我國(guó)高校檔案管理信息化研究

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，信息技術(shù)正在悄無(wú)聲息地改變著我們的工作方式、生活方式，工作生活朝著更加便捷的方向轉(zhuǎn)變。近年來(lái)，我國(guó)高校教育蓬勃發(fā)展，各個(gè)學(xué)校的招生數(shù)量也在不斷增加，高校學(xué)生數(shù)量的增加為高校檔案的工作帶來(lái)了更多的任務(wù)量，高校檔案管理信息化對(duì)檔案管理工作的影響更為顯著。本文立足高校檔案管理工作，深入地分析了當(dāng)前高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題提出了有效的改進(jìn)策略，希望以此推動(dòng)高校檔案管理工作再上新臺(tái)階。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；信息化；策略

檔案管理工作包括對(duì)檔案的收集、存儲(chǔ)、分享等工作，在高校檔案管理工作中引入信息化技術(shù)能夠提高檔案管理的效率，促進(jìn)高校檔案管理工作的不斷發(fā)展，從而推動(dòng)高校的信息化建設(shè)。

1 信息化檔案管理的意義

1.1 有利于推動(dòng)高校的全面發(fā)展

高校檔案管理的信息化建設(shè)是高校管理工作信息化過(guò)程中的一部分，檔案管理的信息化能夠在一定程度上提高高校工作的效率。目前，大部分高校檔案的信息化進(jìn)程與其要求存在一些差距，促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展將會(huì)推動(dòng)高校各個(gè)職能部門(mén)改變效率低下、落后的工作方式，不僅僅是對(duì)高校檔案管理工作效率與檔案管理工作質(zhì)量的提高，也是切實(shí)推動(dòng)高校其他工作的良好推手。

1.2 有利于促進(jìn)全國(guó)高校檔案管理工作的信息化進(jìn)程

大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息的流通速度之快之便捷為管理工作的開(kāi)展提供了便利，高校檔案管理工作的信息化進(jìn)程已變得尤為重要，檔案管理的信息化建設(shè)有利于促進(jìn)我國(guó)高校檔案信息化管理，從而提高各個(gè)高校的信息化水平，提升高校綜合實(shí)力，也是推動(dòng)我國(guó)高校檔案管理工作同世界接軌的有益舉措。

1.3 有利于推進(jìn)全社會(huì)的信息化進(jìn)程

高校作為社會(huì)的組成部分，其信息化進(jìn)程也將影響著整個(gè)社會(huì)的信息化建設(shè)，檔案管理信息化也將影響著社會(huì)的信息化，高校檔案管理信息化的推進(jìn)對(duì)全社會(huì)的信息化建設(shè)有著積極的影響。

2 我國(guó)高校檔案管理工作信息化進(jìn)程中存在的問(wèn)題

2.1 高校對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)較為匱乏

現(xiàn)階段，我國(guó)的高校雖然都在檔案管理中引入了信息化技術(shù)，但由于受到傳統(tǒng)的檔案管理工作的影響，有一部分高校對(duì)檔案管理的信息化認(rèn)識(shí)尚未不足，不能正確認(rèn)識(shí)信息化對(duì)檔案管理的正面影響，對(duì)高校檔案管理信息化的建設(shè)不足，影響到日常檔案管理工作的開(kāi)展，不僅影響了現(xiàn)階段的檔案管理工作，也影響著檔案管理工作的進(jìn)程。

2.2 基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善

任何工作的開(kāi)展都需要一定的設(shè)施支持，有了一定的設(shè)施才能夠更好地開(kāi)展工作。信息化建設(shè)檔案也需要大量的設(shè)施支持，不僅需要軟件設(shè)施的支持也需要硬件設(shè)施的支持。其中，硬件設(shè)施部分離不開(kāi)計(jì)算機(jī)、局域網(wǎng)以及檔案管理工作所涉及的處理設(shè)施，軟件設(shè)施則是指檔案管理信息化必不可少的知識(shí)與人才。當(dāng)前，我國(guó)有很大一部分高校存在檔案管理設(shè)施不夠完善的狀況，表現(xiàn)為硬件設(shè)施配置不足以及信息化知識(shí)和管理人才的缺失。有一些學(xué)校即使硬件設(shè)施完善，但由于人才的匱乏導(dǎo)致了資源浪費(fèi)。

2.3 數(shù)字化建設(shè)緩慢

檔案的信息化建設(shè)進(jìn)程中較為繁雜的環(huán)節(jié)是將紙質(zhì)資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，由于高校的檔案資料數(shù)目龐大，對(duì)其的數(shù)字化轉(zhuǎn)化需要一定的時(shí)間，并將會(huì)消耗大量的人力物力，當(dāng)前很大一部分高校在信息化建設(shè)方面的投資不足，不能夠快速推進(jìn)檔案資料數(shù)字化的進(jìn)程，導(dǎo)致檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化過(guò)程緩慢。

