淺談機關事業(yè)單位人事檔案人員如何提高工作效率

莫燕燕

摘 要：信息時代的到來給機關事業(yè)單位檔案管理帶來了諸多新挑戰(zhàn)，人事檔案人員在發(fā)揮積極性的同時，需要精簡工作，提高效率，結合影響人事檔案管理人員工作效率的主客觀因素，提出優(yōu)化策略，以期優(yōu)化檔案管理的服務功能。

關鍵詞：機關事業(yè)單位；檔案人員；工作效率

機關事業(yè)單位人事檔案記錄了員工的社會信息和工作表現(xiàn)，能夠全面地反映員工的道德素養(yǎng)、學業(yè)背景、職業(yè)能力、從業(yè)經(jīng)歷，是機關事業(yè)單位識人、選人和用人的重要依據(jù)。檔案人員準確高效地履行職責，是提升人事檔案質(zhì)量和使用效果的必要保障。然而由于一些主客觀原因的影響，當前一些機關事業(yè)單位存在檔案人員工作效率不高、檔案管理不善等問題，需要我們對檔案管理人員的主觀能動性和客觀工作環(huán)境進行深入分析，提出破解效率不高問題的有效途徑，才能更好地為機關事業(yè)單位服務。

1 影響人事檔案管理人員工作效率的主客觀因素分析

1.1 人事檔案管理工作人員能力不足

檔案管理工作具有很強的專業(yè)性，對檔案管理人員的知識結構、技能儲備具有較高的要求，還需要檔案管理人員具有細致、嚴謹、耐心的意志品質(zhì)。但一些機關事業(yè)單位由于對檔案管理工作的重要性和復雜性認識不足，在人員配備、學習培訓方面投入不足，有的單位由非專業(yè)人員管理檔案，有的甚至臨時抽調(diào)人員管理檔案，由此導致人員能力與實際工作需要不匹配，無法準確高效地完成人事檔案管理工作。

1.2 檔案管理制度不健全

檔案管理工作以相關制度為基本遵循，機關事業(yè)單位應通過嚴密的制度體系規(guī)范檔案管理工作，使之健康有序運行。然而，一些單位對檔案工作重視不足，始終沒有建立完善的制度體系，導致檔案的收集、整理、應用始終處于低水平狀態(tài)，有的單位人員缺乏主動歸檔意識，檔案管理員在反復催要的過程中浪費大量時間，有的存檔材料內(nèi)容缺失或者分類管理不科學，在提取、應用時難于尋找。隨著事業(yè)單位改革的不斷深入，人事檔案管理工作的復雜性將進一步提升，制度環(huán)境給檔案管理工作人員帶來的消極影響將進一步放大。

1.3 信息化程度不高

隨著信息化技術的普遍應用，機關事業(yè)單位各項工作效率得到有效提升。但由于一些單位對檔案管理工作重視不足，對該項工作的軟硬件配備存在很大短板。一是人事檔案仍采取紙質(zhì)存儲方式，占用空間大，存儲中易丟失損壞，耗費人力多，檢索查詢效率低。特別是有的單位由于歷史管理不善，大量無價值資料混雜在檔案之中，對利用檔案帶來更大阻礙。二是不利于提升歸檔效率。當前機關事業(yè)單位的大量工作數(shù)據(jù)都有電子形式的存儲版本，直接以電子形式進行歸檔，可以大幅度減少檔案材料轉(zhuǎn)遞的時間，提升歸檔工作效率，檔案管理工作信息化程度不高，反而使本來可以簡便的工作流程更加繁瑣。三是手動登記存檔中存在誤差現(xiàn)象。

2 提高機關事業(yè)單位人事檔案人員工作效率的有效途徑

2.1 建立健全制度，落實責任主體

第一，打造完整工作流程，使檔案人員責權明晰。通過科學合理的制度設計，使工作流程更加健全，便于檔案人員操作執(zhí)行。并通過制度建設對檔案人員的責權進行明確界定，為檔案人員“有所為有所不為”劃清邊界，通過壓實主體責任，充分調(diào)動檔案人員的工作積極性。第二，人事檔案工作涉及到機關事業(yè)單位的各個部門，特別是歸檔收集工作，僅靠檔案人員一己之力難以有效完成。應通過制度建設，為各個部門設置兼職檔案員，負責收集本部門存檔材料，并及時向檔案人員歸檔，由此形成檔案工作集體參與、協(xié)作完成的高效局面。第三，應建立定期、不定期監(jiān)督檢查制度。對檔案人員的工作情況進行監(jiān)督管理，及時發(fā)現(xiàn)并糾正工作流程、檔案分類、檔案信息真實性完整性等方面的問題，確保檔案工作高質(zhì)量開展。

