湖濱新城住宅建設(shè)檔案的收集與管理

賀紅華

摘 要：在項目開發(fā)建設(shè)過程中，時常會出檔案管理的困難，使得項目管理難度增加。如果在項目建設(shè)中不能有效地進行收集與管理，都會對建設(shè)檔案的系統(tǒng)性、整體性、利用性等造成影響，不利于項目新建開發(fā)、改擴建設(shè)管理，更會影響項目的使用維護、系統(tǒng)改造、設(shè)備維修。基于此，本文結(jié)合實際的住宅建設(shè)案例，對住宅建設(shè)檔案的收集與管理進行分析，以期能更好的控制建設(shè)檔案質(zhì)量，提高項目建設(shè)管理水平。

關(guān)鍵詞：基建檔案;收集與管理;項目建設(shè)

前言：基建檔案是項目建設(shè)、管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史紀錄。近年來，隨著人民群眾對住宅小區(qū)、綠化環(huán)境、功能服務(wù)等新的需求，我們公司作為一家有著國資背景的房產(chǎn)公司，承擔起了相應(yīng)的建設(shè)責任，打造出一批質(zhì)量過關(guān)的建設(shè)項目。

筆者以位于上海青浦區(qū)朱家角鎮(zhèn)湖濱新城為例。2004年初開工建設(shè)的地塊項目，土地面積約有1212畝，為完成我們集團公司的戰(zhàn)略目標，開發(fā)項目被分成十個住宅小區(qū)，屬于滾動開發(fā)、分期交付使用的管理模式。項目主要包括新建商品住宅小區(qū)、動拆遷回搬小區(qū)、商業(yè)中心、主題公園、社區(qū)服務(wù)中心、景觀河道、泵閘、以及電擴容等建設(shè)項目。在湖濱新城住宅開發(fā)建設(shè)中必然會產(chǎn)生各種形式的檔案材料，做好湖濱新城的檔案收集與管理工作，對湖濱新城住宅的建設(shè)、管理與發(fā)展至關(guān)重要。

1、湖濱新城住宅檔案的內(nèi)容、特點與作用

湖濱新城住宅基建檔案由前期文件、設(shè)計文件、招投標文件、施工技術(shù)文件、監(jiān)理文件、驗收文件構(gòu)成。前期文件有：土地證、動拆遷合同及有關(guān)政策、會議紀要、設(shè)計任務(wù)書、可行性研究報告、立項建議書及實施方案、環(huán)境預(yù)測調(diào)查報告、選址文件、規(guī)劃文件、申照文件、建設(shè)大綱等;設(shè)計文件有：方案設(shè)計文本、初步設(shè)計批復(fù)、設(shè)計概算書、代保管證明書、工程概算、工程水文、地質(zhì)、勘察報告及地質(zhì)圖等;招投標文件有：中標通知書、招標項目登記表、招標（或議標）文件、招標文件答疑紀要、標函、合同或協(xié)議;施工技術(shù)文件有：施工合同及預(yù)算匯總表、開工報告、單位工程綜合質(zhì)量評定表、設(shè)計圖紙會議交底紀要、技術(shù)核定單、地基驗槽記錄、項目例會及專題報告、施工圖、進度計劃、工作聯(lián)系單、變更申請單、專項報審表、周報（月）報等;監(jiān)理文件有：監(jiān)理合同、監(jiān)理大綱、監(jiān)理細則、監(jiān)理報告、施工組織計劃報審表、監(jiān)理通知單、實施細則及總結(jié)報告、工程質(zhì)量評估報告等;驗收文件有：完工報告、初驗報告、銷售證明、質(zhì)監(jiān)備案證明、入戶許可證、大產(chǎn)證、、獎狀、聲像等。

由此使湖濱新城住宅基建檔案具備了周期性、專業(yè)性、成套性、復(fù)雜性等特點。周期性：建設(shè)工程項目要經(jīng)過立項、招標設(shè)計、施工、竣工驗收、審計等階段，一般要經(jīng)過幾年才能完成。工程項目交付使用后，其使用時間長達幾十年或上百年，工程管理中還會不斷產(chǎn)生新的檔案。因此，湖濱新城住宅基建檔案的形成和管理工作將伴隨著建筑物、構(gòu)筑物的存在而持續(xù)進行。專業(yè)性：基建活動伴隨著一定的專業(yè)分工，不同的專業(yè)具有不同的技術(shù)內(nèi)容和方法，所以，基建工程中產(chǎn)生的檔案具有明顯的專業(yè)性特點。成套性：基建工程項目經(jīng)過立項、招標、設(shè)計、施工、竣工驗收、審計等階段，是一個完整的系統(tǒng)工程，各階段所形成的檔案是一個有機聯(lián)系的整體，因此檔案具有很強的成套性。復(fù)雜性：基建檔案的復(fù)雜性是由基建工程的內(nèi)容所決定的，基建工程包括地質(zhì)、建筑、安裝、給排水、暖通、環(huán)保、電信、消防、節(jié)能、水工、綠化等專業(yè)，形成的檔案在內(nèi)容上呈現(xiàn)復(fù)雜性。

