檔案管理過程中的主要問題及對策措施

陳佳

摘 要：經(jīng)濟的快速發(fā)展給檔案管理帶來了變化，檔案管理有了新的挑戰(zhàn)，本文針對檔案管理過程中的主要問題進行了研究，首先介紹了檔案管理的重要性，然后分析了現(xiàn)階段檔案管理存在的問題，在此基礎(chǔ)上分析了提高檔案管理效率的對策和措施。

關(guān)鍵詞：檔案；檔案管理；問題；對策措施

社會的進步和科技的發(fā)展給檔案管理提供了很多的機遇，信息技術(shù)日新月異，檔案管理的手段也有了新的變化，在檔案管理過程中，需要從各方面加強，找出問題，并找到解決問題的對策措施。

1 檔案管理的重要性

檔案是一種無形資產(chǎn)，是日常管理的重點工作，強化檔案管理對于任何單位來說都非常重要，如果想要高效率的推進各項日常工作，就必須要重視檔案管理工作。在檔案管中，有著單位日常經(jīng)營的各種資料，所以需要更好的保障檔案的安全性和有效性，對檔案的價值進行有效的開發(fā)。因此，在現(xiàn)代化發(fā)展過程中，必須要重點加強檔案管理，及時的發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，對問題進行糾正，才能更好的完成檔案管理工作，使各項工作向高效率、高質(zhì)量的方向發(fā)展。

2 現(xiàn)階段檔案管理存在的問題

2.1 對檔案管理工作重要性認識不夠，重視不足

在實際工作中，一個單位的檔案管理工作雖然非常關(guān)鍵，但是卻沒有引起足夠的重視，因為管理者往往把檔案管理工作當做是一項復雜的案頭工作，沒有從一定的高度上來認識檔案管理工作，因此對于檔案管理工作的投入比較少，所以檔案管理工作的效率有待提升，檔案的開發(fā)程度也不足。

2.2 檔案管理制度不完善，欠缺系統(tǒng)的管理機制

我國現(xiàn)階段大部分單位沒有特別清晰、明確的檔案管理制度，非常欠缺系統(tǒng)的管理機制。制度的缺失導致組織分工的不明確，所以很多檔案管理的責任沒有落實，檔案管理工作人員的日常工作積極性不高。在檔案的整理、借閱、銷毀、保存等過程中，并沒有明確的制度來進行管理，所以對于檔案管理的效率提升是非常不利的。

2.3 檔案管理方法不科學，管理過程不規(guī)范

信息技術(shù)的快速發(fā)展帶來了技術(shù)的革命，因此對于傳統(tǒng)的檔案管理工作來說，管理方法的落后導致了管理效率的底下，現(xiàn)階段檔案管理方法不科學，管理過程不規(guī)范是影響檔案管理有效性的重要因素。檔案在收集的過程中可能因為管理方法的不科學、不規(guī)范而發(fā)生遺失，尤其是對于一些使用價值非常高的信息資源類的檔案的收集和保存來說，需要使用現(xiàn)代化的技術(shù)來保存。

2.4 硬件投入不高，檔案管理信息化建設程度較低

在檔案管理過程中，信息化建設非常重要，但是信息化建設需要一定的硬件設備的投入，比如配置網(wǎng)絡化管理軟件以及計算機硬件設備。現(xiàn)階段，一些檔案管理機構(gòu)沒有足夠的資金支持來購買設備，同時也沒有足夠的工作人員來進行信息化建設，所以整個檔案管理系統(tǒng)無法有效的建設起來。

2.5 檔案管理監(jiān)管機制不健全，管理模式不統(tǒng)一

在檔案管理過程中，因為各種因素的影響，使得監(jiān)管機制不健全、不完善。因為在檔案管理的過程中，不同單位的管理機制大不相同，沒有形成系統(tǒng)的檔案監(jiān)管機制，因此無法進行統(tǒng)一的管理。同時也因為檔案管理模式不規(guī)范、不統(tǒng)一，使得檔案信息資源的價值沒有得到體現(xiàn)，整體優(yōu)勢沒有充分的發(fā)揮出來。還有一些檔案在借閱之后長時間沒有歸還，檔案發(fā)生丟失、損壞等現(xiàn)象，這些問題都會影響檔案管理功能的發(fā)揮。

