零配件“大數(shù)據(jù)”審計(jì)方法案例分析

于保森

摘 要：制造業(yè)零配件的采購、領(lǐng)用和庫存環(huán)節(jié)的管理，存在機(jī)型復(fù)雜、種類繁多、數(shù)據(jù)量巨大的特點(diǎn)?；诖?，剖析零配件“大數(shù)據(jù)”，總結(jié)分析和挖掘的思路，以期洞察零配件“大數(shù)據(jù)”的規(guī)律，優(yōu)化零配件管理。

關(guān)鍵詞：零配件;大數(shù)據(jù);分析;挖掘;思路

中圖分類號：F239 ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A ? ? ?文章編號：1673-291X（2019）06-0116-01

對于工廠來說，零配件的供應(yīng)在保障設(shè)備正常生產(chǎn)方面起到舉足輕重的重要作用，設(shè)備由于零配件的延誤導(dǎo)致不能按時(shí)生產(chǎn)將造成大量的浪費(fèi)。零配件存在機(jī)型復(fù)雜、種類繁多，數(shù)量巨大的特點(diǎn)，面對這些巨量數(shù)據(jù)，如何更加有效地提高零配件的管理，也是一個(gè)大的難題。

年內(nèi)蕪湖卷煙廠審計(jì)科開展了《設(shè)備配件管理系統(tǒng)》中六年“大數(shù)據(jù)”的審計(jì)，借助Excel表中的數(shù)據(jù)透視表功能，在極短的時(shí)間內(nèi)完成審計(jì)報(bào)告，主要得益于事先謀劃，借助大數(shù)據(jù)處理加快了進(jìn)程，審計(jì)發(fā)現(xiàn)更加具有數(shù)據(jù)上的說服力。

一、采購績效的審計(jì)

對于采購部門來說，“降本增效”是其重要職能之一，用數(shù)字“說話”評定其績效更加客觀有效，同時(shí)加強(qiáng)數(shù)據(jù)上的分析能夠發(fā)現(xiàn)采購流程上可能產(chǎn)生的細(xì)節(jié)缺陷，洞察工作中可能產(chǎn)生的客觀失誤，達(dá)到進(jìn)一步優(yōu)化流程，減少工作失誤的目的，即通過結(jié)果導(dǎo)向反證和優(yōu)化過程。

1.降本增效的成果界定。方法是當(dāng)年采購數(shù)據(jù)與歷史采購數(shù)據(jù)進(jìn)行對比，引用可比性分析的方法，確定降本增效產(chǎn)生的價(jià)值量。對比時(shí)，會產(chǎn)生兩種數(shù)據(jù)：一種是不可比數(shù)據(jù)（表現(xiàn)為有現(xiàn)行價(jià)格信息無歷史價(jià)格信息和無現(xiàn)行價(jià)格信息有歷史價(jià)格信息），該類信息無可比性，應(yīng)過濾。另一種是可比數(shù)據(jù)，即既有歷史價(jià)格信息又有現(xiàn)行價(jià)格信息。這種數(shù)據(jù)又分三個(gè)方向，一是價(jià)格沒變動，二是價(jià)格提升，三是價(jià)格下降?？傮w績效是可比數(shù)據(jù)總體產(chǎn)生的節(jié)約價(jià)值作為采購績效的價(jià)值量。

2.價(jià)格提升的對策分析?？杀葍r(jià)格中應(yīng)單獨(dú)分析價(jià)格提升的原因，方法是價(jià)格增長的倍率分析。一方面，查找最近采購記錄的痕跡化記錄，是否符合流程要求，從中總結(jié)價(jià)格上漲的因素，分析其合理性;我們在實(shí)務(wù)中發(fā)現(xiàn)，還存在錄入數(shù)據(jù)時(shí)產(chǎn)生的錯(cuò)誤疏漏，需及時(shí)予以糾正。另一方面，針對價(jià)格上漲倍率較高的記錄，首先查閱歷史記錄單價(jià)，尋求原供應(yīng)商原價(jià)供貨，其次若確屬市場自然上漲因素，從謹(jǐn)慎性角度考慮，應(yīng)重新組織競價(jià)采購。

