內(nèi)部控制在軟件開發(fā)項目管理中的運用

孔德威

摘要：隨著計算機走進人們的生活并在各行各業(yè)得到廣泛使用，軟件開發(fā)工作就獲得了充分的發(fā)展機會，國內(nèi)也成長起來了一大批成熟的軟件開發(fā)企業(yè)，為各類辦公、人們的日常生活開發(fā)出各種所需軟件。因此，需要結(jié)合軟件開發(fā)項目管理需求，把內(nèi)部控制管理理念運用其中，通過加強對內(nèi)部控制體系的探究，實現(xiàn)對軟件工程項目管理方式的規(guī)范。加強對軟件工程項目執(zhí)行情況的監(jiān)管，保證項目的開發(fā)進度以及達到設(shè)計的目標要求，促進軟件工程項目管理水平的全面提升。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制;項目管理;運用

近年來，隨著我國互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的穩(wěn)定發(fā)展，給軟件行業(yè)發(fā)展提供了良好的前景，在當前時代快速發(fā)展的情況下，國內(nèi)的軟件企業(yè)有能力開發(fā)各種大型項目，有的項目甚至需要幾年完成。鑒于軟件開發(fā)項目這種特殊化的項目管理主體，特別是對大中型項目采用傳統(tǒng)的管理方式是遠遠不夠的。在實際工作中，如果能把內(nèi)部控制理念運用到軟件開發(fā)項目管理工作中，通過內(nèi)部控制的方式，及時發(fā)現(xiàn)項目開發(fā)過程中出現(xiàn)的問題，發(fā)現(xiàn)問題后通過對問題的分析找出應(yīng)對措施，從而規(guī)避軟件開發(fā)項目開發(fā)失敗的風險。

一、軟件開發(fā)的項目管理概述

從項目管理角度來說，其主要指項目管理工作人員在有限資源的環(huán)境下，通過采用現(xiàn)代化管理方式和理念，對項目中包含的各項內(nèi)容進行跟蹤管理。也就是從項目設(shè)計環(huán)節(jié)入手，到項目結(jié)束整個過程進行統(tǒng)一規(guī)劃、協(xié)調(diào)、引導和管理，以此保證項目目標的順利落實。

從軟件行業(yè)來說，在落實項目管理工作時，涉及的內(nèi)容主要以項目開發(fā)過程控制管理為主。軟件工程項目是開發(fā)人員根據(jù)客戶委托或企業(yè)為了獲得新產(chǎn)品進行的開發(fā)活動。軟件工程管理主要指對軟件工程開發(fā)需求論證環(huán)節(jié)、軟件開發(fā)環(huán)節(jié)以及軟件支持環(huán)節(jié)等各項活動進行管理，保證給用戶按時提供接受的委托工作，使用戶構(gòu)建高質(zhì)量、高效率的軟件工程項目。軟件開發(fā)內(nèi)部控制是對軟件開發(fā)過程的各個環(huán)節(jié)做出風險評估，針對有可能出現(xiàn)的風險進行的防范;并在項目開發(fā)過程中通過測試分析等措施及時發(fā)現(xiàn)風險，并有效的將風險解決在萌芽狀態(tài)，是企業(yè)的內(nèi)部風險控制。也是在現(xiàn)代市場經(jīng)濟環(huán)境中，通過接受專業(yè)的控制建議，建立自我糾錯的系統(tǒng)，通過系統(tǒng)的改善工作，將軟件開發(fā)過程中的風險變成可管理的、可操縱的機會。

