基于信息技術(shù)的企業(yè)檔案管理創(chuàng)新路徑

唐琳

摘 要：當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)步入了高新技術(shù)時(shí)代，現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，給企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)造了全新的契機(jī)，將信息技術(shù)運(yùn)用到企業(yè)檔案管理工作中不僅能夠提升檔案資源的利用率，同時(shí)還可以增加企業(yè)效益。由此可見(jiàn)，信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理有著重大意義。本文主要分析了信息技術(shù)應(yīng)用在企業(yè)檔案管理工作中的重要性，并進(jìn)一步闡述檔案管理基于信息技術(shù)背景下的創(chuàng)新路徑。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；企業(yè)檔案管理；創(chuàng)新；路徑分析

在信息時(shí)代背景下，信息技術(shù)已經(jīng)深入我們生活和生產(chǎn)的各個(gè)角落，進(jìn)而也推動(dòng)了社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步。在企業(yè)檔案管理工作中，應(yīng)用信息技術(shù)不僅可以提升檔案管理工作效率，同時(shí)還可以促進(jìn)檔案信息的開(kāi)發(fā)和有效利用，為企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)提供了重要保障，足以見(jiàn)得，在企業(yè)檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)是企業(yè)健康發(fā)展的重要手段。

1 將信息技術(shù)引入企業(yè)檔案管理工作中的重要性

當(dāng)前，信息資源在社會(huì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的作用日漸明顯，檔案信息是企業(yè)資源的重要組成部分，其重要性不言而喻。傳統(tǒng)檔案管理模式較為單一、滯后，難以滿足對(duì)檔案信息的實(shí)際需求，將現(xiàn)代化信息技術(shù)引入到企業(yè)檔案管理工作中，不僅方便各項(xiàng)檔案信息的儲(chǔ)存和查找，且有著成本較低、可靠性高、檢索迅速等優(yōu)勢(shì)，能夠有效提升檔案管理工作效率，同時(shí)為企業(yè)信息咨詢和經(jīng)營(yíng)決策提供強(qiáng)有力的依據(jù)，與時(shí)代發(fā)展要求相吻合，進(jìn)而提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力。

2 企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀與弊端

當(dāng)前大部分企業(yè)檔案管理工作都是運(yùn)用傳統(tǒng)管理模式。其一，企業(yè)檔案管理工作改革力度相對(duì)較小、步伐較慢。雖然傳統(tǒng)且陳舊的檔案管理體系已經(jīng)逐漸被打破，但是新的企業(yè)檔案管理體系還沒(méi)有完全形成，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的順利開(kāi)展。這一階段，很多企業(yè)檔案管理工作都處在等待和觀望的狀態(tài)中。

其二企業(yè)檔案管理觀念較為落后。企業(yè)很多員工和領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)還停留在初級(jí)階段，沒(méi)有意識(shí)到檔案知識(shí)資源和信息記錄的重要性。

其三企業(yè)檔案管理部門地位低下。檔案管理部門在企業(yè)整體管理中長(zhǎng)期得不到重視。與企業(yè)其他部門相比較，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案工作的支持程度顯然不夠，檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施和人員基本工作條件長(zhǎng)期得不到改善，檔案業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)不夠充足，檔案人員待遇普遍不高，嚴(yán)重影響檔案管理工作的正常開(kāi)展。企業(yè)檔案管理部門常常成為企業(yè)精簡(jiǎn)的對(duì)象，甚至部分企業(yè)已經(jīng)撤銷了檔案管理部門。

其四企業(yè)檔案管理工作滯后于信息化發(fā)展，企業(yè)檔案信息缺少系統(tǒng)性管理。很多企業(yè)檔案的保管和保存還分散在各部門和機(jī)構(gòu)之間，沒(méi)有充分實(shí)現(xiàn)企業(yè)范圍內(nèi)檔案的集中化管理。另外，相關(guān)檔案信息也沒(méi)有實(shí)現(xiàn)與其他信息資源的共享，也沒(méi)有進(jìn)行全面整合，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作效率低下，工作經(jīng)常出現(xiàn)失誤。

總而言之，傳統(tǒng)檔案管理不論是從管理模式還是管理方面來(lái)講，都在無(wú)形中限制了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展緩慢。因此，企業(yè)需要改變檔案管理落后現(xiàn)象，運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理進(jìn)行優(yōu)化，保障企業(yè)整體效益的提升。

3 信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的創(chuàng)新路徑

3.1 加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)就是根據(jù)數(shù)據(jù)自身的結(jié)構(gòu)特征，高效組織和儲(chǔ)存以及管理多類數(shù)據(jù)的倉(cāng)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)不僅是儲(chǔ)存平臺(tái)，也是一種全新的管理方式。在企業(yè)檔案管理部門中，需要以企業(yè)現(xiàn)有信息資源為基礎(chǔ)，有計(jì)劃地構(gòu)建符合企業(yè)特色和適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的檔案檢索系統(tǒng)以及信息資源全文數(shù)據(jù)庫(kù)。在信息化檔案管理中，還存在一些企業(yè)與部門之間在閱讀檔案信息過(guò)程中未能形成統(tǒng)一儲(chǔ)存格式以及多種格式共存但相互不兼容等問(wèn)題?；诖?，為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)電子檔案產(chǎn)品的共享，企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)還需要堅(jiān)持規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及統(tǒng)一化原則，在實(shí)際建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)劃分和標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)模塊。這樣不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的廣泛共知和共享，還能夠保障數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)質(zhì)量，進(jìn)而更好的實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的融合發(fā)展。

