馮金韻

【摘 要】筆者于2014年加入此房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)工作，剛?cè)肼毐銚?dān)任現(xiàn)場資料員職務(wù)，于2014年6月參與到位于浦東的辦公樓及住宅建設(shè)項(xiàng)目中，此次是我初次接觸基建檔案，當(dāng)時(shí)該項(xiàng)目辦公樓建設(shè)已經(jīng)開始進(jìn)行，在中途接手該工程的檔案資料后，我不斷地探索、努力地前行，以便盡快獨(dú)立從事這個(gè)新的崗位工作。我本著“寧可多放，不可缺一”的初心，從零開始、耐心學(xué)習(xí)、仔細(xì)工作。

【關(guān)鍵詞】初心；竣工圖

由于此項(xiàng)目為公司重點(diǎn)項(xiàng)目，且辦公樓和住宅一期先后開工，因此需要共同管理兩個(gè)項(xiàng)目的檔案資料，對于新手來任務(wù)更加艱巨。雖然工作壓力較大，但是在接手工作初，我按照原本資料員的要求把該項(xiàng)目先前的檔案資料進(jìn)行核對，做到不懂就問，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，努力克服自己對該工作的生疏。

在初項(xiàng)目的進(jìn)行過程中，我發(fā)現(xiàn)自己存在許多問題與不足，因此為了對資料員工作更加了解，便報(bào)讀了資料員和檔案管理員的培訓(xùn)班，通過培訓(xùn)掌握理論知識(shí)，結(jié)合工作實(shí)際，驅(qū)使我更快的了解基建檔案管理。

根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度，本人于2017年中旬開啟了辦公樓項(xiàng)目竣工檔案的資料整理工作。期間本人多次請教原先項(xiàng)目資料員，以及第三方檔案公司的老師，此外還邀請第三方的老師進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)，最終達(dá)成共識(shí)。之后本人將建設(shè)方資料進(jìn)行全面的梳理，按照《浦東建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案編報(bào)實(shí)務(wù)新編》要求，編制兩份移交清單，根據(jù)編制完成的清單內(nèi)容，先整理檔案館一份資料，再將其余資料都?xì)w在建設(shè)方的一套資料中，力求做到越詳細(xì)越好。

由于竣工資料的重頭戲在于總分包資料ABCD四冊，因此作為一名甲方的資料員，如何管理、監(jiān)督、檢查施工單位施工資料的編制亦是尤為重要的。本人每星期組織檔案交底會(huì)，要求專業(yè)老師每星期進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)，但是效果并不明顯，資料進(jìn)度緩慢，在與第三方檔案公司老師溝通后，請現(xiàn)場指導(dǎo)老師幫忙把每個(gè)專業(yè)存在的問題都一一羅列清楚，以工作聯(lián)系單形式發(fā)文，請總分包單位盡快整改竣工檔案，群策群力。在工作結(jié)束后，本人對第一次做竣工資料時(shí)遇到的幾點(diǎn)困難做了如下總結(jié)：

（一）建設(shè)方資料原件歸屬問題：

首先與公司檔案室管理員溝通，公司本部希望一次性將資料歸檔，盡量避免以后拆卷調(diào)換資料，一方面資料容易搞錯(cuò)，兩一方面增加了工作量。但是由于竣工資料歸檔后，還需辦理項(xiàng)目后續(xù)手續(xù)，所以辦理配套手續(xù)的工程師希望部分重要資料都能以復(fù)印件形式歸檔，如此有利于辦證的進(jìn)度。在經(jīng)過協(xié)商后，除建設(shè)規(guī)劃許可證、房產(chǎn)證、施工許可證、審圖合格證外，將其余原件先歸檔。但是歸檔后很多還是需要原件符合（地名批準(zhǔn)書、項(xiàng)目備案意見、門牌號(hào)弄的通知等等），一次次跑浦東檔案館，浪費(fèi)了不少時(shí)間。

