試論財務(wù)檔案管理工作

戴婧超

摘要：財務(wù)檔案是各級財務(wù)部門在工作中直接形成的具有保存價值的原始記錄，是反映和記錄單位經(jīng)濟活動情況的歷史證據(jù)。本文論述了財務(wù)檔案管理的重要作用，揭示了當前財務(wù)檔案管理和人才隊伍建設(shè)中存在的問題，研究提出了一些對策和措施。

關(guān)鍵詞：財務(wù)檔案管理;人才;問題與對策

財務(wù)檔案是各級財務(wù)部門在工作中直接形成的具有保存價值的原始記錄，是反映和記錄單位經(jīng)濟活動情況的歷史證據(jù)。近幾年，各級體制機制改革邁出了歷史性步伐，各方面建設(shè)也最得了巨大成績。單位管理工作必須要與之相適應，財務(wù)檔案管理作為管理工作的組成部分，必須要有新作為，絕不能成為一塊短板。

一、當前財務(wù)檔案管理存在問題

近年來，各級財務(wù)檔案管理的正規(guī)化水平有了長足提高，普遍設(shè)置了財務(wù)檔案室，安裝了防盜和消防系統(tǒng)，使用了檔案管理系統(tǒng)軟件，指定有專人（兼職）管理，制定了完善的檔案管理規(guī)章，能夠嚴格落實歸檔、借閱、移交、銷毀等有關(guān)要求。但是，各單位之間、各層級之間仍然不同程度存在發(fā)展不夠平衡的問題。主要表現(xiàn)有：

1.檔案歸集整理不及時

在一項專項任務(wù)完成或一個會計年度結(jié)束后，有的沒有及時收集、整理、裝訂應歸檔的財務(wù)資料，財務(wù)檔案資料分散存放在個人手中，甚至有的財務(wù)人員工作調(diào)動，崗位輪換時，忽視了手中財務(wù)檔案資料的移交，有些資料被隨意銷毀或被個人帶走，以致查閱使用歷史資料時無處可找，給工作造成被動。

2.檔案移交工作不嚴格

有的單位在年終檔案歸檔或財務(wù)人員離開工作崗位時，檔案移交隨意，無交接手續(xù)，無移交清冊，造成日后產(chǎn)生問題時，責任無據(jù)可查。在單位撤銷、合并、分立，辦理交接時，重經(jīng)費資金，輕檔案資料。有的被撤銷單位，檔案資料接收滯后，有的仍存放在被撤銷單位，加上辦公地點重新規(guī)劃搬遷，原檔案管理人員工作變動，造成有些財務(wù)檔案無人問津。

3.檔案銷毀工作不規(guī)范

由于現(xiàn)行檔案鑒定銷毀規(guī)章制度不易操作，再加上工作人員對檔案銷毀制度不熟悉，致使不知道檔案應該何時該銷，由誰來銷。也有的單位擔心有些債權(quán)債務(wù)、基建項目等完成或未完成事宜有反復，怕?lián)熑?，怕麻煩，寧可過期保存也不敢銷毀，造成財務(wù)檔案保管期過長，無人來銷，無人敢銷，過期保存檔案越來越多，以致于該歸檔的檔案無處存放。

4.檔案管理人才隊伍較弱

由于受編制員額等因素限制，各級財務(wù)部門都是人少事多，絕大多數(shù)單位的財務(wù)檔案管理工作都采取財務(wù)人員兼職的辦法來解決。因此，不同程度存在思想上不重視、業(yè)務(wù)上不懂不會、工作上不得力等現(xiàn)象。

二、加強財務(wù)檔案管理的建議

1.高度重視制度建設(shè)