二、軟件開發(fā)環(huán)節(jié)的風險識別

（一）項目設(shè)計階段未經(jīng)科學論證或論證不充分

在當前的市場經(jīng)濟環(huán)境下，隨著全球貿(mào)易以及電子信息技術(shù)的發(fā)展，以及產(chǎn)業(yè)升級、軟件國產(chǎn)化的政策引導，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)來臨，這些因素都給軟件行業(yè)提供了更多發(fā)展機遇。軟件企業(yè)在接受客戶委托時，一般情況下是業(yè)務(wù)人員尋找客戶、客戶提出需求、雙方多次商榷、達成委托事項簽訂委托協(xié)議，然后開發(fā)人員根據(jù)委托內(nèi)容進行開發(fā)。但在這一過程中開發(fā)人員未參與到委托事項的論證過程中，因客戶對提出的需求不明確，加上業(yè)務(wù)人員或售前工程師對軟件開發(fā)知識的欠缺，導致沒有從科學角度設(shè)計委托項目，造成開發(fā)人員邊開發(fā)、客戶邊提需求、開發(fā)多次修改。最終導致軟件的創(chuàng)新不足或加大產(chǎn)品成本、或造成無法按期交付產(chǎn)品的情況發(fā)生，情節(jié)嚴重導致項目停止。

（二）軟件開發(fā)人員配備不合理

軟件開發(fā)行業(yè)是勞動密集型企業(yè)、技術(shù)密集型企業(yè)。對工程師的技術(shù)要求較高，又是靠工程師手工完成的工作，沒有辦法通過智能化設(shè)備代替。項目組主要由實施工程師、需求分析師、概要設(shè)計師、詳細設(shè)計師、前端開發(fā)工程師、后端開發(fā)工程師、測試工程師、部署工程師等人員組成，要根據(jù)開發(fā)項目的難易程度，配備能力匹配工程師參與開發(fā)。如果配備的工程師技能過高，可能造成資源浪費，成本提高;如果專業(yè)技能不能勝任項目開發(fā)，無法保證項目的質(zhì)量和按期交付，導致成本提高或項目失敗。

（三）開發(fā)過程管理不完善

項目經(jīng)理是項目開發(fā)管理的責任人，軟件開發(fā)中人力資源的投入成本是軟件行業(yè)成本的主要組成部分。一方面反映了開發(fā)工程師經(jīng)濟利益，另一方面是企業(yè)經(jīng)營成果和核心競爭能力的表現(xiàn)。所以，開發(fā)過程中人力資源管理是項目管理的重要內(nèi)容。

項目經(jīng)理需要根據(jù)項目實施計劃提前與各類別工程師協(xié)調(diào)好參與項目時間。如有項目變更，需及時調(diào)整實施計劃，并通知項目組成員，方便工程師做好工作時間的調(diào)整。同時項目經(jīng)理需要根據(jù)實施計劃，保證各工程師在規(guī)定時間內(nèi)按照設(shè)計的目標保質(zhì)保量的完成工作。避免因項目進度等原因造成工程師進場后不能正常開展工作，造成成本上升的風險。

三、內(nèi)部控制在軟件開發(fā)項目管理中的應(yīng)用

（一）項目設(shè)計階段的內(nèi)部控制

通常情況下，軟件開發(fā)項目設(shè)計環(huán)節(jié)主要有兩部分組成，一個是概要設(shè)計，另一個是詳細設(shè)計。其中，概要設(shè)計也就是把軟件需求轉(zhuǎn)變成軟件系統(tǒng)框架以及數(shù)據(jù)框架，通常涉及了系統(tǒng)框架設(shè)計以及數(shù)據(jù)框架設(shè)計亮點。系統(tǒng)框架設(shè)計往往包含軟件系統(tǒng)中各項成分之間的關(guān)系，而數(shù)據(jù)框架設(shè)計更注重數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)含義，該項環(huán)節(jié)主要強調(diào)宏觀設(shè)計以及框架設(shè)計。項目設(shè)計階段內(nèi)部控制方面涉及的內(nèi)容主要有四個方面，第一，加強對軟件開發(fā)部門提供的軟件框架設(shè)計方案進行核查，并監(jiān)管設(shè)計執(zhí)行情況。第二，結(jié)合實際情況，由軟件開發(fā)部門提供的軟件框架設(shè)計執(zhí)行方案。第三，由監(jiān)管軟件開發(fā)部門對規(guī)劃方案執(zhí)行情況進行核查，并根據(jù)核查結(jié)果落實對應(yīng)的設(shè)計工作。第四，檢查軟件開發(fā)部門提供的軟件框架設(shè)計檔案。

