大數(shù)據(jù)分析方法在企業(yè)檔案管理中的實踐

馬鳳妤

摘 要：大數(shù)據(jù)分析法，是以電子信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等做為載體，運用大數(shù)據(jù)統(tǒng)計、大數(shù)據(jù)計算、大數(shù)據(jù)分析的方法，來為人們的生活實踐提供數(shù)據(jù)指導(dǎo)，來規(guī)避不必要的麻煩，提升生活實踐的效率和質(zhì)量的方法，是互聯(lián)網(wǎng)改變?nèi)松畹牡淅唬恰盎ヂ?lián)網(wǎng)+”理念的體現(xiàn)，對社會實踐能產(chǎn)生重要影響。本文將以大數(shù)據(jù)分析方法在企業(yè)檔案管理中的實踐應(yīng)用的問題作為中心議題，來著重談一談，大數(shù)據(jù)的技術(shù)應(yīng)用為企業(yè)檔案管理工作帶來怎樣的質(zhì)變。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；分析方法；企業(yè)；檔案管理；實踐

由于綜合國力的提升，由于我國實行的經(jīng)濟發(fā)展戰(zhàn)略卓有成效，我國的現(xiàn)代化發(fā)展建設(shè)速度也是越來越快，各種先進的科學(xué)技術(shù)在我國的應(yīng)用也是越加廣泛，大數(shù)據(jù)、云計算、云處理、云儲存、移動互聯(lián)通訊等一系列基于電子信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展而來的新型技術(shù)手段使我國的企業(yè)發(fā)展受益良多。其中，我國的大數(shù)據(jù)應(yīng)用，也已經(jīng)從幾年前的僅止于國家高端領(lǐng)域，到如今的基本實現(xiàn)了技術(shù)和理念全面普及的局面，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用已經(jīng)成了改變?nèi)藗兩钯|(zhì)量的重要技術(shù)，在某種意義上也成為了當(dāng)今信息化社會的一種常態(tài)，對人們的日常生活的指導(dǎo)性作用日益凸顯，對我國的社會發(fā)展產(chǎn)生了深遠的影響，也對我國的企業(yè)經(jīng)營管理產(chǎn)生了深遠的影響。

1 大數(shù)據(jù)分析方法的內(nèi)涵

大數(shù)據(jù)分析法是基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的一種分析方法技術(shù)，也就是說，大數(shù)據(jù)技術(shù)才是其核心。大數(shù)據(jù)，是指無法在一定時間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進行捕捉、管理和處理數(shù)據(jù)的集合，其子集為許多個分類數(shù)據(jù)框。大數(shù)據(jù)是運用多重復(fù)合計算模式進行數(shù)據(jù)處理，然后為使用者提供基于數(shù)據(jù)上更優(yōu)化傾向的決策，能夠用一個更為宏觀的角度洞察互聯(lián)網(wǎng)海量數(shù)據(jù)中潛藏的信息，能夠使得業(yè)務(wù)或者計算的過程更具優(yōu)化性。大數(shù)據(jù)是不根據(jù)隨機分析的方法進行概率學(xué)運算，而采用計算量更大但準(zhǔn)確性更高的所有數(shù)據(jù)等量計算的方法進行數(shù)據(jù)計算處理，從而得出準(zhǔn)確率無限接近于滿值的最后結(jié)果。由IBM提出的大數(shù)據(jù)“5V”特性即：Volume（大量）、Velocity（高效）、Variety（多樣）、Value（低價值密度）、Veracity（真實性），這五個特性可以充分說明大數(shù)據(jù)技術(shù)理論的科學(xué)性和實用性。大數(shù)據(jù)的5V特性可以在大數(shù)據(jù)分析法中得到充分體現(xiàn)。

2 我國企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

我國企業(yè)的檔案管理工作的現(xiàn)狀，可以用三個詞來總結(jié)：低效，落后，不安全。低效是指其在檔案錄入和檔案調(diào)出查閱的時候，由于以電子文檔或者紙質(zhì)文檔作為載體，分門別類，林林總總，檔案數(shù)量極為龐大，查閱起來顯得很困難，很影響工作效率；落后是指其方法落后、模式落后，運用檔案數(shù)據(jù)進行年度總結(jié)或者會議總結(jié)時，由于其數(shù)據(jù)籠統(tǒng)，沒有什么表述性，對于實際的工作并沒有什么指導(dǎo)作用，所以有落后性的表現(xiàn)；不安全則是指不論是落后的紙質(zhì)檔案保存方式，還是稍微現(xiàn)代一些的電子計算機存儲檔案的方式，總之都是依賴于實際存在的東西為儲存載體，而只要是有形的東西，都存在遭受意外的可能，意外的火災(zāi)或者其余自然災(zāi)害就很可能使檔案資料毀于一旦，使企業(yè)蒙受巨大的數(shù)據(jù)損失。

3 大數(shù)據(jù)分析方法在企業(yè)檔案管理中的實踐途徑及其要點

大數(shù)據(jù)分析方法在我國企業(yè)的檔案管理工作中，能夠起到提高檔案資料建檔入檔等管理工作的工作效率，且在數(shù)據(jù)計算、數(shù)據(jù)生成、數(shù)據(jù)分析等方面，都能體現(xiàn)出快捷、高效、準(zhǔn)確的特點，使企業(yè)能夠從人工檔案管理的落后模式中進入大數(shù)據(jù)管理的新時代。以下為大數(shù)據(jù)分析方法的幾個應(yīng)用途徑及其要點。

