信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新

丁小劍

摘 要：近年來，科學(xué)技術(shù)在不斷發(fā)展進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及對(duì)各行各業(yè)都產(chǎn)生了一定的影響。在信息化的條件下，我國(guó)的檔案管理工作若要保障提供給人們的服務(wù)質(zhì)量，必須要加大對(duì)信息化檔案工作的管理力度。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新，計(jì)算機(jī)的運(yùn)用范圍不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)的檔案管理與服務(wù)已經(jīng)不能滿足人們對(duì)檔案服務(wù)的需要，也難以跟上現(xiàn)代化發(fā)展的步伐，因此為了提高服務(wù)的質(zhì)量，應(yīng)該將檔案管理與信息化條件相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和專業(yè)化。本文對(duì)信心化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；服務(wù)創(chuàng)新

1 信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)

1.1 電子文件管理問題

信息化條件下的檔案建立大多數(shù)是以電子文件的形式呈現(xiàn)的，這種文件形式主要是通過數(shù)字化方式來進(jìn)行記錄的文件，從電子文件的本質(zhì)上來看，其與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件存在著明顯的差異性，因此管理形式也需要進(jìn)行改變，檔案管理過程中需要給予足夠的重視，更好地適應(yīng)信息化發(fā)展為行業(yè)形式所帶來的變化，滿足社會(huì)發(fā)展的客觀要求。實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)的模擬形式向著數(shù)字化進(jìn)行轉(zhuǎn)變，在信息化檔案管理的進(jìn)程中需要解決三個(gè)問題：一是電子文件具有一定的復(fù)雜性，這一特性主要體現(xiàn)在編碼格式、載體材料和讀寫方法上，這也讓電子文件的保存面臨著很大的風(fēng)險(xiǎn)；二是電子文件所具有的法律效力問題，數(shù)字化信息的真實(shí)性存在著風(fēng)險(xiǎn)，想要實(shí)現(xiàn)對(duì)管理方式的創(chuàng)新，需要結(jié)合獲取到的信息內(nèi)容來實(shí)現(xiàn)可行性的要求；同時(shí)數(shù)字化信息的檔案建立主要通過編碼形式來形成的，所以人們?cè)谶M(jìn)行信息處理、傳輸?shù)倪^程中，需要完成數(shù)字化信息存儲(chǔ)的根本目標(biāo)。為了實(shí)現(xiàn)這一要求就要充分運(yùn)用好信息技術(shù)設(shè)備來進(jìn)行編碼處理，數(shù)字化信息的發(fā)展，主要是依賴源數(shù)據(jù)內(nèi)容的整理，結(jié)合數(shù)據(jù)的具體格式，通過軟件、硬件設(shè)施進(jìn)行系統(tǒng)化地處理，實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)和顯現(xiàn)的雙重要求。

1.2 電子文件管理措施

為了實(shí)現(xiàn)電子文件數(shù)字化信息內(nèi)容的真實(shí)性，能夠長(zhǎng)期進(jìn)行保存，隨時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)的便利性進(jìn)行查詢，在管理工作開展的過程中，做到以下幾個(gè)層面：首先需要結(jié)合當(dāng)前的相關(guān)法規(guī)規(guī)定來對(duì)電子文件的格式和類型進(jìn)行合理的劃分，并且在這一過程中要盡可能地選擇一些便于通行的文件格式，能夠從根本上降低格式種類的復(fù)雜性，全面提高電子文件保存時(shí)長(zhǎng)。相關(guān)管理人員要做好對(duì)電子文件系統(tǒng)的規(guī)范化管理，對(duì)整個(gè)流程進(jìn)行合理化控制，并以此作為依據(jù)提高電子文件應(yīng)用的真實(shí)性，建立系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)管理形式。全面提高電子材料的使用壽命是完成電子文件管理、存儲(chǔ)、傳遞的基礎(chǔ)性要求，結(jié)合信息化應(yīng)用的軟硬件環(huán)境來對(duì)數(shù)字化的信息內(nèi)容進(jìn)行備份。電子文件的主要載體是光盤，光盤具有記錄密度高，信息存儲(chǔ)量大的特點(diǎn)，能夠?qū)崿F(xiàn)非接觸式的記錄，數(shù)據(jù)傳輸?shù)男矢撸嫒『烷喿x的速度快，文件內(nèi)容更具有安全性，保存好的文檔不會(huì)被修改，但是要應(yīng)用這種儲(chǔ)存形式就要建立優(yōu)秀的管理機(jī)制。