3.價(jià)格下降對績效影響的規(guī)律分析。價(jià)格下降對總體績效的影響主要是對其規(guī)律進(jìn)行研究分析，分析績效比重較大的數(shù)據(jù)的特點(diǎn)、規(guī)律、原因。這樣在工作中，可以將符合這些特征的數(shù)據(jù)篩選出來，有的放矢地采取措施，實(shí)現(xiàn)“巧干”和“放大”績效的效果。

二、閑置庫存的審計(jì)

閑置庫存具有高風(fēng)險(xiǎn)性，是零配件流動性管理的難點(diǎn)之一。這個(gè)責(zé)任一般確定為領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任、管理者責(zé)任、使用者責(zé)任和保管者責(zé)任，表現(xiàn)為過度保障、“牛鞭效應(yīng)”和生產(chǎn)停機(jī)責(zé)任追究等方面的片面性，缺乏責(zé)任共擔(dān)的系統(tǒng)性的有效機(jī)制。

1.三年、六年、多年以上未動用的庫存分析。方法是將三年、六年、多年內(nèi)未產(chǎn)生領(lǐng)用的配件篩選出來，對比分析、沉淀資金的增長趨勢，堅(jiān)定消除閑置備件影響的決心。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者一定要高度重視閑置庫存的高風(fēng)險(xiǎn)性，落實(shí)管理者和使用者在閑置配件上的責(zé)任，問責(zé)一次勝于說教十次。一定要把主責(zé)落實(shí)到使用者頭上，避免“牛鞭效應(yīng)”的放大。

2.消除閑置的對策。一是將設(shè)備更新、設(shè)備改造后不適用的零配件梳理出來，在公司內(nèi)部5家煙廠共享使用，都沒有的機(jī)型行文報(bào)廢;二是對時(shí)間長的橡膠件進(jìn)行質(zhì)量鑒定，對變形變軟等不適合使用的配件行文報(bào)廢;三是屬于寄售的應(yīng)積極與供應(yīng)商協(xié)商退貨，并建立更有效的寄售機(jī)制，定期和不定期梳理長期庫存;四是對于機(jī)型淘汰的電器、機(jī)械配件，應(yīng)建立與生產(chǎn)機(jī)型生命周期同步的報(bào)廢機(jī)制，把長期不用的備件作為稀缺資源加強(qiáng)庫存保養(yǎng)，盡力保障在設(shè)備生產(chǎn)中的使用。長期閑置配件應(yīng)建立使用者責(zé)任考核機(jī)制，列入使用部門年度績效考核，優(yōu)先使用長期閑置配件。新增長期閑置配件同樣列使用者責(zé)任考核，促進(jìn)形成不新增閑置沉淀的機(jī)制，這也是采購部門績效的一個(gè)重要方面。

三、采購和領(lǐng)用頻次分析

采購和領(lǐng)用的頻次反映配件使用的流量，頻次越高說明其作為易損件的使用程度越高，保障了易損件的采購，就能極大限度地保障設(shè)備生產(chǎn)。

庫存量和采購量是否能與消耗量匹配？方法是以幾年的“大數(shù)據(jù)”為研究對象，統(tǒng)計(jì)消耗的最大值、平均值、最小值、標(biāo)準(zhǔn)差，分析其離散程度，通過這種數(shù)據(jù)模型確認(rèn)出消耗量的安全范圍。再通過與已有安全庫存上下限的設(shè)置比較，提出優(yōu)化安全庫存上下限的方案，征求使用部門的意見最終確定安全庫存上下限。該工作應(yīng)定期結(jié)合新數(shù)據(jù)的產(chǎn)生進(jìn)行適時(shí)分析，才能不斷提升管理水平，優(yōu)化采購和安全庫存的管理。

大數(shù)據(jù)（big data，mega data），指的是需要新處理模式才能具有更強(qiáng)的決策力、洞察力和流程優(yōu)化能力的信息資產(chǎn)。如果我們不具備一定的數(shù)據(jù)處理能力，“大數(shù)據(jù)”就不是信息資產(chǎn)，而是靜態(tài)的存儲數(shù)據(jù)反而是一種負(fù)累。蕪湖卷煙廠對零配件的管理初步按“大數(shù)據(jù)”的處理模式進(jìn)行了部分分析，筆者認(rèn)為，相較以前的流程審計(jì)和對大數(shù)據(jù)的無能為力，起到了一定的積極的作用，起到了優(yōu)化流程、提高決策、檢查失誤的作用。

[責(zé)任編輯 劉兆峰]