基層資料室數(shù)字化管理

江海蓉

【摘 要】隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展以及社會需求促使基層圖書資料室管理朝著數(shù)字化改革的方向發(fā)展。本文對基層資料數(shù)字化的建設(shè)、發(fā)展進行了論述，并對在數(shù)字化進程中出現(xiàn)的問題進行了簡要的闡述。

【關(guān)鍵詞】基層圖書;資料室;數(shù)字化

中圖分類號： G258.5 文獻標(biāo)識碼： A文章編號： 2095-2457（2019）02-0243-002

【Abstract】With the rapid development of information technology and social needs， the management of Primary Library and reference room is developing towards the direction of digital reform. In this paper， the construction and development of digitalization of grassroots data are discussed， and the problems in the process of digitalization are briefly described.

【Key words】Grass-roots books; Reference rooms; Digitization

資料信息數(shù)字化，是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將圖書、期刊、報紙、雜志、文獻、論文、等內(nèi)容通過數(shù)字化加工以后以標(biāo)準(zhǔn)電子文檔資料格式存儲和組織成具有有序結(jié)構(gòu)的資料信息庫。其主要內(nèi)容為：使用數(shù)字技術(shù)對館（室）藏的各種資料進行電子資料收集及編目以及數(shù)字化管理。

1 做好基層電子資料的收集及編目工作

1.1 首先提高資料工作者的認識

電子資料與傳統(tǒng)資料的不同在與紙質(zhì)資料，就是以紙張為信息記錄載體的資料;而電子資料則是利用計算機技術(shù)形成的，以代碼形式存儲于特定介質(zhì)（如光盤、U盤）上的資料。這就要求資料工作者除應(yīng)具備一定的文化科學(xué)知識和資料的專業(yè)知識外還必須熟練掌握計算機的運用操作、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。

1.2 建立一套資料編寫和管理的規(guī)范和制度

由于紙質(zhì)資料的長期應(yīng)用，人們在工作實踐中逐步摸索并形成一整套科學(xué)管理資料的經(jīng)驗和理論，并創(chuàng)立較為完整的紙質(zhì)資料管理的制度、方法。當(dāng)新型電子資料出現(xiàn)時，整個資料界顯得有些措手不及。創(chuàng)立適合于新型載體資料的管理制度、法規(guī)已提到議事日程。 如制定新型電子資料的管理制度，制定制度中要包括電子資料分類查找、檢索、下載、打印等功能的整理、鑒定、保管、利用等各個環(huán)節(jié)。

1.3 電子文件收集時，認真進行鑒定

資料的基本屬性是“原始性”。正是由于資料的這一特性，使資料成為歷史的真憑實據(jù)，并具有了法律效力。為此資料是否是“原件”的鑒定，是資料管理中一項重要的基本工作。對紙制資料來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性，而電子文件的內(nèi)容和形式是相對獨立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，電子資料特征極易導(dǎo)致其信息內(nèi)容的失真，所以要留心做好鑒定，盡可能提供和保存更多的信息。

1.4 做好電子資料機讀目錄

資料機讀目錄是以一定的格式存入計算機或軟盤中，之后再通過計算機讀取資料的目錄數(shù)據(jù)，一般情況下，都將通過著錄標(biāo)得到的資料信息，如責(zé)任者、資料號、分類號、題名、主題等以機讀目錄形式保存輸入。還要對本單位所有電子資料進行全方位細致的了解，在進行系統(tǒng)科學(xué)的分類，又要立足當(dāng)前，同時又需要考慮長遠逐步一點一點的摸索，最終形成規(guī)范。

2 基層資料室數(shù)字化

最大程度滿足使用者的資料需求是當(dāng)下資料工作者的首要任務(wù)。當(dāng)下已經(jīng)是一個信息時代，需要將資料信息開放以及少部分未開放的信息在網(wǎng)絡(luò)上呈現(xiàn)給大眾，才能更好地適應(yīng)信息時代的發(fā)展，有效地提高信息資料的利用率?；鶎淤Y料庫是數(shù)據(jù)數(shù)字化模式，一般有三大組成。首先是需要建設(shè)自動化系統(tǒng)的資料庫，完成一個自動化的質(zhì)量是你管理，實現(xiàn)教學(xué)化資料管理。其次需要紙質(zhì)資料的數(shù)字化改變。最后是搭建資料信息數(shù)字傳輸平臺，這樣一來就可以實現(xiàn)資料統(tǒng)一管理和資源共享。

2.1 資料管理的數(shù)字化

資料管理自動化是在計算機數(shù)字化管理基礎(chǔ)上，再考慮的一個問題。資料自動化管理主要工作包括資料實現(xiàn)自動編目、自動文件儲存、自動搜索以及計算機輔助資料的自動標(biāo)語、數(shù)據(jù)庫設(shè)計與建立等。這些環(huán)節(jié)不單單是資料管理自動化的基本業(yè)務(wù)，同時它也是資料管理自動化系統(tǒng)的具體形式體現(xiàn)，這些自動化管理工作也是資料管理數(shù)字化的一個基礎(chǔ)前提。

國內(nèi)資料工作數(shù)字化管理起步比較晚，很多人都是需要到資料室獲取需要的書籍以及資料軟件，現(xiàn)階段也只是初步完成資料目錄及以及全文資料信息的一個管理工作。目前開發(fā)的軟件都是直接面向用戶的，軟件的功能基本上相差不多。這個基礎(chǔ)上需要根據(jù)戶客戶的實際需求研發(fā)多種新功能，比如圖像處理器、規(guī)則控制權(quán)限、鑰匙文件、全能瀏覽器、批量掛接、OCR漢字識別等多種信息處理技術(shù)。

