基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的采購招標(biāo)及合同檔案管理研究

■王率策

（鄭州財(cái)經(jīng)學(xué)院）

引 言

在招投標(biāo)市場規(guī)模不斷擴(kuò)大過程中，社會中開始關(guān)注招投標(biāo)活動公開性、公正性與公平性，政府也加大招標(biāo)關(guān)注力度。近年，國家通過頒布《電子招投標(biāo)辦法》以及《招投標(biāo)法實(shí)施條例》等文件促使招投標(biāo)活動更加規(guī)范，對采購招標(biāo)流程進(jìn)行規(guī)范，優(yōu)化相關(guān)法律法規(guī)[1]。法律法規(guī)雖然更加嚴(yán)明，然而開展采購招標(biāo)活動過程中，無法借助文件資料了解投標(biāo)人銷售成績、企業(yè)情況以及綜合實(shí)力等情況，所以無法杜絕投標(biāo)人謊報(bào)自身信息的問題。因此，要想保證活動更加透明，社會需要構(gòu)建統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)機(jī)制系統(tǒng)，為招投標(biāo)活動順利開展提供保證。在信息技術(shù)不斷發(fā)展過程中，促使物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日益成熟，本文希望能夠借助分析物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用，促進(jìn)貨物采購效率與質(zhì)量，進(jìn)而節(jié)省成本。

1 基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的招投標(biāo)活動

現(xiàn)階段，應(yīng)該將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及招投標(biāo)技術(shù)應(yīng)用于招投標(biāo)活動進(jìn)行實(shí)時動態(tài)追蹤，要想達(dá)成這一目標(biāo)需要通過貨物追蹤系統(tǒng)與招投標(biāo)信息系統(tǒng)作為支撐[2]。

1.1 招標(biāo)信息系統(tǒng)

該系統(tǒng)涵蓋檔案記錄、投標(biāo)人、專家、貨物等方面數(shù)據(jù)庫以及投訴、信息發(fā)布系統(tǒng)。通過信息發(fā)布系統(tǒng)完成中標(biāo)結(jié)果、招標(biāo)公告以及信息補(bǔ)充等工作，具有較強(qiáng)開放性。而貨物數(shù)據(jù)庫始終處于實(shí)施更新狀態(tài)，系統(tǒng)中儲藏大量貨物信息，比如貨物位置、年限與技術(shù)參數(shù)等。對于專家數(shù)據(jù)庫則涵蓋不同專業(yè)、不同領(lǐng)域中相關(guān)專家，開展評標(biāo)活動時，借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)向?qū)＜覀鬟f貨物信息，可以有效節(jié)約招投標(biāo)費(fèi)用，同時可以對文件真實(shí)性進(jìn)行核實(shí)。然而為了提高系統(tǒng)中數(shù)據(jù)嚴(yán)密性，應(yīng)該構(gòu)建電子名簽以及其他保護(hù)措施。對于投標(biāo)人信息庫，主要涵蓋評比專家、招投標(biāo)人以及代理機(jī)構(gòu)等誠信情況。投訴系統(tǒng)主要記錄投標(biāo)人針對整體活動發(fā)生的違規(guī)行為，監(jiān)管部門會及時處理該系統(tǒng)中投訴建議，并在該系統(tǒng)中發(fā)布反饋結(jié)果[3]。

1.2 貨物追蹤系統(tǒng)

該系統(tǒng)主要效能就是驗(yàn)證、授權(quán)身份，首先驗(yàn)證供應(yīng)商信息，其次驗(yàn)證貨物真實(shí)狀況。開展投標(biāo)活動過程中，供應(yīng)商會向投標(biāo)人遞交授權(quán)文件與身份驗(yàn)證，招標(biāo)人在規(guī)定時間登錄貨物追蹤系統(tǒng)，進(jìn)行過濾后信息查看與應(yīng)用，及時了投標(biāo)人所投產(chǎn)品具體情況。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與貨物追蹤系統(tǒng)結(jié)合后，意味著物流智能調(diào)度成為可能，系統(tǒng)自動推薦適合的調(diào)度方案，并顯示不同作業(yè)場景，盡最大可能節(jié)省人力、物力、財(cái)力資源。當(dāng)物流調(diào)度需求改變后，運(yùn)輸路線、運(yùn)輸方式重新調(diào)整，并且支持多種方式聯(lián)運(yùn)。此外。貨物追蹤系統(tǒng)配置費(fèi)用審核流程，為企業(yè)運(yùn)營提供數(shù)據(jù)支撐，確保運(yùn)營決策科學(xué)、合理制定。