2.6 檔案管理專業(yè)程度不夠，缺乏高素質(zhì)人才

檔案的管理是一項非常復雜的工作，涉及到非常多的問題，因此需要高素質(zhì)的管理人才來管理檔案，但是現(xiàn)階段大部分檔案管理人員都是沒有足夠能力的一些年齡較大的工作人員，不具備專業(yè)化管理能力，因此日常管理效率較低，不能有效的發(fā)揮檔案管理的作用。

3 提高檔案管理效率的對策和措施

3.1 提高檔案管理重視程度，加強檔案管理意識

對于檔案管理工作來說，首先就要提高檔案管理重視程度，加強檔案管理意識，只有從思想上加強了認識，才能在實際的檔案管理工作中做得更好。檔案管理工作的本質(zhì)其實是一種服務，所以要在工作中加強服務精神，強化服務理念，拓展服務的范圍，從而讓檔案管理工作發(fā)揮有效性。

3.2 完善檔案管理制度體系，規(guī)范管理工作流程

現(xiàn)階段，與檔案管理有密切關(guān)系的制度和體系還沒有建立起來，因此首先就要推動檔案管理制度、體系的建立，這一點是非常有必要的。在制定檔案管理制度的過程中，要結(jié)合國家頒布的《中華人民共和國檔案法》等基本法律制度規(guī)范，從實際出發(fā)，與檔案管理工作的實際需求相結(jié)合，制定有效的、科學的管理制度和體系。同時，要隨著社會的不斷發(fā)展和變化及時的對制度進行完善，促進檔案管理制度動態(tài)健康的發(fā)展。

3.3 建立科學有效的檔案管理方法，規(guī)范管理過程

檔案在實際的管理過程中，需要建立科學有效的檔案管理方法，對不同類別的檔案進行分類管理?？茖W的管理方法能夠事半功倍，對于工作人員來說也能工作的更加容易，比如內(nèi)部檔案和外部檔案的管理，一定要有不同的管理方法，使得管理方法和檔案類別相適應，規(guī)范管理的過程，這樣就能夠讓檔案的管理更加有效。

3.4 加大軟硬件投入，提升信息化建設水平

傳統(tǒng)的檔案管理過程已經(jīng)不適應現(xiàn)代社會的發(fā)展和要求，因此需要在檔案管理過程中加大軟硬件投入，提升信息化建設水平。建設信息化、系統(tǒng)化的檔案管理流程，對實物檔案和信息類檔案的保存都會大有益處。對于檔案資源的使用和借閱，一定要有信息化的服務平臺，從而減少檔案資源的流轉(zhuǎn)時間，并且能夠及時的準確的保存檔案管理的各種過程，從而使得檔案管理的使用效率得到大幅度的提升。

3.5 建立健全的監(jiān)督管理制度，讓檔案管理處于有效的監(jiān)督之中

檔案管理的工作需要有健全的監(jiān)督管理制度，從而保障檔案的完整性和準確性，定期對檔案進行檢查，查漏補缺，保障檔案是完整的。只有讓檔案管理處于有效的監(jiān)督之中，才能讓檔案資料更好的服務大眾。任何工作的開展和運行都離不開有效的監(jiān)督管理機制，只有加強對于檔案管理的監(jiān)督管理制度的建設，才能讓整個檔案管理流程更加順暢，也才能更好的保障工作的有效性。

3.6 培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理工作人員，定期進行培訓和學習

檔案管理的工作都是由人來做的，所以一定要培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理工作人員，定期對工作人員進行培訓，讓他們學習各種技能，從而加強自身素質(zhì)。高素質(zhì)的工作人員在進行檔案管理的時候，能夠充分的利用資源，發(fā)揮主動性，也能夠掌握各種信息化的技術(shù)和手段，對于檔案管理工作效率的提升非常重要。

4 結(jié)束語

總而言之，無論對于企業(yè)還是事業(yè)單位來說，檔案都是日常規(guī)劃、工作管理的基礎(chǔ)，是日常工作的重要資源。我國的檔案管理還處于初步管理階段，還因為經(jīng)濟的發(fā)展、社會的變化等影響因素，使得我國的檔案管理工作還存在一定的問題，還需要進一步的完善，通過對檔案管理過程的完善，能夠讓檔案管理效率更高。

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