高校辦公室人事檔案管理工作的優(yōu)化路徑闡釋

王俊紅

摘 要：本文主要以高校辦公室人事檔案管理工作的優(yōu)化路徑為重點(diǎn)進(jìn)行闡述，結(jié)合當(dāng)下高校辦公室人事檔案管理工作現(xiàn)狀，首先分析高校辦公室人事檔案管理工作必要性，其次闡述高校辦公室人事檔案管理工作現(xiàn)狀，最后從更新先進(jìn)的辦公室人事檔案管理思想、強(qiáng)化辦公室人事檔案管理資源的創(chuàng)建以及配置、創(chuàng)建辦公室人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)、加強(qiáng)辦公室人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)幾個(gè)方面深入說(shuō)明并探討高校辦公室人事檔案管理工作的優(yōu)化路徑，旨在為相關(guān)研究提供參考。

關(guān)鍵詞：高校;辦公室;人事檔案管理;優(yōu)化路徑

高校辦公室人事檔案管理作為高校管理機(jī)制的重要組成部分，在人力資源管理模式迅速發(fā)展的背景下，網(wǎng)絡(luò)信息傳播的速度逐漸加快，開(kāi)展高校辦公室人事檔案管理工作對(duì)高校平時(shí)教學(xué)秩序的穩(wěn)定運(yùn)行具有重要作用。但是現(xiàn)階段高校辦公室人事檔案管理工作存在的價(jià)值沒(méi)有充分發(fā)揮出來(lái)，存在一些問(wèn)題，因此在新時(shí)期下采取科學(xué)的手段管理高校辦公室人事檔案，促使高校持續(xù)發(fā)展是每一個(gè)高校管理者需要深入思考的問(wèn)題。

一、高校辦公室人事檔案管理工作的必要性

（1）有利于高校人事管理社會(huì)價(jià)值的提升。針對(duì)高校人事檔案管理工作的開(kāi)發(fā)以及利用，促使其體現(xiàn)出信息化以及時(shí)代化，有助于高校辦公室人力資源相關(guān)信息的實(shí)時(shí)共享，防止出現(xiàn)封閉資源的現(xiàn)象，提升人事資源管理的質(zhì)量。與此同時(shí)，創(chuàng)建信息數(shù)據(jù)資源庫(kù)，可以加強(qiáng)高校內(nèi)部的教職工資源科學(xué)化配置，以崗位和人才相對(duì)應(yīng)的理念，開(kāi)發(fā)高校內(nèi)人力資源。此外，高校中人事檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用，在一定程度上可以體現(xiàn)出高校優(yōu)秀人才具備的優(yōu)勢(shì)，降低社會(huì)上人事資源的需求成本，使得高校中存有的教研類資源轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)踐類資源，對(duì)社會(huì)價(jià)值的提升產(chǎn)生積極影響。

（2）有利于高校人事檔案管理經(jīng)濟(jì)價(jià)值的提升。對(duì)人力資源而言，其作為一種無(wú)形資產(chǎn)，充分體現(xiàn)著高校具有的綜合實(shí)力。高校開(kāi)展人事檔案管理工作，可以將人力資源的無(wú)形資產(chǎn)轉(zhuǎn)變?yōu)橛行钨Y產(chǎn)，降低高校人事管理的成本。而對(duì)于高校人事檔案管理的工作，其能夠產(chǎn)生一個(gè)信息庫(kù)，一方面可以幫助管理者全面掌握高校內(nèi)人才發(fā)展現(xiàn)狀，另一方面可以降低管理者獲得人才的成本，進(jìn)而提升高校人事檔案管理的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