同時，安排專業(yè)人員采用考核、評估和分析等方式對軟件框架設(shè)計情況進行明確，同時保證軟件框架審計和需求內(nèi)外統(tǒng)一。確保采用的軟件設(shè)計方案和標準具備合理性，提升設(shè)計方案的執(zhí)行性和可行性[4]。

軟件開發(fā)企業(yè)在進行項目設(shè)計時由于缺乏可行性研究或者可行性研究流于形式、決策不當、盲目上馬。并且因為設(shè)計環(huán)節(jié)缺乏科學的內(nèi)部控制，無法合理保證項目開發(fā)成功，引發(fā)難以實現(xiàn)預(yù)期效益或項目失敗的風險。因此，在進行項目設(shè)計時，應(yīng)該注重設(shè)計內(nèi)容，從實現(xiàn)軟件設(shè)計目標和考慮軟件的應(yīng)用硬件環(huán)境兩個方面入手進行設(shè)計工作的開展。為了避免上述問題產(chǎn)生，首先結(jié)合軟件開發(fā)設(shè)計需求，做好相關(guān)人員崗位培訓工作，使設(shè)計人員具備與崗位匹配的專業(yè)知識和勝任能力。并且，企業(yè)可以設(shè)置組織獨立于項目之外的專業(yè)人員或機構(gòu)進行評估論證并出具評估意見。其次，加強需求分析，需求分析作為軟件工程的核心主要劃分為兩項內(nèi)容，一個是非技術(shù)要求，另一個是技術(shù)要求。需求分析應(yīng)該確保軟件產(chǎn)品可以更好的迎合項目實際需求。在需求分析環(huán)節(jié)中，需要對客戶的自身要求加以明確和核查?？蛻粼谔峁┸浖枨蠓治鰣?zhí)行規(guī)劃方案時，需要客戶的軟件使用部門給予對應(yīng)的配合。并且，客戶應(yīng)該根據(jù)規(guī)劃要求落實對應(yīng)的軟件需求分析工作，客戶在提供軟件需求方案的過程中，要求對需求檔案功能、型號、安全等級、相關(guān)數(shù)據(jù)等內(nèi)容進行核查和明確。其次，編碼階段，在進行軟件開發(fā)應(yīng)用時可以采用流程管理的方式，實現(xiàn)對軟件開發(fā)環(huán)節(jié)中各項資源投放情況進行監(jiān)管和把控，以此讓應(yīng)用軟件開發(fā)可以更好的滿足實際需求。

（二）項目開發(fā)階段的內(nèi)部控制

項目開發(fā)階段是項目進行投入的主要階段，需投入大量的人力資源完成系統(tǒng)的整體開發(fā)與功能、性能、安全測試，并進行系統(tǒng)部署匯報演示。本階段的成本在整個項目成本中占比較高，是內(nèi)部控制的重點和難點，企業(yè)可以成立項目管理辦公室，負責在項目整個開發(fā)過程中對項目進行定期檢查和不定期對項目開發(fā)過程進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)風險，并做出應(yīng)對措施，內(nèi)部控制可以貫穿在下列的開發(fā)過程中。

1.項目經(jīng)理需提前將確認后的《需求規(guī)格說明書》發(fā)送給開發(fā)經(jīng)理，開發(fā)經(jīng)理研讀《需求規(guī)格說明書》后形成問題清單，并由項目經(jīng)理召開需求分析會，安排時間對《需求規(guī)格說明書》詳細導讀和問題答疑。開發(fā)經(jīng)理及小組成員必須參與，會后形成《需求分析會會議紀要》。并對項目信息中的版本、難度、亮點三項內(nèi)容進行補充修訂。

