會計檔案管理的若干法律思考

羅潔

【摘 要】會計檔案管理工作直接關(guān)系著事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的核算，是單位管理活動的重要組成部分，有效的會計檔案管理工作有利于反映事業(yè)單位內(nèi)部真實的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，包括會計賬簿、會計憑證以及財務(wù)報告等核算資料，為事業(yè)單位后續(xù)的發(fā)展提供有效的數(shù)據(jù)參考，本文主要針對會計檔案管理過程中涉及到的法律因素進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】會計檔案管理；法律問題；對策

一、前言

作為事業(yè)單位檔案的重要組成部分，單位會計檔案反映和記錄了單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會計核算專業(yè)資料，具有十分重要的法律與經(jīng)濟(jì)意義，在事業(yè)單位發(fā)展中起到指導(dǎo)與參考的作用。隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展以及市場競爭活動的日益激烈，會計檔案管理過程中涉及到的法律因素也越來越多，如何在新的時期應(yīng)對事業(yè)單位檔案管理過程中的法律問題，是當(dāng)前各個單位管理活動開展的重點(diǎn)內(nèi)容之一。

二、事業(yè)單位會計檔案管理過程中的法律特點(diǎn)

2.1統(tǒng)一性

事業(yè)單位管理活動的統(tǒng)一性指的是任何獨(dú)立核算的單位必須要進(jìn)行的所有會計資料的整理與保管，要求在單位所有生產(chǎn)經(jīng)營活動之中所涉及的財務(wù)往來、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)核算以及相關(guān)稅務(wù)等會計核算資料都能夠被有效的管理和處置。根據(jù)《會計法》的相關(guān)規(guī)定，單位需要設(shè)置會計管理人員和會計機(jī)構(gòu)，如果單位本身不具備設(shè)置會計機(jī)構(gòu)的資格，則需要委托具有資質(zhì)的會計中介代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行會計業(yè)務(wù)的代理管理，保證單位檔案包含所有的會計核算資料。

2.2合法性

會計檔案管理過程中的合法性指的是相應(yīng)事業(yè)單位在會計資料管理以及委托管理的過程中，必須要根據(jù)相應(yīng)法律法規(guī)的要求進(jìn)行會計核算資料的收集與管理，做好會計檔案的整理歸檔工作，相應(yīng)的資料的保管和處理需要符合相關(guān)法律的要求以及行業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)。

2.3長遠(yuǎn)性

在事業(yè)單位會計管理活動中，會計檔案管理工作會長期穩(wěn)定的存在，為了更好的保證《會計法》的落實，維護(hù)國家經(jīng)濟(jì)秩序穩(wěn)定，反映單位具體經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)情況的會計核算資料必須能夠長久保存，方便有關(guān)單位的使用與查閱，保證單位資金的透明性和健康性。[1]

三、當(dāng)前事業(yè)單位會計檔案管理工作中存在的問題

3.1缺乏健全的檔案管理制度

科學(xué)系統(tǒng)的檔案管理制度是保證事業(yè)單位管理活動得以順利有序推進(jìn)的前提，從目前來看，單位主要依據(jù)財政部《會計檔案管理辦法的通知》進(jìn)行檔案的管理工作，但是很多事業(yè)單位部門缺乏對政策的認(rèn)識以及法律法規(guī)的了解，導(dǎo)致管理制度制定不合理，存在規(guī)定盲區(qū)，影響管理效率。例如，單位在進(jìn)行會計檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制定過程中，由于現(xiàn)存會計檔案很多只有按照年度分類的檔案流水號，缺乏相應(yīng)的案件號與目錄號等，導(dǎo)致檔案管理難度加大，存在檔案移交和檔案銷毀方面的問題。

3.2缺乏與會計管理相關(guān)的基本資料

事業(yè)單位在進(jìn)行會計檔案管理過程中只注重會計工作資料的分劃管理，缺乏對資料收集以及檔案工作過程中的有效管理，導(dǎo)致檔案資料存在完整性的問題，部分重要會計資料丟失。[2]

四、完善會計檔案管理法律規(guī)定的相關(guān)策略

4.1調(diào)整最低保管期限

從目前來看，《會計檔案管理辦法》中所規(guī)定的會計檔案的保管期限已經(jīng)不能滿足當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效率提升的要求，最低保管期限對一些民事糾紛的當(dāng)事人來說時間過長，不利于維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益。從司法實踐過程中來看，最低保管期限為十五年和十年的檔案具有十分重要的犯罪證據(jù)查證作用。因此，適當(dāng)延長最低保管期限有利于更好地保證國家經(jīng)濟(jì)安全，打擊違法犯罪行為。

4.2將會計檔案管理規(guī)范上升到法律層面

會計法第四十二條對會計檔案管理要求作出了相關(guān)規(guī)定，但是規(guī)定所表述的內(nèi)容并不全面，缺乏對會計檔案管理行為的有效指導(dǎo)，為了進(jìn)一步提升會計檔案管理的質(zhì)量，保證會計檔案管理的強(qiáng)制效力，需要在《會計法》中專門將會計檔案管理具體方法作出規(guī)定，為事業(yè)單位會計檔案管理工作提供有效的法律支持。

4.3加強(qiáng)會計電子檔案管理立法

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展尤其是計算機(jī)技術(shù)的迅猛進(jìn)步，使用信息化手段進(jìn)行會計檔案管理的案例越來越多，利用磁性介質(zhì)可以有效儲存會計信息，解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中存在的問題，提高查詢效率和存儲速度。從目前來看，部分有條件的事業(yè)單位會在保管紙質(zhì)檔案的同時也會將電子檔案傳輸?shù)较嚓P(guān)系統(tǒng)當(dāng)中，做好國家檔案局和財政部的備案，這種情況會增加管理成本，消耗大量的人力與物力，所以需要大力推行會計電子檔案管理制度，從立法角度規(guī)范會計電子檔案管理行為，提高法律的前瞻性。

五、結(jié)束語

綜上所述，隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和社會主義市場經(jīng)濟(jì)的日益完善，事業(yè)單位會計檔案管理工作對單位的發(fā)展以及單位的合法經(jīng)營的影響也越來越大，做好事業(yè)單位會計檔案管理工作，提高單位檔案管理的合法性和科學(xué)性，是保證事業(yè)單位能夠在激烈社會競爭中長期穩(wěn)定發(fā)展下來的重要因素。本文主要從法律角度進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理工作的探討，指出當(dāng)前會計檔案管理過程中存在的問題并指出了相關(guān)對策，希望能夠發(fā)揮會計檔案管理作用，促進(jìn)單位的可持續(xù)發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]郭玉暉，任曉霞.事業(yè)單位會計檔案管理中存在的問題及對策分析[J].科教導(dǎo)刊：（電子版），2015：121.

[2]張娜.新時期事業(yè)單位會計檔案管理中存在的問題及對策[J].中國經(jīng)貿(mào)，2015：264.