3.1 大數(shù)據(jù)挖掘的分析方法

大數(shù)據(jù)挖掘分析法指的是大數(shù)據(jù)分析法之中的一個應(yīng)用類型，該分析法以定點挖掘某一項數(shù)據(jù)或某數(shù)據(jù)在縱向上的所有同類型數(shù)據(jù)之中的平均數(shù)值，來作為分析標(biāo)準(zhǔn)，或者以數(shù)據(jù)作為原始數(shù)據(jù)建立可視化的挖掘模型來挖掘要計算的數(shù)值。

大數(shù)據(jù)挖掘分析法的應(yīng)用方法是，首先要定義一個目標(biāo)作為主要數(shù)據(jù)對象，并分析問題，在對企業(yè)檔案中的數(shù)據(jù)進行分析處理前，應(yīng)該將額定數(shù)據(jù)和待處理目標(biāo)定好，然后才可以開始進行數(shù)據(jù)挖掘分析，例如：要計算近一個季度以來的某名員工或者某一部門的所有員工的某項能力數(shù)據(jù)或某項業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的平均數(shù)據(jù)數(shù)值，來作為本季度員工的能力考核標(biāo)準(zhǔn)，就應(yīng)該將檔案中關(guān)于該員工或該部門員工的相關(guān)信息都要采集一遍，進行集中性的多層計算和數(shù)據(jù)識別智能分析，然后得出一個結(jié)論，用以作為該員工或該部門所有員工的本季度業(yè)績。

大數(shù)據(jù)挖掘建模，通過建立模型的方式來挖掘數(shù)據(jù)進行分析計算。通過與企業(yè)電子檔案的數(shù)據(jù)庫連接，來獲得大量原始數(shù)據(jù)，來建立對應(yīng)的數(shù)據(jù)挖掘模型，然后該模型會對企業(yè)檔案內(nèi)的海量資料進行定點挖掘。

這些被挖掘出的數(shù)據(jù)流會以代碼的形式儲存在大數(shù)據(jù)庫內(nèi)，然后需要通過腳本或者企業(yè)獨特的計算模塊來導(dǎo)入數(shù)據(jù)，進行轉(zhuǎn)換處理，將原始數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成可以處理的數(shù)據(jù)，例如MySQL、數(shù)據(jù)文本之類的形式，然后計算處理。

3.2 大數(shù)據(jù)分析算法

由于大數(shù)據(jù)的運算能力是人為編入的，所以大數(shù)據(jù)本身雖然不具備任何原始的計算方法，但它是可以學(xué)習(xí)并記憶算法的，企業(yè)可以通過訓(xùn)練企業(yè)檔案大數(shù)據(jù)庫進行機器式的學(xué)習(xí)，來形成企業(yè)需要的計算能力，然后處理采集到的數(shù)據(jù)。根據(jù)具體的問題來決定初始計算單元量，輸入指令，大數(shù)據(jù)運算分析則開始進行。大數(shù)據(jù)的算法種類有很多，比較常見的類型有：人工神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、隨機森林樹、LMS算法等。

3.3 大數(shù)據(jù)分析目標(biāo)

大數(shù)據(jù)分析目標(biāo)在企業(yè)檔案管理中的作用則是，方便于對檔案內(nèi)數(shù)據(jù)的查詢和調(diào)閱。相比于以往的傳統(tǒng)的人工的企業(yè)檔案管理模式，由于資料檔案依賴于紙質(zhì)檔案文本作為載體，且數(shù)量極其龐大，調(diào)閱和查詢某一項數(shù)據(jù)就是一個很大的翻閱查找工作量，既浪費人力又容易出錯，效率就很低下；而運用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行企業(yè)檔案管理則不需要這么耗費這么大的查找工作和使得檔案查閱效率低下，因為其以電子設(shè)備為載體，可以通過計算機儲存數(shù)據(jù)或者云盤儲存，安全又省心，而調(diào)閱檔案時只需要將入檔建檔時預(yù)留的語音指令輸入，即可通過聲紋搜索引擎，使數(shù)據(jù)自動生成。

4 未來的企業(yè)檔案管理大數(shù)據(jù)化發(fā)展的發(fā)展方向

大數(shù)據(jù)的技術(shù)正在不斷向前，同樣的，企業(yè)在大數(shù)據(jù)上的應(yīng)用也是在不斷向前的，在未來，會有更多的先進技術(shù)會被融合進大數(shù)據(jù)技術(shù)之中，例如人工智能等，以人工智能作為大數(shù)據(jù)計算分析的載體，會使其從此具備類人性的科學(xué)分析能力，而又由于其具有不斷學(xué)習(xí)的能力，所以，企業(yè)的檔案管理更智能化的時代即將到來。

5 結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)的分析方法技術(shù)的應(yīng)用，會給企業(yè)的檔案管理工作帶來安全、高效、快捷的全新體驗，使企業(yè)的檔案管理模式迎來了質(zhì)的飛躍，為企業(yè)的發(fā)展提供了數(shù)據(jù)支撐，為企業(yè)的未來保駕護航。

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