知識(shí)管理與檔案管理

紀(jì)娟 河套學(xué)院

引言：知識(shí)管理和檔案管理為建設(shè)現(xiàn)代化城市提供了十分有利的信息，同時(shí)推動(dòng)了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)進(jìn)步和發(fā)展。國(guó)家的檔案管理制度在信息水平不斷提高的基礎(chǔ)上更加完善，檔案管理人員的工作效率和質(zhì)量共也得到了保證。檔案管理和知識(shí)管理具有十分緊密的關(guān)系，兩者為企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展提供了充足保障。

一、檔案管理的特點(diǎn)

（一）管理過程的階段性。檔案管理分為檔案室和檔案館兩個(gè)層次，不同階段的管理針對(duì)的對(duì)象和采用的方式也存在一定差別。檔案室管理更多的體現(xiàn)過渡性質(zhì)的管理，為企業(yè)單位的日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供參考。檔案館管理的重點(diǎn)在于永久保存，具有一定的文化內(nèi)涵和社會(huì)價(jià)值。

（二）較強(qiáng)的依附性。檔案是在日積月累的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和查閱資料的基礎(chǔ)上形成的，一定程度上體現(xiàn)了檔案整理者的思想觀念和工作方式，其中所包含的數(shù)據(jù)信息與檔案形成人員的自身利益息息相關(guān)。檔案對(duì)形成者的依附性限制了檔案管理的范圍，私密性較高，因此不能隨意的傳播和交流具體的檔案信息。

二、知識(shí)管理的特點(diǎn)

（一）知識(shí)管理是信息時(shí)代的產(chǎn)物。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，人類步入了信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代，大量數(shù)據(jù)信息資源涌入，其中包含一些虛假信息、不良信息等，對(duì)人們獲取信息資源產(chǎn)生了一定影響。同時(shí)信息量過大造成了管理和決策效率低下的情況，人們也逐漸認(rèn)識(shí)到信息管理不能只單獨(dú)的掌控，應(yīng)該在知識(shí)管理體系中融入更豐富的內(nèi)容，例如信息載體、信息系統(tǒng)以及各種信息網(wǎng)絡(luò)，通過篩選和過濾的方式為社會(huì)和人類提供有價(jià)值的信息。

（二）知識(shí)管理的超越性。知識(shí)管理是在信息資源管理基礎(chǔ)上的拓展和進(jìn)一步應(yīng)用。社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展促使各類信息資源涌現(xiàn)，具有復(fù)雜多變的特性。從應(yīng)用管理的角度出發(fā)，形成了新的高效管理方式，也就是知識(shí)管理。知識(shí)管理以人為本，結(jié)合了人的管理模式，注重開發(fā)人的智力和創(chuàng)造力，為企業(yè)管理經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供便利。

三、檔案管理與知識(shí)管理的關(guān)系

知識(shí)管理和檔案管理的對(duì)象基本一致，同時(shí)工作流程、期望達(dá)到的目標(biāo)以及采用的技術(shù)方式相同。檔案包括企業(yè)內(nèi)部的文件資料和文獻(xiàn)等，這些都是由基礎(chǔ)知識(shí)構(gòu)成的，因此檔案管理一定程度上屬于知識(shí)管理的內(nèi)容。企業(yè)從事檔案管理目的在于通過檔案管理作面向經(jīng)營(yíng)活動(dòng)服務(wù)，為員工工作提供更豐富、可靠的數(shù)據(jù)信息資源，保證員工工作的效率和質(zhì)量。知識(shí)管理能夠幫助企業(yè)更好的實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)，提升自身價(jià)值，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)重要地位。因此，企業(yè)從事知識(shí)管理工作階段中，應(yīng)在適合的層面應(yīng)用有效工作模式，方能令人們獲取到真正所需的知識(shí)信息，便于他們?cè)趯?shí)踐工作中可獲取到更好的幫助并設(shè)定良好的工作措施。

