淺談醫(yī)院檔案的開發(fā)利用

朱海民

摘 要：隨著醫(yī)療改革的深入，醫(yī)院檔案的開發(fā)利用已經(jīng)滲透到醫(yī)院的很多工作中，開發(fā)利用越來越受到人們的重視，加強檔案基礎(chǔ)工作是開發(fā)利用檔案信息資源的條件，增強服務(wù)意識和責(zé)任意識，提高檔案的利用率，發(fā)揮檔案工作在醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展中的應(yīng)有作用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；開發(fā)；利用

近幾年隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，工作人員和病患的不斷增加，關(guān)系職工切身利益和為患者服務(wù)等問題日益增多，新形勢下檔案開發(fā)利用已經(jīng)滲透到醫(yī)院工作的方方面面，檔案利用率不斷提高，檔案利用價值凸顯。

1 我院檔案開發(fā)利用情況

1.1 利用醫(yī)院檔案積極開展編研工作

1）編寫醫(yī)院《大事記》、《組織機構(gòu)沿革》等，將有效的文書利用起來，為醫(yī)院的發(fā)展歷史留下應(yīng)有的印記，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員開展工作、研究醫(yī)院出現(xiàn)的問題提供一定的參考。作為具有史料價值的大事記，起到了備查的作用，有了它就不用再從大量的文件檔案中一一查找核對，節(jié)省了大量的時間。

2）借鑒利用以往的成功管理經(jīng)驗和措施方法，把醫(yī)院有關(guān)管理資料匯編成《崗位職責(zé)匯編》、《醫(yī)院質(zhì)量與安全制度》等，成為職工自覺遵守和執(zhí)行的規(guī)范，保證日常工作順利開展，不斷提高醫(yī)院管理水平。

1.2 利用醫(yī)院檔案為職工和患者服務(wù)，解決后顧之憂

1）辦理大病就醫(yī)。隨著我國醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展，國家出臺了一系列的扶貧政策，幫扶一些因病致貧的家庭，辦理大病就醫(yī)。醫(yī)院綜合檔案室為許多年前曾經(jīng)住過院的病人進(jìn)行了住院發(fā)票存根查詢復(fù)印，為患者能享受國家補助提供了所需要的原始材料。

2）辦理退休時核實是否是獨生子女戶。有的職工辦理退休手續(xù)時發(fā)現(xiàn)由于自己保管不慎，造成獨生子女證丟失，致使退休時工資審批受影響，借助醫(yī)院檔案室的檔案資料，查找當(dāng)年辦理獨生子女證存根聯(lián)，及時為退休職工解決難題。

3）辦理退休核定工齡。有的同志在面臨退休時會遇到干部身份的認(rèn)定及工齡計算的問題，直接關(guān)系到本人退休工資的核算，利用醫(yī)院檔案原始資料找依據(jù)，為其解決后顧之憂。

4）利用檔案化解矛盾和糾紛。有的職工因為以前單位的集資購房產(chǎn)生矛盾，通過存檔資料得到當(dāng)年集資購房的原始資料，了解購房真相，化解了矛盾糾紛，維護(hù)了社會穩(wěn)定。

1.3 利用醫(yī)院檔案完成基建改造和參考

1）醫(yī)院原有宿舍樓年久失修，不同程度地存在安全隱患，為保證職工生命財產(chǎn)安全，對各種管道及線路進(jìn)行改造，利用基建檔案，為改造摸清路線圖，為維修節(jié)約了時間、資金、人力。

2）對同類工程設(shè)計具有參考價值，例如醫(yī)院的門診樓、病房樓、道路等可以借鑒以往的施工圖或略加修改，對醫(yī)院日常維修具有借鑒和利用價值，基建工程檔案的利用價值得到了充分體現(xiàn)。

1.4 利用醫(yī)院檔案促進(jìn)文化建設(shè)

醫(yī)院文化是醫(yī)院辦院宗旨、價值導(dǎo)向、管理理念、公眾形象的重要體現(xiàn)，醫(yī)院在其發(fā)展中形成了自己獨特的歷史文化，圖片、文件、實物等，客觀地記載了文化的內(nèi)容與傳承，借助檔案讓更多的人了解醫(yī)院發(fā)展的歷史和文化傳承，增加醫(yī)院的凝聚力。我們醫(yī)院前身是由1902年開建的英國教會醫(yī)院-如己醫(yī)院演變而來，目前幾個歷經(jīng)百年的樓仍保存完好，利用檔案現(xiàn)存照片檔案及相關(guān)歷史資料，多次走訪醫(yī)院老干部、老職工，了解醫(yī)院歷史文化，積極申報文物保護(hù)單位，分別于2009年、2013年被濱州市人民政府、山東省人民政府列為省級文物保護(hù)單位。