二、高校辦公室人事檔案管理工作現(xiàn)狀

（1）人事檔案信息的收集角度。目前，我國(guó)大多數(shù)的高校辦公室人事檔案管理往往可以分為以下幾點(diǎn)：其一，對(duì)于設(shè)有編制的教職工檔案，其歸于高校辦公室人事檔案的范疇內(nèi);其二，學(xué)校辦公室人事檔案包含退休工作人員涉及的檔案信息資源;其三，高校離職的工作人員對(duì)應(yīng)的人事檔案資料。由于高校教師自身具備較高的學(xué)歷，且社會(huì)對(duì)人才的需求量較大，對(duì)應(yīng)的流動(dòng)性較為普遍，在多種因素的影響下，高校辦公室人事檔案管理資料信息沒(méi)有被及時(shí)提取的情況十分常見(jiàn)。假如結(jié)合高校學(xué)科的類型管理辦公室人事檔案信息，那么涉及的檔案信息數(shù)據(jù)便會(huì)很繁雜。而高校辦公室人事檔案資料的信息化水平較低，且諸多資料的歸檔也仍是紙質(zhì)形式。因此在新時(shí)期，怎樣信息化地處理大量的辦公室人事檔案信息，對(duì)繁雜的紙質(zhì)類型檔案數(shù)據(jù)加以收集和歸檔，這些都是高校管理者應(yīng)該關(guān)注的事項(xiàng)。

（2）人事檔案管理業(yè)務(wù)的角度。目前，我國(guó)大多數(shù)的高?，F(xiàn)有的人事檔案管理模式仍是以傳統(tǒng)的思想理念進(jìn)行，諸多教職工對(duì)應(yīng)的人事檔案信息往往借助手動(dòng)查詢的手段獲取，成效并不顯著。因此，在新時(shí)期，尤其是信息化時(shí)代，高校需要借助大數(shù)據(jù)的模式處理高?，F(xiàn)有的人事資源檔案，將紙質(zhì)的資源檔案進(jìn)行歸檔與保存，之后借助先進(jìn)技術(shù)取替代往的手動(dòng)查詢模式?；诰W(wǎng)絡(luò)平臺(tái)整理高校內(nèi)部的人事檔案相關(guān)信息資源，由此保證高校人事檔案管理工作具備較強(qiáng)的程序性以及科學(xué)性。

（3）人事檔案服務(wù)人事管理的角度。以往的高校中設(shè)立的人事檔案管理工作，其在開(kāi)展的過(guò)程中沒(méi)有鮮明體現(xiàn)服務(wù)思想，涉及的一些管理權(quán)力歸屬單位也存在不統(tǒng)一的問(wèn)題，通常情況下服務(wù)人事管理的工作以被動(dòng)的形式展開(kāi)，影響人事檔案信息數(shù)據(jù)的利用率。如今已經(jīng)是信息化時(shí)代，每一所高校都需要定期在云數(shù)據(jù)庫(kù)中分類與整理檔案，并且進(jìn)行具體的分析與研究，對(duì)于高?，F(xiàn)有的所有信息進(jìn)行加工，但是這些是以往人事檔案管理工作不具備的特征。

三、高校辦公室人事檔案管理工作的優(yōu)化路徑

（1）樹(shù)立先進(jìn)的辦公室人事檔案管理思想。首先，在新時(shí)期，高校管理者應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變辦公室人事檔案管理工作的觀念，號(hào)召檔案相關(guān)管理人員重視辦公室人事檔案管理工作。高校管理者應(yīng)該組織所有人員強(qiáng)化對(duì)人事檔案信息化管理的意識(shí)，全身心投入辦公室人事檔案管理工作中，促使辦公室人事檔案管理工作和高校的建設(shè)朝著信息化方向發(fā)展。其次，在新時(shí)期，高校管理者需要以時(shí)代發(fā)展的需求為核心，更新檔案管理的信息化思想，確保辦公室人事檔案管理工作高效運(yùn)行。也就是說(shuō)高校檔案管理者要加強(qiáng)辦公室人事檔案管理信息化的宣傳與推廣，確保內(nèi)部的工作人員認(rèn)識(shí)到辦公室人事檔案管理工作的重要性，發(fā)揮自己的價(jià)值，不斷為新時(shí)期辦公室人事檔案管理工作信息化的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

