淺論機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作

劉逸冉

摘 要：隨著人類社會(huì)的快速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案管理工作也由傳統(tǒng)方式逐步過(guò)渡到數(shù)字化管理時(shí)代，如何更有效的利用現(xiàn)代化科技手段強(qiáng)化對(duì)檔案資料的管理和利用，已成為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急。本文就數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵，優(yōu)勢(shì)，存在問(wèn)題以及解決方式作簡(jiǎn)要闡述。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化 優(yōu)勢(shì) 問(wèn)題 對(duì)策

中圖分類號(hào)：G718 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：C 文章編號(hào)：1672-1578（2019）04-0248-01

1 檔案數(shù)字化的內(nèi)涵

檔案數(shù)字化是將傳統(tǒng)的各種載體的檔案資料，通過(guò)掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）、多媒體技術(shù)等新型技術(shù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，通過(guò)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)連接和分享，并利用專業(yè)的軟件設(shè)備進(jìn)行管理，將信息資源搜集、整理成為一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，以便于及時(shí)將檔案信息資源實(shí)現(xiàn)共享。

檔案數(shù)字化工作的同步實(shí)施，有助于提高檔案業(yè)務(wù)部門工作效率和服務(wù)水平，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案內(nèi)部管理及面向社會(huì)群體提供高效率的全面服務(wù)。

2 數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)

2.1 加快辦公自動(dòng)化，降低管理成本

以往，我們的機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案的搜集、整理，存儲(chǔ)以及管理工作中，一直采用粗放型模式，即增配檔案工作人員、不斷更新檔案管理軟硬件設(shè)備以及增加財(cái)政預(yù)算，作為解決檔案管理工作中存在問(wèn)題的主要方法，致使檔案管理工作成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案，將傳統(tǒng)大量冗繁的以紙質(zhì)為載體的檔案信息，通過(guò)現(xiàn)代化信息技術(shù)轉(zhuǎn)存入電腦，成為機(jī)讀檔案，大大節(jié)省了保管費(fèi)用和占地空間。同時(shí)，在查詢所需檔案資料時(shí)，極為方便迅速，從而有效避免了資源的消耗和浪費(fèi)。

2.2 提高檔案利用率，實(shí)現(xiàn)資源共享

數(shù)字化檔案管理通過(guò)計(jì)算機(jī)錄入、掃描等多媒體技術(shù)，及時(shí)將重要檔案信息歸檔整理存儲(chǔ)，并盡快提供利用。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，檔案資料的應(yīng)用非常普遍和及時(shí)，干部的任用、提拔、調(diào)用等都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息。檔案數(shù)字化管理可以隨時(shí)提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。與此同時(shí)，數(shù)字化檔案管理成為一個(gè)“大數(shù)據(jù)”平臺(tái)，使得資料信息的查詢和共享更加快捷和方便。由于信息的共享突破了時(shí)間和空間的限制，數(shù)字化檔案已經(jīng)成為“無(wú)實(shí)體檔案”，檔案庫(kù)也從文件實(shí)體的保管變成了信息資源的交換中心。

2.3 強(qiáng)化管理水平，提升人員素能

一方面，數(shù)字化檔案管理工作依賴于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和專業(yè)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，在設(shè)備的維護(hù)和管理上，對(duì)于人員配備會(huì)有更高的要求，確保數(shù)字化檔案管理工作能夠正常的運(yùn)行。另一方面，隨著時(shí)代的進(jìn)步和信息技術(shù)發(fā)展水平的提高，數(shù)字化檔案的管理運(yùn)用軟件也會(huì)有相應(yīng)的升級(jí)和更新，同樣也需要檔案管理人員同步更新自身業(yè)務(wù)知識(shí)，去適應(yīng)新的工作常態(tài)。

3 數(shù)字化檔案管理存在的問(wèn)題

3.1 檔案安全問(wèn)題

信息技術(shù)的不斷更替，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題也同樣凸顯。嚴(yán)重依賴于電腦設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)的數(shù)字化檔案，其數(shù)據(jù)、文字、影像極容易被電腦病毒感染或者黑客非法入侵，使得檔案資料失真失實(shí)甚至檔案泄密，這些均會(huì)對(duì)我們的檔案工作造成嚴(yán)重威脅和巨大損失。