要想徹底解決當前財務(wù)檔案管理中存在的問題，必須從建章立制入手。第一，明確財務(wù)檔案管理密級劃分標準。要根據(jù)單位級別和檔案內(nèi)容科學確定密級。例如：財務(wù)檔案中工薪、住房、保險工作檔案涉及人員信息，作為一個密級等級;財務(wù)檔案中各類報表有經(jīng)費的投向投量信息，作為一個密級等級;大項工程、科研項目預決算，作為一個密級等級;還有大量的經(jīng)費文件資料可以根據(jù)情況定密級，也可以不定密級。第二，出臺財務(wù)檔案管理辦法。借鑒各行業(yè)檔案管理工作中的成功經(jīng)驗，健全完善能夠滿足信息化條件下財務(wù)檔案管理的制度、標準和措施，盡快出臺財務(wù)檔案管理辦法，對財務(wù)檔案管理職責權(quán)限、管理方式、內(nèi)容界定、移交銷毀、檔案信息化管理、檢查制度做出明確規(guī)范。第三，出臺財務(wù)檔案管理考評細則。根據(jù)財務(wù)檔案管理辦法，對財務(wù)檔案的形成歸檔、內(nèi)容界定、移交程序、銷毀鑒定、保管方式、設(shè)備設(shè)施等方面做出具體的、易操作的評價標準，使財務(wù)檔案管理有法可依，徹底改變目前財務(wù)檔案日常管理工作缺乏制度約束的問題。

2.切實加大檔案管理力度

做好檔案管理工作必須堅持高標準嚴要求。第一，切實加強檔案資料的收集整理、立卷、歸檔、借閱、銷毀等管理工作。各級財務(wù)部門在年度終了和重大專項工作結(jié)束后，要把財務(wù)資料的收集整理作為一項重要任務(wù)，有布置，有督促，有成果。要嚴格落實檔案資料的鑒定、歸檔、保管等規(guī)定，杜絕任何單位和個人擅自把檔案資料據(jù)為己有。要嚴格履行檔案借閱、銷毀審批手續(xù)，杜絕擅自借閱和銷毀處理檔案。第二，切實重視設(shè)備設(shè)施的配置和管理。要設(shè)立專用財務(wù)檔案室，杜絕辦公室用房與檔案室混用，杜絕因無專用檔案室造成檔案資料分散在個人手里存放。第三，切實加強檔案管理工作的督促檢查。各級財務(wù)部門要將下級財務(wù)檔案管理作為財務(wù)檢查考評的重要內(nèi)容，堅持以查促管，以考促管，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在問題，推動財務(wù)檔案管理正規(guī)化水平不斷提高。

3.大力加強人才隊伍建設(shè)

加強和改進財務(wù)檔案管理工作，關(guān)鍵是檔案管理人才隊伍要有強烈的責任感和勝任本職的能力。第一，切實把好檔案管理人員的入口關(guān)。要把有檔案管理知識、懂得信息化技能，以及政治過硬、忠于職守、愛檔敬業(yè)、任勞任怨的人才安排到檔案管理崗位上來。第二，加強檔案管理人員的技能培訓。要定期組織檔案管理人員對檔案管理、財經(jīng)知識、保密規(guī)定、信息技術(shù)等多方面知識的學習培訓，提高檔案管理的實際能力。第三，著力提高檔案管理人員的創(chuàng)新能力。近幾年，財務(wù)法規(guī)、標準變化越來頻繁，各項經(jīng)費標準年年有調(diào)整，各種報表內(nèi)容每年都有更新，而且標準越來越細，項目越來越多，當前傳統(tǒng)檔案管理手段和方法已不能滿足當前財務(wù)管理工作的需求。檔案管理必須與時俱進，提升管理層次，向信息化程度中要效益。

三、結(jié)語

總之，財務(wù)檔案管理是一個系統(tǒng)化程度非常高的工作，其中還存在很多隱性的問題，加強財務(wù)檔案管理工作不僅是檔案工作的重點，更是單位財務(wù)工作公正、公開的有力保障。我們只有深刻把握住財務(wù)檔案管理工作的特點和存在的不足，潛心研究財務(wù)工作當中存在漏洞的預防策略，才能充當好財務(wù)工作監(jiān)督者的角色，為領(lǐng)導決策提供真實、有效的服務(wù)。

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