2.2 提升人事檔案人員職業(yè)化專業(yè)化能力

檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)水平，是影響檔案工作效率的關鍵因素，加強檔案人才隊伍建設，是提升檔案人員工作效率的重要途徑。第一，設置專人專崗負責人事檔案工作。這是穩(wěn)定檔案人才隊伍，保障檔案人員安心崗位工作、提升職業(yè)技能的基本前提。機關事業(yè)單位應選任工作積極性高、能力素質(zhì)強、性格嚴謹細致的人員負責檔案工作，嚴把人員入口關，并給予檔案工作人員職業(yè)發(fā)展空間，充分調(diào)動他們的工作積極性，不能將檔案管理崗位作為安置人員的閑職，安排一些能力素質(zhì)不強的人員從事檔案管理工作。第二，加強后備人才的儲備。在機關事業(yè)單位中從事檔案工作的人員數(shù)量很少，一旦經(jīng)驗豐富的員工發(fā)生工作調(diào)動，就存在工作經(jīng)驗斷檔，新人重新學習適應的局面，不利于保持工作的穩(wěn)定性和連續(xù)性。因此應注重后備的儲備，選擇一些兼職檔案員經(jīng)常性輔助檔案人員開展工作，通過“傳幫帶”的方式培養(yǎng)后備人才。第三，通過學習培訓提升檔案人員職業(yè)能力。制定檔案人員定期學習制度，鼓勵檔案人員開展自學，并為其提供必要的圖書資料。采取“請進來、走出去”的方式開展培訓，邀請相關專家和行業(yè)人才來單位進行培訓講座，傳授先進工作經(jīng)驗，改進工作流程，提升工作效能。積極選派檔案人員外出參加培訓交流活動，使檔案人員保持知識更新速度，與檔案管理前沿水平保持一致，用新理念、新方法指導工作更加有效地開展。

2.3 加強信息化建設

第一，加強軟硬件建設，為檔案管理信息化提供有力支撐。機關事業(yè)單位應為檔案人員配備計算機、存儲設備、服務器等硬件設備，以及檔案管理專業(yè)軟件，并對檔案人員進行信息化培訓，使軟硬件設備充分發(fā)揮應有的作用，從理念、方法、設備等方面全面提升信息化建設水平。第二，保存好原始資料。將檔案以電子文件形式進行保存，最大的風險就是原始資料能夠被修改，影響到資料的真實性，而檔案材料的真實性是其具備價值的基本前提。檔案人員應將原始資料的電子版設置為只讀文件，并且同時生成一份PDF文檔，除了存儲在計算機上以外，還要刻盤另行保存，這樣就可以確保原始資料的真實性。第三，加強電子檔案的安全管理。在信息化建設過程中，檔案人員將面對前所未有的信息安全挑戰(zhàn)，電子檔案的安全防護工作與紙質(zhì)檔案有很大不同，可能從網(wǎng)絡渠道悄無聲息地被竊取，也可能由于中毒而失效。檔案人員必須構建信息化新安全觀，將殺毒軟件防護、物理隔離、人員防范結合起來，在電子檔案的傳輸、存儲、提取等各個環(huán)節(jié)都堅持規(guī)范化操作，能夠確保檔案信息安全。

3 結語

機關事業(yè)單位人事檔案的重要價值，已經(jīng)得到越來越多的認同，對人事檔案的有效利用抱有越來越高的期望，這對人事檔案管理人員的工作效率提出更高要求。信息化時代條件下，傳統(tǒng)檔案管理工作必須融入信息化建設大潮，也對檔案管理人員的信息化理念和技能提出挑戰(zhàn)。因此，機關事業(yè)單位必須對人事檔案工作重新定位、高度重視，從制度、經(jīng)費、軟硬件設備等方面給予充分保障，在檔案管理人員選用、培訓方面加大投入力度，讓“沉睡”的人事檔案信息“活”起來，在機關事業(yè)單位各項工作開展中發(fā)揮積極作用。

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