2.開發(fā)經(jīng)理對已經(jīng)明確的需求進行開發(fā)設(shè)計，向“技術(shù)評審委員會”提出進行設(shè)計評審，會后形成《設(shè)計評審會會議紀要》。

3.需求導讀后由項目經(jīng)理和開發(fā)經(jīng)理共同制定詳細的《項目開發(fā)計劃》以及確定的預(yù)估開發(fā)工作量，為以后需求變更時作為基準參考。

4.開發(fā)經(jīng)理根據(jù)《項目開發(fā)計劃》安排開發(fā)人員和集中配置組對系統(tǒng)進行配置和開發(fā)工作。根據(jù)模塊的難易程度分配開發(fā)工作。

5.項目經(jīng)理組織對開發(fā)組交付的系統(tǒng)進行功能、性能、安全、集成測試，并形成相應(yīng)的測試報告。所有的bug（指電腦系統(tǒng)或程序的缺陷問題）項目經(jīng)理負責登記，如需進行變更，填寫《需求變更單》需客戶確認。對在這個環(huán)節(jié)提交的bug需進行統(tǒng)計并計入項目績效評價中，具體解決方案由開發(fā)經(jīng)理及相關(guān)開發(fā)配置人員負責。

6.項目經(jīng)理對已經(jīng)開發(fā)完成的系統(tǒng)為客戶提供階段性成果匯報，匯報期間客戶提出的相關(guān)問題進行記錄和匯總，如超出合同部分交由業(yè)務(wù)部門進行商務(wù)洽談。

7.系統(tǒng)功能整體滿足客戶需求后，由項目經(jīng)理組織進行系統(tǒng)交付初驗。項目經(jīng)理提交初驗報告及其他初驗材料，包括但不限于概要設(shè)計、詳細設(shè)計、數(shù)據(jù)庫設(shè)計、測試用例、測試報告等，其中部分技術(shù)文檔由產(chǎn)品中心協(xié)助準備。《初驗報告》需客戶確認蓋章或簽字。

8.需歸檔的交付物：需求分析會議紀要、項目開發(fā)計劃、概要設(shè)計、詳細設(shè)計、數(shù)據(jù)庫設(shè)計、測試用例、測試報告、初驗報告、需求變更單、合同變更補充協(xié)議、產(chǎn)品/貨物簽收、初驗材料。

（三）項目驗收階段的內(nèi)部控制

首先，運行階段。在系統(tǒng)試運行環(huán)節(jié)中，內(nèi)部控制涉及的內(nèi)容包含對試運行規(guī)劃方案進行核查，設(shè)定試運行環(huán)節(jié)中業(yè)務(wù)周期、執(zhí)行范疇、組織框架以及應(yīng)急處理對策等;核查軟件開發(fā)部門對用戶培訓內(nèi)容、規(guī)模、對系統(tǒng)管理人員以及操作人員進行專業(yè)培訓;考察試運行規(guī)劃執(zhí)行狀況;監(jiān)管軟件開發(fā)部門試運行記錄數(shù)據(jù)，在此環(huán)節(jié)中一旦發(fā)生問題，應(yīng)該第一時間進行核查和分析，并做好對應(yīng)的記錄工作，及時進行處理。其次，系統(tǒng)驗收移交階段。系統(tǒng)驗收移交作為項目是否可以順利落實建設(shè)目標的檢測標準，同時也是最終的檢測結(jié)果。在此環(huán)節(jié)中，內(nèi)部控制涉及的內(nèi)容主要有：第一，考核竣工環(huán)節(jié)中各項數(shù)據(jù)的真實性和完善性，確保和項目實際狀況吻合。第二，結(jié)合核查結(jié)果，對項目數(shù)量、質(zhì)量等內(nèi)容進行核實，同時給后續(xù)工程款項支付提供憑證。第三，核查軟件開放項目各項資料，引導建設(shè)部門和開發(fā)部門交接對應(yīng)的項目數(shù)據(jù)。第四，輔助用戶對項目數(shù)據(jù)檔案、源代碼、產(chǎn)權(quán)說明文件、變更數(shù)據(jù)等內(nèi)容進行核查，同時考核移交內(nèi)容的合理性。具體過程如下：

