規(guī)范集團年度協(xié)議采購執(zhí)行，推動合規(guī)與效率雙提升

畢新伍

【摘 要】扎實推進開展年度協(xié)議采購工作，最大程度發(fā)揮集中采辦優(yōu)勢，是企業(yè)規(guī)范采購行為，降低采購成本，提高采購效率的重要手段，對企業(yè)采購管理工作走向科學化、標準化、專業(yè)化的發(fā)展道路將起到積極助推作用。在年度協(xié)議采購執(zhí)行過程中，如何通過優(yōu)化制度體系建設、規(guī)范內部管控流程，推動年度協(xié)議采購合規(guī)與高效的實施，是企業(yè)管理與發(fā)展的一項重要課題。

【關鍵詞】年度協(xié)議采購；分離制度；權限審批制度；合規(guī)與效率

年度協(xié)議采購是集團公司為適應高速發(fā)展的需要，滿足集團公司采辦管理要求，降低采辦成本，提高采辦效率，根據(jù)已簽訂的戰(zhàn)略合作協(xié)議或年度采購協(xié)議實施采購的行為。在年度協(xié)議采購執(zhí)行過程中，如何通過優(yōu)化制度體系與規(guī)范管控流程，積極探索年度協(xié)議采購的有效管控方式，實現(xiàn)合規(guī)性與效率的雙提升，成為適應企業(yè)快速發(fā)展的客觀要求。

一、集團公司年度協(xié)議采購的基本狀況

海洋石油工程股份有限公司集團主要從事海上油氣田開發(fā)工程及其陸地終端的設計與建造，各類碼頭鋼結構物的建造與安裝，各種類型的海底管道與電纜的鋪設等業(yè)務，對鋼材等物資資源及船舶租賃等工程服務資源具有較高的使用需求。為保證生產經營的使用需求，集團公司逐步通過多種方式將關鍵的物資與工程服務采辦資源進行鎖定，年度協(xié)議采購是諸多方式中最為重要的一種。年度協(xié)議采購具有較為明顯的優(yōu)點：一是通過一次招標確定了供應商，企業(yè)需要某種貨物或工程服務時就可以直接與供應商下達采購訂單即可，簡化了復雜而又費時的招投標程序，提高了工作效率；二是年度協(xié)議采購的采購量較大，能夠使企業(yè)以相對較低的價格取得物資或服務，節(jié)約了企業(yè)的采購成本。

年度協(xié)議采購的優(yōu)點很明顯，但也帶來了如何進行采購訂單的審批與下達等管理難點。在年度協(xié)議采購執(zhí)行過程中，如果缺乏有效的審批制度，容易造成管理的疏漏，進而帶來操作風險；反之，如果審批流程過長，會影響采購效率，違背初衷。所以制定科學合理的采購訂單審批與下達流程，成為年度協(xié)議采購能否發(fā)揮作用的關鍵。

二、嚴格執(zhí)行審批與執(zhí)行相分離制度，提升采購合規(guī)性

（一）合同簽訂與合同執(zhí)行相分離

集團公司開展機構改革，單獨設立采辦共享中心機構，將各事業(yè)部的采辦相關工作（含供應商的選擇、合同談判與簽署等）納入采辦共享機構獨立執(zhí)行。同時，將各項合同的執(zhí)行工作下沉至各事業(yè)部所屬單位。實現(xiàn)采辦合同商務流程與合同執(zhí)行相分離，規(guī)避了職責過于集中帶來的風險。

（二）采辦工作實施分段性管理。

根據(jù)集團公司的采辦管理機制，為了避免采辦全過程管理給采辦容易帶來操縱風險的考慮，從組織制度上公司實施的采辦管理為分段性管理，即供應商管理、采辦計劃管理、招評標管理。集團公司堅持管、辦分離原則，優(yōu)化資源配置，降低綜合成本，實現(xiàn)公司利益最大化。

