企業(yè)電子檔案管理的重要性及安全管理探析

劉婷

【摘要】立足新時期的檔案管理，電子檔案是重要內(nèi)容。在信息技術(shù)的影響下，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)成為趨勢，在強(qiáng)化安全管理的同時，追求檔案管理的全面創(chuàng)新。基于此，要結(jié)合企業(yè)發(fā)展實際，對電子檔案管理工作給予高度重視，明確其重要性與社會價值，將安全管理工作落到實處，切實提高檔案管理系統(tǒng)化與規(guī)范化水平，更好適應(yīng)新階段整個社會對檔案事業(yè)的新需求。

【關(guān)鍵詞】企業(yè);電子檔案管理;重要性;安全管理

隨著信息技術(shù)影響力的不斷深入，檔案管理領(lǐng)域銳意改革，積極引入電子信息技術(shù)，檔案管理凸顯數(shù)字化與信息化的特點(diǎn)，企業(yè)檔案管理的發(fā)展也處于機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的局面。為此，新時期的企業(yè)要將檔案管理作為重要工作，以信息化為手段，構(gòu)建電子檔案，發(fā)揮電子檔案的自身優(yōu)勢。同時，要落實數(shù)字化檔案安全管理工作，為檔案信息化管理的有序開展創(chuàng)造條件。

一、結(jié)合行業(yè)發(fā)展正確認(rèn)識電子檔案管理的價值

（一）檔案檢索效率大幅提升，準(zhǔn)確度與速度顯著增強(qiáng)。立足電子檔案管理模式，其突出的優(yōu)勢就是智能化，使得原本復(fù)雜的檔案查詢流程變得更加便捷與高效，同時，依托先進(jìn)的信息技術(shù)，電子檔案管理模式得以大規(guī)模使用，有利于檔案管理水平與效率的大幅提升，檢索準(zhǔn)確度增強(qiáng)，對提升檔案管理質(zhì)量與效率意義深遠(yuǎn)。

（二）有利于檔案資源互通與共享，全面提高檔案資源利用率。立足當(dāng)前，生態(tài)環(huán)保成為整個社會關(guān)注的焦點(diǎn)，企業(yè)辦公也以環(huán)保為方向，逐漸趨向無紙化。企業(yè)電子檔案管理模式也應(yīng)用數(shù)字化辦公手段，強(qiáng)化對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式的替代，有效彌補(bǔ)其不足與缺陷，為企業(yè)檔案服務(wù)提供更大便利。另外，依托信息化管理模式，有利于實現(xiàn)資源共享與互通，突破檔案利用的空間限制，資源利用率顯著提升。

二、如何加強(qiáng)企業(yè)電子檔案安全管理

（一）全面做好電子檔案保存與管理工作，保證檔案資源的完整性與準(zhǔn)確性。在檔案信息化管理過程中，電子檔案安全管理工作是重中之重。要對企業(yè)內(nèi)部涉及生產(chǎn)與管理的價值性文件進(jìn)行歸檔保存，力求完整性與準(zhǔn)確性，同時，要參照相關(guān)法律法規(guī)，對價值凸出的檔案進(jìn)行長期保存，全面做好檔案的借閱與使用。另外，要做好檔案資源核對檢查工作，保證定期進(jìn)行，一旦發(fā)現(xiàn)檔案損壞問題，要做好針對性處理，尤其是要加強(qiáng)檔案備份與原件保護(hù)工作。

（二）維護(hù)電子檔案存儲載體的安全性，合理設(shè)置使用權(quán)限。對于新時期的企業(yè)，其發(fā)展速度較快，電子檔案規(guī)模龐大，因此，安全管理的加強(qiáng)勢在必行。首先，立足物理角度，電子檔案載體安全性不容忽視。具體講，要定期對其進(jìn)行檢測，做好維護(hù)保管工作，保證其自身的準(zhǔn)確性。另外，要積極了解計算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展趨勢，結(jié)合實際要求，做好電子檔案的及時處理。除此之外，電子檔案的利用過程也是誘發(fā)安全問題的重要方面，需要對整個使用過程進(jìn)行嚴(yán)格把控，制定科學(xué)的使用流程，保證各個環(huán)節(jié)的安全工作到位。隨著企業(yè)信息化程度的不斷增強(qiáng)，辦公自動化管理系統(tǒng)成為電子檔案的主要存儲位置，因此，要做好安全工作。

（三）千方百計維護(hù)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性，為電子檔案的可靠性提供堅實保障。首先，企業(yè)要重視對檔案信息網(wǎng)絡(luò)保密系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化與完善，目的是保證網(wǎng)絡(luò)連接的速度達(dá)標(biāo)、穩(wěn)定性更強(qiáng)。其次，將電子檔案備份系統(tǒng)建設(shè)落到實處，增強(qiáng)電子檔案信息災(zāi)難恢復(fù)能力，以便在遭遇突發(fā)狀況時能夠保障正常運(yùn)轉(zhuǎn)。再次，積極構(gòu)建全方位檔案信息安全防范機(jī)制，以企業(yè)檔案管理實踐為基礎(chǔ)，重視安裝安全監(jiān)控裝置，涉及電子監(jiān)控以及報警等設(shè)備。除此之外，要將加密技術(shù)應(yīng)用在檔案管理終端，強(qiáng)化電子檔案資源安全性工作的落實。最后，網(wǎng)絡(luò)維護(hù)工作不能忽視，要定期進(jìn)行檢測，保證防火墻以及防毒殺毒軟件的及時更新與升級，提升計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全水平。

（四）提高檔案管理人員信息安全素養(yǎng)，強(qiáng)化知識結(jié)構(gòu)的調(diào)整與創(chuàng)新。首先，為了有效維護(hù)電子檔案的安全性，檔案管理者要培養(yǎng)較強(qiáng)的責(zé)任心，增強(qiáng)敏銳感，形成科學(xué)與高效的檔案管理觀念，為檔案價值的發(fā)揮創(chuàng)造有利條件。其次，檔案管理人員要全面提升自身專業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)終身學(xué)習(xí)理念，積極參加培訓(xùn)，對知識結(jié)構(gòu)與體系進(jìn)行更新，保證自身素質(zhì)能夠與時俱進(jìn)，達(dá)到新要求，為企業(yè)檔案信息化管理水平的提升提供強(qiáng)大動力。

三、結(jié)束語

綜上，立足新的發(fā)展階段，企業(yè)發(fā)展較快，檔案規(guī)模不斷增大，傳統(tǒng)檔案管理模式凸顯滯后性，電子檔案管理方式應(yīng)時而生。因此，要堅持與時俱進(jìn)，全面加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，重視紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，強(qiáng)化安全管理，為檔案開發(fā)與利用創(chuàng)造更加優(yōu)質(zhì)的環(huán)境，維護(hù)檔案自身安全性與可靠性，切實提升檔案管理水平，為新時期檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供堅實保障。

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