2.2 庫藏紙質(zhì)資料信息的數(shù)字化

傳統(tǒng)形式上的資料載體他們采用記錄信息的方式都是平面的，一些圖像、聲音、文字這些不同的載體信息很難實現(xiàn)有機結(jié)合起來。但是通過運用計算機技術(shù)以及多媒體技術(shù)的結(jié)合這些多種形式資料載體，就可以以數(shù)字化的形式儲存。實現(xiàn)了圖、文、聲并茂，強化了資料信息功能，以及顯示功能。

如今，很多資料庫對于資料載體還是以紙質(zhì)保存方式為主，所以紙質(zhì)資料信息的數(shù)字化才是基層資料室數(shù)據(jù)化建設(shè)的核心關(guān)鍵之處。這個工程巨大，需要相關(guān)部門規(guī)劃出一定的建設(shè)經(jīng)費，組建相關(guān)建設(shè)小組經(jīng)。費不夠充足的情況下可以優(yōu)先采取資源，前期設(shè)備少量購置，對一些重要資料優(yōu)先進行數(shù)字化處理，在逐步擴大數(shù)字化處理規(guī)模。

紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化數(shù)字化方式有兩種。第一種是利用計算機人工或者掃描儀進行識別，轉(zhuǎn)換成文本文件形式保存。第二種就是將每一頁資料文件都當(dāng)作一張圖片，通過掃描儀掃入計算機以圖形文件形式進行保存。第一種方式優(yōu)點是占據(jù)比較小，是真正意義上的全文數(shù)字化。相對來說第二種方式比較容易實現(xiàn)，工作人員只需要簡單的培訓(xùn)，就可以實際操作。

2.3 資料信息傳輸平臺數(shù)字化

資料只有在傳輸?shù)倪^程中，才可以體現(xiàn)出資料的價值。傳統(tǒng)的信息資料只存在于文獻資料以及二次處理范疇類的文獻。當(dāng)我們需要一定資料的時候，只能去相關(guān)資料部門，通過瀏覽、復(fù)制以及拍攝這種方法來獲取我們需要的資料信息。但是信息資料完成數(shù)字化之后整個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就是一個大的信息傳輸平臺，這個平臺為信息資料的流通提供了可能，網(wǎng)絡(luò)這個平臺傳輸資料更加方便快捷，同時還不受空間以及時間的限制，使用者也不再需要親自前往資料部門，可以在任何時間任何地點通過網(wǎng)絡(luò)計算機就可以獲得需要的資料信息。

3 基層資料室數(shù)字化存在的問題

3.1 設(shè)施及設(shè)備尚不能滿足要求

電子資料中最基礎(chǔ)的管理中心是設(shè)備。隨著科技在突飛猛進的發(fā)展計算機也廣泛的，在各個女中被運用資料的形式以及產(chǎn)生了多種變化，由原本紙質(zhì)資料正在向電子文件轉(zhuǎn)換。計算機設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)在線操作已經(jīng)成為資料管理重要模塊。

3.2 資料工作的業(yè)務(wù)水平

當(dāng)下有很多資料工作者，他們首先是從傳統(tǒng)資料管理學(xué)接觸，所以他們對于數(shù)字資料管理不是十分熟知。而且資料管理工作者專業(yè)背景相對來說比較復(fù)雜，年齡以及文化知識的儲備不合理這些都是限制數(shù)字資料管理工作者的進展。這就需要迅速培養(yǎng)數(shù)字化資料管理者。對原有員工進行在崗培訓(xùn)，使其能夠快速適應(yīng)數(shù)字化資料管理。

3.3 電子資料的定時檢測與維護

電子資料中比較重要的磁性載體，這方面很容易受到保存環(huán)境改變的影響。磁性載體即便在良好的環(huán)境下進行保存，但是任不可避免會發(fā)生信息丟失或者讀取錯誤這個問題。這也是因為磁性載體長時間處于一種保存的狀態(tài)下。容易造成材質(zhì)自然老化的現(xiàn)象，所以說電子資料磁性載體保存方面一定需要專業(yè)人員定時的檢查及維護，對電子資料要進行備份：

3.4 電子資料的可存取性

想要輸出一定的電子資料，必須要依靠計算機平臺以及相關(guān)的搜索工具才可以完成，這就要求計算機硬件平臺需要和資料所對應(yīng)的相關(guān)技術(shù)保持一致。只有這樣才能夠確保電子資料成功輸出。因為電子資料可以來自系統(tǒng)的各個基層單位，而且又因為大多是在不同系統(tǒng)上所形成的電子資料，他們的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)以及格式內(nèi)容都有很多差別。正是因為他們之間存在的差異讓在資料讀取時候需要借助不同的技術(shù)設(shè)備，從而才能準(zhǔn)確輸出這些電子資料。這就要求相關(guān)技術(shù)以及結(jié)構(gòu)需要加以保存，這樣一來就可以保證了電子資料的可取性。

3.5 電子資料的保密性

因為資料是一種比較特殊的文獻資料，部分資料可以完全對外公開，但是有些是需要做一定的保密工作。尤其是被數(shù)字化后之后的重點資料，資料安全方面的工作是十分重要的。因為這其中既包括了軟件的安全管理，又包含了硬件的安全管理。軟件方面的保護一般是利用設(shè)置密碼以及多級權(quán)限這類的控制方式。這種方式可以很好的保證整個系統(tǒng)的安全保密性，維持系統(tǒng)內(nèi)部相關(guān)數(shù)據(jù)以及程序不被非法訪問、修改、破壞。硬件方面保護主要應(yīng)該把控信息存儲方面，進一步提高文件的保存時間，需要派專人負責(zé)文件的存儲，密切確保文件資料不被外界溫度、濕度等原因造成損害。

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