編制《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表》的創(chuàng)新探索

郭士飛

摘 要：《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表》是企業(yè)科學(xué)界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃定檔案保管期限的重要依據(jù)。企業(yè)科學(xué)編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，對推動企業(yè)檔案資源建設(shè)具有重要意義。

關(guān)鍵詞：10號令；歸檔范圍；保管期限

當(dāng)前，我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制建設(shè)進(jìn)入新的歷史發(fā)展時期，在這個關(guān)鍵時期，國家檔案局頒布了《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號，以下簡稱10號令），隨后又下發(fā)了《關(guān)于貫徹實施<企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定>的通知》，要求各企業(yè)完成本企業(yè)《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》的編制工作，這是貫徹實施10號令的關(guān)鍵和重要環(huán)節(jié)。在編制保管期限表的過程中我們在方法與技巧方面進(jìn)行了新的嘗試與探索。

1 貫徹實施10號令，編制《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表》的重要意義

企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)、科研、技術(shù)和管理等活動的真實記錄，在規(guī)范企業(yè)管理、輔助生產(chǎn)經(jīng)營、維護(hù)企業(yè)權(quán)益、完善法制經(jīng)濟(jì)、解決企業(yè)糾紛以及追蹤產(chǎn)品質(zhì)量等方面的作用日益增強(qiáng)，使企業(yè)檔案成為企業(yè)內(nèi)部控制、科學(xué)管理堅實基礎(chǔ)，成為依法經(jīng)營、開展各項業(yè)務(wù)的重要依據(jù)。10號令是一部新的形勢下企業(yè)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的重要規(guī)章，是企業(yè)科學(xué)界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃定檔案保管期限的行動指南，對企業(yè)科學(xué)編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，推動企業(yè)檔案資源建設(shè)具有重要意義。

2 10號令的基本內(nèi)容與《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表》的編制要求

10令包括兩部分，一是《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》二是《企業(yè)管理類檔案保管期限表》。與以往有關(guān)企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的文件相比，在形式和內(nèi)容上都有較大的變化，完全打破了以往的0～9大類的概念，開啟了全新的企業(yè)檔案管理模式。

10號令要求結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)組織方式、產(chǎn)品和服務(wù)特點，編制企業(yè)歸檔范圍和檔案保管期限表，歸檔范圍橫向要覆蓋企業(yè)所有機(jī)構(gòu)設(shè)置或職能部門，縱向要包括從企業(yè)的設(shè)立、發(fā)展到解散的全過程文件。10令還規(guī)定《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表》需報上級主管部門和檔案行政部門審批。

3 《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表》的內(nèi)容構(gòu)成和編制方法

分析10號令的第十二條可以得出，企業(yè)檔案包括兩部分，一部分是管理類檔案，另一部分是生產(chǎn)技術(shù)類檔案（包括生產(chǎn)、科研、建設(shè)項目）。按機(jī)構(gòu)或職能編制管理類歸檔范圍表，按生產(chǎn)和服務(wù)類型編制生產(chǎn)技術(shù)類歸檔范圍表，最后匯總成企業(yè)的總表。

檔案員積極配合職能部門相關(guān)人員在系統(tǒng)分析工作流程、職能及其生產(chǎn)技術(shù)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上，梳理管理過程和生產(chǎn)過程中形成和接收的文件材料，全面掌握各生產(chǎn)技術(shù)環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的所有文件材料的內(nèi)容與構(gòu)成，特別注意業(yè)務(wù)創(chuàng)新和業(yè)務(wù)流程變化而產(chǎn)生的文件材料編入歸檔范圍；編制過程中廣泛聽取管理人員、工程技術(shù)人員的意見，確保編制效果和質(zhì)量。全面分析和鑒別本企業(yè)形成文件材料的現(xiàn)實作用和歷史價值，兼顧國家其他有關(guān)法律、法規(guī)對檔案保管期限的要求，統(tǒng)籌考慮紙質(zhì)文件材料與其他載體文件材料的管理要求，準(zhǔn)確界定文件材料的歸檔范圍和確定檔案保管期限。

