檔案外包服務(wù)行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀

(一)檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)形式多樣分散。目前，社會上檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)有國有、民辦、合資三種[1]。其中，每類檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的主營業(yè)務(wù)范圍也有所不同：一是主要負(fù)責(zé)檔案代管。即幫助企事業(yè)單位管理與保存檔案，異地保存本單位機(jī)構(gòu)部分檔案，例如上海信安達(dá)檔案文件管理有限公司與深圳檔案寄存中心等機(jī)構(gòu)。二是主要負(fù)責(zé)提供檔案技術(shù)服務(wù)。即研究與開發(fā)檔案管理系統(tǒng)軟件，為企事業(yè)單位檔案館制定適用于自身的特色的信息化管理方案，幫助其建立檔案數(shù)據(jù)庫，除此之外，還可以幫助檔案館、檔案室進(jìn)行檔案數(shù)字化服務(wù)。三是主要負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案咨詢。即向各單位提供各類信息，開展咨詢服務(wù)，現(xiàn)社會檔案中介機(jī)構(gòu)大部分存在形式都是檔案事務(wù)所、檔案咨詢服務(wù)中心，為政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、個(gè)人提供各類檔案的鑒定審查、整理、數(shù)字化掃描、存儲保管、提供利用以及銷毀等服務(wù)，對于如何管理檔案、如何策劃建立科學(xué)合理管理制度提出合理規(guī)劃與建議，例如杭州“偉幫”檔案管理咨詢有限公司、上海檔案咨詢服務(wù)中心等。

(二)檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)地域性明顯。由于我國檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)是一個(gè)年輕且新興的產(chǎn)業(yè)，所以在我國發(fā)展起來的年代較晚。隨著我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，國內(nèi)檔案管理需求快速增長，來自金融機(jī)構(gòu)、大型企事業(yè)單位的大量業(yè)務(wù)資料、憑證、單據(jù)等呈幾何級數(shù)增加，與原本有限的公共檔案管理設(shè)施資源形成了鮮明對比，專業(yè)檔案管理外包服務(wù)企業(yè)由此開始涌現(xiàn)出來[2]，發(fā)達(dá)城市憑借地理與經(jīng)濟(jì)優(yōu)勢，開啟了建立檔案中介機(jī)構(gòu)的先河，率先引進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)開展先進(jìn)的檔案外包服務(wù)工作。所以，檔案外包企業(yè)機(jī)構(gòu)的分布極為單一且具有地域性。我國的檔案外包企業(yè)機(jī)構(gòu)集中分布在北京、上海、廣州、深圳等一線經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)城市，單一性特點(diǎn)明顯，例如上海信安達(dá)檔案文件管理有限公司、華信檔案管理有限公司的總部都設(shè)于上海，廣州致遠(yuǎn)檔案管理有限公司總部設(shè)于廣州，深港檔案寄存中心位于深圳。這些地區(qū)的經(jīng)濟(jì)在國內(nèi)處于發(fā)達(dá)水平，經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)因素的存在給各大檔案外包公司機(jī)構(gòu)提供了良好的發(fā)展前景與廣闊的市場，所以成長速度快，業(yè)務(wù)水平實(shí)現(xiàn)飛躍。雖然同一時(shí)期其他地區(qū)檔案外包機(jī)構(gòu)也開始發(fā)展，但是由于地域環(huán)境與發(fā)展水平自身限制，發(fā)展速度緩慢，成立的檔案外包公司較少。

(三)檔案中介機(jī)構(gòu)服務(wù)對象單一狹隘。盡管當(dāng)前很多檔案外包公司面向金融行業(yè)、醫(yī)療行業(yè)、各大企業(yè)、政府機(jī)關(guān)都提供全面服務(wù)，但是由于一些國有和民營的檔案外包企業(yè)受到當(dāng)?shù)卣畽C(jī)關(guān)的扶持，故而大多為當(dāng)?shù)卣块T提供服務(wù)，且各類企業(yè)發(fā)展受到資金限制，出現(xiàn)認(rèn)為專業(yè)管理檔案的外包機(jī)構(gòu)管理成本高、經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)重的現(xiàn)象。

三、檔案外包服務(wù)工作存在問題

(一)檔案外包服務(wù)人員素質(zhì)參差不齊。目前，盡管在檔案外包公司中有檔案學(xué)專業(yè)畢業(yè)與有較高學(xué)習(xí)能力、豐富工作經(jīng)驗(yàn)的人做“領(lǐng)頭羊”，但是外包服務(wù)公司中從業(yè)的工作人員學(xué)歷仍普遍較低，很多人都非本專業(yè)出身、處于臨時(shí)兼職狀態(tài)，許多人僅經(jīng)過簡單培訓(xùn)就進(jìn)行實(shí)習(xí)工作，且大多以手工操作為主，并未接觸過與互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)方面的學(xué)習(xí)。檔案工作人員的職業(yè)道德與專業(yè)素質(zhì)無法保障，就不能保證檔案外包服務(wù)工作的效率與質(zhì)量。

(二)檔案外包服務(wù)設(shè)施陳舊落后。受到資金、自身發(fā)展時(shí)間、技術(shù)等限制與影響，我國檔案外包工作起步較晚，可以提供的外包服務(wù)工作業(yè)務(wù)類型比較陳舊且傳統(tǒng)，很多機(jī)構(gòu)都只能進(jìn)行紙質(zhì)檔案的整理與簡單的數(shù)字化掃描工作，高新技術(shù)無法得到有效利用，無法開展檔案異地寄存、檔案管理系統(tǒng)軟件開發(fā)、電子文件安全歸檔等技術(shù)含量高的工作。