（二）樁基資料滯后嚴(yán)重，人員流動(dòng)較快

樁基及圍護(hù)的竣工資料，因?yàn)殚g隔時(shí)間長，原本的資料員早已經(jīng)辭職，而這部分資料又缺失嚴(yán)重，當(dāng)時(shí)辭職時(shí)也都未作移交工作；竣工圖繪制緩慢，每次交底會(huì)又經(jīng)常缺席，最終交過來的竣工圖繪制方法和竣工章的落款單位都不對。最終與施工方現(xiàn)場項(xiàng)目經(jīng)理溝通，由現(xiàn)有總包資料員加班重新繪制，最終在最后時(shí)刻完成繪制。

（三）監(jiān)理月報(bào)、施工周報(bào)原件存在缺失、數(shù)量不足

經(jīng)過整理監(jiān)理月報(bào)、施工周報(bào)后發(fā)現(xiàn)存在缺失和原件份數(shù)不足的現(xiàn)象，因?yàn)楣居小拔灞任鍎?chuàng)”評(píng)比活動(dòng)，所以本人將收集所有的監(jiān)理月報(bào)、施工周報(bào)，決不允許缺號(hào)跳號(hào)現(xiàn)象，并做好定期核查工作。通過匯報(bào)公司，同意本人將整理好的監(jiān)理月報(bào)、施工周報(bào)提供給施工單位和監(jiān)理，供其做竣工資料使用。

（四）施工單位開竣工時(shí)間與合同、驗(yàn)收報(bào)告時(shí)間存在差異

在施工資料都將完成時(shí)，發(fā)現(xiàn)空調(diào)系統(tǒng)竣工時(shí)間與驗(yàn)收報(bào)告時(shí)間對不上，精裝修工程的開工時(shí)間與合同對不上。如此導(dǎo)致很多資料都需要重新制作，打印修改雖然耗時(shí)較少，但是蓋章和簽字花費(fèi)精力較多。在協(xié)商過后，施工方加派一名資料員，專職負(fù)責(zé)蓋章和簽字事宜，加快資料流轉(zhuǎn)速度。

（五）竣工圖繪制方法有誤，設(shè)計(jì)變更對照表缺項(xiàng)、重復(fù)內(nèi)容反復(fù)整改

施工方拿到施工圖根據(jù)設(shè)計(jì)技術(shù)核定單、圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更通知單則直接繪制竣工圖，屢次出現(xiàn)漏項(xiàng)，有些仍重復(fù)地畫在竣工圖上，設(shè)計(jì)變更對照表內(nèi)的圖號(hào)對不上，這問題也是最后竣工資料進(jìn)度緩慢一大重要原因。

最終于2018年1月底完成了辦公樓項(xiàng)目的基建資料報(bào)送，雖然項(xiàng)目初期由于缺乏經(jīng)驗(yàn)出了些許差錯(cuò)，但在本人不斷地努力改正下，通過預(yù)先啟動(dòng)、及時(shí)更正、定時(shí)檢查等措施，最終還是在節(jié)點(diǎn)內(nèi)保質(zhì)保量地完成了辦公樓和住宅一期的檔案驗(yàn)收工作。

通過以上項(xiàng)目的工作參與，本人逐漸了解到衡量一個(gè)工程的好壞，除了通過工程實(shí)體反映，其中資料也是一個(gè)極其重要的環(huán)節(jié)。由于工程中材料使用的優(yōu)劣性、交接工序?qū)σ蟮姆闲?、工程施工時(shí)能否按圖等都可以通過資料體現(xiàn)，因此在工程項(xiàng)目中資料員一職有著不容小視的用處，不僅需要嚴(yán)格把控這道關(guān)，而且更要認(rèn)真地做好收集、核查、整理資料的工作，在不斷地感悟、思考過后，驅(qū)使我更加肯定對于工程項(xiàng)目來說基建資料的管理是十分重要的，同時(shí)，通過不斷的反思，總結(jié)出以下經(jīng)驗(yàn)：