2 新形勢下醫(yī)院檔案開發(fā)利用突出的問題

1）現(xiàn)有服務(wù)方式單一，提供利用檔案技術(shù)手段落后，目前以手工查閱檔案為主，需要投入大量的人力、時間，影響檔案開發(fā)利用效率。

2）檔案深入開發(fā)不足，檔案材料缺失或不準(zhǔn)確，影響檔案開發(fā)利用。有的檔案涉及部門多、周期長、材料繁瑣，檔案收集帶來一定的困難；有的檔案比如科研檔案從立項到結(jié)題可能要很長時間，而參與科研成果的科室或個人為了以后自己晉升職稱使用方便，不愿把材料交檔案室存檔，造成材料缺失。

3）檔案材料不標(biāo)準(zhǔn)，影響檔案開發(fā)利用。在日常工作中，檔案管理工作不是一個人、一個部門能完成的，各部門的檔案管理人員如果按自己的工作方式、工作標(biāo)準(zhǔn)各自為戰(zhàn)，檔案管理工作最終不能統(tǒng)一歸檔，會有不同的版本。

4）檔案數(shù)字信息化建設(shè)滯后，影響檔案開發(fā)利用。目前計算機普遍應(yīng)用于醫(yī)院管理，產(chǎn)生了大量的數(shù)字化文件，進(jìn)而產(chǎn)生了大量的數(shù)字化檔案。但醫(yī)院綜合檔案信息化建設(shè)跟不上時代的步伐，在硬件和軟件設(shè)施上投入不足。

3 如何做好醫(yī)院檔案開發(fā)利用工作

3.1 做好檔案的基礎(chǔ)性工作

1）為保證檔案材料完整性和準(zhǔn)確性，提高檔案管理與開發(fā)利用的意識，要建立有效的檔案管理體系，我院成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由單位負(fù)責(zé)人任組長，綜合檔案室設(shè)在辦公室，由專職檔案管理員管理，每個科室設(shè)兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)每個科室的檔案管理工作。平時由醫(yī)院綜合檔案室檔案管理人員進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作由科室單一分散式管理向醫(yī)院一體化管理轉(zhuǎn)變。為保證檔案的準(zhǔn)確性，增強檔案人員的事業(yè)心、責(zé)任感，建立了檔案管理目標(biāo)責(zé)任制。綜合檔案管理人員定期督促科室兼職檔案員一旦項目結(jié)束后，檔案材料立即歸檔，及時收集，做到材料齊全，建立完善的檔案資料為日后的工作創(chuàng)造良好的條件。

2）保證檔案基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化。檔案從立卷到歸檔等一系列工作有章可循，才能保證標(biāo)準(zhǔn)化工作的順利進(jìn)行。因此，醫(yī)院檔案應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格依照標(biāo)準(zhǔn)，制訂標(biāo)準(zhǔn)實施細(xì)則，同時，應(yīng)積極組織實施標(biāo)準(zhǔn)和開展對標(biāo)準(zhǔn)的監(jiān)督，確保檔案基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化落到實處。

3）改變落后的查閱方式，在原先手工查閱的基礎(chǔ)上，開發(fā)與引進(jìn)先進(jìn)的計算機管理軟件，充分發(fā)揮計算機在管理中的作用，做到自動編目、自動檢索、對有保存價值的文件進(jìn)行輔助立卷，自動進(jìn)行轉(zhuǎn)檔等，充分發(fā)揮電子文件優(yōu)勢，建立功能完善的檔案查詢系統(tǒng)，減少查閱時間，提高查檔工作效率，加大檔案信息資源的開發(fā)和編研力度，實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)據(jù)化和網(wǎng)絡(luò)化，達(dá)到資源共享的目的，提高檔案利用率。

3.2 強化宣傳與參與意識，增強責(zé)任意識

加大宣傳力度，提高醫(yī)院對檔案管理開發(fā)利用的重視度。不僅領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，更需要加強普通職工的檔案意識，加強普通職工對檔案知識的學(xué)習(xí)。檔案能否完整地保存和充分利用，需要全院職工的配合，從資料的收集、整理、立卷到開發(fā)利用都離不開廣大職工的支持和配合。醫(yī)院要有意識地通過各種途徑向職工講解醫(yī)院檔案管理的重要性和必要性，要經(jīng)常進(jìn)行形式多樣、生動活潑的檔案知識、法律法規(guī)的宣傳，讓檔案意識深入人心。廣大職工只有充分認(rèn)識到檔案的價值，才能高度重視檔案工作，時時處處注意收集、保存各種信息資料，檔案工作才會得到進(jìn)一步加強，檔案地位才會進(jìn)一步提高。

3.3 增強服務(wù)意識，制定服務(wù)措施，提高服務(wù)功能

檔案工作是一項服務(wù)性的工作，檔案工作的服務(wù)性是通過檔案提供利用來實現(xiàn)的。首先要增強服務(wù)意識，要改變過去“等、靠、要”的傳統(tǒng)工作模式，打破過去“重管輕用”的陳舊管理方式，在主動服務(wù)、跟蹤服務(wù)和開發(fā)利用上狠下工夫，不斷提高檔案工作效益。其次要制定服務(wù)措施，提高服務(wù)功能，為檔案信息資源利用者提供最方便最快捷的信息服務(wù)，從而使檔案管理的各項服務(wù)工作落到實處，發(fā)揮檔案工作在醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展中的應(yīng)有作用。

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