基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)檔案管理之管見(jiàn)

閆廣軍

摘? ?要：目前基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)檔案管理缺乏管理法律體系，檔案管理理念和服務(wù)方式具有一定的局限性，且存在安全風(fēng)險(xiǎn)。為推動(dòng)檔案現(xiàn)代化信息化管理進(jìn)程，切實(shí)發(fā)揮檔案信息在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的重要作用，必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念，轉(zhuǎn)變檔案查詢利用方式，構(gòu)建基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案管理模式，加強(qiáng)基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)檔案管理法律體系建設(shè)，強(qiáng)化檔案現(xiàn)代化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫(kù)，建立健全檔案網(wǎng)絡(luò)安全體系，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)? 檔案管理? 現(xiàn)代化管理

中圖分類號(hào)：R47? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1674-098X（2019）11（a）-0184-02

互聯(lián)網(wǎng)和信息化技術(shù)為檔案現(xiàn)代化管理指明了方向。作為檔案管理者，要形成互聯(lián)網(wǎng)思維并強(qiáng)化其與檔案管理工作的緊密聯(lián)系，認(rèn)清基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)和存在問(wèn)題，通過(guò)采取切實(shí)可行的管理策略和措施，構(gòu)建基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案管理模式，推動(dòng)檔案現(xiàn)代化信息化管理進(jìn)程，切實(shí)發(fā)揮檔案信息在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的重要作用，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展。

1? 面臨的挑戰(zhàn)

1.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念

基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的信息科技的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理必將為現(xiàn)代化檔案管理所替代，必將打破傳統(tǒng)的“重藏輕用”“秘而不宣”的檔案管理觀念。這要求檔案管理必須創(chuàng)新管理方式，堅(jiān)持“以人為本，服務(wù)至上”的檔案服務(wù)理念，根據(jù)利用者的不同需求積極主動(dòng)地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，促進(jìn)檔案知識(shí)化、信息化和高效化管理，為不同利用者提供最佳的檔案服務(wù)。

1.2 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理手段和方式

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和信息化手段的普及，需要收集越來(lái)越多的檔案信息來(lái)促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展。如果沿用傳統(tǒng)手工收集方法，難以保證收集和保存的信息資料的系統(tǒng)性、完整性和時(shí)效性。這要求檔案管理必須應(yīng)用基于互聯(lián)網(wǎng)的電子信息化技術(shù)，及時(shí)收集、準(zhǔn)確鑒別、合理歸檔和妥善保存檔案信息資料，進(jìn)一步提高檔案信息的可用性。

1.3 轉(zhuǎn)變檔案查詢利用方式

紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)檔案的主要存在形式，其利用模式包括查閱室設(shè)置、檔案外借與復(fù)制、出具檔案證明、提供咨詢服務(wù)、印發(fā)目錄等?；诨ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案管理必將降低利用者對(duì)紙質(zhì)檔案的依賴程度，更傾向于利用網(wǎng)絡(luò)獲取檔案信息，以供所用。

2? 存在的問(wèn)題

2.1 缺乏基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)檔案管理法律體系

要想使檔案管理獲得最優(yōu)預(yù)期效果，必須制定并嚴(yán)格遵守基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)檔案管理法律體系。目前我國(guó)尚未頒布實(shí)施基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案管理法律體系，難以合理利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)規(guī)范科學(xué)進(jìn)行檔案管理。

2.2 檔案管理理念和服務(wù)方式的局限性

目前我國(guó)基層檔案管理機(jī)構(gòu)尤其是基層單位仍然沿用傳統(tǒng)管理理念和服務(wù)模式，沒(méi)有調(diào)整優(yōu)化適應(yīng)基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)檔案管理理念和服務(wù)方式，難以發(fā)揮綜合性應(yīng)用內(nèi)部各類檔案信息資料的實(shí)際價(jià)值。

2.3 存在安全風(fēng)險(xiǎn)

基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案管理對(duì)管理人員有較高的要求。如果不能合理利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，可能出現(xiàn)檔案丟失缺失、密級(jí)檔案泄露等不同的安全風(fēng)險(xiǎn)，這不僅不利于檔案信息化現(xiàn)代化管理，更不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。

3? 策略和措施

3.1 加強(qiáng)基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)檔案管理法律體系建設(shè)

要保證“互聯(lián)網(wǎng)+”合理應(yīng)用于檔案現(xiàn)代化管理，必須加強(qiáng)基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)檔案管理立法工作，提高立法質(zhì)量，健全完善基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)檔案管理法規(guī)體系，確保基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)檔案管理各方面都有法可依，使檔案現(xiàn)代化管理改革發(fā)展具有基本的法律保障。要加強(qiáng)基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)檔案管理行政執(zhí)法工作，不斷提高執(zhí)法水平，推進(jìn)依法行政，加大執(zhí)法監(jiān)督檢查的力度，嚴(yán)格實(shí)施檔案管理法律、法規(guī)和規(guī)章。要普及基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)檔案管理法律、法規(guī)和規(guī)章，深入開(kāi)展法制宣傳教育，切實(shí)提高全社會(huì)基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)檔案管理法律意識(shí)和素質(zhì)，促使基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)檔案管理事業(yè)在法制軌道上健康發(fā)展。

