散雜貨碼頭費(fèi)控信息系統(tǒng)的實(shí)踐

俞莉

[摘 要]鎮(zhèn)海港埠分公司針對(duì)自身散雜貨碼頭生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)，通過(guò)對(duì)費(fèi)控信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，借助信息系統(tǒng)對(duì)成本進(jìn)行全過(guò)程的管理，創(chuàng)新成本管理，深化公司、廠隊(duì)、班組為級(jí)次的費(fèi)控管理體系。費(fèi)控信息系統(tǒng)的應(yīng)用，提升了審批效率，降低了審批流轉(zhuǎn)成本，提升了申報(bào)審批的透明度，提升了費(fèi)用的可追溯性。在鎮(zhèn)海港埠分公司等單位實(shí)踐的基礎(chǔ)上，寧波舟山港股份公司開(kāi)始進(jìn)行推廣，取得了較好的成效。

[關(guān)鍵詞]散雜貨;碼頭;費(fèi)控信息系統(tǒng);實(shí)踐

[中圖分類號(hào)]F275

1 研究背景

鎮(zhèn)海港埠分公司（以下簡(jiǎn)稱“鎮(zhèn)司”）是寧波舟山港股份有限公司的分公司，是一個(gè)集煤炭、液體化工、散雜貨、集裝箱等多種貨物裝卸、貯存服務(wù)需要的綜合性現(xiàn)代化港區(qū)。近幾年，公司的財(cái)務(wù)工作已經(jīng)從單純的財(cái)務(wù)核算電算化向加強(qiáng)財(cái)務(wù)成本管控、資金管控、費(fèi)用管控等財(cái)務(wù)管理和內(nèi)部控制的要求轉(zhuǎn)變，充分利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展成果，在現(xiàn)有的財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)基礎(chǔ)上，積極開(kāi)發(fā)預(yù)算管理系統(tǒng)、費(fèi)用管控系統(tǒng)、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化等專項(xiàng)信息系統(tǒng)，從各種維度實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的信息集成，以強(qiáng)化財(cái)務(wù)的精細(xì)化管理。費(fèi)用管控作為公司內(nèi)部挖潛增效的主要手段之一，通過(guò)預(yù)先設(shè)定的各種流程，加強(qiáng)流程各環(huán)節(jié)的審核與監(jiān)督，以實(shí)現(xiàn)控制成本、實(shí)現(xiàn)預(yù)定成本的目標(biāo)，鎮(zhèn)司在這方面做了大量的實(shí)踐，特別是通過(guò)開(kāi)發(fā)費(fèi)控信息系統(tǒng)，把財(cái)務(wù)審批報(bào)銷的流程納入系統(tǒng)中，進(jìn)行統(tǒng)一的管控，提高了成本控制的目標(biāo)，取得了十分明顯的成效，鎮(zhèn)司作為股份公司散雜貨碼頭費(fèi)控系統(tǒng)試點(diǎn)單位，在運(yùn)行穩(wěn)定后向其他碼頭公司進(jìn)行推廣。

2 管理現(xiàn)狀與需求

鎮(zhèn)司一直重視成本管控工作，開(kāi)源與節(jié)流并重，從公司的具體實(shí)際出發(fā)，在費(fèi)用管控方面已經(jīng)取得了一些成效：分析“四項(xiàng)”費(fèi)用，明確“實(shí)現(xiàn)費(fèi)用可控”目標(biāo)，每季度通過(guò)對(duì)材料、燃料、修理費(fèi)、動(dòng)力照明費(fèi)成本進(jìn)行分析，嚴(yán)控生產(chǎn)性成本;深化三級(jí)成本管控，將成本管控、成本考核落實(shí)到基層;嘗試專項(xiàng)成本考核，梳理了節(jié)能全過(guò)程管理流程、制定了能源使用管理、節(jié)能技術(shù)進(jìn)步及考核獎(jiǎng)懲等管理辦法。

從目前的整體費(fèi)用控制情況看，要進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)費(fèi)控的精細(xì)化管理，促進(jìn)效益提升，應(yīng)著重關(guān)注、落實(shí)以下三個(gè)方面：

（1）統(tǒng)一思想，參與各方理解費(fèi)控的目標(biāo)、范圍和作用，從思想上支持費(fèi)控制度的實(shí)施，同時(shí)建立實(shí)施團(tuán)隊(duì)，推進(jìn)費(fèi)控的實(shí)施。

（2）完善規(guī)章制度，主要是財(cái)務(wù)報(bào)銷的審批流程，要全面體現(xiàn)費(fèi)控的思路，強(qiáng)化事先申報(bào)，全盤衡量費(fèi)用占比，實(shí)現(xiàn)預(yù)算控制。

