基于EXCEL高校收費憑證導入模板設計的探討

張運如 許靜 盧艷紅 郭潔

摘 要：高校一般性收費和零星收入涉及的類型復雜、部門眾多、數(shù)據(jù)量大，財務核算時容易在數(shù)據(jù)信息上混淆出錯，不便于后期的對賬工作，更不利于學校的財務管理。為此，基于天大天財5.0財務系統(tǒng)，運用EXCEL設計了高校收費核算憑證模板，可有效提高收費核算的工作效率和數(shù)據(jù)的準確度。

關鍵詞：收費核算;零星收入;EXCEL;憑證導入模板;憑證錄入

中圖分類號：F231 ? ? ?文獻標志碼：A ? ? ?文章編號：1673-291X（2019）14-0164-03

前言

隨著高等教育的不斷發(fā)展和管理體制改革的深化，高校招生規(guī)模不斷擴大、收入來源渠道增多，收費類型也更加復雜。以學費收入為主的高校收費是高校辦學經(jīng)費的主要來源，準確反映高校各類收費情況的財務核算是加強高校財務管理、完善高校內(nèi)部控制制度、促進學校教育事業(yè)健康發(fā)展的基本要求。針對高校收費核算數(shù)據(jù)繁雜易錯的特點，在收費統(tǒng)計管理的基礎上，結合天大天財5.0財務系統(tǒng)，運用EXCEL設計憑證導入模板的方法，可以輕松高效地完成收費核算，提高收費核算的準確度。

一、憑證導入模板的設計思路

高校的收費對象主要有各學院的本科生、研究生、留學生、成人繼續(xù)教育生等;收費項目主要有學費、住宿費、保險費、教材費、雙學位學費、重修費、軍訓服裝費、各類報名考試費、培訓費等。除了一般性收費外，還有涉及各個部門的零星收入，如國有資產(chǎn)出租出借收入、出售實驗動物收入、版面費收入、查新費收入等。高校收費和零星收入涉及的類型復雜、部門眾多、數(shù)據(jù)量大，財務核算時容易在摘要、核算科目代碼、輔助代碼、部門碼、金額等方面的數(shù)據(jù)信息上混淆出錯，不便于后期的對賬工作，也不利于準確上繳財政專戶。

為解決憑證錄入信息量大、內(nèi)容重復易錯等問題，利用EXCEL設計憑證導入模板，在導入模板中錄入收費項目的金額，可生成規(guī)范格式的摘要、對應的會計科目、部門碼、輔助代碼、金額等分錄內(nèi)容，將生成的分錄模板導入天大天財系統(tǒng)即可完成核算憑證。

二、憑證導入模板的設計

（一）統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準備

1.規(guī)范收費統(tǒng)計表的內(nèi)容和格式。收費統(tǒng)計表應包含收費日期、序號、收費項目、科目代碼、輔助代碼、部門碼、收據(jù)號、金額等內(nèi)容。其中各項收費項目對應相關的會計科目代碼、輔助代碼、部門碼等。收費統(tǒng)計表內(nèi)容和格式的規(guī)范為憑證導入模板設計提供格式基礎。收費科室清算當天收費情況并在統(tǒng)計表中分項填報，便于財務會計分項審核和核算。

2.分員分類統(tǒng)計。收費科室根據(jù)人員分工不同，收費人員在統(tǒng)計表中列示分管收費項目清單，補充收費人員信息、統(tǒng)計表編號、收費金額等內(nèi)容。分員分類統(tǒng)計給對賬工作劃了分工和范圍，方便日后查詢對賬。

（二）建立關聯(lián)關系和設置公式

1.根據(jù)財務系統(tǒng)憑證導入格式要求確定模板格式。導出財務系統(tǒng)收費類憑證模板，轉(zhuǎn)換成EXCEL格式，確定與憑證的年份、月份、日期、附件張數(shù)、憑證類型、序號、摘要、會計科目、部門碼、借貸方金額、輔助代碼等內(nèi)容相應的單元格位置，整理出導入模板框架并調(diào)整成便于編輯使用的格式，作為憑證導入模板表。

2.以收費統(tǒng)計空表作為數(shù)據(jù)關聯(lián)對接表，在收費統(tǒng)計空表對應加入憑證導入模板相關信息列，并設置公式，如表1所示。

（1）在憑證導入模板“摘要”列運用“&”符號及IF公式設置摘要內(nèi)容包含XXX（收費員）統(tǒng)計單號、收（退）費項目等，當收費統(tǒng)計表的金額為正數(shù)時摘要收費，金額為負數(shù)時則摘要退費。

（2）憑證導入模板“會計科目”列設置等于收費統(tǒng)計表的“科目代碼”列。

（3）憑證導入模板“部門碼”列設置等于收費統(tǒng)計表的“部門碼”列內(nèi)容，該處如果采用“=”直接等于收費統(tǒng)計表的單元格，會出現(xiàn)收費統(tǒng)計表的單元格為空時，憑證錄入模板“部門碼”列單元格則為0，0值是不符合憑證導入格式要求的。因此，運用IF公式使收費統(tǒng)計表的“部門碼”為空時，憑證錄入模板“部門碼”列單元格也為空。

