計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用與分析

陳紅梅

摘 要：在計(jì)算機(jī)研究不斷深入的背景下，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公中應(yīng)用的越來越廣泛，能夠在提高工作效率的同時(shí)，提高最終的工作質(zhì)量。本文首先分析了辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)的具體應(yīng)用，然后論述了未來的發(fā)展方向，旨在提高計(jì)算信息處理技術(shù)在人們?nèi)粘Ｉ钪械膽?yīng)用范圍，實(shí)現(xiàn)良好的應(yīng)用效果。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)；信息處理技術(shù)；辦公自動(dòng)化

1 辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用

1.1 強(qiáng)化辦公自動(dòng)化管理體制

現(xiàn)代企事業(yè)單位在日常辦公的時(shí)候，對(duì)辦公自動(dòng)化計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)的資金投入相對(duì)較少，主要原因是辦公自動(dòng)化計(jì)算機(jī)技術(shù)不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，資金上的投入在短期內(nèi)并不能實(shí)現(xiàn)良好的利潤(rùn)。當(dāng)前，由于思想意識(shí)上的不重視，計(jì)算機(jī)操作者對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用相對(duì)生疏，在簡(jiǎn)單的日?；畔⑻幚碇心軌虍a(chǎn)生一定的作用，但是無法解決重點(diǎn)和難點(diǎn)問題，工作效率大大降低，工作質(zhì)量也受到較大程度的影響。雖然目前計(jì)算機(jī)軟件在辦公自動(dòng)化應(yīng)用中的經(jīng)濟(jì)收益較小，但是從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，具有十分可觀的隱性效益，在選擇計(jì)算機(jī)軟件的時(shí)候，必須結(jié)合單位的實(shí)際情況，針對(duì)辦公的自動(dòng)化進(jìn)程，選擇合適的應(yīng)用軟件進(jìn)行安裝和使用，增強(qiáng)計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的應(yīng)用效果。

1.2 為辦公自動(dòng)化提供專業(yè)服務(wù)

目前，從實(shí)際的工作效果上看，單位計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人才的專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)還存在較大差距，具備一定的提升空間。單位的類型多種多樣，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的時(shí)候，會(huì)產(chǎn)生不同的需求，因此，工作人員的素養(yǎng)參差不齊，從基礎(chǔ)上看，存在較大的差異性，難以在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)有效調(diào)和，必須經(jīng)過必要的后天彌補(bǔ)。針對(duì)當(dāng)前的實(shí)際情況，計(jì)算機(jī)專業(yè)人才在應(yīng)用理論和實(shí)踐方法上存在著不足，在很大程度上阻礙了辦公自動(dòng)化的推進(jìn)過程。辦公室計(jì)算機(jī)技術(shù)人員在確保計(jì)算機(jī)運(yùn)行狀態(tài)的過程中，可以通過安裝殺毒軟件、修補(bǔ)漏洞、設(shè)置防火墻等手段進(jìn)行，站在專業(yè)性的角度，單位的計(jì)算機(jī)工作人員需要迎合時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，在學(xué)習(xí)的過程中及時(shí)更新專業(yè)知識(shí)，構(gòu)建自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，使辦公自動(dòng)化成果得到有效維護(hù)。

