高校設(shè)備管理服務(wù)一站式大廳的建設(shè)探索

彭晶

【摘要】各高校針對(duì)固定資產(chǎn)的主要組成部分“設(shè)備類”資產(chǎn)，一般設(shè)有專門(mén)的設(shè)備管理部門(mén)。近年來(lái)，高校設(shè)備管理部門(mén)不斷強(qiáng)化信息化建設(shè)，簡(jiǎn)化辦事流程，逐步實(shí)現(xiàn)“讓師生少跑腿，讓數(shù)據(jù)多跑路”的目標(biāo)。為更順暢地與信息平臺(tái)對(duì)接，地域空間上的服務(wù)大廳建設(shè)也應(yīng)運(yùn)而生。

【關(guān)鍵詞】一站式 設(shè)備管理信息系統(tǒng) 服務(wù)大廳

一、大廳建設(shè)背景

1、服務(wù)理念的貫徹

一站式服務(wù)的理念最早產(chǎn)生于西方國(guó)家，源自商務(wù)活動(dòng)，是指企業(yè)一次性為客戶提供完整的“一條龍”服務(wù)。而針對(duì)高校設(shè)備管理服務(wù)，一站式服務(wù)指的是對(duì)設(shè)備的全生命周期的全流程服務(wù)，包含有：設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)、合同簽訂、驗(yàn)收入庫(kù)、使用管理、報(bào)廢等。

2、信息系統(tǒng)的催化

近年來(lái)，各高校著力推進(jìn)資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)建設(shè)，依托信息化手段優(yōu)化設(shè)備管理全流程。系統(tǒng)通過(guò)“線上+線下”受理、辦理模式，更便捷地服務(wù)師生。但值得注意的是，“線上”雖實(shí)現(xiàn)了一個(gè)平臺(tái)集成多個(gè)業(yè)務(wù)，但“線下”辦理時(shí)，教職工仍需根據(jù)不同業(yè)務(wù)前往不同科室。所以信息系統(tǒng)的發(fā)展，催化著一站式大廳的建設(shè)。

二、大廳建設(shè)模式——以中國(guó)地質(zhì)大學(xué)（武漢）為例

1、科學(xué)設(shè)置窗口

中國(guó)地質(zhì)大學(xué)（武漢）設(shè)實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處，針對(duì)設(shè)備管理服務(wù)的崗位職責(zé)，在一站式大廳內(nèi)設(shè)“設(shè)備采購(gòu)崗”、“設(shè)備入庫(kù)崗”、“裝備管理崗”、“材料入庫(kù)崗”及“咨詢服務(wù)崗”，每個(gè)崗位設(shè)置醒目標(biāo)識(shí)，目前各崗位服務(wù)范圍如下。

“設(shè)備采購(gòu)崗”：設(shè)備采購(gòu)申報(bào)表審批、非招標(biāo)國(guó)內(nèi)供貨合同審核簽章、協(xié)議供貨合同審核簽章。

“設(shè)備入庫(kù)崗”：設(shè)備入庫(kù)審核簽章、設(shè)備二級(jí)單位間變動(dòng)審核簽章、設(shè)備處置審核簽章。

“裝備管理崗”：實(shí)習(xí)裝備借用、實(shí)習(xí)用品領(lǐng)用、實(shí)驗(yàn)材料費(fèi)執(zhí)行。

“材料入庫(kù)崗”：低值易耗（耐用）品入庫(kù)審核、蓋章。

“咨詢服務(wù)崗”：答疑解惑、引導(dǎo)分流、機(jī)動(dòng)應(yīng)急。

2、規(guī)范服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

一站式大廳每周設(shè)一名值班處領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)監(jiān)督大廳工作人員的在崗情況、工作狀態(tài)及服務(wù)質(zhì)量，如遇突發(fā)問(wèn)題能及時(shí)協(xié)調(diào)、解決。大廳內(nèi)醒目位置張貼“服務(wù)規(guī)范”，明確大廳人員紀(jì)律、儀表形象、服務(wù)態(tài)度及服務(wù)行為規(guī)范，為每位大廳人員定制工作牌，必需佩戴上崗。制定大廳人員考核辦法，建立合理激勵(lì)機(jī)制。

3、梳理優(yōu)化流程

在實(shí)行一站式大廳前，該校實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處下設(shè)資產(chǎn)管理科和設(shè)備科，各項(xiàng)服務(wù)相對(duì)獨(dú)立，老9幣辦公地點(diǎn)分散。實(shí)行一站式大廳后，打破傳統(tǒng)模式、整合梳理流程，辦公地點(diǎn)全部歸為一個(gè)辦事大廳內(nèi)，目前各崗位辦事指南如下。