（三）協(xié)議訂單申請與審批相分離

集團公司簽訂年度協(xié)議后，在期間內通過年度協(xié)議訂單的方式進行采購，即通過向協(xié)議向對方下達年度協(xié)議委托訂單，實現(xiàn)快速高效采購的方式。集團各業(yè)務部門作為協(xié)議執(zhí)行單位，結合業(yè)務實際負責年度協(xié)議訂單的申請。其后，分別由集團的職能部門與領導層對訂單進行審批，實現(xiàn)訂單申請與審批相分離。

（四）協(xié)議執(zhí)行與委托發(fā)送相分離

各協(xié)議執(zhí)行單位完成采購訂單協(xié)議的申請與審批后，將相關文件發(fā)送至統(tǒng)一的歸口管理部門，統(tǒng)一由其向協(xié)議相對方發(fā)出協(xié)議委托，實現(xiàn)協(xié)議執(zhí)行與委托發(fā)送相分離。

三、充分發(fā)揮按職能與權限審批制度，提升效率

（一）按權限審批

集團公司每年度采購業(yè)務量在五十億元以上，為了既達到審核的效果，又能滿足高效率的要求，年度協(xié)議委托審批實行按權限審批制度。

結合上述情況，制定不同的審批權限，預計54%的年度協(xié)議執(zhí)行（<20萬元）審批至執(zhí)行單位負責人，29%的年度協(xié)議執(zhí)行（20-100萬元）審批至執(zhí)行單位主管領導，14%的年度協(xié)議執(zhí)行（100-500萬元）審批至職能部門及其主管領導，4%的年度協(xié)議執(zhí)行（>500萬元）審批至總經理。

（二）按職能審批

年度協(xié)議由執(zhí)行單位負責人及主管領導審批，主要側重于業(yè)務層面的合理性審查。為了從職能方向進行審查，同時由職能部門參與審核。職能部門審核時，應審核包括選用此項協(xié)議的原因、具體的工作要求、所需設備物資等的數(shù)量、規(guī)格和型號等要求，所需人員的數(shù)量、資質和經驗等要求，并附必要的圖紙和技術文件。根據(jù)業(yè)務實際，需要履行的內容超出審批內容范疇的，應當重新執(zhí)行年度協(xié)議審批流程。

四、充分做好統(tǒng)計與監(jiān)控，推動合規(guī)與效率雙提升

（一）年度協(xié)議預算的使用

在簽訂年度協(xié)議前，應就年度協(xié)議涉及的預算情況進行審查，具體需要執(zhí)行預算動用審批程序。完成預算動用申請與審批后，將審批通過的預算額作為本項年度協(xié)議的控制金額。當年度協(xié)議執(zhí)行達到或超過該控制金額時，需要執(zhí)行預算追加程序申請追加合同預算。

（二）訂單委托的統(tǒng)計

每次申請年度協(xié)議訂單委托時，應由協(xié)議執(zhí)行部門與對外發(fā)送訂單委托的歸口部門進行統(tǒng)計，定期進行回歸分析，必要時候進行預警或申請年度預算追加。

五、結語

年度協(xié)議采購在集團業(yè)務中極大提高了采購效率，規(guī)范了采購行為，降低了采購成本，提高了集團物資與服務的快速保障和快速反應能力。年度協(xié)議采購對集團物資采購管理工作走向科學化、標準化、專業(yè)化的發(fā)展道路將起到積極助推作用。積極推動年度協(xié)議采購，能及時發(fā)現(xiàn)集團物采購資管理工作中存在的問題，可以促使集團物資采購管理工作科學、高效、規(guī)范運行，可以在制度和程序上有效降低采購風險。集團的快速發(fā)展，要求集團物資采購管理部門必須不斷的提高專業(yè)化水平，不斷提升保供能力，為集團公司的發(fā)展做出更大的貢獻。

【參考文獻】

[1]淺析框架協(xié)議采購的問題與措施[J]. 浦杰鋒.經貿實踐.2018（09）

[2]框架協(xié)議采購如何“更上一層樓”[J]. 李貴保.石油石化物資采購.2009（05）