3.2 重視程度不夠

檔案數(shù)字化是檔案工作的新要求。大多數(shù)人對(duì)檔案工作的細(xì)致性和重要性了解不夠深入和透徹，從領(lǐng)導(dǎo)到個(gè)人參與意識(shí)都相當(dāng)薄弱，在檔案收集、利用等方面未能對(duì)檔案管理人員給予理解和支持，這樣直接導(dǎo)致檔案信息的真實(shí)性和完整性不夠，影響后續(xù)檔案的利用效果。

3.3 管理不夠?qū)I(yè)

實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，首先要求檔案管理人員素質(zhì)的現(xiàn)代化，要有較高的層次和計(jì)算機(jī)操作水平。從目前看，大多數(shù)檔案管理人員在年齡、知識(shí)水平和工作技能還停留在傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)上，甚至還是兼職檔案管理工作人員。檔案管理人員素能素養(yǎng)偏低，很大程度上影響了檔案工作的開展，也嚴(yán)重制約著檔案管理數(shù)字化的發(fā)展。

4 應(yīng)對(duì)數(shù)字化檔案建設(shè)問(wèn)題的對(duì)策

4.1 健全檔案管理制度

想要扎實(shí)開展好數(shù)字化檔案管理工作，就要緊跟信息化時(shí)代的步伐，并結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作實(shí)際，從檔案的收集、整理、歸檔、錄入等方面，按照“分級(jí)管理，集中統(tǒng)一”的原則，建立一套健全的檔案管理制度。在檔案的使用調(diào)閱過(guò)程中，也要嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，防止資料的失真、失實(shí)以及檔案的泄密。

4.2 更新軟硬件建設(shè)

數(shù)字化檔案建設(shè)，是當(dāng)前檔案工作的新形勢(shì)，新要求。在檔案管理工作中，要積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視，及時(shí)更新先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，保證檔案信息資源的共享和共建，將傳統(tǒng)檔案與數(shù)字化檔案相結(jié)合印證，提高檔案信息的利用率和準(zhǔn)確率。與此同時(shí)，要做好數(shù)字化檔案工作的普及和引領(lǐng)工作，為數(shù)字化檔案管理做好保障。

4.3 強(qiáng)化人員素質(zhì)

“創(chuàng)新，是一個(gè)民族不斷進(jìn)步的靈魂，是國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力，是一個(gè)政黨永葆生機(jī)的源泉”。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要在檔案數(shù)字化工作中擁有良好的創(chuàng)新能力，關(guān)鍵在于“人”，即高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。而人才隊(duì)伍的素質(zhì)主要在于新知識(shí)和新技能的更新提高，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的觀念，及時(shí)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)化的培訓(xùn)，加快機(jī)關(guān)檔案管理工作的數(shù)字化進(jìn)程，將檔案數(shù)字化管理提上一個(gè)新臺(tái)階。

5 結(jié)語(yǔ)

檔案管理數(shù)字化建設(shè)，是新時(shí)期、新時(shí)代對(duì)檔案管理工作的新要求和新舉措。檔案信息作為一種原生信息資源，在社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程中，是一個(gè)極為重要的見證。面對(duì)新的形勢(shì)，領(lǐng)導(dǎo)和個(gè)人須提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，檔案管理人員要抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，與時(shí)俱進(jìn)汲取新技術(shù)、提升新技能，依靠嚴(yán)密安全的檔案管理制度，服務(wù)于檔案管理工作，讓檔案工作更好地為社會(huì)主義精神文明服務(wù)，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 孫梅霞.檔案數(shù)字化是檔案管理的未來(lái)趨勢(shì)[J].新校園·上旬刊，2014（06）.

[2] 郭婉強(qiáng).淺談檔案數(shù)字化建設(shè)的作用和意義[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（03）.

[3] 劉曉霞.檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)[J].商情2017（04）

[4] 毛羽豐、毛寧.論檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)與不足[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（02）.

[5] 王丹.檔案數(shù)字化工作中遇到的問(wèn)題與對(duì)策分析[J].企業(yè)文化（中旬刊），2017（07）.