淺議如何提高開(kāi)放性檔案的利用

趙國(guó)強(qiáng)

摘 要：檔案工作的目的就是提供檔案為社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)。開(kāi)放性檔案就是將保密期已滿(mǎn)和其他可以公開(kāi)的檔案解除封閉，向社會(huì)公眾開(kāi)放，只要履行相應(yīng)的手續(xù)即可通過(guò)一定的方式進(jìn)行利用。

關(guān)鍵詞：開(kāi)放檔案；利用；策略

根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定：“國(guó)家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿(mǎn)30年向社會(huì)開(kāi)放。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類(lèi)檔案向社會(huì)開(kāi)放的期限，可以少于30年，涉及國(guó)家安全或者重大利益以及其他到期不宜開(kāi)放的檔案向社會(huì)開(kāi)放的期限，可以多于30年。”凡我國(guó)公民和組織，持有身份證或工作證、介紹信等合法證明，均可直接到檔案館利用開(kāi)放性檔案。外國(guó)人或者外國(guó)組織，經(jīng)我國(guó)有關(guān)主管部門(mén)介紹及其前往的檔案館同意，可利用我國(guó)已開(kāi)放的檔案。

1 建立健全開(kāi)放性檔案的規(guī)章制度

由于開(kāi)放性檔案是一項(xiàng)嚴(yán)肅而細(xì)致的工作，所以必須有嚴(yán)密的制度保證。要確立指導(dǎo)思想、工作原則和目標(biāo)，細(xì)化檔案工作中各階段的工作規(guī)程，明確職責(zé)分工，使每個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循、有據(jù)可依。要根據(jù)檔案法及其實(shí)施辦法、檔案館檔案開(kāi)放辦法等有關(guān)規(guī)定，制定相關(guān)規(guī)章制度及實(shí)施細(xì)則。需要特別注意的是，1）要定期審查館藏檔案的密級(jí)，確定解密和劃分控制使用的范圍。2）檔案館的寄存檔案是否開(kāi)放和如何開(kāi)放必須由寄存者或其合法繼承者決定。如無(wú)合法繼承者，其檔案的開(kāi)放由檔案館按照檔案法、實(shí)施辦法、開(kāi)放檔案辦法中開(kāi)放年限和掌握標(biāo)準(zhǔn)等有關(guān)規(guī)定辦理。3）允許利用者摘抄、復(fù)制，也可以在研究著述中引用，但不得以任何形式公布。即不得以刊物、廣播、展覽、宣讀等形式向社會(huì)公開(kāi)檔案的全部或部分原文。

在制定和出臺(tái)各項(xiàng)政策文件的同時(shí)，需要按照有關(guān)的規(guī)定，切實(shí)履行保密審查工作。整個(gè)檔案的利用過(guò)程，應(yīng)該有一套完整而流暢的程序作后盾，保證工作運(yùn)行有序。

2 注重開(kāi)放性檔案利用中的保密意識(shí)

一成不變地看待檔案的秘密性，無(wú)視其秘密性的實(shí)效和范圍是不對(duì)的。但是如果缺乏保密觀念，對(duì)涉密檔案無(wú)視其秘密性，無(wú)限地?cái)U(kuò)大開(kāi)放性檔案的利用范圍也是錯(cuò)誤的。所以，在開(kāi)放性檔案為社會(huì)各界服務(wù)的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的保密工作，注重保密意識(shí)。

1）要做好檔案的審查工作。審查工作是開(kāi)放性檔案的一項(xiàng)重要工作，也是開(kāi)放性檔案的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開(kāi)放與控制使用范圍。嚴(yán)格劃清保密與不需要保密之間的界限，確定哪些檔案能開(kāi)放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些不能提供利用，為搞好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。一是初審，檔案工作人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)開(kāi)放期限內(nèi)的檔案逐漸進(jìn)行審查，初步判定開(kāi)放與控制使用范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的同志，重點(diǎn)審查初審中沒(méi)能判定開(kāi)放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)初審和中審的情況，權(quán)衡利弊，進(jìn)行綜合分析、審查，最終決定于批準(zhǔn)檔案的開(kāi)放與否。

2）要做好檔案的解密工作。根據(jù)《保密法》規(guī)定，保密檔案劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。確定檔案的密級(jí)就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級(jí)采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿(mǎn)，便失去了保密價(jià)值，我們就不能按照原有的保密文件管理，應(yīng)該按照公開(kāi)文件進(jìn)行管理，這就是保密的時(shí)效性。開(kāi)放性檔案必須是到了一定時(shí)限的檔案。只有先進(jìn)行解密才能開(kāi)放，未解密的要列入控制使用的范圍內(nèi)。

