企業(yè)項(xiàng)目管理工具在高校學(xué)生組織中的應(yīng)用

孫學(xué)川 張霓

摘 要：高校學(xué)生組織作為高校管理多元性組織體系中的一元，以服務(wù)大學(xué)教育本身為目標(biāo)，其勢(shì)必要隨著時(shí)代發(fā)展及管理理念的更新而與之相適應(yīng)。然而由于我國(guó)高校學(xué)生組織發(fā)展時(shí)間短暫，管理經(jīng)驗(yàn)不足，學(xué)生組織建設(shè)和發(fā)展過程中存在著諸如管理制度不完善、活動(dòng)缺乏創(chuàng)新性、組織凝聚力不強(qiáng)等問題。文章通過研究高校學(xué)生組織管理與企業(yè)中項(xiàng)目管理之間的關(guān)聯(lián)，探索將一些簡(jiǎn)單的項(xiàng)目管理工具運(yùn)用到高校學(xué)生組織日常管理中，以提升學(xué)生組織的規(guī)范性，加強(qiáng)活動(dòng)過程的管控，有效提升學(xué)生組織的凝聚力，達(dá)到優(yōu)化學(xué)生組織管理的目的。

關(guān)鍵詞：高校;學(xué)生組織;項(xiàng)目管理工具

隨著高校素質(zhì)教育的大力推進(jìn)、人力資源結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)變以及大學(xué)生自主意識(shí)、參與意識(shí)的增強(qiáng)，很多高校把培養(yǎng)應(yīng)用型人才作為辦學(xué)目標(biāo)，而各類學(xué)生組織作為“模擬社會(huì)”而存在，能夠使學(xué)生在進(jìn)入社會(huì)前多經(jīng)受鍛煉、多積累經(jīng)驗(yàn)，以更好地參與社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)。這成為高校推進(jìn)校園文化建設(shè)的重要手段，也是學(xué)生完善自我、提升自我的重要抓手。

然而由于高校學(xué)生組織發(fā)展時(shí)間短、管理經(jīng)驗(yàn)不足等原因，學(xué)生組織建設(shè)和發(fā)展過程中存在著諸如管理制度不完善、社團(tuán)活動(dòng)缺乏創(chuàng)新性、組織凝聚力不強(qiáng)等問題。這些問題不會(huì)對(duì)學(xué)生組織的存在造成根本性的影響，但卻會(huì)真正影響其功能的實(shí)現(xiàn)。文章從企業(yè)項(xiàng)目管理的角度對(duì)學(xué)生組織管理中存在的問題進(jìn)行剖析，并探索將一些簡(jiǎn)單的項(xiàng)目管理工具運(yùn)用到高校學(xué)生組織日常管理中，以提升學(xué)生組織的規(guī)范性、管理的科學(xué)性。

一、高校學(xué)生組織管理與企業(yè)項(xiàng)目管理之間的關(guān)聯(lián)

（一）目標(biāo)關(guān)聯(lián)

無論是企業(yè)還是學(xué)生組織，它建立與發(fā)展的基礎(chǔ)是有一個(gè)共同的組織目標(biāo)，絕大多數(shù)企業(yè)追求經(jīng)濟(jì)利益和社會(huì)效益的最大化，幾乎所有的學(xué)生組織以實(shí)現(xiàn)學(xué)生的自我管理、自我服務(wù)為目標(biāo)。每個(gè)企業(yè)都有具體的發(fā)展目標(biāo)，不同的學(xué)生組織具有不同的成立宗旨和服務(wù)內(nèi)容，如學(xué)生會(huì)以引導(dǎo)校園文化、服務(wù)學(xué)生生活、輔助高校教育為己任，各類學(xué)生社團(tuán)、興趣小組以豐富課余生活、互助學(xué)習(xí)、學(xué)以致用為目的。企業(yè)以銷售其產(chǎn)品或服務(wù)來獲取利潤(rùn)，有一定的消費(fèi)受眾和服務(wù)對(duì)象;各類學(xué)生組織也因功能和類別的不同為不同的學(xué)生群體或個(gè)人提供服務(wù)、鍛煉個(gè)人，以期實(shí)現(xiàn)組織價(jià)值。

（二）組織結(jié)構(gòu)關(guān)聯(lián)

高校學(xué)生組織的部門組成方式是現(xiàn)代企業(yè)的縮影，特別是與科技型企業(yè)、第三產(chǎn)業(yè)的企業(yè)組成尤為相似，如企業(yè)的人力資源部、市場(chǎng)部、財(cái)務(wù)部、后勤部、宣傳部、產(chǎn)品研發(fā)部等都與青年學(xué)生組織的組織部、外聯(lián)部、生活部、宣傳部、策劃部等相對(duì)應(yīng)。這一方面是由于這些組成部門確實(shí)為組織實(shí)現(xiàn)其功能所需，另一方面是為了讓學(xué)生在其中更真切地感受到企業(yè)的管理模式。但由于性質(zhì)和功能的不同，學(xué)生組織是非營(yíng)利機(jī)構(gòu)，往往側(cè)重于文體、實(shí)踐活動(dòng)和服務(wù)學(xué)生學(xué)習(xí)、生活，因此高校學(xué)生組織對(duì)各部門賦予的職責(zé)有所偏重和區(qū)別。