(三)外包檔案的安全及保密性風(fēng)險(xiǎn)大。檔案外包服務(wù)人員素質(zhì)參差不齊導(dǎo)致的后果就是大部分工作人員對于“檔案保密”這一方面認(rèn)識性不強(qiáng)，對于檔案專業(yè)方面的特殊安全保密意識欠缺，檔案保密工作做的不好，忽略了“信息”的重要性，增加了檔案信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。沒有前沿與先進(jìn)的專業(yè)意識，就無法滿足客戶的各項(xiàng)要求，無法打開廣闊的客戶市場。并且可能無法避免檔案服務(wù)外包服務(wù)不到位引起的檔案實(shí)體受損后果，造成國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私被泄露，無法將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到可控范圍。

(四)行業(yè)監(jiān)管力度小，存在漏洞。第一，盡管國家已經(jīng)在不斷進(jìn)行檔案外包服務(wù)行業(yè)從業(yè)規(guī)范的完善，但國內(nèi)很多地區(qū)檔案外包公司的檔案管理水平還未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，初期建立時(shí)規(guī)模小，發(fā)展時(shí)間較短。第二，與發(fā)達(dá)地區(qū)檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)相比，其他地區(qū)由于資金規(guī)模限制，服務(wù)機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)設(shè)施不完善，想要開展檔案寄存服務(wù)，但檔案庫房并不符合保管要求。檔案處包行業(yè)發(fā)展不成熟，沒有合理完善統(tǒng)一的行業(yè)管理規(guī)范，太過于分散的發(fā)展?fàn)顟B(tài)導(dǎo)致發(fā)展層次參差不一，漏洞很大。

四、檔案外包服務(wù)工作發(fā)展路徑及對策

(一)依托“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，開拓工作思路。當(dāng)前，我國檔案外包服務(wù)大多處于工作思路傳統(tǒng)的局面中，提供“勞動密集型”服務(wù)，對于“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的引用并不到位，高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)不涉及在業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，這就要求檔案外包服務(wù)公司更新自身發(fā)展理念，實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)與檔案管理行業(yè)的良好結(jié)合，貫徹落實(shí)國家下達(dá)的文件精神，拓展自身業(yè)務(wù)范圍與領(lǐng)域，努力發(fā)展依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的信息化、數(shù)字化服務(wù)，帶動全體檔案外包公司業(yè)務(wù)能力與水平提高的同時(shí)促進(jìn)檔案外包服務(wù)行業(yè)的整體發(fā)展。依托“互聯(lián)網(wǎng)+”更大限度地突破時(shí)間、空間、技術(shù)、資源、管理與服務(wù)的局限，顯示出互動、溝通、共享的強(qiáng)大功能，增加檔案管理效率效益[3]。所以，要與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代步伐，依托互聯(lián)網(wǎng)對檔案外包服務(wù)行業(yè)的大力支持，推動檔案管理工作的進(jìn)步發(fā)展，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作未來新景象。

(二)更新傳統(tǒng)觀念，培養(yǎng)專業(yè)人才。一個(gè)檔案外包服務(wù)公司能否進(jìn)步與發(fā)展，主體是“從業(yè)人員”，只有檔案從業(yè)人員綜合素質(zhì)高，整體素質(zhì)良好，檔案外包服務(wù)行業(yè)才能有發(fā)展出路。一方面，檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)要對現(xiàn)任工作人員進(jìn)行專業(yè)化知識培訓(xùn)，以“老人”帶“新人”，以“專業(yè)”帶“非專業(yè)”，并且定期進(jìn)行員工能力素質(zhì)考核。同時(shí)，提高工作人員思想道德素質(zhì)，提高人員檔案保密意識，提高管控檔案的風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，外包公司可以引進(jìn)高素質(zhì)、高學(xué)歷人才來提高整個(gè)公司的服務(wù)水平與專業(yè)能力，從而促進(jìn)公司全面發(fā)展。

(三)引入先進(jìn)管理設(shè)備，提升服務(wù)水平。信息呈“爆炸式”速度增長，給檔案管理帶來了巨大壓力，檔案行業(yè)的發(fā)展現(xiàn)今落后于時(shí)代發(fā)展潮流，無法緊跟我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度。但“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境給檔案行業(yè)發(fā)展帶來挑戰(zhàn)的同時(shí)也正帶來良好的發(fā)展機(jī)遇。第十三屆全國人民代表大會第一次會議上，李克強(qiáng)總理提出“促進(jìn)基本公共文化服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化均等化，發(fā)展文化藝術(shù)、新聞出版、廣播電影電視、檔案等事業(yè)?！睆臒o到有，“檔案事業(yè)”寫入政府工作報(bào)告意味著我國檔案事業(yè)發(fā)展的重要性。故而檔案外包服務(wù)行業(yè)應(yīng)該抓住機(jī)會，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備與設(shè)施，利用先進(jìn)人才開發(fā)符合市場需要的管理軟件、數(shù)據(jù)庫，做好數(shù)字化工作，提升服務(wù)水平。

五、結(jié)語

檔案外包服務(wù)工作作為一個(gè)“年輕的行業(yè)”，具有非常廣闊的市場、巨大的發(fā)展?jié)摿Γ袠I(yè)發(fā)展前景良好。盡管當(dāng)前檔案外包服務(wù)行業(yè)的各個(gè)公司在當(dāng)前建設(shè)的許多方面還存在不足，但是借助“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的發(fā)展大勢，檔案外包服務(wù)能補(bǔ)充自身，讓檔案外包服務(wù)工作更加專業(yè)和完善。相信在不久的將來，我國檔案外包服務(wù)工作會在不斷地探索和實(shí)踐中向著更美好的方向發(fā)展，檔案事業(yè)呈現(xiàn)繁榮景象。