周海帆

辦公室是企業(yè)或者事業(yè)單位的一個(gè)重要部門，它處在一個(gè)特殊的位置，起著其他部門所不能代替的作用。（辦公室處的是樞紐的位置，其不僅擔(dān)負(fù)著協(xié)調(diào)左右、承上啟下的作用，也起著推動(dòng)和促進(jìn)其它職能部門正常開展工作的作用。）辦公室就好比是企業(yè)或者事業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)的發(fā)動(dòng)機(jī)，在辦公室工作中如果有一項(xiàng)工作出現(xiàn)問題，就會(huì)直接影響企業(yè)或者事業(yè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。而文書工作作為辦公室工作的一個(gè)重要組成部分，其工作質(zhì)量的高低，將會(huì)直接影響辦公室的工作質(zhì)量，進(jìn)而影響企業(yè)或者事業(yè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，如何做好文書工作，提高文書工作的質(zhì)量的同時(shí)，提高辦公室工作質(zhì)量，保證企業(yè)或者事業(yè)單位能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)，是每一位文書工作人員需要思考的問題。下文對(duì)文書工作進(jìn)行了詳細(xì)的概述，并提出如何做好文書工作的一系列方法。

一、對(duì)文書工作的詳細(xì)概述

文書，英文document，現(xiàn)多指契約、書信、公文等。其是機(jī)關(guān)單位、事業(yè)單位、企業(yè)、團(tuán)體、個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中，為了某種需要，而按照一定的處理程序與特定的體式（體式指的是體裁格式以及字體式樣。）制作出來的書面文字材料。而文書工作的主要對(duì)象是公文，其是圍繞公文的擬制、處理、傳遞以及管理等一系列工作的總稱。

文書工作的運(yùn)轉(zhuǎn)過程可分為兩大類，即發(fā)文與收文。發(fā)文指的是由機(jī)關(guān)單位、事業(yè)單位或者企業(yè)發(fā)布的內(nèi)部文件，其只適用機(jī)關(guān)單位、事業(yè)單位或者企業(yè)內(nèi)部人員。發(fā)文的流程一般為：授意—草擬—核稿—會(huì)簽—簽發(fā)—編號(hào)—繕?。樣≈傅氖前研￡?duì)并修正好的校樣，通過印刷機(jī)或者打印機(jī)印制成規(guī)范的正式文件。）—用印—登記—分發(fā)。 而收文則指的是接收外部送達(dá)本機(jī)關(guān)單位、事業(yè)單位或者企業(yè)的公務(wù)文書和材料，包括公文文件、材料等其他文字資料。并且，收文的流程可分為四個(gè)階段，即第一階段、公文的收受與分流，主要包括的有①簽收;（簽收指的是按照規(guī)定進(jìn)行公文的確認(rèn)、清點(diǎn)、核對(duì)、檢查以及簽注手續(xù)，并且公文簽收的常用登記形式有三種，即聯(lián)單式、卡片式、薄式三種登記形式。）②外收文登記;（外收文登記指的是外收發(fā)人員在完成簽收公文工作后，對(duì)收文情況做的簡(jiǎn)要記載。）③啟封;（啟封亦可稱為拆封，其指的是外收文在登記完成后，統(tǒng)一交給內(nèi)收發(fā)人員，進(jìn)行統(tǒng)一啟封。）④內(nèi)收文登記;（內(nèi)收文登記指的是內(nèi)收發(fā)人員在收到公文后，需要對(duì)收文的情況做詳細(xì)的記載。）⑤分辦;（指的是由辦公室文書工作人員將收到的公文進(jìn)行分類，然后根據(jù)公文的內(nèi)容與性質(zhì)，分別送給有關(guān)部門工作人員以及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批。）⑥摘編。第二階段、辦理收文，主要包括的有①擬辦;（擬辦指的是相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或者有關(guān)工作人員對(duì)需要辦理的公文提出建議性的處理意見，然后交由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做出最終決策。）②批辦;（批辦指的是相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或者領(lǐng)導(dǎo)就某件為簽注或者已簽注擬辦的公文應(yīng)如何辦理所簽批的意見。）③承辦;（承辦指的是相關(guān)工作人員按照處置意見對(duì)公文所針對(duì)的問題進(jìn)行處理。）④注辦。（注辦指的是由承辦人在公文尾角或文書處理單上簡(jiǎn)要注記公文的處理情況，其主要作用就是備忘待查。）第三階段、組織公文傳閱和催辦查辦。第四階段、處理辦理完畢的公文，主要包括的①公文立卷歸檔;（立卷歸檔指的是將已經(jīng)處理完畢的具有參考保存價(jià)值的公文分門別類的組成一個(gè)或者數(shù)個(gè)案卷。）②公文清退;③公文暫存;⑤公文銷毀。（公文銷毀指的是將多余、重復(fù)、過時(shí)以及無保存價(jià)值的公文按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。）

二、做好辦公室文書工作的方法

（一）運(yùn)用電子信息技術(shù)，提高文書處理效率

隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展與日益普及，電子信息技術(shù)在我國(guó)的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，并逐漸延伸到各個(gè)工作領(lǐng)域當(dāng)中。而在辦公室文書工作中運(yùn)用電子信息技術(shù)，則有利于辦公室文書工作實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。無紙化辦公不僅有助于提高文書工作的效率，也有利于提高文書工作的質(zhì)量。因在文書工作中運(yùn)用電子信息技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)公文流轉(zhuǎn)。（網(wǎng)絡(luò)公文流轉(zhuǎn)指的是對(duì)需要辦理的文件實(shí)現(xiàn)全流程無紙化網(wǎng)上辦理）而公文通過網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)，可有效節(jié)約文件傳閱的時(shí)間，加快了文件流轉(zhuǎn)的速度以及文件審批時(shí)間，提升公文辦理效率的同時(shí)，也提升了文書工作的效率。

（二）增強(qiáng)文書工作人員責(zé)任意識(shí)，提高文書工作質(zhì)量

機(jī)關(guān)單位、事業(yè)單位或者企業(yè)想要提高辦公室文書工作質(zhì)量，前提是要增強(qiáng)辦公室文書工作人員的責(zé)任意識(shí)。因在辦公室文書工作中，增強(qiáng)文書人員的責(zé)任意識(shí)是提高工作質(zhì)量的關(guān)鍵。而機(jī)關(guān)單位、事業(yè)單位或者企業(yè)想要增強(qiáng)文書工作人員的責(zé)任意識(shí)，可從以下幾個(gè)方面著手：第一、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或者辦公室領(lǐng)導(dǎo)需對(duì)工作表現(xiàn)突出的文書工作人員，及時(shí)提拔使用，并大膽委以重任，這樣不僅有助于增強(qiáng)文書工作人員的使命感也有助于增強(qiáng)文書工作人員的責(zé)任心。當(dāng)文書工作人員的責(zé)任心一旦增強(qiáng)，就利于提高文書工作的質(zhì)量與效率。第二、制定文書工作崗位職責(zé)。強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，關(guān)鍵是要細(xì)化責(zé)任。因此，機(jī)關(guān)單位、事業(yè)單位或者企業(yè)想要增強(qiáng)文書工作人員的責(zé)任意識(shí)，就需制定文書工作崗位職責(zé)，只有明確每位文書工作人員的職責(zé)，才能夠有效增強(qiáng)文書工作人員的責(zé)任意識(shí)，進(jìn)而做好文書工作，提高文書工作的質(zhì)量。（作者單位：中國(guó)人保財(cái)險(xiǎn)哈爾濱市郊縣分公司）