信息化時(shí)代下檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展

丁亞瑩

摘 要：在信息化時(shí)代背景下，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位每天都會(huì)產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)信息，如何高效合理地利用這些數(shù)據(jù)資源，這就要求檔案部門人員提升素質(zhì)，做好高效檔案管理工作。在實(shí)施信息化建設(shè)背景下 ， 文件與檔案管理受到了企事業(yè)單位的一致重視。現(xiàn)階段，單位要做好檔案的管理，必須正視檔案管理中存在的各種問題，采用信息化的手段有效管理檔案，切實(shí)增強(qiáng)做好檔案管理可持續(xù)發(fā)展的意識(shí)。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；創(chuàng)新；發(fā)展

1 信息化條件下的檔案工作

在信息化條件下，檔案管理工作從整體到局部、從內(nèi)容到形式、從軟件到硬件等等，各個(gè)方面都需要做出相應(yīng)的變化。例如，信息化改變了信息收集、整理、存儲(chǔ)的方式，以前的檔案都是紙質(zhì)形式，檔案的收集工作主要是將這些紙質(zhì)的文件進(jìn)行梳理、歸納、保存，以供有關(guān)部門或人員查閱，在信息化條件下，不僅包括紙質(zhì)形式的檔案，還包括大量數(shù)字化形式的檔案，并且，為了實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化，還需要將紙質(zhì)形式的檔案，轉(zhuǎn)為數(shù)字形式，這使得檔案從收集到存儲(chǔ)的整個(gè)過程都發(fā)生了變化。不難發(fā)現(xiàn)，以往檔案工作的思維和方式，已經(jīng)難以完全適應(yīng)信息化形式下的檔案工作?？梢哉f，信息化時(shí)代的到來(lái)，對(duì)檔案工作來(lái)說，既是機(jī)遇，也是挑戰(zhàn)。一方面，信息化手段的應(yīng)用，給檔案工作帶來(lái)了很多便捷，在很大程度上簡(jiǎn)化了檔案工作的流程；另一方面，信息化的應(yīng)用，也給檔案工作提出了新要求，需要檔案工作人員革新觀念、創(chuàng)新技術(shù)，以更高地標(biāo)準(zhǔn)做好檔案管理與服務(wù)工作。

2 課題研究的意義

傳統(tǒng)意義檔案信息化建設(shè)是對(duì)傳統(tǒng)的檔案工作各個(gè)流程進(jìn)行信息化，而在互聯(lián)網(wǎng)+和大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息化需要對(duì)傳統(tǒng)的工作流程進(jìn)行再造，需要重新審視整個(gè)檔案工作，或者整個(gè)檔案生態(tài)。筆者認(rèn)為檔案信息化應(yīng)當(dāng)立足于檔案管理，以及對(duì)檔案保存的客觀需求，加之多元化、多視角融入現(xiàn)代信息技術(shù)，以期促進(jìn)檔案資源能在社會(huì)上得到更科學(xué)高效的運(yùn)用。檔案信息化建設(shè)是提高檔案管理現(xiàn)代化水平和提升檔案服務(wù)能力的重要舉措，已逐漸成現(xiàn)階段檔案機(jī)構(gòu)的主要工作內(nèi)容。而大數(shù)據(jù)以自身所具備的各大優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，現(xiàn)已滲透于各個(gè)行業(yè)，對(duì)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、文化等各方面建設(shè)產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響，深刻地影響人們的生產(chǎn)生活方式和思維方式。檔案管理的信息化建設(shè)即是進(jìn)行檔案的資源化、信息化管理。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案工作也產(chǎn)生了諸多變化，思考和探索大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息化建設(shè)也成為了時(shí)代的必然要求。

3 檔案管理工作的現(xiàn)狀

3.1 檔案管理工作的制度不完善

沒有規(guī)矩，不成方圓。制度是一個(gè)組織內(nèi)需要大家共同遵守的行為規(guī)范準(zhǔn)則，可以保證其日常工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和工作目標(biāo)的有效達(dá)成。目前，我國(guó)很多種類的行業(yè)相關(guān)檔案管理工作并沒有制定一套完善的系統(tǒng)制度，由此導(dǎo)致相關(guān)工作人員錯(cuò)誤頻出，工作效果不理想。同時(shí)，由于沒有完善的工作制度，很多員工都是根據(jù)前人的經(jīng)驗(yàn)或者個(gè)人的探索開展相關(guān)檔案管理工作，這種僅憑經(jīng)驗(yàn)的工作方式不能保證檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。

3.2 對(duì)檔案管理重視不夠

檔案管理工作在各行各業(yè)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，長(zhǎng)期妥善的保存，能夠?yàn)閱挝簧踔羾?guó)家提供豐富的文化資源，對(duì)于后人了解前人的狀況等都有著無(wú)法替代的作用，就這個(gè)層面來(lái)講，良好的檔案管理不僅能為當(dāng)前提供服務(wù)，也可以為后世服務(wù)。然而，現(xiàn)實(shí)工作中，一般單位重視程度不夠，僅設(shè)置一個(gè)職能部門代為管理，非專業(yè)人員兼職從事檔案管理，忽視繼續(xù)教育培訓(xùn)，部分檔案工作人員沒有意識(shí)到其工作意義所在，缺乏責(zé)任感、使命感，導(dǎo)致部分檔案丟失或者歸檔錯(cuò)位、相關(guān)工作制度和措施不能得到很好落實(shí)，同時(shí)，在經(jīng)費(fèi)方面投入較少等情況。