（一）建成完善的檔案監(jiān)管制度，實(shí)現(xiàn)借閱有序

1.建成完善的竣工檔案監(jiān)管制度是做好、做優(yōu)工程項(xiàng)目檔案管理的基礎(chǔ)。為了保證檔案資料內(nèi)容的完整性與格式的統(tǒng)一性，在整理、收集新資料的同時(shí)，本人也會(huì)定期檢查已經(jīng)整理審核完畢的檔案材料。首先從平時(shí)收集資料做起，為了管理更便捷、更有條理，本人將檔案資料依照項(xiàng)目分開，再根據(jù)《浦東建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案編報(bào)實(shí)務(wù)新編》要求，將歸檔文件進(jìn)行收集、整理，并建立“收發(fā)文登記表”，對歸檔文件進(jìn)行一表式管理，全面反映文件的收文日期、收文名稱、文號(hào)、落款日期及合同的簽訂日期、簽訂單位、付款方式、付款明細(xì)、所有文件存放位置及文件去向。

2.對歸檔范圍內(nèi)的文件，首先掃描電子檔、登記入臺(tái)賬、再按要求分類分盒歸檔，檔案盒上注明編號(hào)及盒內(nèi)文件類別，與收發(fā)文記錄臺(tái)賬一一對應(yīng)，再建立臨時(shí)文件管理，確保整個(gè)工程文件的完整性。對所有電子文檔進(jìn)行重點(diǎn)備案，避免出現(xiàn)因計(jì)算機(jī)問題造成重要文檔丟失。

3.所有的歸檔資料的借閱必須經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)同意，并辦理相關(guān)登記手續(xù)。應(yīng)在《檔案借閱登記本》上注明借閱日期、文件名稱、編號(hào)、原（復(fù)?。┘?，請借閱人簽名，并備注歸還時(shí)間。

4.及時(shí)處理工程往來的報(bào)告、函件，并按工程項(xiàng)目與類別進(jìn)行整理歸檔、列清目錄，按照其分類復(fù)印發(fā)放于項(xiàng)目經(jīng)理及對應(yīng)的各工程師。

（二）竣工檔案加強(qiáng)后續(xù)指導(dǎo)管理

1.為了更加有序的整理工程建設(shè)各個(gè)階段的相關(guān)檔案資料，確保歸入檔案的圖紙與資料做到完整、規(guī)范、精確。因此建設(shè)單位于工程開設(shè)前便要組織總分包、監(jiān)理召開檔案交底會(huì)議，明確檔案管理要求：

1）所有發(fā)出的聯(lián)系單、監(jiān)理通知單通知單、技術(shù)核定單、會(huì)議紀(jì)要等等過程中的文件都要求原件存檔。

2）根據(jù)《浦東建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案編報(bào)實(shí)務(wù)新編》要求，在施工過程中根據(jù)工程節(jié)點(diǎn)整理竣工資料，與實(shí)際情況相結(jié)合，并將在此基礎(chǔ)上制成相對應(yīng)的檔案管理規(guī)定。

2.竣工檔案則需要施工過程中資料的積累，所以本人認(rèn)為竣工資料最好要根據(jù)工程進(jìn)度節(jié)點(diǎn)來制作完成。但是檔案資料滯后于項(xiàng)目進(jìn)度的問題廣泛存在，特別是樁基圍護(hù)方面的資料。所以本人定期組織檔案交底會(huì)會(huì)議，定期請第三方檔案公司到項(xiàng)目對竣工檔案作一對一指導(dǎo)，洞悉竣工檔案的最新要求。并且要求總包當(dāng)樁基及圍護(hù)工程結(jié)束后，馬上啟動(dòng)該專業(yè)的竣工檔案。完成后有總包方簽收，密封保存。

