朱秀娟

【摘要】本文分析了科研單位會計檔案管理過程中存在的突出問題，結(jié)合工作實(shí)際，提出加強(qiáng)科研單位會計檔案管理的有效策略。

【關(guān)鍵詞】科研單位;會計檔案管理;策略

會計檔案管理是科研單位的一項(xiàng)重點(diǎn)工作，良好的會計檔案管理工作也是科研單位整體管理水平的直接體現(xiàn)。但是一直以來，科研單位對于會計檔案管理工作的重視程度明顯不夠，從而導(dǎo)致會計檔案管理模式傳統(tǒng)，管理觀念落后，根本無法適應(yīng)當(dāng)前時代發(fā)展對于檔案管理工作的總體要求。會計檔案是科研單位的重要記錄形式，應(yīng)該進(jìn)行科學(xué)的保管和存檔，以便日后查閱。因此在這樣的實(shí)際情況下，深入分析科研單位會計檔案管理的有效策略，對于促進(jìn)科研單位管理水平提升，具有十分積極的理論和現(xiàn)實(shí)意義。

一、會計檔案管理過程中存在的突出問題

一直以來，科研單位的工作重點(diǎn)都在科學(xué)研發(fā)之上，而對于其他方面的工作關(guān)注程度明顯不夠，其中表現(xiàn)最為明顯的就是會計檔案管理方面。由于對會計檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識，從而導(dǎo)致在實(shí)際的工作過程中出現(xiàn)較多的問題，這些問題也是制約科研單位會計檔案管理水平提升的主要障礙。因此在深入分析加強(qiáng)科研單位會計檔案管理的有效策略之前，有必要對會計檔案管理實(shí)踐中存在的突出問題進(jìn)行簡要闡述，這樣科研單位在采取措施的過程中才會更加具有針對性和實(shí)效性。總體來看，這些問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）科研單位會計檔案管理不夠規(guī)范。對于科研單位來說，在會計檔案管理過程中，由于會計檔案管理具有一定的特殊性，需要在管理過程中將紙質(zhì)版的文字資料目錄錄入電腦，生成電子版的數(shù)據(jù)形式，然后便于存儲和管理，這是會計檔案管理信息化工作開展中最為基礎(chǔ)性的工作。同時這種信息化管理形式與傳統(tǒng)的管理方式相比，在查找和共享方面有著得天獨(dú)厚的優(yōu)勢。但是隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，這種電子數(shù)據(jù)的存儲形式就會產(chǎn)生一定的風(fēng)險，受到來自于網(wǎng)絡(luò)的威脅。也就是說，在大數(shù)據(jù)共享平臺的操作過程中，很難避免不出現(xiàn)操作漏洞，一旦會計檔案管理的計算機(jī)出現(xiàn)問題，就會很容易受到外來的攻擊，導(dǎo)致存儲數(shù)據(jù)的丟失。因?yàn)闄n案記錄的都是一些具有重要信息價值的資料，一旦發(fā)生泄露，將造成巨大的損失，給檔案管理工作造成嚴(yán)重的損害，影響會計檔案的信息安全。

（二）對于會計檔案管理不夠重視，硬件設(shè)施不完善。在工作實(shí)踐中，除了專門管理檔案的部門之外，檔案管理在其他單位并不是主要的工作，只是基礎(chǔ)性工作之一，一般單位的領(lǐng)導(dǎo)者都將主要的管理精力集中在主要業(yè)務(wù)之上，對于檔案管理工作的重視程度明顯不夠，科研單位同樣也不例外?？蒲袉挝辉跈n案管理過程中并未意識到會計檔案管理工作的重要意義，仍然按照傳統(tǒng)的管理觀念和管理模式開展工作，在會計檔案管理過程中，也不進(jìn)行相應(yīng)的資金投入，從而導(dǎo)致在實(shí)際的檔案管理過程中基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善。信息化管理是當(dāng)前時代的發(fā)展趨勢，而對于檔案信息化管理工作來說，基礎(chǔ)設(shè)施占有很重要的部分，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)跟不上，信息化管理的水平就很難有效提升，這就會給會計檔案管理帶來一定的安全風(fēng)險，不利于會計檔案管理工作的有序開展。