4 《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表》編制步驟

制定歸檔范圍必須從企業(yè)實際出發(fā)，按照部門職責(zé)進(jìn)行。既不能由檔案室大包大攬，也不能由職能部門各行其是，需要職能部門和檔案室互相配合。由檔案室牽頭，檔案人員吃透10令的精神，掌握編制要求，熟悉職能部門職責(zé)，與職能部門多次溝通確定歸檔范圍。在編制過程中按照以下步驟進(jìn)行：

第一步：部門職責(zé)分析。依據(jù)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《部門分工規(guī)定》、企業(yè)部門職能調(diào)整文件等分析職能部門的基本職責(zé)要求。

第二步：簡化10令《企業(yè)管理類檔案保管期限表》。此表為四級層壘制編號，簡化到第二級，表由342條簡化到114條，歸檔內(nèi)容的表述基本相當(dāng)于部門職責(zé)，比如：13.5條“財務(wù)工作文件材料”對應(yīng)的職能部門就是財務(wù)部。將簡化表中的歸檔范圍與職能部門基本職責(zé)對應(yīng)。

第三步：將簡化表分解發(fā)給相對應(yīng)的職能部門，要求職能部門按照《部門分工規(guī)定》的職責(zé)填報履職過程中制定、接收、經(jīng)辦的文件，形成管理類歸檔范圍表。

第四步：檔案室根據(jù)職能部門反饋內(nèi)容做相應(yīng)調(diào)整，將總表和上級主管單位制定的歸檔范圍按照職能分解發(fā)給相關(guān)的職能部門，要求各職能部門對照上級主管單位的歸檔內(nèi)容檢查重要文件無遺漏。

第五步：與生產(chǎn)部門溝通，掌握生產(chǎn)部門在工作中形成的記錄及表格，形成生產(chǎn)技術(shù)類歸檔范圍表。

第六步：根據(jù)反饋意見和歷年歸檔文件，檔案員進(jìn)行必要的修改。

第七步：檔案員將 “管理類歸檔范圍”與 “生產(chǎn)技術(shù)類歸檔范圍”合并。匯總成為《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表》

第八步：檔案部門逐一與職能部門討論確定文件歸檔范圍和管理類檔案保管期限表，形成定稿。

5 編制《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表》的注意事項

在制定歸檔范圍之前，檔案室認(rèn)真研究了上級主管單位的歸檔范圍，即華能集團(tuán)和華能山東公司制定的歸檔范圍，華能集團(tuán)與山東公司主要是管理機(jī)構(gòu)，歸檔內(nèi)容主要屬于管理類文件。企業(yè)文件歸檔范圍除了管理類文件，大部分是生產(chǎn)技術(shù)類文件。如果將上級單位的歸檔范圍直接發(fā)給各職能部室，有的部室可能會照抄照搬，而生產(chǎn)一線部門則沒有參照。

編制歸檔范圍表要貼近工作實際，去掉那些空泛的表述，落實為部門正常履行職能過程中產(chǎn)生的文件。比如：為了提高可操作性，避免出現(xiàn)“重要”“一般”的字樣，按照行政級別區(qū)分為省級、市級；按照主管級別劃分集團(tuán)級、山東公司級和廠級；按照數(shù)額分為200萬以上，20萬以下等。

對各類歸檔文件材料保管期限確定時，堅持以人為本、與時俱進(jìn)、科學(xué)發(fā)展的原則，將與機(jī)構(gòu)、人員、責(zé)任、 財務(wù)、制度有關(guān)的檔案的保管期限定為永久。

6 《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表》的持續(xù)修訂

《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表》是檔案管理的一項基礎(chǔ)性管理工作，只有不斷完善更新才能與企業(yè)發(fā)展同步。機(jī)構(gòu)改革，職責(zé)調(diào)整以及臨時性工作都產(chǎn)生不同的文件，檔案員應(yīng)及時關(guān)注企業(yè)的機(jī)構(gòu)調(diào)整和工作安排，及時跟進(jìn)了解情況，對歸檔范圍做出相應(yīng)調(diào)整。

參考文獻(xiàn)

[1]《中國檔案》雜志2015年第3-7期 10號令解讀系列文章 作者：蔡盈芳 單位：國家檔案局經(jīng)科司