1.3 智能化結(jié)算

圖1 招投標(biāo)合同智能化結(jié)算

借助電子化梳理物資平整，將簽署方式與流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)固化在信息系統(tǒng)，構(gòu)建電子物流憑證規(guī)范，通過電子憑證進(jìn)行流轉(zhuǎn)與簡述，降低紙質(zhì)憑證熟練，促進(jìn)結(jié)算效率，降低人工審核任務(wù)量，達(dá)成物資單據(jù)電子化流轉(zhuǎn)目的。同時在到貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)展開實(shí)名管理，而驗(yàn)收人員則結(jié)合到貨情況，借助指紋將ERP觸發(fā)開展自動收獲，借助指紋即可完成到貨驗(yàn)收工作，提高貨款支付安全性[4]。功能需要涵蓋多個環(huán)節(jié)，見圖1。

開展采購招標(biāo)活動時，若是僅僅借助招投標(biāo)文件進(jìn)行投標(biāo)人產(chǎn)品核實(shí)、交貨期、企業(yè)產(chǎn)能等信息，會消耗大量財(cái)力、物力與人力等資源。然而，在現(xiàn)代信息快速發(fā)展背景下，促使互聯(lián)網(wǎng)和各種貨物連接，開展評標(biāo)活動時，借助產(chǎn)品信息開展投標(biāo)文件核實(shí)工作，能夠有效簡化評標(biāo)流程，提高工作質(zhì)量與效率。

2 基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的合同檔案管理

合同檔案管理工作具有復(fù)雜性特點(diǎn)，要想在短時間內(nèi)快速更新、整理檔案信息，利用傳統(tǒng)人工方式進(jìn)行管理，現(xiàn)已不能更好地滿足實(shí)踐需要，并且合同檔案利用率會大幅降低。從實(shí)際情況來看，應(yīng)靈活運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，憑借物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)勢革新合同檔案管理方法，確保檔案信息有效整合、合理利用，真正加快合同檔案信息化管理步伐。下文從軟硬件水平提升、檔案自動管理、儲存環(huán)境優(yōu)化這三方面具體分析，內(nèi)容如下：

2.1 借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)強(qiáng)化軟硬件水平

傳統(tǒng)合同檔案管理工作比較依檔案設(shè)備與實(shí)體建筑，管理工作與檔案應(yīng)用會受到空間與時間限制。同時，一些在管理工作方面，基于自身財(cái)力限制，并不會專門設(shè)置專項(xiàng)資金，計(jì)算機(jī)設(shè)施與檔案庫房不夠齊全，管理軟件開發(fā)與應(yīng)用水平有待提升。隨著物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展，為人們借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建設(shè)智能合同檔案庫房以及提高入軟硬件水平提供技術(shù)保障。因此，相關(guān)企業(yè)應(yīng)該在合同檔案管理方法加大人力、財(cái)力資源投入，對現(xiàn)有資源與檔案房設(shè)備進(jìn)行有效整合，構(gòu)建現(xiàn)代化合同檔案庫房，合理采購信息設(shè)備，進(jìn)而強(qiáng)化合同檔案信息化程度。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)涵蓋網(wǎng)絡(luò)層、應(yīng)用層與感知層，包括數(shù)據(jù)處理、融信、融合、傳感器以及射頻識別等技術(shù)。通過紅外線感應(yīng)與射頻識別技術(shù)可以提高物聯(lián)網(wǎng)智能識別能力。建設(shè)檔案庫房時，企業(yè)可以借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建庫房管理的三層結(jié)構(gòu)系統(tǒng)。比如，借助RFID技術(shù)進(jìn)行身份識別卡設(shè)計(jì)，可以完成管理人員等級、身份識別，并按照其等級與識別賦予相應(yīng)使用與管理權(quán)限。還可以在視頻監(jiān)視系統(tǒng)中應(yīng)用紅外感應(yīng)器，可以監(jiān)視出入庫房人員，若是有人強(qiáng)行進(jìn)入庫房，則門禁系統(tǒng)能夠通過紅外探測器進(jìn)行警報(bào)。