（三）功能關(guān)聯(lián)

企業(yè)與學(xué)生組織在某種意義上說都是一個(gè)組織群體，無論是企業(yè)內(nèi)部的員工還是學(xué)生組織內(nèi)的學(xué)生干部，他們?cè)谀芰Α⒙殑?wù)、地位等方面都存在合作與競(jìng)爭(zhēng)的關(guān)系：一方面成員間互相協(xié)作以完成一項(xiàng)工作任務(wù)，另一方面在完成統(tǒng)一任務(wù)時(shí)個(gè)體成員又渴望表現(xiàn)個(gè)人特點(diǎn)，發(fā)揮出其特長(zhǎng)，在組織中被委以重任。從大的視角來看，企業(yè)職員不僅期望在企業(yè)內(nèi)部有所成就，獲得晉升的機(jī)會(huì)，也期望自身能力與素質(zhì)在工作中得以提高，從而積累自身的從業(yè)經(jīng)驗(yàn);而學(xué)生組織內(nèi)的成員渴望在組織內(nèi)獲得重要職務(wù)，也渴望自身在工作中不斷積累經(jīng)驗(yàn)、鍛煉能力，為今后走向社會(huì)打下良好的基礎(chǔ)。

總之，有明確的組織目標(biāo)、有特定的產(chǎn)品和服務(wù)對(duì)象、有相似的組成部門和結(jié)構(gòu)、組織內(nèi)部存在競(jìng)爭(zhēng)與合作這四點(diǎn)是文章提出的高校學(xué)生組織與企業(yè)的最大關(guān)聯(lián)點(diǎn)。需要注意的是，企業(yè)對(duì)員工的有效激勵(lì)手段包含薪酬、股權(quán)等途徑，而高校學(xué)生組織屬于非營(yíng)利性組織，它不像企業(yè)將關(guān)注點(diǎn)集中于成本、質(zhì)量、利潤(rùn)，青年學(xué)生組織更關(guān)注自身的服務(wù)功能、教育功能、文化建設(shè)功能等。因此，對(duì)于企業(yè)中項(xiàng)目管理理念、工具的應(yīng)用需要有所鑒別。

二、企業(yè)項(xiàng)目管理工具應(yīng)用于高校學(xué)生組織的意義

學(xué)生組織是在高校管理部門的許可下、在高校教師的指導(dǎo)下成立，它具有很多鮮明的特征，如：組成人員的廣泛性，活動(dòng)的靈活性，群體目標(biāo)的統(tǒng)一性等等。但是同樣由于其管理具有較大的自主性，大多數(shù)學(xué)生組織還存在體制結(jié)構(gòu)松散、管理制度不完善、活動(dòng)低水平重復(fù)等問題。一直以來，高校對(duì)學(xué)生組織的管理缺乏系統(tǒng)性、科學(xué)性，與不斷發(fā)展進(jìn)步的育人理念不適應(yīng)，也降低了學(xué)生組織服務(wù)的有效性。探索用企業(yè)管理理念和工具優(yōu)化高校學(xué)生組織的管理應(yīng)運(yùn)而生，企業(yè)項(xiàng)目管理工具從管理理念和方法上有其可取之處，這對(duì)高校學(xué)生組織的管理工作也是一次嘗試和創(chuàng)新。

三、具體應(yīng)用

文章從學(xué)生組織在接到一項(xiàng)具體任務(wù)或組織活動(dòng)時(shí)的流程為切入點(diǎn)，詳細(xì)介紹一些簡(jiǎn)單的企業(yè)項(xiàng)目管理工具在其中的具體應(yīng)用。

（一）計(jì)劃管理——甘特圖

任何一項(xiàng)活動(dòng)的開展或者任務(wù)的執(zhí)行首先離不開制定一份好的計(jì)劃?，F(xiàn)實(shí)情況往往是沒有計(jì)劃或者計(jì)劃安排得不合理。甘特圖常常用于項(xiàng)目管理或者某項(xiàng)工作進(jìn)展，是一種理想的進(jìn)程控制工具。甘特圖又稱條狀圖，是由科學(xué)管理大師亨利·甘特（Henry Gantt）在1917年開發(fā)的。甘特圖內(nèi)在思想簡(jiǎn)單，即以圖示的方式通過活動(dòng)列表和時(shí)間刻度形象地表示出任何特定項(xiàng)目的活動(dòng)順序與持續(xù)時(shí)間。圖的橫軸表示時(shí)間，縱軸表示活動(dòng)（項(xiàng)目），線條表示在整個(gè)期間上計(jì)劃和實(shí)際的活動(dòng)完成情況。它直觀地表明任務(wù)計(jì)劃在什么時(shí)候進(jìn)行，及實(shí)際進(jìn)展與計(jì)劃要求的對(duì)比。管理者由此可便利地弄清一項(xiàng)任務(wù)（項(xiàng)目）還剩下哪些工作要做，并可評(píng)估工作進(jìn)度。甘特圖的制作可以由專業(yè)繪制軟件（如Gantt Project）完成，也可以使用Excel完成，簡(jiǎn)潔方便。