3.2 擴(kuò)大檔案資源收藏量 提升網(wǎng)絡(luò)化程度

企業(yè)檔案信息化管理在實(shí)施過(guò)程中也遇到了諸多困難，其中最為突出的就是企業(yè)檔案經(jīng)費(fèi)的問(wèn)題。但是想要加快企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，就需要不斷擴(kuò)大檔案儲(chǔ)存信息量和信息的完整度，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的資金投入力度，完善企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。這樣不僅有助于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員利用檔案快速做出正確的決策提升企業(yè)效益，還能給各部門在日常的工作中提高對(duì)檔案的利用率，同時(shí)還能提升所提供檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性，并且還能使得企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)環(huán)境得到優(yōu)化和完善。

3.3 以安全手段為保障

企業(yè)檔案管理在應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)的過(guò)程中，其能夠給企業(yè)檔案管理帶來(lái)諸多便利，但也存在一定的隱患，就是安全風(fēng)險(xiǎn)會(huì)不斷上升。所以，企業(yè)需要不定期對(duì)檔案室硬件設(shè)備和線路進(jìn)行巡查與維護(hù)，以免因?yàn)樵O(shè)備故障導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)的丟失；針對(duì)于病毒的入侵和垃圾郵件等威脅因素，需要定期檢測(cè)、掃描和備份檔案文件，提升防火墻的性能與功能，可以配備“360安全衛(wèi)士”或“金山毒霸”等殺毒軟件，以此來(lái)提升保障網(wǎng)絡(luò)安全。另外，針對(duì)于檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，需要以檔案管理軟件為平臺(tái)，完善相關(guān)用戶訪問(wèn)權(quán)限，或者定期修改訪問(wèn)密碼。以此來(lái)規(guī)避非正常訪問(wèn)系統(tǒng)，還可以構(gòu)建涵蓋用戶訪問(wèn)和數(shù)據(jù)庫(kù)更新等日志文檔資料，這樣可以有效降低多項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)隱患，保障企業(yè)檔案信息的安全。

3.4 重視與培養(yǎng)專業(yè)檔案信息管理人員

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展的重要趨勢(shì)，企業(yè)推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)就是人才。企業(yè)檔案管理人員屬于檔案管理工作的主體，在企業(yè)檔案工作的發(fā)展中起著決定性作用。因此，企業(yè)的政策措施和思想理念以及工作途徑都需要完全適應(yīng)新的變化而不斷創(chuàng)新，這就進(jìn)一步要求企業(yè)檔案管理需要有不斷創(chuàng)新發(fā)展的檔案人員。這些人員既要有對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用和業(yè)務(wù)素質(zhì)較強(qiáng)的檔案管理人員，還需要有一批具備不斷創(chuàng)新和堅(jiān)持創(chuàng)新的檔案管理人員。企業(yè)檔案部門需要有計(jì)劃且有針對(duì)性的對(duì)檔案管理人員的思想和業(yè)務(wù)技能進(jìn)行培訓(xùn)，積極培訓(xùn)大量業(yè)務(wù)精湛、一專多能以及具有創(chuàng)新精神的復(fù)合人才，讓其進(jìn)行企業(yè)檔案信息的開(kāi)發(fā)與管理。企業(yè)檔案管理人員不僅要進(jìn)行基礎(chǔ)理論與業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，還需要開(kāi)展信息技術(shù)培訓(xùn)，應(yīng)將培訓(xùn)重點(diǎn)放在數(shù)據(jù)規(guī)范采集和軟件正確使用以及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的正確應(yīng)用等方面。通過(guò)培訓(xùn)讓檔案管理人員能夠熟練將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用在檔案管理工作中，同時(shí)掌握檔案管理應(yīng)用軟件的多種功能，讓檔案管理人員可以成為檔案信息化管理的專業(yè)人才，進(jìn)而保障企業(yè)檔案管理系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)檔案管理全面應(yīng)用信息化技術(shù)，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)的重大突破，讓檔案管理工作由封閉管理轉(zhuǎn)向開(kāi)放。當(dāng)前企業(yè)檔案工作重點(diǎn)就是將信息技術(shù)與實(shí)際工作進(jìn)行融合，使檔案管理更具安全性，檔案運(yùn)用更具方便性，并且運(yùn)用多種措施來(lái)加強(qiáng)企業(yè)檔案信息技術(shù)的使用價(jià)值，同時(shí)推動(dòng)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展，進(jìn)而使得企業(yè)檔案管理走向正規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化和多元化。

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