（4）憑證導入模板“貸方金額”列設置等于收費統(tǒng)計表的“金額”列金額，運用IF公式，使收費統(tǒng)計表的“金額”為空時，憑證錄入模板“貸方金額”也為空。

（5）憑證導入模板“輔助代碼”列設置等于收費統(tǒng)計表的“輔助代碼”列，運用IF公式，使收費統(tǒng)計表的“輔助代碼”列為空時，憑證錄入模板“輔助代碼”列也為空。

（6）收款資金銀行進賬情況的處理，在憑證導入模板“摘要”列運用“&”符號及IF公式設置摘要內(nèi)容包含日期、XXX（收費員）統(tǒng)計單號、收（退）費情況?！皶嬁颇俊绷性O置等于收費統(tǒng)計表的銀行科目代碼。“借方金額”和“貸方金額”列分別運用IF公式使統(tǒng)計表銀行進（退）賬金額為正數(shù)時，金額在“借方金額”反映，同時“貸方金額”為空;銀行進（退）賬金額為負數(shù)時，金額則在“貸方金額”反映，同時“借方金額”為空。

設置好數(shù)據(jù)關聯(lián)對接表的關聯(lián)關系和公式后，日常使用時，只需在收費統(tǒng)計表錄入單號、日期、收費項目金額以及實際進（退）賬金額，憑證導入模板相關內(nèi)容即同步生成（如表1中序號4、5、7、8行所示）。

3.將在對接表中生成憑證導入模板的內(nèi)容復制粘貼到內(nèi)容完整的模板表，補充年份、月份、日期、附件張數(shù)、憑證類型等信息，該類信息內(nèi)容一旦設定可作為固定信息不再修改或稍作微調(diào)。

4.將完整的憑證導入模板表轉(zhuǎn)存為TXT格式，即可導入財務系統(tǒng)并生成核算憑證。

（三）憑證導入模板設計的延伸

高校的零星收入，如國有資產(chǎn)出租出借收入、出售實驗動物收入、版面費收入、查新費收入等，部分收入開具了發(fā)票，除了一般性收費核算，還涉及增值稅、城建稅、教育費附加等稅務的核算，其中城建稅、教育費附加的金額是根據(jù)增值稅金額按一定比例計算提取的，所以處理起來比較煩瑣。為解決該類收入核算問題，可在收費類憑證導入模板的基礎上修改并加入“零星收入統(tǒng)計對接表”，設置關聯(lián)關系及計算公式，根據(jù)收入金額分別計算增值稅、城建稅、教育費附加的金額，并關聯(lián)收入項目和稅務的會計科目，生成零星收入憑證導入模板。

依此類推，該模板的設計思路可延伸應用到其他日常財務業(yè)務，如頻繁發(fā)生的科研項目款收入、每月復雜的工資計提發(fā)放等憑證錄入。

三、憑證導入模板的應用效果

通過憑證導入模板的應用，在處理業(yè)務時只需輸入單號、金額即可完成憑證錄入，省去很多關于摘要、科目代碼、部門碼、輔助代碼等容易出錯信息的重復錄入，將主要精力轉(zhuǎn)向關注收費項目、金額、進（退）費賬戶、退款手續(xù)辦理等更為重要的審核內(nèi)容，大大降低業(yè)務核算的差錯率，提高了工作效率。

通過導入模板生成的憑證，有數(shù)據(jù)準確性高、摘要具一定的規(guī)律性、賬務清晰等優(yōu)點，利于賬務查詢，給對賬工作帶來更多便利，使科室間的對賬工作變得更加嚴謹且輕松。

結語

憑證導入模板設計和公式設置的過程雖略顯復雜，但“磨刀不誤砍柴工”，好工具的細心準備為日常工作節(jié)省了更多時間。憑證導入模板的設計理念延伸到更多類似的業(yè)務處理，觸類旁通，使高校財務人員從更多重復繁雜的工作中解放腦力和體力，關注更為重要的信息內(nèi)容，大大提高了工作效率和數(shù)據(jù)的準確性，為加強高校財務管理、加強內(nèi)部控制以及領導決策做好數(shù)據(jù)準備。

參考文獻：

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[2] ?楊敏.加強高校收費管理完善內(nèi)部控制制度[J].商業(yè)經(jīng)濟，2010，（16）：62-63.

Abstract：The types of general fees and sporadic income in colleges and universities are complex.With a large number of departments and large amount of data，it is easy to confuse and make mistakes in data information in financial accounting，which is not convenient for the later reconciliation work，and is not conducive to the financial management of the school.Therefore，based on Tianda Tianchai 5.0 financial system，the voucher template of charge accounting in colleges and universities is designed by using EXCEL，which can effectively improve the working efficiency and data accuracy of charge accounting.

Key words：charge accounting;sporadic income;EXCEL;voucher import template;voucher input