3.2 強(qiáng)化檔案現(xiàn)代化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為順利開(kāi)展基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案現(xiàn)代化建設(shè)工作，需要強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。這要求相關(guān)部門(mén)要根據(jù)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，投入足夠資金，配備計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備、軟件設(shè)備、各種輔助設(shè)備、基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)以及刻錄機(jī)、掃描儀、檔案信息管理系統(tǒng)等相關(guān)配套基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案現(xiàn)代化信息化管理提供重要的物質(zhì)保障。

3.3 建立穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫(kù)

基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案管理，一般以數(shù)字形式保存檔案信息，并利用互聯(lián)網(wǎng)傳輸、即時(shí)傳播和發(fā)布檔案數(shù)據(jù)信息?？梢?jiàn)，檔案數(shù)字化管理已成必然，這要求建立數(shù)據(jù)庫(kù)并保證其穩(wěn)定性。數(shù)據(jù)庫(kù)在符合網(wǎng)絡(luò)傳輸標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，還應(yīng)便于檔案管理人員使用與閱讀，能隨時(shí)檢索檔案信息。所以，應(yīng)使用先進(jìn)的管理軟件建立數(shù)據(jù)庫(kù)，增加使用期限，降低更換頻率，強(qiáng)化安全管理為數(shù)據(jù)維護(hù)，切實(shí)提高基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。

3.4 建立健全檔案網(wǎng)絡(luò)安全體系

檔案信息是社會(huì)核心信息資源，檔案信息安全關(guān)系到國(guó)家安全，關(guān)系到百姓利益，責(zé)任重于泰山。檔案信息化進(jìn)入了高風(fēng)險(xiǎn)區(qū)。

基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案管理必須保證檔案信息資源的安全性，必須重視并建立健全的檔案網(wǎng)絡(luò)安全體系，確保安全存儲(chǔ)和安全使用檔案信息資源。

必須重視檔案信息資源的安全，嚴(yán)格遵守檔案信息資源使用制度和操作規(guī)程，不斷強(qiáng)化各環(huán)節(jié)監(jiān)管責(zé)任。

必須明確檔案信息資源使用原則，建立完整的等級(jí)使用制度，按照保密等級(jí)分類管理檔案信息資源。

必須定期不定期組織安全檢查，測(cè)試和維護(hù)檔案信息管理系統(tǒng)，從數(shù)據(jù)庫(kù)和操作系統(tǒng)底層保護(hù)相關(guān)數(shù)據(jù)文件，形成完整嚴(yán)密的證據(jù)鏈，實(shí)時(shí)報(bào)警試圖篡改數(shù)據(jù)行為，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理各種安全隱患，提高檔案信息資源的安全性。

為了建設(shè)給予互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)檔案管理安全體系，需要認(rèn)真研究分析數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化條件下檔案安全遇到的深層次問(wèn)題，特別是針對(duì)網(wǎng)絡(luò)入侵的緊迫、要害問(wèn)題，創(chuàng)新思維方式，科學(xué)地制定和務(wù)實(shí)地實(shí)施檔案安全體系建設(shè)的策略;全面地應(yīng)用先進(jìn)和實(shí)用的信息安全技術(shù);全面制定和嚴(yán)格實(shí)施檔案安全法規(guī)制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

3.5 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

提高管理人員的專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)?；诨ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案管理需要具有相關(guān)專業(yè)知識(shí)與技能的實(shí)用型人才，應(yīng)熟練掌握前瞻性檔案管理理論知識(shí)即與之相適應(yīng)的管理能力，做到專業(yè)性與實(shí)踐性的有機(jī)統(tǒng)一，通過(guò)教育培訓(xùn)和自學(xué)等方式不斷提升自己的檔案管理工作能力，實(shí)現(xiàn)全方位、多角度發(fā)展。

選擇業(yè)精德強(qiáng)相對(duì)固定人員為檔案管理者。檔案管理工作較為枯燥，管理人員應(yīng)具有良好的職業(yè)道德，具有極端負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，應(yīng)選擇熟練認(rèn)真的在編人員從事檔案管理工作，避免人員頻繁流動(dòng)而發(fā)生檔案泄密。

參考文獻(xiàn)

[1] 吳灼之.新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2018（8）：21-22.

[2] 田文潔.淺論“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)[J].齊魯師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2018，33（4）：107-110，140.

[3] 孫紅光.“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的檔案數(shù)字化建設(shè)研究[J].蘭臺(tái)世界，2018（6）：59-61.

[4] 蔡榮英.互聯(lián)網(wǎng)條件下檔案采集與存儲(chǔ)的技術(shù)方式[J].數(shù)字技術(shù)與應(yīng)用，2018，36（5）：233-234.

[5] 左曙東.醫(yī)院綜合檔案在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的管理創(chuàng)新分析[J].蘭臺(tái)世界，2017（5）：49-51.

[6] 楊凝.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的醫(yī)院綜合檔案管理探討[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2016，13（18）：132-133.

[7] 高麗.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理改進(jìn)的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（4）：170，172.

[8] 胡海敏.淺談檔案在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下的安全管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（21）：69.