3 高校檔案管理信息化建設(shè)的策略

3.1 深入了解建設(shè)信息化檔案管理體系的相關(guān)內(nèi)容

為了確保高校檔案管理信息化建設(shè)的順利推進(jìn)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)提前對(duì)信息化建設(shè)的內(nèi)容進(jìn)行全方位、多角度的把控。一方面，對(duì)高校檔案管理體系進(jìn)行信息化建設(shè)能夠給校園管理工作帶來(lái)極大的便利，同時(shí)能夠促進(jìn)高校的管理系統(tǒng)向高水平、高質(zhì)量、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。另一方面，要對(duì)檔案管理信息化建設(shè)這項(xiàng)工程進(jìn)行全方位地跟進(jìn)和深入化地了解，在對(duì)推動(dòng)信息化檔案體系建設(shè)所需的技術(shù)原理、基礎(chǔ)設(shè)備、發(fā)展流程進(jìn)行準(zhǔn)確定位的基礎(chǔ)上，積極引入高水平、專業(yè)化人才，并定期組織相關(guān)部門(mén)人員開(kāi)展項(xiàng)目跟進(jìn)研討會(huì)議，以確保項(xiàng)目的順利落實(shí)。同時(shí)校方要對(duì)信息化檔案管理體系的建設(shè)進(jìn)行實(shí)時(shí)地監(jiān)督，在保障項(xiàng)目完成質(zhì)量和運(yùn)行效率的同時(shí)，更好地服務(wù)于全校師生。

3.2 加大技術(shù)與資金的投入力度

在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，高校需要投入大量的人力、物力、財(cái)力，及時(shí)對(duì)相關(guān)硬件設(shè)施進(jìn)行更新和完善，如擴(kuò)大檔案數(shù)據(jù)服務(wù)系統(tǒng)內(nèi)存，升級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)、購(gòu)進(jìn)電子掃描儀等專業(yè)化設(shè)備。此外，隨著近年來(lái)電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，引入最前沿的高新科技，如云計(jì)算，大數(shù)據(jù)分析等，為檔案管理體系的信息化建設(shè)提供技術(shù)支持。云計(jì)算是一種新興的存儲(chǔ)概念，其存儲(chǔ)力極強(qiáng)，性價(jià)比較高，操作靈活、便利，再結(jié)合大數(shù)據(jù)庫(kù)的分析計(jì)算，可以在短時(shí)間內(nèi)完成對(duì)師生檔案信息的分類和整理。

3.3 推動(dòng)高校檔案館藏?cái)?shù)字化建設(shè)

對(duì)檔案館藏進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)是發(fā)展信息化檔案管理體系的切入點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上，高校應(yīng)盡快轉(zhuǎn)變?cè)械墓芾砝砟?，大力推進(jìn)現(xiàn)代化數(shù)字媒體技術(shù)與檔案館藏的管理技術(shù)緊密結(jié)合，發(fā)展新的管理策略，創(chuàng)建更加便利的查詢模式，并在全校范圍內(nèi)推廣和宣傳數(shù)字化檔案庫(kù)的使用方法。在建設(shè)過(guò)程中，一些重要的環(huán)節(jié)需要及時(shí)地調(diào)整，首先，引入新技術(shù)后，各類檔案資料應(yīng)在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行豐富和完善，以便師生第一時(shí)間獲取更加全面的信息；其次，學(xué)校應(yīng)繼續(xù)加大資金和技術(shù)的投入力度，推動(dòng)高校信息化項(xiàng)目的建設(shè)進(jìn)行到底，并確保對(duì)建成的檔案管理體系進(jìn)行及時(shí)地維護(hù)和更新。

3.4 重視并擴(kuò)充信息化人才

高校檔案管理信息化建設(shè)工作涉及到許多現(xiàn)代高新技術(shù)，這就要求相關(guān)管理人員對(duì)數(shù)字媒體技術(shù)有足夠深入的了解，并且能熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)。但事實(shí)上，高校檔案管理部門(mén)的從業(yè)人員中，同時(shí)具備專業(yè)化的管理能力和高水平的信息操作能力的人才少之又少。因此，要適應(yīng)大數(shù)據(jù)化時(shí)代的發(fā)展，更好地建設(shè)信息化檔案管理體系，檔案管理者就必須進(jìn)一步提高自身的專業(yè)素質(zhì)和對(duì)高新技術(shù)的應(yīng)用控制能力。因此，高校要想更好地適應(yīng)信息化的社會(huì)，就必須重視對(duì)電子信息方面人才的培養(yǎng)和引入。并且在高校進(jìn)行檔案管理體系信息化建設(shè)時(shí)，相關(guān)工作人員除了需要在管理方面具備扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)外，更重要的是在實(shí)踐方面擁有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力和應(yīng)用能力。針對(duì)這種情況，高校應(yīng)及時(shí)召集檔案管理人員定期開(kāi)展計(jì)算機(jī)專項(xiàng)技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)，以確保工作人員的應(yīng)用能力和服務(wù)水平及時(shí)得到提高。

4 結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，各大高校的檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)引入最前沿的計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)全校師生的檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理和信息化建設(shè)。在檔案庫(kù)革新的過(guò)程中，相關(guān)技術(shù)人員要盡量避免數(shù)字信息方面知識(shí)匱乏、數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程緩慢和基礎(chǔ)信息建設(shè)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)等問(wèn)題，高校也應(yīng)加大信息化建設(shè)方面人力、物力、財(cái)力的投入，并及時(shí)開(kāi)展對(duì)管理人員的專項(xiàng)培訓(xùn)，以便數(shù)字化檔案系統(tǒng)更好地促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

呂媛媛（1980-），女，漢族，山東萊陽(yáng)人，畢業(yè)于黃岡師范學(xué)院音樂(lè)學(xué)專業(yè)，現(xiàn)就職于齊魯師范學(xué)院，從事學(xué)校管理及教學(xué)工作。