（一）兩者互相交融。知識(shí)管理一定程度上促進(jìn)了檔案管理的應(yīng)用和發(fā)展。與傳統(tǒng)的檔案工作相比，企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理工作無論是從內(nèi)容還是形式上都產(chǎn)生了本質(zhì)上的改變。主要是因?yàn)槠髽I(yè)在檔案管理的過程中充分利用知識(shí)管理的相關(guān)內(nèi)容，在工作領(lǐng)域以及服務(wù)價(jià)值上實(shí)現(xiàn)了廣泛挖掘和深入發(fā)展。知識(shí)管理工作對(duì)各載體形態(tài)的內(nèi)容進(jìn)行了明確，整合和運(yùn)用的過程中形成了全新的知識(shí)，創(chuàng)建更完整的系統(tǒng)化知識(shí)資源庫(kù)，并倡導(dǎo)社會(huì)組織以及個(gè)人在從事檔案管理或是文件管理工作中開創(chuàng)、共享應(yīng)用豐富知識(shí)，彰顯企業(yè)管理的價(jià)值。在知識(shí)管理方式的基礎(chǔ)上運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)方式為用戶提供了更加豐富和精準(zhǔn)的知識(shí)信息服務(wù)，同時(shí)也促進(jìn)了檔案管理方式的更新和完善。檔案管理工作在應(yīng)用知識(shí)管理的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)了職能的轉(zhuǎn)變和進(jìn)一步完善。此類變化提供了檔案管理更有效的方式，逐漸實(shí)現(xiàn)了智能化管理和控制，為企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展提供了充足保障。檔案以及文件為各組織單位以及個(gè)人的核心知識(shí)資源，體現(xiàn)了極為重要的應(yīng)用以及歷史價(jià)值。從企業(yè)單位機(jī)構(gòu)組織的角度來說，員工工作的不穩(wěn)定性會(huì)造成檔案信息資源的缺失，檔案管理的過程中很難掌控個(gè)人之中所包含的隱形知識(shí)。為了更好的轉(zhuǎn)化隱形知識(shí)，應(yīng)該合理利用多媒體技術(shù)，利用文字、影像處理以及圖標(biāo)方法構(gòu)建全面豐富的檔案信息。從企業(yè)員工的角度來說，個(gè)人參與的社會(huì)活動(dòng)和研究學(xué)習(xí)成果都會(huì)轉(zhuǎn)化為企業(yè)重要的資料文件。豐富的社會(huì)活動(dòng)中，企業(yè)單位混合個(gè)人積累了一定的工作經(jīng)驗(yàn)和學(xué)習(xí)了更多的知識(shí)，在應(yīng)用知識(shí)檔案的過程中還會(huì)形成新的知識(shí)，員工會(huì)為企業(yè)做出更大的貢獻(xiàn)。該類圖文信息利用檔案管理模式最終實(shí)現(xiàn)，為知識(shí)管理凝聚了更加豐富寶貴的知識(shí)資源。

（二）兩者相輔相成。知識(shí)管理豐富了檔案管理的職能和內(nèi)容。隨著知識(shí)管理在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中發(fā)揮越來越重要的作用，促使檔案管理成為其工作的核心內(nèi)容，明確知識(shí)管理的規(guī)劃和職責(zé)后對(duì)檔案管理的具體職能進(jìn)行了優(yōu)化處理。目前從實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)管理比較注重開發(fā)和應(yīng)用檔案知識(shí)資源，全方位共享和應(yīng)用檔案知識(shí)。除此之外，檔案管理人員在新的發(fā)展形勢(shì)下角色也有所轉(zhuǎn)變，成為檔案知識(shí)的提供人、服務(wù)管理以及決策咨詢主體。利用知識(shí)管理達(dá)到了再造檔案業(yè)務(wù)流程的目的，豐富了電子文件的內(nèi)容。該流程涵蓋生成文件、應(yīng)用歸檔、永久存儲(chǔ)以及銷毀文件的整體過程。同時(shí)構(gòu)建的新型業(yè)務(wù)流程利于強(qiáng)化檔案文件資料的知識(shí)管理，可提升各類業(yè)務(wù)工作服務(wù)能力，優(yōu)化實(shí)踐工作效率。知識(shí)管理和檔案管理相輔相成，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供了可以借鑒和學(xué)習(xí)的數(shù)據(jù)信息資源。

四、結(jié)束語(yǔ)

由上文可知，知識(shí)管理和檔案管理是企業(yè)管理活動(dòng)中十分重要的兩個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)兩者具有十分緊密的關(guān)聯(lián)。檔案管理的過程中應(yīng)用知識(shí)管理的方式能夠保證良好的工作效率和服務(wù)水平。以知識(shí)管理為導(dǎo)向，采用現(xiàn)代化技術(shù)方式開展檔案管理工作更加完整，保證了管理效果。檔案管理一定程度上為知識(shí)管理提供了分析檢查的重要工具，促使檔案資料內(nèi)含的信息價(jià)值逐步升華到知識(shí)層面，推動(dòng)了企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。