（二）分清主次——柏拉圖

學(xué)生組織在日常工作中會(huì)經(jīng)常遇到多個(gè)項(xiàng)目并行或一個(gè)任務(wù)中有多種情形出現(xiàn)的情況，大多數(shù)情況下會(huì)出現(xiàn)“眉毛胡子一把抓”的情況，分不出輕重緩急。根據(jù)帕累托“二八原則”，在紛繁復(fù)雜的特殊情況中，要找到“關(guān)鍵的少數(shù)”，然后集中精力去解決。其實(shí)質(zhì)是系統(tǒng)地加以層別分類，計(jì)算出各分類項(xiàng)目所占的比例，按照大小順序排列，確認(rèn)哪些是重點(diǎn)的項(xiàng)目，先對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目進(jìn)行分析解決。

（三）檢查效果——雷達(dá)圖

雷達(dá)圖原本在企業(yè)管理中主要應(yīng)用于企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況——收益性、生產(chǎn)性、流動(dòng)性、安全性和成長(zhǎng)性的評(píng)價(jià)，上述指標(biāo)分布組合在一起像雷達(dá)的形狀，因此而得名。運(yùn)用在高校學(xué)生組織管理中，當(dāng)需要對(duì)工作成效進(jìn)行檢查（包括自我檢查和他人檢查）時(shí)，亦可以使用雷達(dá)圖。具體的實(shí)施步驟為：在極坐標(biāo)紙上，根據(jù)要檢查的若干項(xiàng)目數(shù)，從坐標(biāo)原點(diǎn)引出若干條射線，同時(shí)確定三條圓弧線分別表示被檢查項(xiàng)目的理想水平、平均水平和不理想水平。以三條圓弧中相鄰的兩條中線為界，把圓內(nèi)分成三個(gè)區(qū)域。從圓心引出的射線上標(biāo)明指標(biāo)名稱，把實(shí)際情況（檢查結(jié)果）根據(jù)比例在圖中坐標(biāo)上點(diǎn)出相應(yīng)的點(diǎn)，連接各點(diǎn)形成一個(gè)閉環(huán)的折線。

（四）科學(xué)有效——PDCA循環(huán)（戴明環(huán)）

PDCA循環(huán)又叫戴明環(huán)，是管理學(xué)中的一個(gè)通用模型，最早由休哈特（Walter A.Shewhart）于1930年構(gòu)想，后來被美國(guó)質(zhì)量管理專家戴明（Edwards Deming）博士在1950年再度挖掘出來，并加以廣泛宣傳和運(yùn)用于持續(xù)改善產(chǎn)品質(zhì)量的過程中。它是全面質(zhì)量管理所應(yīng)遵循的科學(xué)程序。而在高校學(xué)生組織日常工作活動(dòng)中，PDCA循環(huán)同樣適用，它要求把各項(xiàng)工作按照作出計(jì)劃、計(jì)劃實(shí)施、檢查實(shí)施效果，最后將成功的納入標(biāo)準(zhǔn)，不成功的留待下一循環(huán)去解決。這一工作方法，這是企業(yè)質(zhì)量管理的基本方法，也是高校學(xué)生組織管理各項(xiàng)工作的一般規(guī)律。這個(gè)過程就是按照PDCA循環(huán)，不停頓地周而復(fù)始地運(yùn)轉(zhuǎn)的。

PDCA是英語單詞Plan（計(jì)劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）和Action（調(diào)整）的第一個(gè)字母，PDCA循環(huán)就是按照這樣的順序進(jìn)行工作管理，并且循環(huán)不止地進(jìn)行下去的科學(xué)程序。

學(xué)生組織在執(zhí)行任務(wù)或者策劃活動(dòng)時(shí)，可利用甘特圖進(jìn)行事先的計(jì)劃制定及管理，在執(zhí)行階段可以使用柏拉圖分清各項(xiàng)環(huán)節(jié)的主次，在檢查效果階段，雷達(dá)圖可以幫助學(xué)生有效地發(fā)現(xiàn)活動(dòng)中項(xiàng)目或自身的改善點(diǎn)，更好地改進(jìn)提升，最終實(shí)現(xiàn)PDCA閉環(huán)系統(tǒng)。

文章介紹了一些簡(jiǎn)單的企業(yè)項(xiàng)目管理工具在高校學(xué)生組織管理中的應(yīng)用，對(duì)高校學(xué)生組織的管理工作可作為一次嘗試和創(chuàng)新。需要強(qiáng)調(diào)的是，學(xué)生組織管理的效果還受到組織成員的能力、個(gè)性特征、心理等多種因素影響，因此，進(jìn)一步的研究應(yīng)說明這些簡(jiǎn)單的項(xiàng)目管理工具在實(shí)際操作中的效果以及如何具體應(yīng)用。

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