徐微微?趙倩?徐嘉?王一凡?馬超華?郝鵬昭

摘要：當前，OA系統(tǒng)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用。各大高校也紛紛引入OA系統(tǒng)改善學(xué)校的教務(wù)辦公方式，但在具體的應(yīng)用過程中仍存在一些問題。本文對高校OA辦公系統(tǒng)中存在的各種問題進行了闡述和分析，并說明了工作流在OA系統(tǒng)中產(chǎn)生的作用，并針對相應(yīng)的問題給出了相對完善的解決策略，最后舉例說明了OA工作流在高校教務(wù)辦公方面發(fā)揮的重要作用。

關(guān)鍵詞：OA 教務(wù)辦公 高校

一、基于OA工作流的高校教務(wù)辦公信息化應(yīng)用概述及現(xiàn)狀分析

OA（Office Automation）即辦公自動化，是指利用計算機、網(wǎng)絡(luò)、通訊等技術(shù)收集、傳輸和存儲信息，來提高辦公效率和輔助決策，使辦公事務(wù)實現(xiàn)自動化、網(wǎng)絡(luò)化、無紙化，達到各部門協(xié)同工作，降低管理成本的目的[1]。OA工作流是建立在網(wǎng)絡(luò)辦公自動化基礎(chǔ)上的事務(wù)行政審批，業(yè)務(wù)申請審批、公文、信息等的網(wǎng)上流轉(zhuǎn)，是發(fā)展最迅速的辦公自動化技術(shù)之一。基于OA工作流的教務(wù)辦公信息化則是將教務(wù)辦公工作中的各項審批、申請等需要紙質(zhì)的活動轉(zhuǎn)化為利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的電子辦公活動，從而使教務(wù)辦公工作更加簡便化。

目前高校OA系統(tǒng)的來源一般有兩種方式，一種是高校根據(jù)本校情況進行開發(fā)，另一種是從外界購買。大部分高校選擇便捷，且能夠快速投入使用的購買方法，但從外界購買的系統(tǒng)并不能完全適應(yīng)各高校不同的辦公特點。教務(wù)辦公系統(tǒng)的信息化需要高校各部門之間的配合，但現(xiàn)在高校各部門、院系之間并沒有形成一個系統(tǒng)合作的體系，嚴重阻礙了辦公環(huán)境，使得現(xiàn)有OA系統(tǒng)難以在全校的范圍內(nèi)運行。再加上各高校合并和校區(qū)擴建等情況的發(fā)生，使辦公情況變得更加復(fù)雜，更加突出了從外界購買的OA系統(tǒng)與高校實際辦公情況不兼容的問題。

此外，辦公自動化目前已廣泛應(yīng)用于各類企事業(yè)單位，但部分高校的教務(wù)辦公管理仍然處于手工紙質(zhì)業(yè)務(wù)審批層級上，迫切需要進行信息化改造。以某高校的教務(wù)辦公系統(tǒng)為例：該高校由兩所高校合并組合而成，2016年正式將兩校區(qū)合并并遷至新校區(qū)。而此次搬遷暴露了該校教務(wù)辦公系統(tǒng)中的各種問題。除了上述系統(tǒng)操作與實際辦公情況不兼容的問題之外，最大的問題就是學(xué)校的各項教務(wù)審批工作仍是以手工填寫，紙質(zhì)審核的方式進行，效率低下，給學(xué)生和教務(wù)工作人員帶來了額外的工作負擔(dān)。

二、系統(tǒng)問題分析

經(jīng)過調(diào)查與分析，我們發(fā)現(xiàn)產(chǎn)生辦公效率低下和OA系統(tǒng)與高校辦公方式不兼容的問題原因其實并不復(fù)雜，歸納起來主要有以下幾點：

（一）傳統(tǒng)辦公方式與現(xiàn)代辦公系統(tǒng)的沖突

現(xiàn)代辦公系統(tǒng)在短短十幾年的時間里，幾乎全面覆蓋。短時間的快速發(fā)展取得很大的成果，但也產(chǎn)生了一些問題。OA系統(tǒng)在完全掌握使用方法之前，需要投入時間和精力進行學(xué)習(xí)。而大部分的高校教務(wù)辦公人員已然適應(yīng)傳統(tǒng)的辦公方式，他們更愿意順應(yīng)以往的辦公方法，不愿改變，更不愿意學(xué)習(xí)OA系統(tǒng)的操作。教務(wù)辦公人員是辦公信息化的重要組成部分，但目前來看，大多數(shù)辦公人員對辦公系統(tǒng)的操作能力較弱，信息處理能力不夠，給高校OA系統(tǒng)的推行造成了極大的阻礙。

（二）部分院校仍然存在紙質(zhì)辦公方式

經(jīng)過調(diào)查與研究我們發(fā)現(xiàn)部分高校教務(wù)信息化覆蓋不夠全面，仍有部分工作須使用紙質(zhì)版文件或表格，紙質(zhì)版表格和文件不容易保存，各項活動的審批不易記錄，不便于日后對已審批活動的查詢與管理。以高校教學(xué)變更審批為例，此類院校的教學(xué)變更審批流程如圖1所示：

可以看出這種人工紙質(zhì)填寫并提交的辦公方式不僅浪費申請者的精力和時間，也大大的影響到了整個學(xué)校的教務(wù)辦公效率。高校只有改變這種手動辦公的方式，才算是真正進入高速的信息辦公狀態(tài)，從而整體上提高學(xué)校辦公效率。