（3）通過(guò)建立費(fèi)控系統(tǒng)，用信息化技術(shù)，把費(fèi)用控制流程和思路用信息系統(tǒng)來(lái)落地，實(shí)現(xiàn)歸口管理、事前申報(bào)、規(guī)范操作、預(yù)算控制、嚴(yán)格審批，保證各項(xiàng)成本費(fèi)用合理、合規(guī)。

三個(gè)方面的重點(diǎn)是費(fèi)控系統(tǒng)的建設(shè)，圍繞著系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程，就是一個(gè)統(tǒng)一思想、理順流程、實(shí)施制度的過(guò)程，鎮(zhèn)司的做法具有很強(qiáng)的示范作用。3 建設(shè)費(fèi)控信息系統(tǒng)的實(shí)踐與成效

（1）理順?biāo)悸?，完善?guī)章制度，明確各職能部門、廠隊(duì)、財(cái)務(wù)部、公司領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)和權(quán)限。公司重新修訂了《財(cái)務(wù)審批報(bào)銷管理規(guī)定》，規(guī)定明確了費(fèi)用開(kāi)支，按照“歸口管理、事前申報(bào)、規(guī)范操作、預(yù)算控制、嚴(yán)格審批”的要求，明確了四大原則：全面控制和重點(diǎn)控制相結(jié)合的原則、事前申報(bào)和事后審批相結(jié)合的原則、不相容職務(wù)分離原則、預(yù)算管理和實(shí)際需要相結(jié)合原則，對(duì)費(fèi)用的報(bào)銷方式和審批權(quán)限、維修和技改項(xiàng)目的審批與實(shí)施、人工成本費(fèi)用報(bào)銷審批等涉及生產(chǎn)性、非生產(chǎn)性可能發(fā)生的費(fèi)用的方方面面都做出了明確的規(guī)定，要求所有流程通過(guò)費(fèi)控系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，并核對(duì)費(fèi)控系統(tǒng)中上傳的附件與原始單據(jù)，確保一致。

（2）開(kāi)發(fā)費(fèi)控信息系統(tǒng)，自2017年年初立項(xiàng)到7月開(kāi)始的試運(yùn)行再到全面實(shí)施，經(jīng)歷了以下四個(gè)階段：

①需求調(diào)研階段。公司成立由技術(shù)副總經(jīng)理為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部牽頭、信息中心和工程技術(shù)部配合的項(xiàng)目組，對(duì)已實(shí)施成本管控制系統(tǒng)的公司進(jìn)行調(diào)研，制訂適合本公司的實(shí)施計(jì)劃。②制度修訂階段。根據(jù)系統(tǒng)需要，征求部室、廠隊(duì)意見(jiàn)和建議，重新修訂了《財(cái)務(wù)審批報(bào)銷管理規(guī)定》，對(duì)成本費(fèi)用項(xiàng)目逐項(xiàng)進(jìn)行梳理，明確職責(zé)范圍、審批權(quán)限及流程辦法。③方案設(shè)計(jì)及開(kāi)發(fā)階段。金蝶財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)作為費(fèi)控系統(tǒng)的基礎(chǔ)系統(tǒng)，與金蝶系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員進(jìn)行溝通、確認(rèn)，按照管理規(guī)定進(jìn)行方案設(shè)計(jì)和功能開(kāi)發(fā)。開(kāi)發(fā)完成后進(jìn)行測(cè)試，同時(shí)對(duì)相關(guān)操作人員、審核人員、管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。④推廣實(shí)施階段。費(fèi)控流程導(dǎo)入正式環(huán)境開(kāi)始試運(yùn)行，同時(shí)做好費(fèi)控系統(tǒng)正式上線運(yùn)行及后續(xù)管理工作。通過(guò)試運(yùn)行發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，結(jié)合相關(guān)部室、廠隊(duì)的意見(jiàn)和建議，修正相關(guān)制度，進(jìn)一步完善系統(tǒng)建設(shè)，提高系統(tǒng)長(zhǎng)期運(yùn)行中的整體穩(wěn)定性、可靠性及可操作性。

（3）鎮(zhèn)司費(fèi)控信息系統(tǒng)主要包括基礎(chǔ)設(shè)置、費(fèi)用報(bào)銷、費(fèi)用核算和報(bào)表四個(gè)模塊?；A(chǔ)設(shè)置包括設(shè)置業(yè)務(wù)類別、費(fèi)用類型等;費(fèi)用報(bào)銷模塊是主要模塊，通過(guò)流程設(shè)置，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用計(jì)劃、審批和報(bào)銷;費(fèi)用核算模塊對(duì)費(fèi)用的指標(biāo)進(jìn)行分析，并為財(cái)務(wù)系統(tǒng)提供憑證;報(bào)表模塊通過(guò)設(shè)置個(gè)性化報(bào)表，達(dá)到實(shí)時(shí)管控的目標(biāo)。