（2）強(qiáng)化辦公室人事檔案管理資源的創(chuàng)建以及配置。高校要想更好適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展腳步，不斷壯大學(xué)校實(shí)力，需要強(qiáng)化辦公室人事檔案管理資源的創(chuàng)建以及配置。首先要建設(shè)強(qiáng)大的人事檔案資源管理團(tuán)隊(duì)，其不僅應(yīng)該具有明確的政治思想，還應(yīng)該熟知辦公室人事檔案管理相關(guān)的專業(yè)理論知識(shí)，具備良好的信息技能。換言之，高校應(yīng)該對(duì)辦公室人事檔案管理人員的團(tuán)隊(duì)進(jìn)行綜合素質(zhì)的培訓(xùn)，一方面要強(qiáng)化教育工作，借助多種類型的教育，基于辦公室人事檔案管理單位以及檔案管理工作人員自身的工作需求進(jìn)行培訓(xùn)工作，健全專業(yè)化的辦公室人事檔案管理體系;另一方面，高校管理者應(yīng)該號(hào)召相關(guān)人員參與專題講座活動(dòng)，交流與辦公室人事檔案管理相關(guān)的多種業(yè)務(wù)，積極引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)形式的人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺(tái)，聘請(qǐng)專家到校內(nèi)開(kāi)展講解課程，把新時(shí)期檔案管理理念滲透進(jìn)校內(nèi)的所有工作人員，提升高校辦公室人事檔案管理工作人員的專業(yè)化水平。高校管理者需要開(kāi)展辦公室人事檔案管理設(shè)施建設(shè)工作，更新或者維護(hù)以往的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，努力和社會(huì)上相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，完善硬件設(shè)備以及軟件程序，推動(dòng)高校辦公室人事檔案管理工作的信息化進(jìn)程，提升人事檔案管理工作的質(zhì)量。

（3）創(chuàng)建辦公室人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)。信息化逐漸走進(jìn)人們的工作與生活中，且為人們的工作提供諸多便利，數(shù)據(jù)信息的標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)信息的開(kāi)放性都是新時(shí)期高校辦公室人事檔案管理工作的重點(diǎn)。將高校辦公室人事檔案管理工作具體化，其包含著諸多內(nèi)容，比如不同院系以及機(jī)構(gòu)的教職工基本信息，因此高校應(yīng)該創(chuàng)建辦公室人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)時(shí)整理和收集辦公室人事檔案所有信息與數(shù)據(jù)，便于實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的共享以及使用，提高辦公室人事檔案管理工作的價(jià)值與效用。此外，高?？梢越柚畔⒓夹g(shù)，整合高校內(nèi)部人事處、教務(wù)處和科研處等教職工的數(shù)據(jù)信息，結(jié)合每一個(gè)院系的實(shí)際發(fā)展模式以及真實(shí)情況，制定可操作的高校長(zhǎng)久發(fā)展目標(biāo)以及戰(zhàn)略方針，不斷為高校持續(xù)發(fā)展打下基礎(chǔ)。

（4）加強(qiáng)辦公室人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。高校辦公室人事檔案在信息化時(shí)代取得的良好管理成效需要較為科學(xué)的信息加以支撐，但是在確保相關(guān)信息資料足夠可靠的基礎(chǔ)上，需要建設(shè)辦公室人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)，也就是說(shuō)高校應(yīng)該著手加強(qiáng)辦公室人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。在建設(shè)的過(guò)程中可以依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，整合高?，F(xiàn)有的多種資源，包括人力、物力以及財(cái)力等，創(chuàng)建多種通用性以及規(guī)范性的信息數(shù)據(jù)庫(kù)、文件數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)，豐富辦公室人事檔案信息儲(chǔ)備，保證高校辦公室人事檔案管理工作有效進(jìn)行。現(xiàn)階段，我國(guó)的大多數(shù)高校都已經(jīng)基本上通過(guò)FoxPro或者D base對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行處理，這些數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)作為一般類型操作系統(tǒng)的擴(kuò)展，僅僅作用于高校內(nèi)部的辦公室人事檔案管理，要想進(jìn)一步保證人事檔案信息數(shù)據(jù)足夠完整且真實(shí)，需要高校積極開(kāi)發(fā)通用性硬件平臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)，成立科學(xué)且統(tǒng)一的云數(shù)據(jù)庫(kù)，提高辦公室人事檔案管理信息的實(shí)時(shí)共享與傳播

綜上所述，新時(shí)期高校辦公室人事檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展為一項(xiàng)大工程，因此開(kāi)展高校辦公室人事檔案管理工作的優(yōu)化路徑研究課題具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義和價(jià)值。高校管理者需要掌握目前辦公室人事檔案管理工作存在的不足，采取高效的方式對(duì)辦公室人事檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化與整合，不斷提升高校辦公室人事檔案管理工作的有效性與實(shí)效性，推動(dòng)高?，F(xiàn)代化建設(shè)。

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（責(zé)任編輯：蘭卡）