3）要處理好開(kāi)放性檔案與保密工作的關(guān)系。開(kāi)放性檔案與保密工作要堅(jiān)持“?！?、“放”相結(jié)合的指導(dǎo)思想，正確處理保密與開(kāi)放、信息公開(kāi)的關(guān)系，既要積極防范又要提供工作便利，既要把好保密關(guān)，又要疏通公開(kāi)、交流的渠道。在日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案的保密，工作盡職盡責(zé)。但是由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象，由此產(chǎn)生一些弊端。例如大批檔案得不到充分利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費(fèi)，領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)地了解情況，有效地利用檔案，檔案人員的管理價(jià)值也難以在檔案利用效果中體現(xiàn)出來(lái)。因此，檔案部門(mén)要改變傳統(tǒng)觀念，在嚴(yán)格提供保密工作的同時(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢(shì)在必行，機(jī)密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì)失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。當(dāng)然，利用必然是在保密的基礎(chǔ)上的利用，無(wú)限制的利用會(huì)給黨和國(guó)家以及單位的安全和利益造成危害。

3 加強(qiáng)對(duì)開(kāi)放性檔案利用的宣傳工作

為了爭(zhēng)取全社會(huì)對(duì)檔案工作的重視和支持，我們必須真正樹(shù)立起市場(chǎng)意識(shí)，采取積極有效的措施，讓更多的人了解檔案，進(jìn)而讓更多的人利用開(kāi)放性檔案。

1）要賦予檔案工作者做好檔案宣傳的職責(zé)和使命。讓檔案工作者在做好檔案業(yè)務(wù)的同時(shí)，積極、主動(dòng)地開(kāi)展檔案宣傳工作，這正是檔案宣傳貫穿檔案工作的整個(gè)過(guò)程，滲透于檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)要改變以往宣傳的虛假、懶惰、偏窄的局面，變虛為實(shí)、變懶為勤、變窄為廣，才能真正展示檔案宣傳的神奇效果，從而提高檔案工作的社會(huì)地位。

2）著重加強(qiáng)檔案的內(nèi)部宣傳工作力度，是檔案信息宣傳的重要組成部分。向廣大檔案工作人員宣傳黨的理論、路線、方針、政策以及黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)等，以增強(qiáng)檔案工作者的檔案意識(shí)，培養(yǎng)他們忠于職守，兢兢業(yè)業(yè)為發(fā)展我國(guó)檔案事業(yè)做出貢獻(xiàn)的情操。

3）借助各種新聞媒體，利用各種渠道，把生活中重視檔案工作、運(yùn)用開(kāi)放性檔案取得重大經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的典型同忽視檔案利用工作而使機(jī)體和個(gè)人蒙受重大損失的典型加以對(duì)比分析、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，讓人們從具體的實(shí)例中深刻認(rèn)識(shí)到檔案利用的重要性，增強(qiáng)開(kāi)放性檔案的利用意識(shí)。

4 注重對(duì)開(kāi)放性檔案利用者的需求研究

不了解檔案利用者的需求，檔案價(jià)值就無(wú)法體現(xiàn)出來(lái)。對(duì)開(kāi)放性檔案利用者的需求研究可以通過(guò)做好開(kāi)放性檔案利用登記來(lái)實(shí)現(xiàn)。登記是反饋檔案利用信息的重要手段。完善的反饋信息一方面可以使我們及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中存在的偏差和失誤，從而采取措施，加以改進(jìn)和糾正來(lái)提高工作水平；另一方面通過(guò)對(duì)檔案利用者的不同需求進(jìn)行分析研究，找出其內(nèi)在的規(guī)律性，可以幫助我們從當(dāng)利用者，分析、預(yù)測(cè)潛在的利用者，從利用者的當(dāng)前需求來(lái)分析、預(yù)測(cè)他們的潛在需求，借此有的放矢地做好利用的超前服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)，使檔案利用達(dá)到一個(gè)更高層次。

時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，要求檔案工作者與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新思維。通過(guò)多角度、多層次的分析開(kāi)放性檔案的利用，以達(dá)到更好地為人民服務(wù)的目的，也為檔案事業(yè)的發(fā)展奉獻(xiàn)出自己的微薄之力。