三、問題解決方案

首先，針對OA系統(tǒng)辦公流程與高校實際辦公情況不兼容和紙質(zhì)辦公效率低下的問題，解決辦法主要如下：高?？梢砸蚤_源OA系統(tǒng)為平臺，將OA工作流引入教務(wù)辦公管理工作中，將紙質(zhì)表單轉(zhuǎn)換為OA系統(tǒng)電子表單，定制教務(wù)辦公工作流，實現(xiàn)多級審核簽字、多人會簽等教務(wù)管理審批功能，高效完成日常教務(wù)辦公管理工作，探索通過信息化手段將相關(guān)教學(xué)管理人員從繁重的、重復(fù)性的、事務(wù)性的工作中解脫出來，更多的關(guān)注教務(wù)管理工作本身及執(zhí)行效果。

實現(xiàn)上述功能的具體流程如下所示：

（1）進行需求分析。了解高校的實際辦公情況和流程，對教務(wù)辦公人員和教務(wù)系統(tǒng)的使用人員進行需求調(diào)研，切實了解教務(wù)辦公人員的具體要求，最后進行項目需求分析和總體目標設(shè)計;

（2）流程設(shè)計。通過對高校教務(wù)辦公中各項需求的分析，得到項目管理的標準流程。根據(jù)我們對大部分高校的調(diào)研情況，可以將高校OA教務(wù)辦公系統(tǒng)分為三個具體的部分：表單填寫子系統(tǒng);表單管理子系統(tǒng);表單會簽子系統(tǒng);

（3）總體設(shè)計。根據(jù)需求分析和流程分析進行系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖、表單定制的設(shè)計，以及總體概念結(jié)構(gòu)、邏輯結(jié)構(gòu)、物理結(jié)構(gòu)設(shè)計;

（4）系統(tǒng)實現(xiàn)。通過OA工作流的梳理，實現(xiàn)項目從申請到多級審批到運用完成的全部管理過程的系統(tǒng)運行;

（5）系統(tǒng)測試。主要對系統(tǒng)進行功能上的穩(wěn)定性和兼容性測試，并對多瀏覽器兼容性進行測試。

四、高校改善OA辦公系統(tǒng)后的效果對比

（一）提高教務(wù)辦公效率

傳統(tǒng)教務(wù)辦公流程通常是申請者以紙質(zhì)表格申請方式，辦公人員手工簽字蓋章審批的方式進行。這種方式效率低下，不僅浪費人力資源，而且容易出現(xiàn)各種突發(fā)狀況。而信息化的普及改變了這一現(xiàn)狀，辦公人員可以通過網(wǎng)絡(luò)進行文件的批示和下達，申請者也可以直接用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備提交申請。使用基于OA工作流的教務(wù)辦公信息化應(yīng)用后的高校教務(wù)辦公審批流程以教學(xué)變更審批為例，如圖2所示：

由上圖看出引入OA工作流后的高校教務(wù)辦公系統(tǒng)不僅省去了申請者下載和打印申請表以及人工提交已填申請表的過程，還方便了教務(wù)辦公人員的審核操作，提高了教務(wù)辦公工作的效率。

（二）推進教務(wù)辦公規(guī)范化和透明化

OA系統(tǒng)的工作是完全按照辦公系統(tǒng)的內(nèi)置流程進行的，操作者必須嚴格的按照節(jié)點進行操作，完全可以保證各項辦公活動的規(guī)范性，避免了以往手動辦公可能出現(xiàn)的各種人為失誤。由于辦公人員能力和水平的不同，往往會在紙質(zhì)辦公的過程中出現(xiàn)遺落錯誤的情況，而在OA系統(tǒng)中可以通過必填項和所填內(nèi)容的格式限制等設(shè)置避免這些失誤的產(chǎn)生，使教務(wù)辦公工作更加規(guī)范化。

同時由于高校OA系統(tǒng)是嚴格按照流程進行的在一定程度上約束了辦公人員，督促其按時、保質(zhì)的完成相應(yīng)的教務(wù)辦公工作。與一般OA系統(tǒng)相比，高校OA系統(tǒng)的工作流程相對固定，并且由機要秘書、辦公室主任這樣的角色進行調(diào)度[2]。這樣的制度有效的落實了OA系統(tǒng)的責(zé)任制，實現(xiàn)了教務(wù)辦公工作的透明化。

五、結(jié)束語

基于OA工作流的教務(wù)辦公系統(tǒng)在各高校的教務(wù)管理工作中是不可或缺的服務(wù)工具，其產(chǎn)生和發(fā)展是高校工作運行的必然要求，是順應(yīng)時代發(fā)展的要求。作為高校管理人員應(yīng)當重視高校OA系統(tǒng)的發(fā)展建設(shè)，作為高校系統(tǒng)開發(fā)人員應(yīng)順應(yīng)發(fā)展規(guī)律開發(fā)高校辦公系統(tǒng)，作為高校辦公人員應(yīng)該積極學(xué)習(xí)和掌握辦公系統(tǒng)操作流程，三者協(xié)同合作才能共同加快高校教務(wù)辦公信息化、現(xiàn)代化的步伐。

參考文獻：

[1]鄧大慶，楊勇.高校OA系統(tǒng)正式運行前的工作[J].辦公自動化，2009，7（14）：19-20

[2]吳開軍，顧乃達，胡光民，張澍.基于Web下OA的設(shè)計與實現(xiàn)[J].上海水產(chǎn)大學(xué)學(xué)報，2006，15（7）：345-349