高職院校辦公室行政管理的功能定位及實踐

李麗波

【摘要】隨著新課程改革的不斷推進(jìn)，高職院校在行政管理工作中應(yīng)用系統(tǒng)工程方法，以提高行政管理效率，最終為高職院校發(fā)展起到基礎(chǔ)鋪墊作用，縮小與高水平院校間的距離。文章在介紹高職院校辦公室行政管理職能、分析功能定位的基礎(chǔ)上，結(jié)合行政管理情況提出了有效的實踐措施。

【關(guān)鍵詞】高職院校;辦公室;行政管理;功能定位;實踐策略

在社會發(fā)展的同時，高職院校規(guī)模也相應(yīng)擴(kuò)大，辦公室管理工作任務(wù)隨之增多。為提高辦公室行政管理效率，完善行政管理體制，務(wù)必做好辦公室日常事務(wù)管理工作。辦公室行政管理的功能定位準(zhǔn)確化，有利于推動教學(xué)工作順利進(jìn)行，并且日常工作也能高效完成，確保辦公室行政管理優(yōu)勢全面發(fā)揮，加快高水平專業(yè)建設(shè)速度。該論題的現(xiàn)實意義較顯著，能為辦公室事務(wù)管理工作提供借鑒。

一、 高職院校辦公室行政管理職能

（一）參謀職能

高職院校辦公室參謀職能既體現(xiàn)在黨政部門，又體現(xiàn)在日常工作中。在黨政部門制定、實施決策前，辦公室發(fā)揮參謀作用，為其提供相關(guān)資料，并實地調(diào)查，以便為決策制定做足充分準(zhǔn)備，最終提高決策合理性以及執(zhí)行力度。參謀職能的服務(wù)優(yōu)勢具體體現(xiàn)在教育工作、科研工作中，辦公室根據(jù)具體情況與各方取得聯(lián)系，并將各方意見反饋給部門領(lǐng)導(dǎo)，以便為決策制定、決策執(zhí)行提供正確方向[1]。

（二）綜合管理職能

辦公室作為綜合辦事機(jī)構(gòu)，與高職院校其他機(jī)構(gòu)存在差異。辦公室與黨政部門積極配合，協(xié)作完成人事管理、財務(wù)管理、檔案管理等任務(wù)，對于訪客接待、公文擬定等工作辦公室承擔(dān)重要職責(zé)。辦公室與職能部門及時溝通，持續(xù)聯(lián)系，為學(xué)校良好形象宣傳、公關(guān)工作推進(jìn)貢獻(xiàn)重要力量。

（三）溝通協(xié)調(diào)職能

辦公室在高職院校中發(fā)揮橋梁作用，它作為學(xué)校與學(xué)院間聯(lián)系的載體，為協(xié)調(diào)職能實踐提供了條件。在日常工作中，學(xué)院與學(xué)校間存在些許矛盾，或者各部門意見不統(tǒng)一現(xiàn)象通常存在。此時，辦公室應(yīng)承擔(dān)起溝通職責(zé)，在合理分配職能的基礎(chǔ)上，確保問題在短時間內(nèi)得到解決，以免影響教學(xué)工作以及科研工作的順利開展。部門領(lǐng)導(dǎo)間也會存在意見不統(tǒng)一、協(xié)商不一致等現(xiàn)象，辦公室在處理復(fù)雜部門領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系時，應(yīng)在兼顧學(xué)校利益的前提下，盡可能為部門領(lǐng)導(dǎo)提供溝通機(jī)會，確保問題及時化解，此時應(yīng)注意溝通協(xié)調(diào)職能運用的及時性和合理性。

（四）協(xié)查督辦職能

辦公室行政管理人員應(yīng)對現(xiàn)階段工作內(nèi)容全面了解，并從高職院校全局角度出發(fā)，動態(tài)掌握工作任務(wù)進(jìn)展，盡可能提高工作質(zhì)量。行政管理人員一旦發(fā)現(xiàn)工作行為延遲、執(zhí)行工作不到位等現(xiàn)象，就應(yīng)及時督促。并如實向上級領(lǐng)導(dǎo)反映情況，以報告總結(jié)的形式進(jìn)行匯報，進(jìn)而使領(lǐng)導(dǎo)能夠根據(jù)實際情況制定管理決策。