2.2 借助物聯(lián)網(wǎng)自動生成以及管理檔案

要想保證合同檔案價值得到有效發(fā)揮，需要強(qiáng)化管理效率。企業(yè)在傳統(tǒng)合同檔案管理工作中，主要以原始合同文件或是人工著錄為主，生成過程耗力、耗時，并且效率較低。而在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)支撐下，檔案管理已經(jīng)完全突破模式束縛，促使合同檔案生成過程發(fā)生較大變化。物聯(lián)網(wǎng)在檔案生成以及管理體現(xiàn)在以下方面：第一，收集合同檔案時，企業(yè)管理部門應(yīng)該借助互聯(lián)網(wǎng)向個人、相關(guān)企業(yè)以及社會收集資料。檔案部門收到相關(guān)材料后，管理人員根據(jù)檔案類型，將檔案裝入到合同檔案柜中，借助RFID管理單元將檔案直接生成RFID標(biāo)簽數(shù)據(jù)[5]，同時借助讀寫器在標(biāo)簽上打印檔案責(zé)任者、頁數(shù)、日期、題目等信息，并在檔案上進(jìn)行粘貼。在入庫過程中，儲位管理單元會將入庫指令發(fā)出，系統(tǒng)能夠?qū)?biāo)簽信息準(zhǔn)確讀取出來，完成識別工作后，會在相應(yīng)儲位進(jìn)行存放。運(yùn)用電子標(biāo)簽，有效強(qiáng)化檔案生成質(zhì)量與效率，也為合同檔案自動化與智能化管理夯實(shí)基礎(chǔ)。第二，應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)可以為檔案實(shí)體閱覽提供更多便利。用戶借閱檔案過程中，可以將關(guān)鍵詞向借閱系統(tǒng)中輸入，了解檔案格式與位置等信息，有效接收檔案搜索時間。管理人員將檔案取出之后，可以通過系統(tǒng)記錄、記錄合同檔案狀態(tài)。RFID借閱器能夠向借閱單元反饋檔案信息，同時對信息和出庫信息展開反饋與對比，若是監(jiān)控平臺發(fā)現(xiàn)兩者存在差異，會及時發(fā)出警報(bào)，管理人員完成確認(rèn)之后檔案才能出庫。用戶結(jié)束檔案使用之后，RFID閱讀器能夠?qū)⒔栝営涗涀詣酉?，管理人員完成檔案送返之后，系統(tǒng)自動完成查閱使用以及還卷記錄。

2.3 建筑物聯(lián)網(wǎng)優(yōu)化儲存環(huán)境監(jiān)控平臺

對于實(shí)體檔案管理與保護(hù)工作，物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用較為廣泛，充分強(qiáng)化保管環(huán)境智能性、節(jié)能性與安全性。第一，合同檔案安全監(jiān)控與保管，借助物聯(lián)網(wǎng)傳感器與射頻識別等技術(shù)，構(gòu)建智能化、一體化管理體系，借助微動偵測實(shí)時監(jiān)控檔案庫房工作人員工作與出入情況。若是發(fā)現(xiàn)異常情況，則可以借助相關(guān)監(jiān)控?cái)z像機(jī)跟蹤記錄工作人員活動路徑，并發(fā)出警報(bào)，將門禁自動關(guān)閉，同時向安保人員通知具體情況。第二，保管環(huán)境節(jié)能管控，以信息處理平臺與網(wǎng)絡(luò)層分析為基礎(chǔ)，進(jìn)行檔案客房鋼制系統(tǒng)部署，全面控制庫房信息數(shù)據(jù)。比如，在庫房溫度控制方面，指揮感知系統(tǒng)能夠按照管理標(biāo)準(zhǔn)對溫濕度管控設(shè)施進(jìn)行管理，自動調(diào)節(jié)溫度，借助精細(xì)化環(huán)境參數(shù)調(diào)節(jié)，以保證庫房溫濕度始終保持在規(guī)定范圍內(nèi)。不僅能夠有效降低設(shè)備能耗，同時，能夠強(qiáng)化合同檔案安全系統(tǒng)。

重要檔案存儲工作，應(yīng)利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)嚴(yán)格控制存儲環(huán)境，保證存儲環(huán)境安全性。其中，智能監(jiān)控系統(tǒng)由多個子系統(tǒng)組成，不同子系統(tǒng)在監(jiān)控、監(jiān)督方面的效用各異，對此要聯(lián)合使用不同監(jiān)控監(jiān)督系統(tǒng)，以便全面監(jiān)測合同檔案存儲環(huán)境變化情況。一般來說，無線環(huán)境感知器、視頻處理器、監(jiān)督計(jì)算機(jī)、監(jiān)控管理計(jì)算機(jī)等系統(tǒng)聯(lián)合應(yīng)用，既為智能對話提供便利，又為人工監(jiān)督監(jiān)控提供輔助力量。考慮到合同檔案管理環(huán)節(jié)易出現(xiàn)突發(fā)事件，對此要增設(shè)緊急情況自動控制功能、全方位智能監(jiān)控功能、遠(yuǎn)程操控功能，為合同檔案智能化管理提供可靠支持。

結(jié) 論

綜上所述，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是網(wǎng)絡(luò)信息時代發(fā)展的產(chǎn)物，對于招投標(biāo)活動和合同檔案管理工作來說，靈活應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)具有可行性和重要性。合同檔案管理期間，基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)強(qiáng)化軟硬件水平、自動生成以及管理檔案、優(yōu)化儲存環(huán)境監(jiān)控平臺，有利于提高合同檔案管理水平，為招投標(biāo)工作常態(tài)推進(jìn)提供價值信息。日后物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)會不斷升級，意味著招投標(biāo)及合同檔案管理工作再次獲得發(fā)展機(jī)遇，因此，技術(shù)實(shí)踐者要探索物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與管理實(shí)踐融合路徑。