3.3 檔案管理人員信息化意識(shí)薄弱

在全面建成小康社會(huì)的今天，越來(lái)越多的崗位比以往更需要知識(shí)性人才。檔案管理工作也不例外，如今的檔案管理絕對(duì)不是簡(jiǎn)單的收集檔案，擺放檔案、傳輸文件這么簡(jiǎn)單。一方面，大部分檔案管理工作人員的年齡普遍偏大，信息化意識(shí)淡薄，缺乏檔案管理的有關(guān)電子信息知識(shí)；另一方面，部分檔案館（室）確實(shí)更新了現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施，電子化、信息化程度得到了有效改善，而對(duì)其員工的信息化意識(shí)和技能的培養(yǎng)卻未配套跟上，知識(shí)更新不足，專業(yè)的信息化咨詢與分析人才也很稀少，致使管理人員普遍存在信息化意識(shí)弱、信息化專業(yè)知識(shí)不足、服務(wù)意識(shí)和技能落后的現(xiàn)象，不能很好的提供更快捷、高效、優(yōu)良的檔案服務(wù)，嚴(yán)重阻礙了許多檔案館（室）信息化建設(shè)的發(fā)展步伐。

4 企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展

4.1 檔案管理制度的健全規(guī)范

制度不規(guī)范、條例不合理是企業(yè)檔案管理制度的現(xiàn)狀。隨著社會(huì)的進(jìn)步、科技的發(fā)展，檔案管理不再只停留于紙質(zhì)文件上，而需要錄入大量數(shù)據(jù)到企業(yè)的資料檔案庫(kù)中。要想提高檔案管理效率，首先就需要制定規(guī)范適合本企業(yè)規(guī)劃發(fā)展的檔案管理制度，積極引進(jìn)信息化管理技術(shù)，從根本上解決問題。企業(yè)應(yīng)對(duì)原檔案管理制度進(jìn)行改進(jìn)，探討其中存在的不足，同時(shí)進(jìn)行改革，用先進(jìn)的管理理念和方式進(jìn)行管理，企業(yè)也將得到良好發(fā)展。如，將已有的檔案目錄數(shù)字化，將紙質(zhì)文件錄入數(shù)字檔案資料庫(kù)中，建成可供單位員工查閱的內(nèi)部檢索平臺(tái)，以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度。

4.2 提高管理人員信息化設(shè)備的操作水準(zhǔn)

多數(shù)檔案管理人員不具備專業(yè)的技能，不能科學(xué)高效地管理運(yùn)營(yíng)，往往工作效率都很低下。因此，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的教育培訓(xùn)，結(jié)合企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，制定培訓(xùn)計(jì)劃，定期開展員工培訓(xùn)，使檔案管理人員熟練掌握運(yùn)用高科技手段，掌握信息化技術(shù)，正確運(yùn)用各種技術(shù)錄入、整理、檢索資料，改變他們的觀念，鼓勵(lì)其接受新知識(shí)、新技術(shù)；同時(shí)，也可引進(jìn)高素質(zhì)人才，資料數(shù)據(jù)能夠被高效地整理、錄入、分類、查閱，加快其他部門查閱速度與工作進(jìn)度，使用者能夠更為簡(jiǎn)便的查閱檔案，這增強(qiáng)公司核心競(jìng)爭(zhēng)力。如，引進(jìn)人才時(shí)，要結(jié)合企業(yè)實(shí)際發(fā)展，制定人才發(fā)展規(guī)劃，充分發(fā)揮人才專業(yè)技能；與此同時(shí)，企業(yè)要建立人才激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)激勵(lì)員工創(chuàng)新發(fā)展，用企業(yè)文化激勵(lì)人才、留住人才。在充滿創(chuàng)新、創(chuàng)業(yè)充滿生機(jī)的企業(yè)文化氛圍中，廣大員工的工作積極性得到充分調(diào)動(dòng)，創(chuàng)業(yè)干事的員工得到了尊重，專業(yè)技能得到充分發(fā)揮。良好的工作氛圍，增強(qiáng)了廣大員工對(duì)企業(yè)的歸屬感、獲得感和幸福感，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

4.3 創(chuàng)新檔案管理與服務(wù)技術(shù)

在信息化條件下，檔案管理與服務(wù)方面的技術(shù)，受到了最直接的影響和改變。信息和通訊技術(shù)的變革，使檔案信息的收集、整理和存儲(chǔ)都發(fā)生了根本性變化。在檔案管理方面，以往紙質(zhì)化的檔案收集、存儲(chǔ)形式，將逐漸被信息化形式所代替，這就需要檔案管理部門積極更新檔案管理工作的軟、硬件設(shè)備，創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，降低人力物力的消耗，提高檔案管理工作效率。

在檔案服務(wù)方面，信息技術(shù)的應(yīng)用，將使檔案服務(wù)工作效率大大提高，加之人們對(duì)檔案信息在認(rèn)識(shí)和需求方面的改變，必然會(huì)對(duì)檔案服務(wù)提出更高的要求，需要?jiǎng)?chuàng)新檔案服務(wù)手段，滿足企業(yè)和社會(huì)需求。例如，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，通過收集和分析用戶查詢檔案的特點(diǎn)和偏好，改善服務(wù)系統(tǒng)，在檔案歸類、存檔等方面，依據(jù)用戶的偏好，做出相應(yīng)修改，以便于用戶查詢、提取檔案信息，提高更多優(yōu)質(zhì)、便捷、多元等高效服務(wù)。

5 結(jié)語(yǔ)

總之，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案信息化建設(shè)迎來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)漫長(zhǎng)而不斷創(chuàng)新的過程，應(yīng)以努力收集、挖掘、保護(hù)檔案信息資源為基礎(chǔ)，以提升檔案信息服務(wù)利用的高效性和安全性為目標(biāo)，推進(jìn)檔案信息化管理水平向前發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]穆凌峰.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的相關(guān)思考[J].中國(guó)高新區(qū)，2017（15）：210.