2 檔案信息化工作中遇到的問題

2.1 重視程度不夠，思想觀念滯后

檔案管理信息化與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，在工作內(nèi)容與形式上呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)和規(guī)律，檔案管理應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)、更新觀念，力爭(zhēng)與信息化建設(shè)發(fā)展保持步調(diào)一致。目前一些單位在檔案管理中沒有引起足夠重視，只是把檔案管理信息化視為檔案存儲(chǔ)、使用方式的改變，沒有將檔案信息化建設(shè)作為一個(gè)綜合系統(tǒng)工程來思考謀劃，導(dǎo)致未能有效發(fā)掘和充分發(fā)揮檔案管理信息化服務(wù)職能的作用。

2.2 財(cái)力投人不夠，基礎(chǔ)設(shè)施落后

信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案信息資源建設(shè)以及各項(xiàng)檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，應(yīng)首先具備一定的硬件條件，配備服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、路由器、掃描儀、打印機(jī)等信息化設(shè)備。但是有些單位在這方面資金投人不足，出現(xiàn)硬件設(shè)施配備不全，或是規(guī)格不同不能互相兼容，導(dǎo)致其信息共享和信息服務(wù)的質(zhì)量不高。

2.3 隊(duì)伍建設(shè)較弱，人員素質(zhì)較低

檔案管理信息化對(duì)檔案管理人員能力素質(zhì)要求較高，不僅需要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，還需要熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)。但目前各單位檔案管理人員參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)較少，缺乏專業(yè)知識(shí)，且知識(shí)面窄，致使檔案管理人員隊(duì)伍整體素質(zhì)在低層次徘徊，影響了檔案信息化建設(shè)的步伐。

2.4 安全防護(hù)較弱，數(shù)據(jù)庫(kù)利用率偏低

檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)病毒種類也不斷増加，其破壞性、頑固性、生存性都很強(qiáng)，甚至有些電腦黑客專門攻擊信息化建設(shè)相對(duì)滯后的網(wǎng)絡(luò)，非法獲取個(gè)人信息，檔案信息安全面臨嚴(yán)峻的考驗(yàn)。檔案管理信息化建設(shè)中，雖然各單位也建了一些數(shù)據(jù)庫(kù)，但是由于缺乏專業(yè)技術(shù)的維護(hù)支撐，沒有嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，導(dǎo)致使用者不愿不想使用，數(shù)據(jù)庫(kù)利用率偏低，制約了檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

3 信息化時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

3.1 對(duì)信息化檔案管理的理念進(jìn)行創(chuàng)新

對(duì)信息化檔案理念進(jìn)行創(chuàng)新，可以給檔案管理工作人員提供良好的指導(dǎo)思想，使其養(yǎng)成健康理念，促使我國(guó)檔案管理往更為現(xiàn)代化、數(shù)字化以及質(zhì)量化等方向去發(fā)展。這就要求在日常的檔案管理工作當(dāng)中，工作人員要以發(fā)展觀作為其主要指導(dǎo)思想，要高度重視檔案信息化管理工作，要深刻領(lǐng)會(huì)信息化時(shí)代所帶給檔案管理工作的重要機(jī)遇。與此同時(shí)，還要求工作人員具有勇于拼搏的精神和敢于創(chuàng)新的意識(shí)。