1.3 文檔自動(dòng)化管理

收發(fā)和整理信息是辦公活動(dòng)中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，借助計(jì)算機(jī)能夠簡(jiǎn)化辦公的程序，加快辦公的速度，全面性的瀏覽各種網(wǎng)絡(luò)文件。根據(jù)實(shí)際情況和自身的需求，檔案管理人員可以對(duì)工作流程進(jìn)行針對(duì)性的設(shè)置，在出現(xiàn)變動(dòng)的時(shí)候，能夠及時(shí)更新和保存，方便后期的使用，提供便捷性的服務(wù)。在收到相關(guān)檔案之后，檔案管理人員需要將信息及時(shí)登記在電腦檔案里，并通過合適的渠道發(fā)送給承辦人，使文檔能夠快速歸檔保存。文件歸檔后，可以根據(jù)保密的幾倍，安排相應(yīng)的管理人員，對(duì)查詢權(quán)限進(jìn)行針對(duì)性的設(shè)置，在定期或者不定期狀態(tài)下執(zhí)行，增強(qiáng)文檔信息的保密性與安全性，防止出現(xiàn)盜用現(xiàn)象。管理文檔的整個(gè)過程，應(yīng)嚴(yán)格控制操作的步驟，確保各個(gè)細(xì)節(jié)的執(zhí)行力度達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，為文檔自動(dòng)化管理提供便利條件。

1.4 工作流程自動(dòng)化

當(dāng)前，在構(gòu)建計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的時(shí)候，很多單位意識(shí)到其重要性，并且在實(shí)踐的過程中大力推廣，構(gòu)建有效的信息交流平臺(tái)是促進(jìn)內(nèi)部信息流通的重要手段，通過搭建合理的信息渠道，能夠使資源和信息實(shí)現(xiàn)針對(duì)性的共享和互通，不僅能夠促進(jìn)單位自身的發(fā)展，還能為社會(huì)進(jìn)程提供一定的經(jīng)驗(yàn)。單位內(nèi)部的信息平臺(tái)，能夠及時(shí)展開各種培訓(xùn)工作，使員工在第一時(shí)間了解并運(yùn)用各種內(nèi)部的資源，為樹立良好的企事業(yè)單位形象奠定良好的基礎(chǔ)。在辦公自動(dòng)化中，計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了良好的應(yīng)用，能夠?qū)崟r(shí)監(jiān)控整個(gè)辦公流程，將各部門資源進(jìn)行協(xié)調(diào)與整合，為整體的合理運(yùn)轉(zhuǎn)提供健康穩(wěn)定的環(huán)境，創(chuàng)造出良好的外部條件和氛圍。

2 計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化發(fā)展方向分析

2.1 網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的過程中，各行各業(yè)中已經(jīng)普遍使用視頻會(huì)議，可以針對(duì)用戶的實(shí)際情況，分為網(wǎng)絡(luò)、軟件及硬件視頻會(huì)議系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議系統(tǒng)主要利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行視頻通話，不需要專門的設(shè)備和軟件，雖然成本較低，但通話質(zhì)量一般。軟件視頻會(huì)議系統(tǒng)和硬件視頻會(huì)議系統(tǒng)借助一定的軟件實(shí)現(xiàn)雙方之間的通話，軟件視頻會(huì)議系統(tǒng)對(duì)計(jì)算機(jī)的要求較高，軟件的正常運(yùn)行需要一定的條件支持，但使用成本相對(duì)較低。當(dāng)前，這種視頻會(huì)議方式使用的范圍最廣，其中通話質(zhì)量是最關(guān)鍵的影響因素，只有在保證通話質(zhì)量的基礎(chǔ)上，才能實(shí)現(xiàn)視頻通話業(yè)務(wù)的快速進(jìn)步與成長(zhǎng)。因此，必須重視數(shù)據(jù)的傳遞與整合等相應(yīng)工作，加大研究與推廣的力度，實(shí)現(xiàn)視頻會(huì)議技術(shù)的創(chuàng)新型應(yīng)用。

