對外貿(mào)企業(yè)檔案的特點(diǎn)及其管理的分析

趙晨旭

【摘要】外貿(mào)企業(yè)是指從事對外貿(mào)易的企業(yè)，在我國規(guī)定的注冊企業(yè)的相關(guān)區(qū)域內(nèi)，外貿(mào)企業(yè)對合格的產(chǎn)品有進(jìn)出口的經(jīng)營權(quán)。近幾年，外貿(mào)企業(yè)的競爭尤其激烈，在此背景下，本文對外貿(mào)企業(yè)檔案的特點(diǎn)及其管理進(jìn)行了分析，做了幾點(diǎn)探討，僅供參考。

【關(guān)鍵詞】外貿(mào)企業(yè);檔案;特點(diǎn);管理

外貿(mào)企業(yè)檔案中不但記錄了企業(yè)的重要信息，也是外貿(mào)企業(yè)長久發(fā)展的寶貴財(cái)富。隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，越來越多的外貿(mào)企業(yè)隨之誕生，進(jìn)出口業(yè)務(wù)越來越頻繁，記錄著企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動的企業(yè)檔案也就越來越重要。但與此相反的是，在很多的外貿(mào)企業(yè)中，檔案的管理還存在或多或少急需解決的問題，卻并沒有引起外貿(mào)企業(yè)的著重關(guān)注。

一、外貿(mào)企業(yè)檔案的特點(diǎn)

（一）檔案載體多樣化。現(xiàn)代社會科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，科技的應(yīng)用使檔案載體的形式多種多樣，相比起傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，硬盤、磁盤等新型的檔案載體越來越多，甚至于到了如今的信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案的載體逐漸演變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)信息。為外貿(mào)企業(yè)檔案的管理帶來新的挑戰(zhàn)。如何對新型載體進(jìn)行檔案管理成了外貿(mào)企業(yè)檔案管理的新難題。

（二）檔案來源豐富。外貿(mào)企業(yè)的檔案管理和其他非外貿(mào)企業(yè)的檔案管理大致是相同的，都是一個(gè)整體的檔案管理體系。在檔案的管理方面注重完整性。但是外貿(mào)企業(yè)檔案的來源主體卻更多，來源途徑更為豐富，所以導(dǎo)致來源的分散。在這種分散的狀態(tài)下進(jìn)行檔案收集和管理較為困難。

二、外貿(mào)企業(yè)檔案的管理

（一）完善外貿(mào)企業(yè)檔案的管理。完善外貿(mào)企業(yè)檔案管理體系是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的一項(xiàng)重要工作。由于我國外貿(mào)企業(yè)發(fā)展較晚，相對的外貿(mào)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)也就不夠完善，因此，必須完善外貿(mào)企業(yè)檔案管理制度，并嚴(yán)格加以實(shí)施。在外貿(mào)企業(yè)中的各個(gè)部門都應(yīng)設(shè)立專門的或兼職的檔案管理人員，每天各個(gè)部門的檔案人員將負(fù)責(zé)的檔案進(jìn)行整理、歸檔，并向上級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)，根據(jù)上級領(lǐng)導(dǎo)的指示對工作進(jìn)行改進(jìn)，對檔案資料少的部門，可由部門經(jīng)理按照檔案管理的要求，對有價(jià)值的文件進(jìn)行整理。另外，外貿(mào)企業(yè)需要設(shè)立檔案監(jiān)督人員，對檔案管理人員進(jìn)行監(jiān)督，當(dāng)發(fā)現(xiàn)問題時(shí)及時(shí)糾正，確保在最短時(shí)間內(nèi)解決問題，促進(jìn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。建立合理的獎(jiǎng)罰制度。在外貿(mào)企業(yè)中，針對檔案管理工作做得好的工作人員，應(yīng)給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，相反則給予相應(yīng)的懲罰。將檔案工作的好壞和工作人員的獎(jiǎng)金相關(guān)聯(lián)。專職人員在項(xiàng)目進(jìn)行時(shí)對檔案管理的完成度進(jìn)行監(jiān)控，當(dāng)項(xiàng)目完成時(shí)，檔案的收集和整理也應(yīng)結(jié)束，對在檔案管理工作中積極完成、態(tài)度認(rèn)真的員工進(jìn)行獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)，對工作中消極怠工，不主動工作的員工進(jìn)行扣除獎(jiǎng)金的懲罰。以此促進(jìn)檔案管理工作人員的工作積極性，保證外貿(mào)檔案管理工作順利進(jìn)行。加強(qiáng)外貿(mào)企業(yè)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)手段對檔案進(jìn)行管理，運(yùn)用掃描技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，提升檔案管理和查找的速度，在進(jìn)行檔案管理時(shí)可購買專業(yè)的管理軟件，只需將檔案信息輸入到軟件中既可，不僅縮小了存儲空間，還提升了外貿(mào)企業(yè)的檔案管理效率。外貿(mào)企業(yè)檔案的安全性方面仍待加強(qiáng)，在進(jìn)行檔案保管工作時(shí)要確保檔案的安全性。建立安全保障系統(tǒng)，根據(jù)檔案的重要程度設(shè)置查看口令，在發(fā)現(xiàn)檔案管理發(fā)生安全問題時(shí)及時(shí)進(jìn)行處理，保證檔案的安全。