湖濱新城住宅基建檔案，真實地記錄和反映了基建項目建設(shè)和管理的全過程，是項目竣工后使用維護、系統(tǒng)改造、設(shè)備維修的重要依據(jù)和條件，是工程質(zhì)量責任追溯不可替代的重要憑證，也是界定產(chǎn)權(quán)關(guān)系的法律依據(jù)。同時也可為住宅區(qū)域整體規(guī)劃和各種建筑物里里外外的明細，為維修提供可靠的依據(jù)。在工程建設(shè)過程中，一些隱蔽工程和地下管線的內(nèi)容是被外墻面或地面所掩蓋的，一旦發(fā)生問題，這些隱蔽工程既看不見又摸不著，這時最直接、最便捷的方法就是根據(jù)保存的基建檔案去進行分析判斷、解決問題?？梢姡n案的作用是無可替代的。除了日常管理、維修外， 對新城住宅小區(qū)日后的改建、擴建或新建，基建檔案也提供了最真實、最直接的依據(jù)。

湖濱新城住宅根據(jù)為了在城市邊緣創(chuàng)造“世外桃源”，為旅游、度假及養(yǎng)老客群需求，進行湖濱新城的建設(shè)工程。湖濱新城住宅總建筑面積807991平方米，主要建筑物有多層、別墅、商業(yè)中心、社區(qū)服務(wù)中心等 657個單體，另有室外總體工程、水泵闡等工程，包括立項、設(shè)計、施工、竣工等階段，共形成檔案 8921卷，是今后湖濱新城住宅運行使用、改建擴建、維修加固以及維護小區(qū)自身合法權(quán)益的重要依據(jù)和憑證。

2、湖濱新城住宅檔案的收集

基建檔案所具有的周期性、專業(yè)性、成套性、復(fù)雜性等特點，給湖濱新城住宅基建檔案的收集工作帶來很大困難，要切實做好檔案收集工作，具體應(yīng)做到如下幾個要點：

2.1及時性：基建檔案的收集與基建工作的開展應(yīng)同時進行。在工作中應(yīng)明確材料收集的時間節(jié)點。在立項、可行性研究、決策、審批等工程項目準備階段就應(yīng)著手進行文件材料的積累工作。檔案人員要積極主動收集，做到檔案收集與工程項目啟動、進展同步，特別是勘察、設(shè)計、招投標等活動中產(chǎn)生的文件材料要及時收集，以免遺漏。

2.2完整性：基建項目檔案驗收的總體要求是“完整、準確、系統(tǒng)、安全”?！巴暾?，指文件材料反映的內(nèi)容齊全，能反映基建活動的全過程和結(jié)果;“準確”，指文件材料，尤其是竣工圖的內(nèi)容應(yīng)與基建工作的實際和現(xiàn)埸相一致;“系統(tǒng)”，指文件材料的分類、排列、組合，具有整體性和邏輯性，并保持相互間的有機聯(lián)系;‘“安全”，指檔案制成材料要利于延長檔案使用壽命，檔案實體和檔案信息都得到安全保護。為達到以上要求，要先確定文件材料的歸檔范圍，以此來逐一進行材料的收集。在材料整理中，應(yīng)特別注意基建項目是以項目為單位進行建設(shè)的，因此項目建設(shè)過程中的各種文件材料之間應(yīng)保持密切聯(lián)系。

2.3合理性：基建項目文件材料形成單位不同，因此其文件材料的收集、歸檔范圍也不盡相同。例如，項目主管單位應(yīng)收集項目立項、審批和竣工驗收工作中產(chǎn)生的文件材料;施工單位應(yīng)著重收集施工技術(shù)文件材料和施工管理等方面的相關(guān)材料;建設(shè)單位收集范圍應(yīng)考慮以建筑物、構(gòu)筑物的技術(shù)文件材料以及涉及以后日常使用、維護，改建和擴建需要的文件材料為主。其中應(yīng)特別注意的是，建設(shè)單位在收集檔案材料時，由于收集范圍廣、種類多，應(yīng)注意收集的完整性、系統(tǒng)性，注重文件材料的原始性，以收集原件為主，不遺漏必須收集的文件。

3、湖濱新城住宅檔案的管理

湖濱新城住宅建設(shè)是對一家大型房產(chǎn)公司綜合水平和管理能力提高的標志，而湖濱新城住宅基建檔案是這一建設(shè)發(fā)展過程中的真實記錄，為公司的發(fā)展和管理提供了真實的依據(jù)。基建檔案保管是否系統(tǒng)、查找是否方便等，都直接影響公司日常工作中對檔案的利用。為了做好湖濱新城住宅基建檔案的管理工作，要切實做好以下幾項工作：