截至目前，公司共上線一級(jí)成本項(xiàng)目30個(gè)，二級(jí)成本項(xiàng)目80個(gè)，涵蓋了人工成本及變動(dòng)成本等;共開(kāi)設(shè)節(jié)點(diǎn)101個(gè)。

（4）全程信息化。費(fèi)用由事后控制推進(jìn)到事中或事前控制，一是通過(guò)費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)及差旅費(fèi)申請(qǐng)等環(huán)節(jié)提供費(fèi)用實(shí)時(shí)剩余預(yù)算查詢，事前評(píng)估;二是可實(shí)時(shí)提供預(yù)算執(zhí)行表，費(fèi)用管理者可及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行超支情況并積極采取措施。

（5）權(quán)限明晰化。通過(guò)工作流程配置，提升申報(bào)審批的透明化，一是規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷審批過(guò)程，明確職責(zé)劃分及審批節(jié)點(diǎn);二是提升費(fèi)用的可追溯性，員工到領(lǐng)導(dǎo)再到財(cái)務(wù)部門均可清晰地看到單據(jù)審批流程及審核情況，費(fèi)用申報(bào)過(guò)程透明化，可實(shí)時(shí)查看單據(jù)當(dāng)前的審批狀態(tài)。

（6）報(bào)銷痕跡化。通過(guò)業(yè)務(wù)流及工作流的有效優(yōu)化及固化，同時(shí)與預(yù)算系統(tǒng)及財(cái)務(wù)系統(tǒng)之間的集成，促進(jìn)內(nèi)控建設(shè)，一是費(fèi)用申報(bào)流程、嚴(yán)密的記錄控制，進(jìn)一步完善和規(guī)范公司費(fèi)用審批流程;二是審計(jì)線索更加便利、高效，快速?gòu)挠涃~憑證追溯到原始業(yè)務(wù)活動(dòng)的來(lái)龍去脈，便于監(jiān)控費(fèi)用報(bào)銷的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn);三是已報(bào)銷的單據(jù)可以通過(guò)電腦足不出戶查看已報(bào)銷的原始發(fā)票和歷史數(shù)據(jù)，不用再到財(cái)務(wù)部門來(lái)翻找憑證。

（7）預(yù)算精細(xì)化。公司根據(jù)股份公司下發(fā)的年度預(yù)算細(xì)化分解，按項(xiàng)目按月度進(jìn)行細(xì)化和管理，可以讓管理者從不同的維度監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度。

（8）管理升級(jí)。節(jié)省員工每報(bào)銷一筆費(fèi)用就找各自領(lǐng)導(dǎo)審批的時(shí)間，系統(tǒng)直接跳轉(zhuǎn)對(duì)應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批;各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)待辦事項(xiàng)逐條在系統(tǒng)展現(xiàn)，利用網(wǎng)上集中審批（手機(jī)移動(dòng)端審批正在測(cè)試推廣中），可節(jié)省更多的時(shí)間、精力投入更重要的管理工作中。

4 結(jié) 論

作為寧波舟山港股份有限公司的費(fèi)控系統(tǒng)試點(diǎn)單位之一，在建立費(fèi)控體系和開(kāi)發(fā)費(fèi)控信息系統(tǒng)的過(guò)程中，其流程設(shè)計(jì)既要充分考慮可控制性，又要考慮可操作性、實(shí)用性，經(jīng)過(guò)不斷改進(jìn)，取得了很好的效果。在實(shí)施過(guò)程中，公司領(lǐng)導(dǎo)的高度重視、大力支持與強(qiáng)力推進(jìn)，技術(shù)部門和財(cái)務(wù)部門的主體作用，各部門的積極參與和支持，都是成功不可缺少的因素，費(fèi)控系統(tǒng)是一項(xiàng)公司整體性、全方位、全員參與的重要工作，費(fèi)控系統(tǒng)帶來(lái)的提升審批效率、降低費(fèi)用審批的流轉(zhuǎn)成本、提升申報(bào)審批的透明度、提升費(fèi)用的可追溯性正在快速顯現(xiàn)，股份公司也根據(jù)鎮(zhèn)司等單位的試點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)，開(kāi)始在股份公司里開(kāi)始推廣。