利用現(xiàn)代技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的動態(tài)化

郭世琦

【摘要】本文分析了現(xiàn)代技術(shù)對檔案管理工作的促進作用，包括提升管理工作效率、順應(yīng)科技社會的發(fā)展。而動態(tài)化在檔案管理工作中更是一個新的發(fā)展支點，可以使信息資源形象化、傳遞全面簡潔、利用率被提升以及管理全過程更加流暢等。所以我們要利用現(xiàn)代技術(shù)來實現(xiàn)檔案管理的動態(tài)化。這就需要我們具備現(xiàn)代意識、形成合適的管理制度、借助有效的措施和決策、利用科學(xué)的程序和方法等。如此，則可以為實現(xiàn)檔案管理的動態(tài)化發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代技術(shù);檔案管理;動態(tài)化

一、現(xiàn)代技術(shù)對檔案管理工作的促進作用

首先在檢索過程中利用計算機技術(shù)能夠提升檔案的查找速度，提高查找的準(zhǔn)確率，節(jié)約了工作者的速度，提高了服務(wù)的質(zhì)量。其次在存儲過程中產(chǎn)生了極大的便利。因為電子檔的存儲和保管的體積大大縮小，以壓縮版格式提供的檔案材料既節(jié)約了空間，也保證了檔案原件的可利用性，延長了檔案的使用壽命。再次有了現(xiàn)代技術(shù)的加入，檔案管理工作中信息數(shù)據(jù)的傳遞更加方便。而且能大大節(jié)約信息傳遞的時間和周期，減少檔案傳遞過程可能的損耗。這對提升檔案管理工作的效率是有極大好處的。最后，在建立了計算機檢索端口以后，檔案資料能快速復(fù)制和復(fù)印，這為檔案管理的管理和再利用帶來很大的好處。

二、動態(tài)化發(fā)展對檔案管理工作的影響

（一）信息資源更加形象化。音頻、視頻、動態(tài)圖等電子資源的出現(xiàn)讓信息資源更加形象化。很多信息內(nèi)容從文字描述變成了圖文結(jié)合的形式，讓檔案管理的信息資源形成動態(tài)和靜態(tài)的兩種形式。動靜資源之間的互補可以讓信息資源更加形象化。

（二）信息資源傳遞更加全面簡潔。在檔案管理工作中，信息資源內(nèi)容繁雜。如果是直接的紙質(zhì)檔案信息很可能在修改和整理的過程中出現(xiàn)“污”檔案的現(xiàn)象，造成不美觀或者難以辨識的困難。

（三）信息資源的利用率被提升。檔案中信息資源的動態(tài)化可以讓資源的傳播面更加廣泛。而且借助了現(xiàn)代技術(shù)手段，檔案資源的傳播廣度和深度都有了很大的變化。那么，檔案資源的利用基礎(chǔ)也會發(fā)生不同的變化，資源的利用率會被大幅度的提升。

（四）實現(xiàn)檔案管理的流暢。檔案管理工作本身是非常繁瑣的。如果要查閱相關(guān)內(nèi)容則需要從海量信息中進行篩選。然而在實現(xiàn)了檔案管理的動態(tài)化以后，整個檔案管理工作將會變的輕便而簡潔。整個檔案管理工作的流程會更加有序。甚至有的時候只要輕輕一點就能完成信息資源的收集、篩選、傳播等各個具體的內(nèi)容。

三、利用現(xiàn)代技術(shù)實現(xiàn)檔案管理動態(tài)化的策略

（一）管理工作者具備現(xiàn)代意識?，F(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展的確對檔案管理工作影響深刻。在現(xiàn)代社會，要想有發(fā)展的前景就需要有良好的發(fā)展意識。隨著企業(yè)、事業(yè)單位辦公自動化的發(fā)展，大量的錄音、錄像、視頻等新型電子文件被收納到檔案管理內(nèi)容之中。然而，檔案管理的動態(tài)化并不是簡單地為傳統(tǒng)的管理穿上網(wǎng)絡(luò)的外衣。而是要從思想根源上來形成檔案管理動態(tài)化發(fā)展的認(rèn)識。這種認(rèn)識可以在平時的工作中獲取，也可能是通過企業(yè)或者單位的培訓(xùn)教育，通過改為工作的培訓(xùn)來取得檔案管理動態(tài)化認(rèn)識的進一步發(fā)展。

（二）設(shè)置合適的管理體制。信息自動化的發(fā)展實現(xiàn)了人機的結(jié)合。在檔案管理中，業(yè)務(wù)人員利用現(xiàn)代技術(shù)來開展檔案管理工作，這需要在動態(tài)化管理中形成高度集中的原則，還要將高度集中原則與使用方便原則結(jié)合起來。在檔案發(fā)展的過程中要注重業(yè)務(wù)技術(shù)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。在整個管理部門內(nèi)實現(xiàn)資源管理的集中處理，不允許自建系統(tǒng)而造成資源的浪費。而且很多的體制內(nèi)容是可以寫進管理制度和章程中的，將其變成一種制度而鞏固下來。

（三）占有先進的技術(shù)和設(shè)備。先進的技術(shù)和設(shè)備是實現(xiàn)檔案管理動態(tài)化的條件基礎(chǔ)。企業(yè)或單位要準(zhǔn)備先進的硬件和軟件設(shè)備。電子文件歸檔和利用的起點要高，要有發(fā)展的空間。在保管、翻拍、復(fù)制等活動中要盡可能使用新的技術(shù)手段。這就需要單位或者企業(yè)從基礎(chǔ)設(shè)施和人才兩個角度來進行發(fā)展規(guī)劃。購買設(shè)備和技術(shù)的時候要考慮到實際情況，搞好基礎(chǔ)設(shè)施的利用。做好了這些基礎(chǔ)性的工作才能夠有檔案管理動態(tài)化的首要條件。要結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作的需要來進行人才技術(shù)的培養(yǎng)，加強檔案管理人才隊伍的建設(shè)。

（四）科學(xué)工作程序及引導(dǎo)活動。在檔案管理工作中要進行動態(tài)化的管理，需要有對社會發(fā)展的預(yù)見性思考，要以長遠(yuǎn)的發(fā)展眼光來看待現(xiàn)有的問題，并且對未來社會有預(yù)見性的認(rèn)識和逆向性的運動思考。從檔案的未來發(fā)展趨向中找到檔案工作的未來發(fā)展傾向，并據(jù)此來進行檔案管理工作的規(guī)劃。

四、結(jié)語

總之，在現(xiàn)代技術(shù)的影響下，檔案管理工作動態(tài)化發(fā)展已經(jīng)有了很大的可能。而且有了技術(shù)和設(shè)備的支持會讓我們的檔案管理工作發(fā)展得更快。無論是對企業(yè)、單位、還是個人來講，檔案管理的動態(tài)化發(fā)展具有重要的作用。我們要堅持檔案管理工作的改革創(chuàng)新，以創(chuàng)新求發(fā)展，以發(fā)展求生存。為我國社會信息資源的現(xiàn)代化發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

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