張存芬

【摘要】隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，推動(dòng)著各行各業(yè)不斷進(jìn)步，提高了不同行業(yè)的工作效率?，F(xiàn)階段，不同層次的學(xué)校對(duì)于檔案的管理都實(shí)現(xiàn)了信息化管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)管理模式。本文主要針對(duì)在學(xué)校檔案管理中采用電子檔案的重要性進(jìn)行詳細(xì)闡述，并就學(xué)校應(yīng)用電子檔案過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行討論分析，給出行之有效的解決方案。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校檔案管理;電力檔案;應(yīng)用

進(jìn)入21世紀(jì)后，電子信息技術(shù)得到了巨大的發(fā)展，并且在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域都有著廣泛的應(yīng)用。許多學(xué)校對(duì)檔案的管理依然使用著傳統(tǒng)的管理模式，而電子檔案的出現(xiàn)極大提高了檔案管理工作的效率，并且可以用報(bào)表、圖案、視頻等方式全方位展示相關(guān)的數(shù)據(jù)信息。在現(xiàn)階段學(xué)校的檔案管理工作中扮演著極其重要的角色，下文闡述學(xué)校應(yīng)用電子檔案的必要性。

一、學(xué)校檔案管理過程中應(yīng)用電子檔案的必要性

（一）順應(yīng)時(shí)代發(fā)展方向。現(xiàn)階段我國(guó)信息化多媒體技術(shù)發(fā)展日新月異，在這樣的時(shí)代背景下，學(xué)校已經(jīng)充分應(yīng)用這項(xiàng)技術(shù)，不但實(shí)現(xiàn)了多媒體教學(xué)、多媒體辦公，而且正在推進(jìn)信息檔案電子管理化。采用信息化管理檔案能夠與現(xiàn)代信息化教育模式相匹配，更好地滿足時(shí)代對(duì)學(xué)校提出的新要求。

（二）促使學(xué)校制定正確的發(fā)展方針。對(duì)學(xué)校的運(yùn)營(yíng)來說，正確的決策直接影響到學(xué)校的長(zhǎng)久發(fā)展。對(duì)于任何正確的方針都離不開數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，所以在學(xué)校面對(duì)機(jī)遇和挑戰(zhàn)的關(guān)鍵期，相關(guān)負(fù)責(zé)人能夠根據(jù)科學(xué)合理的數(shù)據(jù)信息對(duì)學(xué)校的發(fā)展決策進(jìn)行正確的調(diào)整，對(duì)學(xué)校的長(zhǎng)久穩(wěn)健發(fā)展起到促進(jìn)作用。這些是學(xué)校實(shí)施電子信息檔案管理的重要因素之一，使得各類檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)快速分析判斷，對(duì)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)作出關(guān)鍵決策提供有力的信息數(shù)據(jù)。

二、現(xiàn)階段學(xué)校檔案管理過程中出現(xiàn)的問題

（一）檔案信息管理任務(wù)量過大。在一些人數(shù)較多的學(xué)校中，每個(gè)學(xué)年需要更改的數(shù)據(jù)信息有很多，比如學(xué)生的升學(xué)信息、轉(zhuǎn)校信息、新生入學(xué)信息等，在信息管理的過程中存在著各種人為或非人為的不利因素，導(dǎo)致了整個(gè)檔案更新管理過程任務(wù)量過大，并且檔案管理過程十分繁瑣，需要學(xué)校投入大量的人力物力資源進(jìn)行管理。

（二）提升電子檔案信息化管理水平。電子檔案作為一種高效率的檔案管理模式，很多學(xué)校并沒有充分利用電子檔案管理模式中的優(yōu)勢(shì)作用。在大部分學(xué)校的檔案管理工作中，還是采用紙質(zhì)檔案為主的管理方式，只是在檔案索引、檔案編號(hào)備案等方面使用了電子檔案的功能。與電子檔案應(yīng)用在檔案管理的初衷相違背，這種傳統(tǒng)的檔案管理模式難以滿足實(shí)際要求，并且在許多學(xué)校對(duì)電子檔案的應(yīng)用處于初級(jí)階段，存在工作人員不能熟練操作檔案管理業(yè)務(wù)，并且沒有采用專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行對(duì)應(yīng)的檔案操作，這些問題的出現(xiàn)導(dǎo)致了電子檔案在學(xué)校的檔案管理應(yīng)用過程中沒能發(fā)揮出最大的功效。