2.2 在無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上發(fā)展

在我國的網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)中，無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用范圍最廣，隨著網(wǎng)絡(luò)的逐漸普及，無線網(wǎng)絡(luò)覆蓋在越來越多的地區(qū)，人們幾乎可以在各個(gè)地方隨時(shí)隨地的連接上網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行日常的交流與溝通。在無線網(wǎng)絡(luò)覆蓋面逐漸擴(kuò)大的過程中，影響力也日益增加，人類社會(huì)也從有線網(wǎng)絡(luò)時(shí)代逐步邁進(jìn)無線網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，人們的辦公也傾向于使用無線網(wǎng)絡(luò)。計(jì)算機(jī)技術(shù)人員需要對(duì)無線網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的漏洞及時(shí)進(jìn)行彌補(bǔ)，增強(qiáng)系統(tǒng)的安全性與穩(wěn)定性，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)與精確，防止犯罪分子入侵到服務(wù)器中，避免用戶信息的泄露，延長(zhǎng)服務(wù)器的使用壽命。因此，技術(shù)人員應(yīng)將無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的安全級(jí)別不斷提高，使信息泄露的現(xiàn)象相應(yīng)性的減少，最大程度的保證使用者的損失，不斷向用戶服務(wù)的方向發(fā)展。

2.3 在信息傳輸技術(shù)上的發(fā)展

網(wǎng)絡(luò)科技的進(jìn)步與發(fā)展是信息運(yùn)輸方式越來越多樣化和豐富化，人們能夠通過各種各樣的通話方式進(jìn)行交流和信息的傳遞。比如，人們可以借助QQ、微信等進(jìn)行溝通，也可以通過郵箱發(fā)送文件，在短時(shí)間內(nèi)迅速傳遞信息，保證信息的及時(shí)和安全傳遞，增加業(yè)務(wù)往來，提高日常辦公的效率。現(xiàn)代社會(huì)的信息化趨勢(shì)越來越明顯，安全傳播是關(guān)鍵性因素，因此，在辦公發(fā)展的方向上，需要使信息的及時(shí)性得到保障，辦公自動(dòng)化計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用必須充分重視安全性與針對(duì)性。在計(jì)算機(jī)信息傳輸?shù)倪^程中，信息盜用和泄露的現(xiàn)象也逐漸增多，因此，在傳遞的同時(shí)，應(yīng)將安全防護(hù)工作放在一個(gè)突出性位置，最大程度的保證信息的全面性，避免在發(fā)生泄露的情況下出現(xiàn)信息的失真。

2.4 在辦公智能化上的發(fā)展

在計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)應(yīng)用的發(fā)展方向上，智能化是未來發(fā)展的一個(gè)重要趨勢(shì)，經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步使各種各樣的大小企業(yè)不斷涌現(xiàn)，行業(yè)的增加以及辦公條件的變化，使辦公業(yè)務(wù)的種類越來越多樣化和復(fù)雜化，需要嚴(yán)格按照規(guī)定的流程、在簡(jiǎn)化辦公業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，加快辦公進(jìn)度，提高辦公效率，在智能化辦公平臺(tái)上發(fā)展和創(chuàng)造出多種類型的辦公化業(yè)務(wù)，不斷降低辦公的成本，實(shí)現(xiàn)更大的經(jīng)濟(jì)效益。另外，需要針對(duì)不同單位的實(shí)際情況，將智能化辦公與智能化管理相互結(jié)合，選擇最佳的辦公軟件，使信息通過安全的渠道傳遞，保證辦公質(zhì)量。因此，計(jì)算機(jī)技術(shù)人員需要明確自身的責(zé)任與義務(wù)，在日常工作中加強(qiáng)學(xué)習(xí)與積累，研發(fā)出更多的高新技術(shù)，在辦公自動(dòng)化過程中實(shí)現(xiàn)更加有效的應(yīng)用。

3 結(jié)語

綜上所述，與傳統(tǒng)辦公模式相比，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在處理信息的過程中，具有非常明顯的快捷性、及時(shí)性和安全性，不僅能夠收集與整合大容量的數(shù)據(jù)信息，還能在全面調(diào)查的基礎(chǔ)上，不斷完善辦公自動(dòng)化的理論和技術(shù)要求，提供決策上和制度上的支持。因此，應(yīng)強(qiáng)化辦公自動(dòng)化管理體制，為辦公自動(dòng)化提供專業(yè)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)文檔自動(dòng)化管理，保證工作流程自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)單位的健康穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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