二、高職院校辦公室行政管理功能定位分析

（一）對外功能定位

對外功能定位主要體現(xiàn)在兩方面。第一方面即聯(lián)系教學(xué)部門與非教學(xué)部門的功能。準(zhǔn)確定位這一功能，能夠?qū)崿F(xiàn)社會資源的有效配置，并加強(qiáng)部門間的聯(lián)系和溝通，同時，完善信息交流機(jī)制，最終促進(jìn)部門工作任務(wù)順利完成。辦公室聯(lián)系教學(xué)部門與非教學(xué)部門，能夠充實行政管理內(nèi)容，并為管理實踐提供方向，細(xì)化行政管理目標(biāo)，將行政管理工作任務(wù)具體落實。第二方面即聯(lián)系上級部門的功能。行政管理人員在參照高職院校課層管理制度的基礎(chǔ)上，將上傳下達(dá)的功能優(yōu)勢全面發(fā)揮出來。其中，上傳功能指的是，全面搜集民意，并拓寬民意傳輸渠道，及時傳遞民意訴求;下達(dá)功能指的是，確保部門領(lǐng)導(dǎo)者提出的內(nèi)容落實于下屬部門，最終完成信息傳遞任務(wù)。辦公室處理好與上級部門間的關(guān)系，能夠大大提高行政管理效率，取得良好的行政管理效果，增強(qiáng)功能定位準(zhǔn)確性。

（二）對內(nèi)功能定位

辦公室對內(nèi)行政聯(lián)系具體體現(xiàn)在貫徹上級文件精神，組織教職工代表大會，落實績效考核和協(xié)調(diào)管理相關(guān)事項。對于績效考核，行政管理人員以及教務(wù)工作者實施坐班制度，不僅能夠集中工作人員精力，而且能減輕管理人員壓力，確?？冃Э己斯ぷ鞴交七M(jìn)，最終得出的績效考核結(jié)果能為行政管理方案調(diào)整、教學(xué)計劃變動提供依據(jù)。在此期間，行政管理人員能夠提高對所從事工作的認(rèn)知，并強(qiáng)化工作責(zé)任感?？冃Э己斯ぷ鞣秶m當(dāng)放寬，以加強(qiáng)對被考核人員的了解，最終得到客觀的、真實的考核結(jié)果。對于內(nèi)部事項協(xié)調(diào)，高職院校應(yīng)與時俱進(jìn)地創(chuàng)新績效工資制度，逐步深化績效工資改革，以調(diào)動教職工工作積極性，確保教職工保持積極樂觀的工作態(tài)度。內(nèi)部事項協(xié)調(diào)應(yīng)根據(jù)民意以及內(nèi)部訴求制定管理方案，將文件精神全面貫徹，同時，其他事項協(xié)助工作也應(yīng)同步開展，以加強(qiáng)辦公室與內(nèi)部成員間的聯(lián)系，增強(qiáng)對內(nèi)功能定位的合理性和有效性[2]。

三、高職院校辦公室行政管理實踐有效對策

（一）創(chuàng)新辦公室行政管理方式

高職院校辦公室創(chuàng)新行政管理方式，符合高職院校管理體制改革需要，通過拓展服務(wù)對象，豐富服務(wù)內(nèi)容，提高服務(wù)要求來加強(qiáng)行政管理，對教學(xué)方式調(diào)整、行政管理行為規(guī)范有積極影響。在這一過程中，辦公室行政管理人員應(yīng)全面了解師生需求，并根據(jù)需求制訂合理的管理計劃，確保行政管理工作細(xì)致化完成。在此期間，行政管理人員務(wù)必強(qiáng)化責(zé)任意識，增強(qiáng)工作責(zé)任感，為高職院校師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（二）創(chuàng)新辦公室行政管理理念

在開展辦公室行政管理工作時，要與時俱進(jìn)地為管理人員傳遞新知識，盡可能豐富管理人員工作經(jīng)驗，充分彰顯新管理理念在管理實踐中的價值。創(chuàng)新管理理念是實現(xiàn)理論知識共享、實踐管理經(jīng)驗交流，最終能夠提高管理者隨機(jī)應(yīng)變能力，取得行政管理的最佳效果，達(dá)到高水平院校建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。高職院校學(xué)生能夠客觀認(rèn)識辦公室管理工作，并積極主動地配合管理工作，為行政管理提出合理建議，盡可能發(fā)揮辦公室行政管理作用。

（三）提高辦公室行政管理工作重視程度

現(xiàn)如今，高職院校的發(fā)展如火如荼，這離不開辦公室工作的協(xié)助。因此，高職院校領(lǐng)導(dǎo)者與管理者應(yīng)高度關(guān)注辦公室工作，客觀認(rèn)識行政管理環(huán)節(jié)在學(xué)校發(fā)展中的助推力，細(xì)分高水平專業(yè)建設(shè)目標(biāo)。辦公室工作任務(wù)繁重，工作人員在工作崗位中能夠得到鍛煉和提升。為調(diào)動工作人員積極性，高職院校應(yīng)完善考核制度并將考核結(jié)果與升職空間、工資待遇、職稱評定等內(nèi)容緊密聯(lián)系，最終優(yōu)化辦公室行政管理質(zhì)量。