（三）會計檔案管理人員缺乏較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)。相對于傳統(tǒng)的檔案管理模式來說，會計檔案管理對于專業(yè)技術(shù)的要求較高，需要管理人員具備一定的信息化專業(yè)知識，掌握一定的信息化技術(shù)應(yīng)用技能，這樣才能更好地適應(yīng)當(dāng)前時代背景下科研單位的會計檔案管理工作。但是從當(dāng)前的會計檔案管理工作實(shí)際情況來看，多數(shù)科研單位從事會計檔案管理的工作人員還沒有達(dá)到這一要求。由于會計檔案管理工作不是科研單位的核心業(yè)務(wù)，因此在工作人員的配備方面還顯得有些不足，有些科研單位甚至沒有專門從事會計檔案管理工作的人員，而是由其他的工作人員兼職，這些工作人員在會計檔案管理基礎(chǔ)知識方面存在較大的欠缺，對于檔案信息化管理技術(shù)更是了解的不多，因此在實(shí)際的工作過程中很難達(dá)到預(yù)期的工作要求?？梢哉f，工作人員專業(yè)素質(zhì)欠缺是影響科研單位會計檔案管理工作質(zhì)量的主要原因之一，同時也給會計檔案管理埋下了一定的安全隱患。

二、加強(qiáng)科研單位會計檔案管理的有效策略

（一）提高對會計檔案管理的重視程度，優(yōu)化信息化系統(tǒng)管理。對于會計檔案管理來說，造成管理質(zhì)量較低的一個主要原因就是對于會計檔案管理工作的重視程度不夠。為了從根本上解決這一問題，有效防范檔案信息化管理過程中的安全風(fēng)險，科研單位應(yīng)該對會計檔案管理工作給予足夠重視。也就是說，應(yīng)該在認(rèn)識到會計檔案管理工作重要性的基礎(chǔ)上，積極創(chuàng)新會計檔案管理模式，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，提升會計檔案信息化管理的整體質(zhì)量。同時，加大會計檔案管理方面的資金投入力度，完善基礎(chǔ)工作設(shè)施，配備具備先進(jìn)管理系統(tǒng)的信息化管理設(shè)備，簡化會計檔案信息化管理工作流程。根據(jù)科研單位會計檔案管理的實(shí)際特點(diǎn)，完善相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)，解決會計檔案信息化管理過程中基礎(chǔ)設(shè)施不健全的問題，促進(jìn)會計檔案信息化管理質(zhì)量不斷提升，有效提升會計檔案管理質(zhì)量，為科研單位會計檔案管理工作的有序開展提供良好的基礎(chǔ)條件。

（二）優(yōu)化管理流程，建立科學(xué)完善的會計檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)。會計檔案管理是一項(xiàng)十分系統(tǒng)和復(fù)雜的工作，要想有效提升管理的整體質(zhì)量，每一個工作環(huán)節(jié)和工作流程都不能馬虎，尤其在信息化背景下，會計檔案的管理流程尤其重要。在之前的會計檔案管理實(shí)踐中，工作流程都不是十分標(biāo)準(zhǔn)，工作人員也不按照標(biāo)準(zhǔn)的工作步驟開展工作，造成了一定的會計檔案管理問題。為了有效避免會計檔案管理過程中出現(xiàn)這一問題，科研單位應(yīng)該積極制定和完善會計檔案管理制度，制定嚴(yán)格的工作標(biāo)準(zhǔn)和工作流程?？梢愿鶕?jù)本單位工作實(shí)際，結(jié)合會計檔案管理的基本特點(diǎn)，制定符合發(fā)展特征的會計檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，并在內(nèi)部進(jìn)行宣傳和普及，要求工作人員嚴(yán)格按照指定的工作標(biāo)準(zhǔn)和工作流程執(zhí)行。對于其中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時進(jìn)行整改，避免問題擴(kuò)大帶來的不利影響。

（三）提升工作人員專業(yè)素質(zhì)。除了對于會計檔案管理工作的重視程度不夠之外，從事會計檔案管理工作的人員專業(yè)素質(zhì)偏低也是造成科研單位會計檔案管理質(zhì)量不高的主要原因。因此，科研單位應(yīng)該在提高會計檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)方面多下功夫，積極采取各種行之有效的措施，提升會計檔案管理人員綜合素質(zhì)?？蒲袉挝粦?yīng)該積極更新管理觀念，對于會計檔案管理工作配備專門的工作人員，選擇具備會計檔案管理專業(yè)知識的人員，并且積極組織檔案工作人員培訓(xùn)，從外界聘請會計檔案管理領(lǐng)域的專家學(xué)者，針對當(dāng)前時代背景下的會計檔案管理問題開展培訓(xùn)，提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。有條件的科研單位還可以在社會上招聘具備較高會計檔案管理專業(yè)素質(zhì)的人才，提升工作人員的整體素質(zhì)，這樣才能有效避免會計檔案管理過程中的突出問題。

三、結(jié)語

綜上所述，會計檔案管理是科研單位的一項(xiàng)重點(diǎn)工作，應(yīng)該給予足夠重視。在工作實(shí)踐中，科研單位應(yīng)該積極采取有效措施，優(yōu)化檔案管理流程，建立科學(xué)完善的會計檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)會計檔案管理水平不斷提升。

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