1.運行階段：主要任務(wù)是完成項目試運行前期準備和培訓工作，以及試運行期間的系統(tǒng)日常保障工作。此項工作主要由項目經(jīng)理、實施工程師、運維工程師完成。

（1）由項目經(jīng)理編制《培訓計劃》，并組織項目組成員編寫《培訓文檔》（用戶權(quán)限設(shè)置、《用戶操作手冊》和操作視頻必須準備好），并組織試運行前的用戶集中培訓（進行培訓簽到）。培訓包括針對普通人員、部門領(lǐng)導和單位領(lǐng)導。

（2）項目經(jīng)理在試運行前和客戶確認試運行時間周期和《試運行計劃》方案，《試運行計劃》方案中必須包括試運行的試用人員清單、業(yè)務(wù)用例、操作指標、每日的操作安排。

（3）試運行分為兩個階段：第一階段邀請有代表性的最終客戶或業(yè)務(wù)骨干小范圍試運行，第二階段全員培訓試運行。

（4）試運行期間項目經(jīng)理和運維人員督促參與試運行人員使用系統(tǒng)，完成試運行方案中規(guī)定的操作內(nèi)容，并每周提交《試運行周報》給客戶。

（5）試運行期間系統(tǒng)出現(xiàn)的bug及需求變更錄入進行記錄，其中《需求變更單》需客戶確認，所有問題由項目經(jīng)理帶領(lǐng)現(xiàn)場實施/運維人員跟進解決，同時開發(fā)團隊保證bug不過夜。

（6）試運行期間由項目經(jīng)理負責記錄收集系統(tǒng)使用情況，并提交公司需求評審和工作量評估。若產(chǎn)生非合同內(nèi)需求變更或合同內(nèi)需求變更累計超過評估總項目工作量需提交業(yè)務(wù)部門，收到經(jīng)公司簽批的《需求變更單》且經(jīng)客戶簽字確認后方可繼續(xù)實施。

（7）完成試運行后，根據(jù)試運行期間提出的問題和需求整理成《試運行報告》提交客戶確認。針對需求部分核對合同后，提請業(yè)務(wù)部門確認是否需要由商務(wù)進行洽談，并由客戶在需求變更單上簽字。

（8）本階段需形成需求變更單、培訓計劃、培訓文檔（操作手冊）、試運行計劃、試運行周報、試運行報告、系統(tǒng)應(yīng)急方案書面資料并歸檔。

2.交付驗收階段的主要任務(wù)是組織召開項目終驗驗收會，提前準備驗收材料，并邀請相關(guān)領(lǐng)導參加。此項工作主要由項目經(jīng)理、實施工程師、業(yè)務(wù)人員完成。

（1）如合同涉及第三方測評，項目驗收前1個月必須啟動第三方測評，項目經(jīng)理根據(jù)測評要求準備相關(guān)文檔，其中概要設(shè)計、詳細設(shè)計、數(shù)據(jù)庫設(shè)計等開發(fā)文檔由產(chǎn)品中心協(xié)助準備。項目經(jīng)理安排與第三方測評機構(gòu)進行現(xiàn)場測評，并由第三方測評公司出具對應(yīng)的《測評報告》。

（2）項目上線試運行完成后，項目組根據(jù)情況申請驗收，由項目經(jīng)理提交《項目驗收單》給客戶簽字蓋章確認（非自然人客戶確認驗收必須以蓋章為準），驗收中必須注明“XXX項目完成驗收”，或能夠表達確認驗收字樣的文字;如客戶方組織由專家進行驗收，以最終《專家驗收意見》單為準（需有專家簽字的原件）。