現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式與創(chuàng)新思維探析

摘 要：處于信息化時(shí)代，各個(gè)行業(yè)都面臨著嚴(yán)峻的競爭，企業(yè)要想在這種環(huán)境中獲得生存和發(fā)展，就必須打破傳統(tǒng)思想的束縛，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，積極創(chuàng)新，開發(fā)檔案信息價(jià)值，提高檔案資料利用效率，為企業(yè)生存發(fā)展創(chuàng)造有利的條件，從而提高企業(yè)核心競爭力，推動(dòng)企業(yè)快速發(fā)展。本文具體分析了現(xiàn)代企業(yè)當(dāng)前檔案管理模式和現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新的重要性以及具體創(chuàng)新措施。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)；檔案管理模式；創(chuàng)新思維

1 現(xiàn)代企業(yè)當(dāng)前檔案管理模式概述

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式主要分為三種：分散管理模式、統(tǒng)一管理模式以及信息―體化管理模式。首先，企業(yè)檔案分散管理模式。企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門各自管理自己形成的檔案，具有分工明確的優(yōu)點(diǎn)，但是因?yàn)闄n案管理分布在企業(yè)不同部門，致使對(duì)企業(yè)檔案管理缺少整體性規(guī)劃，使用檔案流程比較發(fā)雜，缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致企業(yè)運(yùn)行效率較低。比如企業(yè)財(cái)務(wù)檔案主要由會(huì)計(jì)部門管理，業(yè)務(wù)檔案主要由業(yè)務(wù)部門管理等。其次，企業(yè)檔案統(tǒng)一管理模式。檔案統(tǒng)一管理是企業(yè)內(nèi)部檔案部門對(duì)企業(yè)全部檔案進(jìn)行集中管理。統(tǒng)一管理能夠使企業(yè)檔案的安全性得到保證，有利益強(qiáng)化企業(yè)的基礎(chǔ)工作，維護(hù)企業(yè)權(quán)利，還能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源共享，提高檔案資料的使用效率，充分發(fā)揮檔案價(jià)值。最后，信息化管理模式。企業(yè)檔案信息化管理模式把傳統(tǒng)檔案管理方式和信息技術(shù)相互結(jié)合，形成了網(wǎng)絡(luò)一體化的管理模式，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)內(nèi)部各方面資源信息的綜合掌握，使得檔案資料的劃分能夠根據(jù)各個(gè)部門的特點(diǎn)進(jìn)行，提高了企業(yè)內(nèi)部各部門資料管理的科學(xué)性和合理性，同時(shí)也可以滿足企業(yè)內(nèi)部信息資源的整體規(guī)劃需求，這種管理模式是企業(yè)檔案管理發(fā)展的主要方向

2 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新的重要性

2.1 檔案信息資源是企業(yè)重要的無形資產(chǎn)

企業(yè)檔案主要記錄了企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)和經(jīng)營活動(dòng)中形成的對(duì)國家、社會(huì)、人類以及企業(yè)自身具有較高保存價(jià)值的各種文字、聲像以及圖表等。檔案信息記錄著企業(yè)發(fā)展的每一個(gè)腳步，它能夠?yàn)槠髽I(yè)重大決策以及未來發(fā)展戰(zhàn)略提供重要的參考，它是企業(yè)整個(gè)成長和發(fā)展過程的真實(shí)反應(yīng)，屬于企業(yè)重要的資產(chǎn)。企業(yè)處于不斷發(fā)展當(dāng)中，管理者的相關(guān)決策和重要規(guī)劃都必須借助于檔案中的信息來分析，從而使企業(yè)的決策更加科學(xué)合理，因此，檔案管理工作必須創(chuàng)新才能把檔案的價(jià)值全面開發(fā)出來，從而促進(jìn)企業(yè)快速發(fā)展。

2.2 創(chuàng)新檔案管理工作是企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要內(nèi)容

檔案管理屬于企業(yè)管理的重要內(nèi)容，必須適合現(xiàn)代企業(yè)以及新時(shí)期發(fā)展的需求，才能推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。隨著社會(huì)的快速發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)也正在進(jìn)行著改革創(chuàng)新，這是企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的必經(jīng)之路，而檔案管理的目的是為了服務(wù)企業(yè)，不能再安于現(xiàn)狀，應(yīng)該積極創(chuàng)新，改變傳統(tǒng)的思維模式和工作方法，構(gòu)建一個(gè)能夠和企業(yè)的生存發(fā)展相符合的管理模式，才能使企業(yè)實(shí)現(xiàn)全新的發(fā)展。因此，企業(yè)需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行深入研究，不斷創(chuàng)新，才能發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，使其為企業(yè)發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力，促使企業(yè)實(shí)現(xiàn)高效發(fā)展模式。