3.1提高認識，加強工作責任心：

湖濱新城住宅項目建設(shè)周期長，采用滾動開發(fā)模式。作為檔案管理人員，要從自我規(guī)范做起，不斷提高對基建檔案歸檔意識的認識，盡職盡責地做好收集工作。鑒于湖濱新城住宅基建檔案來源于較多，對于檔案歸檔的范圍和要求的了解不詳盡，可以通過各種途徑加大宣傳力度，使檔案收集工作獲得公司各方面的支持。

3.2提前介入，確保文件及時收集：

湖濱新城住宅基建工程是個龐大的系統(tǒng)工程，有建設(shè)單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位等參與，產(chǎn)生的檔案數(shù)量繁多，內(nèi)容涉及工程前期、立項、設(shè)計、勘察、土建、消防、綠化、銷售、審計、驗收等多個方面，特別該項目分區(qū)開發(fā)，跨度大，年限長，因此檔案的組成內(nèi)容更加復(fù)雜，管理的難度特別大。在這樣的情況下，要做好基建檔案的管理工作，應(yīng)在新住宅小區(qū)建設(shè)準備之初，即管理班子成立并著手湖濱新城住宅建設(shè)工作時，檔案部門就要參與其中，專職檔案人員及時參與到湖濱新城住宅建設(shè)籌備啟動階段的具體工作之中，指導(dǎo)建立工程籌備啟動階段檔案。工程建設(shè)中，檔案人員要深入建設(shè)現(xiàn)場，全程指導(dǎo)監(jiān)督，及時解決檔案收集、管理中的問題，使檔案收集、管理始終處于主動、可控的狀態(tài)。

3.3整章建制，確保管理制度切合實際

根據(jù)《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《水利工程建設(shè)項目檔案驗收管理辦法》、《上海市建設(shè)項目（工程）竣工檔案編制技術(shù)規(guī)范》要對基建檔案進行收集和管理。同時，要針對湖濱新城住宅建設(shè)和基建檔案的實際及特點，制定更適合湖濱新城住宅基建檔案管理的規(guī)章制度，如《湖濱新城住宅基建項目文件材料歸檔范圍》、《湖濱新城住宅基建檔案管理細則》等，明確檔案管理工作與湖濱新城住宅建設(shè)相結(jié)合、檔案管理工作與工程建設(shè)同步的要求，明確各職能部門檔案人員與專業(yè)人員在檔案形成、管理中承擔的責任，明確歸范范圍和歸檔要求。要與施工單位、設(shè)計院、監(jiān)理單位簽訂合同時注明對檔案管理工作的要求，督促其積極配合完成檔案收集、整理工作，力求保證基建檔案“完整、準確、系統(tǒng)、安全”。

3.4推行智能管理，方便利用檔案信息

湖濱新城住宅在設(shè)備和技術(shù)上必定是現(xiàn)代化的。在基建檔案管理中應(yīng)開展紙質(zhì)文件數(shù)字化工作，及時將基建檔案電子版一并歸檔，如湖濱新城住宅網(wǎng)絡(luò)等加入，能更有利于基建檔案的利用。即使在湖濱新城住宅投入使用后，基建檔案中竣工圖的利用率也很高，利用電子版既方便了查閱人員，也搞了檔案管理的工作效率，對檔案原件也減少了損耗。并能實現(xiàn)不同小區(qū)信息共享。

3.5加強培訓，貫穿始終指導(dǎo)工作

湖濱新城住宅基建工程浩大，涉及方方面面，項目各承擔單位和檔案人員對基建檔案工作認識水平和重視程度不一，尤其是施工單位的檔案人員流動性比較大，因此，提高檔案人員基建意識和管理能力是做好基建檔案工作的先決條件，而且業(yè)務(wù)培訓與指導(dǎo)要全程?？梢栽陧椖繂忧熬徒M織對有關(guān)檔案人員進行業(yè)務(wù)培訓，請專家或資深檔案專業(yè)人員講授基建檔案收集、管理的規(guī)范和要求。在項目建設(shè)中，要開展業(yè)務(wù)研討，加強操作技能的指導(dǎo)，及時解決工作中的問題。同時，還要對項目建設(shè)的有關(guān)專業(yè)人員開展檔案工作宣傳，進行檔案知識普及，提高其檔案意識，使他們積極配合做好基建檔案工作。

4 結(jié)論

綜上所述，基建檔案要在項目建設(shè)和后期使用中發(fā)揮重要，必須熟悉檔案內(nèi)容構(gòu)成、并分析其形成的特點，切實深入地做好檔案收集的工作，提高基建檔案的管理能力，以實現(xiàn)項目建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。