（二）提升檔案管理人員的專業(yè)水平。外貿(mào)企業(yè)的檔案收集具有復(fù)雜性、多元化的特點(diǎn)。這些特點(diǎn)直接導(dǎo)致了企業(yè)檔案收、管、用三方面都陷入困境，因此，需要更為專業(yè)的工作人員來靈活地處理相關(guān)問題。在外貿(mào)企業(yè)中，檔案的來源比較廣泛并且涉及的范圍也很廣，造成檔案收集和整理工作繁重瑣碎，工作人員在進(jìn)行檔案的收集時(shí)需要大量的物力和人力。提升檔案管理人員的專業(yè)水平可有效提升檔案管理的工作效率?？梢詮娜矫嫣嵘龣n案管理人員的專業(yè)水平：一是基礎(chǔ)知識的培訓(xùn)。對于剛接觸檔案管理的工作人員，需要懂得怎樣對檔案進(jìn)行分類和管理。二是計(jì)算機(jī)使用的培訓(xùn)。隨著科技的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)必將應(yīng)用到檔案管理的方方面面，如果檔案管理人員面對計(jì)算機(jī)束手無策，不會操作檔案管理軟件是不行的。因此，檔案管理人員一定要進(jìn)行計(jì)算機(jī)能力培訓(xùn)，要做到可以熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行管理。三是相關(guān)法律的培訓(xùn)?，F(xiàn)在很多的外貿(mào)企業(yè)檔案管理中涉及諸多法律知識，如果不懂相關(guān)法律，在檔案管理中容易觸犯法律，所以在培訓(xùn)的時(shí)候一定要加強(qiáng)檔案工作人員的法律認(rèn)知能力。對機(jī)密檔案進(jìn)行嚴(yán)格的保密，防止其他企業(yè)對其進(jìn)行惡意壟斷。

（三）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的意識。在進(jìn)行外貿(mào)企業(yè)的檔案管理時(shí)，需要加強(qiáng)企業(yè)員工的檔案管理意識，這樣才能有效提升企業(yè)整體的檔案管理工作效率。企業(yè)管理者應(yīng)定期在企業(yè)中開展檔案管理工作宣傳，使企業(yè)員工增強(qiáng)檔案管理意識，在檔案的管理工作中主動掌握多種信息，相互配合，調(diào)動起檔案管理工作的積極性，提升檔案管理的工作效率。企業(yè)管理者對檔案管理重視的提升才能保證檔案管理工作順利進(jìn)行，更好地完善檔案管理工作。

三、結(jié)論

綜上，外貿(mào)企業(yè)的經(jīng)營模式和經(jīng)營項(xiàng)目具有多元化的特點(diǎn)，此類企業(yè)在開展檔案管理工作時(shí)，要逐漸完善和創(chuàng)新，經(jīng)過對外貿(mào)企業(yè)檔案特點(diǎn)及其管理的分析，旨在促進(jìn)這一類型企業(yè)的檔案管理實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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