“設(shè)備采購(gòu)崗”：（1）設(shè)備采購(gòu)申報(bào)表審批：辦理設(shè)備采購(gòu)前，須統(tǒng)一填寫(xiě)《科研儀器設(shè)備采購(gòu)申報(bào)表》。其中“歸口管理部門(mén)（單位）意見(jiàn)”，須至該崗簽署采購(gòu)意見(jiàn)，采購(gòu)意見(jiàn)共四類：自行采購(gòu)、合同采購(gòu)、協(xié)議供貨及同意采購(gòu);（2）非招標(biāo)國(guó)內(nèi)供貨合同審核、蓋章：經(jīng)辦人攜帶乙方簽章且甲方收貨人簽字確認(rèn)后的供貨合同至該崗登記后辦理;（3）協(xié)議供貨合同審核、蓋章：由協(xié)議供貨商出具協(xié)議供貨合同并簽章，甲方收貨人簽字確認(rèn)后，經(jīng)辦人攜帶協(xié)議供貨合同至該崗登記后辦理。

“設(shè)備入庫(kù)崗”：辦理設(shè)備入庫(kù)、變動(dòng)、處置業(yè)務(wù)時(shí)，須登錄“學(xué)校資產(chǎn)管理系統(tǒng)”辦理。（1）入庫(kù)：填寫(xiě)相應(yīng)內(nèi)容并上傳支撐材料照片，經(jīng)采購(gòu)單位資產(chǎn)管理員及歸口部門(mén)在線審核通過(guò)后，經(jīng)辦人打印《固定資產(chǎn)入庫(kù)驗(yàn)收單》并加蓋采購(gòu)單位公章，至該崗辦理入庫(kù)并打印資產(chǎn)標(biāo)簽;（2）二級(jí)單位間變動(dòng)：經(jīng)雙方單位使用人、資產(chǎn)管理員在線審核后打印變動(dòng)單，并經(jīng)雙方領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，經(jīng)辦人攜加蓋雙方單位公章的《變動(dòng)審批表》至該崗辦理設(shè)備變動(dòng);（3）處置：使用人提交處置申請(qǐng)，資產(chǎn)管理員在線審核、匯總、提交，經(jīng)歸口部門(mén)審核通過(guò)后，資產(chǎn)管理員打印并持經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審核簽章后的《資產(chǎn)處置表》至該崗辦理，并按約定時(shí)間送交實(shí)物到待報(bào)廢實(shí)物倉(cāng)庫(kù)。

“裝備管理崗”：（1）實(shí)習(xí)裝備借用：申請(qǐng)人填寫(xiě)《實(shí)習(xí)用品借用申請(qǐng)》，簽字并加蓋所屬二級(jí)單位公章后，至該崗辦理借用手續(xù);（2）實(shí)習(xí)用品領(lǐng)用：實(shí)習(xí)用品的發(fā)放嚴(yán)格按照學(xué)校教務(wù)處下發(fā)的年度實(shí)習(xí)計(jì)劃、以學(xué)院為單位執(zhí)行。學(xué)院委派一名負(fù)責(zé)老9幣按預(yù)約時(shí)間至該崗領(lǐng)取;（3）實(shí)驗(yàn)材料費(fèi)執(zhí)行：經(jīng)辦人攜實(shí)驗(yàn)中心主任確認(rèn)簽字確認(rèn)的發(fā)票至該崗辦理。

“材料入庫(kù)崗”：辦理低值易耗（耐用）品入庫(kù)業(yè)務(wù)時(shí)，須登錄“學(xué)校材料管理系統(tǒng)”辦理。填寫(xiě)材料入庫(kù)信息，上傳支撐材料照片，提交后等待該崗在線審核，若審核未通過(guò)，根據(jù)審核意見(jiàn)修改完成后再次提交，若審核通過(guò)，則可在線打印紙質(zhì)《低值易耗品入庫(kù)驗(yàn)收單》并簽字，攜紙質(zhì)單據(jù)至該崗蓋章。

三、大廳的便民實(shí)例——以中國(guó)地質(zhì)大學(xué)（武漢）為例

以該校某教9幣購(gòu)買一臺(tái)5000元電腦的和一個(gè)900元的移動(dòng)硬盤(pán)為例。實(shí)行一站式服務(wù)之前，該業(yè)務(wù)涉及的流程須至以下科室：1、《中國(guó)地質(zhì)大學(xué)（武漢）科研儀器設(shè)備采購(gòu)申報(bào)表》到設(shè)備科A辦公室確認(rèn)采購(gòu)方式并簽章;2、銷售合同、電子驗(yàn)收單到設(shè)備科B辦公室蓋合同章;3、電腦入庫(kù)到資產(chǎn)管理科c辦公室蓋歸口章并領(lǐng)取資產(chǎn)標(biāo)簽;4、移動(dòng)硬盤(pán)材料登記到設(shè)備科D辦公室蓋歸口章。而實(shí)行一站式服務(wù)后，以上在多個(gè)辦公室分別辦理的業(yè)務(wù)，全部歸到一站式大廳內(nèi)完成。

一站式大廳讓工作人員更便于現(xiàn)場(chǎng)解釋各項(xiàng)工作規(guī)程，同時(shí)也便于指導(dǎo)經(jīng)辦人在辦理業(yè)務(wù)中的某一流程后，及時(shí)銜接至下一流程。借助資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)不斷優(yōu)化一站式服務(wù)流程，提高部門(mén)辦事效率，提升服務(wù)質(zhì)量，逐步將管理模式提升為服務(wù)模式，為高校教職工提供更便捷、更滿意的設(shè)備管理服務(wù)。