3 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新具體措施

3.1 樹立檔案管理創(chuàng)新意識(shí)

創(chuàng)新是一個(gè)企業(yè)進(jìn)步的巨大動(dòng)力，創(chuàng)新意識(shí)則是決定一個(gè)企業(yè)創(chuàng)新能力最直接的精神力量。創(chuàng)新意識(shí)能夠促使企業(yè)檔案工作人員素質(zhì)結(jié)構(gòu)發(fā)生變化，提高他們的力量。企業(yè)檔案工作人員只有意識(shí)到檔案管理工作創(chuàng)新的重要性，才能積極規(guī)范和調(diào)整檔案管理工作方向，明確檔案管理目標(biāo)，這是創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。處于信息化時(shí)代，檔案工作要想適應(yīng)時(shí)代特征就必須具備創(chuàng)新意識(shí)和思維，因此，必須企業(yè)檔案工作人員的創(chuàng)新意識(shí)，才能使其在工作當(dāng)中積極向上，敢于創(chuàng)新，勇于實(shí)踐，力爭把檔案管理工作做到最好。

3.2 創(chuàng)新檔案管理體系

構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理機(jī)制，完善企業(yè)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，這是檔案管理創(chuàng)新的重點(diǎn)所在。首先，處于新時(shí)期，檔案管理模式的創(chuàng)新以及管理水平的提升，都需要建立和其相適應(yīng)的檔案管理機(jī)制，明確崗位職責(zé)，把企業(yè)各個(gè)部門、不同類型載體的檔案集中管理，把檔案管理和企業(yè)工作結(jié)合起來進(jìn)行考核，才能使檔案管理和企業(yè)一起發(fā)展。其次，建立和企業(yè)實(shí)際情況相適應(yīng)的人才培養(yǎng)體系。信息技術(shù)給檔案管理工作提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支撐，方便了檔案管理，但是企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理當(dāng)中，也不能忽視人才的培養(yǎng)。企業(yè)應(yīng)該定期組合檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，才能使檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)、技能以及業(yè)務(wù)能力得到提升。最后，企業(yè)還應(yīng)該制定科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲制度，鼓勵(lì)檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)，開闊眼界，豐富自己的知識(shí)體系，增強(qiáng)自己的綜合素養(yǎng)，激發(fā)他們的工作熱情和創(chuàng)新動(dòng)機(jī)，才能使他們滿足新時(shí)期企業(yè)檔案管理的新需求，從而真正提高檔案管理工作效率。

3.3 創(chuàng)新檔案管理手段

處于網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，企業(yè)檔案管理技術(shù)也應(yīng)該積極創(chuàng)新，才能滿足信息化時(shí)代的要求。其一，建立一個(gè)完整的檔案網(wǎng)站服務(wù)體系，才能使復(fù)雜的檔案管理工作更加簡便化。其二，建立一個(gè)檔案電子文檔中心。由于企業(yè)檔案資料數(shù)量大，種類多，內(nèi)容豐富，只有建立一個(gè)電子文檔中心，才能快速儲(chǔ)存和加密檔案信息，降低成本，提高工作效率。其三，建立檔案信息資源共享平臺(tái)。企業(yè)檔案信息管理是一項(xiàng)龐大且復(fù)雜的工程，管理難度較大。例如企業(yè)員工檔案，不但是企業(yè)管理，還包括居住地、人才市場等，所以檔案必須共享才能精簡環(huán)節(jié)、精簡時(shí)間，企業(yè)需要積極創(chuàng)新，加快檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)的步伐。其四，健全網(wǎng)絡(luò)服務(wù)功能。企業(yè)應(yīng)該建立一個(gè)檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)站，使檔案管理工作者可以快速、高效的進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)搜集。

綜上所述，檔案管理工作是企業(yè)各項(xiàng)工作開展的基礎(chǔ)保證，能夠有效的推動(dòng)企業(yè)各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)健康、快速的發(fā)展模式就必須意識(shí)到檔案管理創(chuàng)新的重要性，需要結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況采取行之有效的措施建立新型企業(yè)檔案管理模式，使企業(yè)檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。只有這樣才能使檔案成為企業(yè)最有價(jià)值的資源，從而促進(jìn)企業(yè)高效發(fā)展。

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作者簡介

孫田，本科，助理館員，檔案管理，研究方向：檔案信息化。