3.本人建議在工程項(xiàng)目開始前便建立相關(guān)資料員的微信群組，有助于及時(shí)更新簽署合同時(shí)間、總分包的開工竣工時(shí)間以及一些分包專業(yè)的完成驗(yàn)收報(bào)告時(shí)間，如此不僅能夠順利對接、降低因時(shí)間不明晰而造成的失誤，并且能夠節(jié)省許多時(shí)間。

4.經(jīng)過兩個(gè)工程竣工檔案送檔成功后，本人提議當(dāng)項(xiàng)目竣工檔案送檔后，需及時(shí)地和該工程項(xiàng)目對應(yīng)的工程師進(jìn)行溝通交流，并提前前往檔案局，將工程師提及的原件一次性全部打印好，以備不時(shí)之需。

（三）竣工圖乃整個(gè)工程的真實(shí)寫照

關(guān)竣工圖的定義主要有兩個(gè)，其一是1982年由當(dāng)時(shí)的國家建委頒發(fā)的[建發(fā)施字50號(hào)]《關(guān)于編制基本建設(shè)工程竣工圖的幾項(xiàng)暫行規(guī)定》中提出的“基本建設(shè)竣工圖是真實(shí)地記錄各種地下地上建筑物、構(gòu)筑物的技術(shù)文件，是對工程進(jìn)行交工驗(yàn)收、維護(hù)、改建、擴(kuò)建的依據(jù)，是國家的重要技術(shù)檔案”。其二是GB/T 50328—2001《建設(shè)工程文件整理規(guī)范》中提出的“竣工圖是工程竣工驗(yàn)收后，真實(shí)反映建設(shè)工程項(xiàng)目施工結(jié)果的圖樣”。

總體來說，竣工圖編制是整個(gè)項(xiàng)目竣工資料的核心?？⒐D乃是整個(gè)工程的真實(shí)寫照，是項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，以及項(xiàng)目今后進(jìn)行維修、改擴(kuò)建等的重要依據(jù)，也是施工單位完成工程項(xiàng)目施工任務(wù)后必須提交檔案館保管的重要技術(shù)文件之一。所以真實(shí)性是竣工圖的編制的基本原則。

1.竣工圖編制首先必須要確認(rèn)圖紙無重大的設(shè)計(jì)變更，每張圖紙修改范圍不超過30%，否則必須重新出圖審圖。

2.在竣工圖編制初期，必須要確認(rèn)圖紙紙張是符合檔案館要求，圖紙都加蓋審圖章。要求總分包先把所有的圖紙會(huì)審、技術(shù)核定單及設(shè)計(jì)變更通知單這三大類的設(shè)計(jì)變更依據(jù)性文件做整理，之后匯總做好設(shè)計(jì)變更、依據(jù)性對照表，之后再根據(jù)此對照表開始繪制竣工圖，先用鉛筆繪制一套竣工圖，繪制的同時(shí)把圖號(hào)一一對應(yīng)的寫在對照表后面，這樣避免重復(fù)和遺漏，事半功倍。帶一套完整的竣工圖繪制完成后，請專業(yè)的老師核對，再繪制剩余的5套，最后確認(rèn)后加蓋竣工章、簽字。

最后，我要感謝朝夕相處的同事們，每當(dāng)我工作中遭遇瓶頸時(shí)，是他們用經(jīng)驗(yàn)和智慧給我分析問題，給我提供可行性建議。《華嚴(yán)經(jīng)》里說：“不忘初心，方得始終?！痹瓉恚跣?，就是在人生的起點(diǎn)所許下的夢想，是一生渴望抵達(dá)的目標(biāo)。初心給了我們一種積極進(jìn)取的狀態(tài)。初心也給了我們成長的內(nèi)在力量。84歲時(shí)，星云大師說：“我出家做和尚，是自愿的。人生經(jīng)歷這么多挫折，始終不忘記，最初為什么要出家。生活很辛苦，只要你不忘記最初為什么開始，就心甘情愿。不忘初心，就是力量?！彼晕椅冶局皩幙啥喾?，不可缺一”的初心，砥礪前行。

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