3.2 創(chuàng)新檔案服務(wù)手段

首先，在對(duì)檔案進(jìn)行上傳及收集等方面，需實(shí)施自動(dòng)化。在信息化時(shí)代，我國(guó)檔案管理工作核心環(huán)節(jié)為錄入和收集信息，同紙質(zhì)檔案資源相比較，信息化檔案資源則主要是依靠人工上傳及下載，而在此過程中假如出現(xiàn)問題便會(huì)極大程度地影響信息資源的真實(shí)性，因此，工作人員需要借助信息技術(shù)和程序軟件等方式，以便保證信息檔案的真實(shí)有效。其次，實(shí)現(xiàn)資源在線查詢服務(wù)。隨著信息技術(shù)的到來，人們的生活得到了很大的提升，人們的工作效率也得到了相當(dāng)程度的提高。以往，人們?nèi)粢樵儥n案資料，需要去檔案館進(jìn)行實(shí)地查閱，且查詢的整個(gè)過程也較為繁瑣。此外，所查詢的資料也往往存在不完整性，因此在整個(gè)查詢資料的過程中，人們往往被消耗了很大的時(shí)間和精力，而檔案管理的信息化能讓人們?cè)诓樵儥n案資源的同時(shí)最大限度節(jié)省時(shí)間和精力，且真實(shí)性和完整性也能得到保障，從而提升了人們的工作效率。

3.3 提升我國(guó)檔案管理工作人員的整體素質(zhì)

首先，所有勞動(dòng)人員均須具備職業(yè)道德，因此，檔案工作人員須當(dāng)具備一定職業(yè)道德方能在工作中積極投入的同時(shí)主動(dòng)去總結(jié)自身的工作經(jīng)驗(yàn)，并且在工作過程中發(fā)現(xiàn)問題后能及時(shí)解決問題，從而推動(dòng)我國(guó)檔案管理工作的創(chuàng)新及發(fā)展。其次，要求檔案管理工作人員具有專業(yè)性。工作人員須具備一定程度的信息技術(shù)以及專業(yè)知識(shí)方能適應(yīng)未來檔案工作的不斷發(fā)展以及社會(huì)的不斷變遷，如此方能使信息時(shí)代檔案管理工作得以發(fā)展及創(chuàng)新。

3.4 技術(shù)方面

大數(shù)據(jù)發(fā)展背景檔案儲(chǔ)存，只有創(chuàng)造更大的空間，對(duì)儲(chǔ)存方式積極改變，才能容納更多的數(shù)據(jù)信息。安全問題也是關(guān)注的話題，特別是數(shù)據(jù)系統(tǒng)、電氣設(shè)備等，存在的安全問題十分明顯。在整個(gè)環(huán)節(jié)下，都需要專業(yè)技術(shù)給予支持，加強(qiáng)防火墻的設(shè)立，以免檔案信息被損壞。因此，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，能在更大建設(shè)下加強(qiáng)大數(shù)據(jù)管理模式的應(yīng)用。

3.5 國(guó)家政策

當(dāng)前，各個(gè)國(guó)家都重視信息資源的建設(shè)工作，在一些發(fā)達(dá)國(guó)家，構(gòu)建了相關(guān)政策，比如：美國(guó)發(fā)布的《大數(shù)據(jù)研究和發(fā)展倡議》，和澳大利亞發(fā)布的《公共服務(wù)大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略》。我國(guó)在的這種情況下未給予大數(shù)據(jù)具體的明確方向和策略，相關(guān)機(jī)構(gòu)在積極引導(dǎo)方式下，還需要制定符合我國(guó)國(guó)情的發(fā)展的戰(zhàn)略，從而為各個(gè)行業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)提供強(qiáng)大保障。

4 結(jié)束語

在信息化條件下，檔案管理工作可以適當(dāng)借鑒國(guó)外較先進(jìn)的檔案信息化管理工作體系，同時(shí)結(jié)合自身需求，建設(shè)出符合我國(guó)國(guó)情的檔案信息化管理體系，使檔案管理更科學(xué)，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)質(zhì)共享，為人們提供更好的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]王巖.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施分析[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2018，39（16）：65-66.

[2]蘇繼紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有效策略淺述[J].江西建材，2017（15）：262-263.

[3]史向云.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].內(nèi)蒙古師范大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2015，44（05）：166-168.

[4]蘇紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014（05）：127-128.

[5]項(xiàng)靜瑤.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[J].科技資訊，2013（30）：214+216.

[6]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].東方企業(yè)文化，2013（16）：128-129.