辦公室檔案管理工作效率的提升途徑

高潔

【摘要】本文將提高辦公室檔案管理工作效率作為切入點(diǎn)展開(kāi)具體分析，與現(xiàn)階段辦公室檔案管理發(fā)展情況相結(jié)合，在提升辦公室檔案信息管理體系、健全檔案管理機(jī)制以及創(chuàng)建成熟的檔案管理反饋體系等方面實(shí)施深入性探究和鉆研，以最大程度提升辦公室檔案管理工作的品質(zhì)，使辦公室檔案得以安全管理。

【關(guān)鍵詞】辦公室檔案管理;工作效率;優(yōu)化措施

針對(duì)辦公室檔案管理工作來(lái)講，必須堅(jiān)持檔案管理工作的完整性和科學(xué)性原則，與辦公室檔案管理現(xiàn)實(shí)工作情況相結(jié)合，持續(xù)進(jìn)行完善并革新，為辦公室檔案管理質(zhì)量基礎(chǔ)提供有效保障，可以將檔案管理所具有的價(jià)值進(jìn)行切實(shí)體現(xiàn)。辦公室管理過(guò)程中檔案管理工作一直以非常重要的形態(tài)存在，管理基礎(chǔ)應(yīng)該制定專(zhuān)業(yè)檔案管理機(jī)制，與此同時(shí)還應(yīng)該不斷完善辦公室檔案管理過(guò)程中產(chǎn)生的缺點(diǎn)，為辦公室檔案管理工作的安全性提供保障，擬定出更加適合辦公室的管理體制來(lái)實(shí)施檔案管理工作。

一、建立健全辦公室檔案信息管理體制

執(zhí)行辦公室檔案管理工作期間，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，積極創(chuàng)建信息化檔案管理方法，利用比較先進(jìn)的信息體系整理檔案，詳細(xì)記錄各類(lèi)檔案數(shù)據(jù)。在社會(huì)科學(xué)技術(shù)發(fā)展必然條件下產(chǎn)生信息化檔案管理方式，與此同時(shí)還可以提高檔案信息管理效率，有效緩解辦公室管理檔案的壓力，為管理工作提供便利條件，更好地推進(jìn)檔案信息管理的進(jìn)一步發(fā)展。基于應(yīng)該擬定建立健全的辦公室信息管理體系，更加有效地提高辦公室信息檔案管理工作效率，在創(chuàng)建檔案信息管理體系期間，需要將以下幾方面作為入手點(diǎn)：

（一）增強(qiáng)檔案信息管理意識(shí)。只有形成新的管理意識(shí)才能創(chuàng)建檔案信息管理系統(tǒng)，對(duì)老陳舊檔案管理意識(shí)中存在的缺點(diǎn)進(jìn)行有效突破，充分認(rèn)知到管理辦公室檔案工作的重要性。在提高管理意識(shí)的基礎(chǔ)上，需要投入大量的管理資金，為檔案信息管理工作的安全性提供保障，并奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在建立健全檔案信息體系期間，會(huì)涉及大量信息技術(shù)和設(shè)備，所以需要花費(fèi)很多資金，因此一定要具備充足的周轉(zhuǎn)資金。例如檔案信息管理體系中包括檔案管理體系、檔案采集體系以及網(wǎng)上查閱體系，不同的檔案系統(tǒng)在建立健全方面還存在很大的差別，采集、辨別以及整理和保管檔案材料是檔案管理系統(tǒng)的主要職責(zé)，可以分為業(yè)務(wù)管理、系統(tǒng)維護(hù)等不同的版塊。檔案采集系統(tǒng)主要是把紙質(zhì)檔案劃分到數(shù)字化檔案形式中，主要包括整理檔案、采集檔案、審核檔案以及系統(tǒng)維護(hù)四個(gè)功能，應(yīng)該利用檔案軟件進(jìn)行檔案整理工作。網(wǎng)絡(luò)查閱系統(tǒng)主要是按照網(wǎng)絡(luò)發(fā)展情況作為基礎(chǔ)條件，利用B/S等方式來(lái)展開(kāi)審查檔案和查看檔案工作，綜合來(lái)講，只有使用大量資金才能建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，因此必須保證具有足夠的周轉(zhuǎn)資金。

