新時期基建檔案整理與歸檔問題研究

顏育珊

【摘要】基建是以獨立工程項目為基礎(chǔ)對象，在工程建設(shè)中形成的文件材料。本文就新時期基建檔案的整理與歸檔問題進(jìn)行探討研究，尋求基建檔案更好的管理方案。

【關(guān)鍵詞】基建檔案;整理;歸檔

在新時期，檔案的整理與歸檔工作發(fā)生了重要變革，越來越多的紙質(zhì)檔案被電子檔案所代替。在知識經(jīng)濟(jì)時代，知識和信息的重要性越來越突出，基建檔案作為重要的信息資源，也越來越受到重視。但是當(dāng)前在基建檔案管理中存在檔案資料不完善、資料不規(guī)范以及資料裝訂混亂等等問題，本文對此進(jìn)行研究和探討，尋求更好的基建檔案整理與歸檔方案。

一、基建檔案整理的范圍

對于基建檔案的本質(zhì)屬性而言，基建檔案的整理范圍和整理內(nèi)容應(yīng)當(dāng)是工程建設(shè)之中所存在的各種問題和文件。包括建設(shè)工程之中所存在的視頻文件，工程審批以及驗收材料等等，這些問題都需要專業(yè)的基建管理者進(jìn)行整理和歸檔。但是在實際管理中不難發(fā)現(xiàn)，基建檔案內(nèi)容錯亂，資料缺少是經(jīng)常出現(xiàn)的問題。很多檔案管理人員難分辨有用的基建資料和有價值的基建資料，從而導(dǎo)致基建檔案的整理范圍不規(guī)范。

二、基建檔案整理中存在的問題

筆者通過多年基建檔案的管理實踐發(fā)現(xiàn)，目前在基建工程檔案資料管理中存在著一定的實際問題和缺陷。

（一）基建檔案材料不完善。在過去，我們的基建材料主要以紙質(zhì)材料和圖紙資料為主要記錄工具。一個大的工程之中存在著成千上萬張的圖紙材料，這也就導(dǎo)致了基建檔案的材料在使用中難免會出現(xiàn)破損、磨損等各種現(xiàn)象。另外，各種基建檔案歸檔存在著很大的問題，因為基建的檔案材料沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致基建檔案的歸檔沒有一個限定范圍，這也是導(dǎo)致基建檔案材料不完善的一個重要原因。

（二）檔案整理不規(guī)范。在大型項目的實施過程之中，尤其是城市項目的建設(shè)過程之中，大規(guī)模的建設(shè)是通過投標(biāo)和招標(biāo)等方式來進(jìn)行的。將工程按照不同的性質(zhì)和要求細(xì)化為很多小項目。大到整體設(shè)備，小到廁所設(shè)計等等，這些檔案資料都是有效并且切實需求的資料。但是很多項目方對于檔案的移交以及檔案的整理缺乏一定的系統(tǒng)性。這些不完善的檔案資料最終會導(dǎo)致不規(guī)范現(xiàn)象，給基建檔案的管理帶來了極大的困難。

（三）圖紙檔案的錄入困難。很多圖紙檔案是利用各種制圖軟件制作的，這些制圖軟件可能會存在系統(tǒng)的偏差。有的是利用CAD畫的，也有的可能是利用三維軟件畫的。那么對這些不同軟件繪制的圖紙進(jìn)行歸檔整理存在著很大的錄入困難。并且，檔案錄入人才也相對較少，很多基建檔案資料管理都是文秘兼任，對于圖紙檔案的錄入一竅不通，對于基建檔案的理解和劃分也缺乏專業(yè)的判定。

三、基建檔案整理與歸檔問題及對策

筆者通過觀察發(fā)現(xiàn)，新時期基建檔案整理與歸檔問題能夠通過一些對策解決，筆者對此提出自我建議。

（一）查漏補缺檔案資料。在檔案的錄入工作中，檔案資料的好壞直接關(guān)系到基建檔案資料的有效和齊全與否。每一次基建檔案的整理與歸檔都需要專業(yè)人事進(jìn)行審批。每一次檔案資料的收集都需要與相關(guān)單位進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)。對于各個企業(yè)以及各個工程的審視工作一定要做到位。特別是對于專業(yè)資料的審核和把關(guān)要予以重視，進(jìn)行查漏補缺。為了方便后期檔案的查詢和調(diào)用，可以將過去的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化錄入，加強文件的收集與整理力度，盡可能不斷完善檔案。

（二）基建檔案細(xì)分到項目?；n案一定要進(jìn)行細(xì)分。因為基建檔案關(guān)系到每一個項目的責(zé)任追蹤與檢測追蹤。一定要構(gòu)建合理的檔案框架，從大到小，依次列舉出各種檔案的責(zé)任關(guān)系、附屬關(guān)系等等。這樣在進(jìn)行基建檔案審閱時能夠更清楚地了解檔案內(nèi)容。同時，筆者認(rèn)為需要制定一種檔案錄入格式，確認(rèn)相應(yīng)的格式要求，方便人們掌握項目的核心內(nèi)容。

（三）進(jìn)行專業(yè)化人才培養(yǎng)。在檔案管理中，專業(yè)化人才培養(yǎng)一定要到位?；n案的錄入不同于其他檔案的錄入?；n案需要一定的理論知識和實踐經(jīng)驗。只有這樣才能夠更好地做好歸檔工作，才能夠更規(guī)范地開展檔案管理工作。另外，專業(yè)的基建人才善于將各種格式的圖紙轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N格式的圖紙進(jìn)行存儲和備注，這樣能夠有效地提高基建檔案的錄入效率。如果僅僅依靠傳統(tǒng)的文秘進(jìn)行管理是難以實現(xiàn)的。

（四）基建檔案的排序和目錄。對于基建檔案的整理一定要進(jìn)行排序和目錄總結(jié)?？梢詫韮?nèi)文件進(jìn)行順序排序，也可以進(jìn)行大小類別排序，這樣可以很明顯地區(qū)分出主次檔案工作。另外，圖紙和資料一定要做好電子目錄，這樣更能夠方便人們檢閱和審核。同時，檔案資料卷內(nèi)排序一定要能夠進(jìn)行立卷成冊，裝冊一定要注重圖紙分類和資料分類，并且對于不確定文件做好標(biāo)注和獨立成冊，做好附屬備錄，這樣能夠更好地進(jìn)行基建檔案的歸檔。

四、結(jié)束語

基建檔案材料作為重要的社會財富，在新時代應(yīng)當(dāng)?shù)玫街匾暋Ｐ聲r期背景之下，基建檔案的整理與歸檔應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念，充分利用好信息技術(shù)，用于檔案的整理與歸納，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)基建檔案的規(guī)范整理與歸檔，才能使其效用得到最大的發(fā)揮。

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