（四）合理分配辦公室行政管理人員職責(zé)

辦公室具備參謀職能和協(xié)調(diào)溝通職能。目前，高職院校辦公室工作處于被動狀態(tài)，這對行政管理行為約束、教育科研工作有序推進(jìn)起到了制約作用，不利于優(yōu)化辦公室服務(wù)質(zhì)量。為高效處理形式化管理、監(jiān)督力度薄弱等問題，務(wù)必明確辦公室行政管理人員職責(zé)，將一人一責(zé)制度具體落實。管理人員明確工作職責(zé)后，能夠循序漸進(jìn)提升業(yè)務(wù)能力，為學(xué)校發(fā)展貢獻(xiàn)個人力量。并且行政管理員工間能夠互相幫助，為解決行政管理問題有效對策。責(zé)任明確后，能夠減少責(zé)任推卸現(xiàn)象，從整體上提高行政管理工作效率，加快高職院校辦學(xué)進(jìn)程。此外，合理設(shè)置辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)，以便為員工職責(zé)劃分提供支持，這既能加強(qiáng)辦公室人員管理，又能優(yōu)化內(nèi)部機(jī)構(gòu)，為行政管理工作順利推進(jìn)做足充分準(zhǔn)備。

（五）完善辦公室行政管理制度

高職院校結(jié)合辦公室工作情況制定相關(guān)制度，以便為行政管理工作提供可靠的制度保障，進(jìn)而使辦公室工作能夠有序化、規(guī)范化推進(jìn)。在開展行政管理工作的過程中，規(guī)章制度逐漸細(xì)化，既能規(guī)范行政管理流程，又能提高行政管理工作效率，對高職院校有序創(chuàng)辦、良性發(fā)展有積極影響。為增強(qiáng)辦公室行政管理制度可行性，院校應(yīng)在制度改進(jìn)與執(zhí)行過程中，全面借鑒師生以及管理人員的意見，充分發(fā)揮規(guī)章制度實效性，確保辦公室工作任務(wù)及時完成。此外，擴(kuò)大規(guī)章制度宣傳范圍，進(jìn)而使行政管理人員以及師生能夠按照制度要求約束自身行為，這對今后行政管理制度改進(jìn)能夠起到良好的鋪墊作用，真正滿足辦公室工作有章可循的需要。

（六）提高辦公室行政管理人員素質(zhì)

高職院校應(yīng)定期為辦公室員工組織系統(tǒng)化培訓(xùn)，培訓(xùn)期間更新理論知識，并傳授行政管理技能，促使辦公室人員專業(yè)素養(yǎng)逐步提升，使辦公室人員能夠為學(xué)校發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，實現(xiàn)辦公室精細(xì)化管理目的。辦公室人員業(yè)余時間應(yīng)注重提升自我修養(yǎng)，積極主動參加行政管理活動，豐富行政管理經(jīng)驗，拓展行政管理問題處理思路，在短時間內(nèi)完成管理實踐目標(biāo)。

除了上述幾種措施外，高職院校辦公室行政管理人員還應(yīng)樹立團(tuán)隊合作觀念，在協(xié)調(diào)合作的基礎(chǔ)上解決行政管理問題，在此期間，辦公室人員能夠取長補(bǔ)短，真正提升行政管理能力。這對辦公室工作環(huán)境創(chuàng)設(shè)、辦公室人員工作壓力緩解有促進(jìn)作用。

四、結(jié)束語

綜上所述，高職院校正處于改革的重要階段，為加快改革進(jìn)程，取得高職院校高水平專業(yè)建設(shè)的良好效果，具體落實素質(zhì)教育理念，辦公室行政管理工作務(wù)必增強(qiáng)功能定位的準(zhǔn)確性，通過發(fā)揮辦公室作用，加強(qiáng)辦公室部門與其他部門間的聯(lián)系，為高職院校發(fā)展提供動力支持。本文通過創(chuàng)新辦公室行政管理方式，改進(jìn)管理理念，提高工作重視程度，合理分配管理職責(zé)，完善管理制度，提高管理人員素質(zhì)等措施強(qiáng)化辦公室職能，對優(yōu)秀人才培養(yǎng)、社會持續(xù)發(fā)展有積極作用。因此，高職院校辦公室工作人員應(yīng)以此為借鑒，探索行政管理實踐的有效措施。

【參考文獻(xiàn)】

[1]魯倩.如何在新形勢下做好辦公室行政管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（20）：9.

[2]趙珺.新形勢下高職院校辦公室行政管理工作探析[J].教育教學(xué)論壇，2016（48）：12-13.