（二）增強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)管理效率。在具備充足資金和技術(shù)支持的基礎(chǔ)上，應(yīng)該和實(shí)際辦公室檔案管理展開(kāi)相對(duì)應(yīng)的管理，進(jìn)而提升應(yīng)用檔案信息管理體系的力度，在不同角度中分析檔案管理工作的基礎(chǔ)需求，管理檔案期間應(yīng)該利用更加科學(xué)有效的方法，為提高檔案管理質(zhì)量奠定有效基礎(chǔ)。

二、增強(qiáng)辦公室檔案管理體系

為檔案管理工作提供保障的重要方式是增強(qiáng)辦公室檔案管理系統(tǒng)，由于大多數(shù)辦公室在進(jìn)行檔案管理工作中，無(wú)法確保檔案文件類(lèi)型和檔案內(nèi)容的完整性，肯定會(huì)存在一些缺陷，尤其是大部分辦公室檔案管理時(shí)間比較短，缺乏有效管理檔案的意識(shí)，管理方式并不先進(jìn)，認(rèn)為管理檔案就是對(duì)資料進(jìn)行單純的統(tǒng)計(jì)，將檔案保管好就行，在管理理念和管理制度的影響下，辦公室檔案管理工作出現(xiàn)很多的問(wèn)題。針對(duì)性摸索辦公室檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的一些問(wèn)題，在探討過(guò)程中總結(jié)出辦公室檔案管理意識(shí)和管理手段的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該嚴(yán)格加強(qiáng)檔案管理機(jī)制，明確檔案管理系統(tǒng)，提高管理辦公室檔案的力度，提升辦公室檔案管理效率。在強(qiáng)化辦公室檔案管理機(jī)制過(guò)程中，第一，重視辦公室檔案管理人員所提出來(lái)的管理意見(jiàn)，積極吸取有關(guān)管理意見(jiàn)和實(shí)際管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，在加強(qiáng)有關(guān)規(guī)章制度管理過(guò)程中，應(yīng)該將團(tuán)隊(duì)的力量充分發(fā)揮出來(lái)。只有管理檔案的工作人員提出意見(jiàn)，才能擬定出更好的檔案管理體系并發(fā)揮有效作用。第二，持續(xù)探索并完善現(xiàn)實(shí)辦公室檔案管理工作，不斷探析檔案管理機(jī)制中存在的不足，對(duì)其中存在的問(wèn)題予以積極改進(jìn)，確保強(qiáng)化有關(guān)規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，推動(dòng)辦公室檔案管理工作的開(kāi)展。

三、創(chuàng)建檔案管理意見(jiàn)反饋體系

建立健全檔案管理系統(tǒng)期間，在加強(qiáng)有關(guān)管理機(jī)制的基礎(chǔ)上創(chuàng)建管理工作意見(jiàn)反饋系統(tǒng)，此類(lèi)反饋系統(tǒng)主要在現(xiàn)實(shí)檔案管理期間按照實(shí)際檔案管理提出有關(guān)管理意見(jiàn)，及時(shí)對(duì)管理人員進(jìn)行意見(jiàn)反饋工作，管理工作人員需要參考意見(jiàn)進(jìn)行改進(jìn)，只有辦公室檔案管理工作人員積極配合才能將反饋體系存在的價(jià)值發(fā)揮出來(lái)，并及時(shí)反饋意見(jiàn)，與此同時(shí)，這種形式可以對(duì)辦公室檔案管理工作人員的工作積極性起到帶動(dòng)作用，對(duì)提高檔案管理工作具有重要的意義。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，將信息化檔案管理體系和健全的檔案管理機(jī)制作為基礎(chǔ)條件，辦公室檔案管理工作定能提高質(zhì)量。辦公室檔案管理工作中會(huì)涉及很多內(nèi)容，因此對(duì)于工作人員提出來(lái)的意見(jiàn)需要及時(shí)采納，并進(jìn)行逐步完善。

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