（三）電子檔案管理工作操作水平層次不齊。由于不同學(xué)校的實(shí)際情況不同，存在一些學(xué)校由于硬件設(shè)備等問題無法將電子檔案操作工作落在實(shí)處，這就導(dǎo)致了電子檔案的管理規(guī)章制度和管理標(biāo)準(zhǔn)難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一水平。所以存在不同學(xué)校之間的電子檔案管理規(guī)章制度標(biāo)準(zhǔn)參差不齊、甚至有的條款相互違背。所以現(xiàn)階段如何制定統(tǒng)一合理的電子檔案管理制度迫在眉睫。

三、學(xué)校檔案管理工作中電子檔案的應(yīng)用

上文已經(jīng)對(duì)現(xiàn)階段學(xué)校檔案管理過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行了詳細(xì)的分析，可以看出現(xiàn)階段學(xué)校檔案管理過程中存在三個(gè)方面的問題：檔案信息管理任務(wù)量過大，提升電子檔案信息化管理水平、電子檔案管理工作操作水平層次不齊。其中電子檔案管理工作操作水平層次不齊這個(gè)問題較為嚴(yán)重。根據(jù)上文分析的問題以及在實(shí)際檔案管理過程中面臨的問題給出以下幾個(gè)方面行之有效的建議。

（一）強(qiáng)化電子檔案的安全性。在實(shí)際工作過程中，借助網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案信息傳遞的過程中存在安全性的問題，對(duì)于檔案信息安全要時(shí)刻重視起來，采用技術(shù)手段和人為力量相結(jié)合保障數(shù)據(jù)的安全。主要有如下幾種手段：對(duì)電腦軟件進(jìn)行按時(shí)殺毒、及時(shí)更新和維護(hù)軟件、對(duì)于網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器進(jìn)行定時(shí)更換，避免長(zhǎng)期使用一個(gè)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸工作。同時(shí)學(xué)校應(yīng)該招聘相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全人員，對(duì)不同年份的文件和檔案進(jìn)行定時(shí)檢查和備份，對(duì)于一些重要的檔案要做到重點(diǎn)備份。采用多種技術(shù)手段和管理方法，保證數(shù)據(jù)的安全，將文檔信息傳輸過程中可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

（二）完善管理制度。工作中首先要保證工作人員的業(yè)務(wù)水平能夠滿足檔案管理的要求，并且有著良好的職業(yè)操守。定期開展工作人員的技能管理培訓(xùn)，使得工作人員的管理技能不斷提升。在管理電子檔案的過程中，需要建立科學(xué)合理的管理制度，根據(jù)學(xué)校的不同情況，做到具體問題具體分析，不能教條主義，保證整個(gè)管理制度構(gòu)建的標(biāo)準(zhǔn)合理。

（三）提升服務(wù)水平。學(xué)校的檔案管理人員，在工作中要注重信息的收集、加工、處理的過程，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)信息資源進(jìn)行科學(xué)處理。并且在保障安全的情況下進(jìn)行信息共享。提升服務(wù)水平，可以有利于學(xué)校檔案的管理工作順利開展，對(duì)學(xué)校的整體管理工作也起到促進(jìn)作用?？茖W(xué)的管理服務(wù)體系，能夠?yàn)閹熒峁└鞣N所需要的服務(wù)。

四、總結(jié)

總而言之，隨著時(shí)代的發(fā)展，學(xué)校的檔案管理工作轉(zhuǎn)化為電子檔案管理是時(shí)代所趨，在電子檔案的管理過程中依然存在許多問題，相關(guān)部門的研究人員要不斷優(yōu)化管理模式，制定更加完善的管理制度，讓電子檔案技術(shù)更好地服務(wù)于校園工作。

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