信息化時代辦公室文書檔案管理工作改革和創(chuàng)新

盧勁

【摘要】在信息化時代，辦公室檔案管理是涉及辦公室人事管理的一種管理方式，在燃氣公司中，辦公室檔案管理的存在有助于對燃氣機構(gòu)進行人事管理。文章根據(jù)信息化時代現(xiàn)狀，對我國現(xiàn)階段的辦公室文書檔案管理工作進行分析和研究，并且對公司辦公室文書檔案管理工作提出建議，有利于檔案工作的改革和創(chuàng)新。

【關(guān)鍵詞】辦公室文書檔案;管理工作;改革與創(chuàng)新

一、信息化時代辦公室文書檔案管理工作存在的問題

（一）在信息化時代，辦公室文書檔案管理并不是管理人員預想的那么輕松簡單。不是因為在信息化時代的問題，而是辦公室文書檔案管理工作的開展沒有充分利用信息技術(shù)來達到管理檔案的目的，或者說，是目前信息技術(shù)的應用與辦公室文書檔案管理中存在一些隔閡。目前，辦公室文書檔案管理上出現(xiàn)的一系列問題，部分是由于辦公室管理人員工作的問題。社會是在不斷變化的，公司辦公室作為一個重要的職能部門，需要在變幻莫測的時代按照時代的步伐引進先進的管理技術(shù)，培養(yǎng)新的人才。

（二）社會的進步發(fā)展，使得辦公室文書檔案的種類也越來越多。在此之前所出現(xiàn)的辦公室文書檔案并沒有這么多的種類，所以，這些新的文書檔案種類就成為了一種新的事物，辦公室的工作人員接受這些新事物需要一定的時間。在這種情況下，辦公室的工作人員在工作時，很容易出現(xiàn)失誤或者導致辦公室文書檔案錯亂的情況發(fā)生。如果不想出對策解決這種問題，那么就會對辦公室文書檔案的管理工作產(chǎn)生不利影響。

二、加強辦公室文書檔案管理工作的方法和途徑

（一）首先要對辦公室文書檔案管理方式進行創(chuàng)新和改革。在辦公室文書檔案管理工作中，由于一些特殊的原因會出現(xiàn)部分檔案登記不清楚的情況。這些情形會對辦公室文書檔案的安全和人事信息安全產(chǎn)生嚴重的威脅性，不利于辦公室文書檔案管理工作的開展。所以，必須要在辦公室文書檔案管理工作中，對檔案管理方式進行創(chuàng)新和改革。在辦公室文書檔案管理過程中，管理人員必須要明確自己的職責，例如辦公室的管理人員在接受一份文書后，就要對文書檔案中的信息有準確的了解和認知，并且要保障這份文書檔案的安全，確保不會造成文書檔案信息泄露的情況?？梢栽谵k公室內(nèi)部建立分工系統(tǒng)，明確每個辦公室工作人員的具體職責，科學規(guī)劃辦公室的工作，可以減少整理文件檔案時出現(xiàn)紕漏和疏忽，在發(fā)生問題時也可以在第一時間找到負責人。

（二）在信息化時代，對辦公室檔案管理工作進行改革和創(chuàng)新，可以解決在辦公室工作出現(xiàn)的問題，提高工作效率的同時完善工作機制。有利的改革可以促進辦公室職能發(fā)揮重要作用，這也是辦公室文書檔案管理逐漸向規(guī)范的模式邁進的一項重要內(nèi)容。辦公室在條件支持的范圍下，可以引進先進的信息技術(shù)，例如安裝安保系統(tǒng)，安保系統(tǒng)的安裝有利于保障文書檔案信息的安全，并且對辦公室職能發(fā)揮有重要的意義。辦公室文書檔案的安全不能是呈現(xiàn)出獨立狀態(tài)的，應該充分發(fā)揮辦公室職能作用。

三、關(guān)于辦公室檔案管理的相關(guān)建議

（一）要定期清除過期的文檔。由于辦公室會積累很多的文檔，部分文檔的性質(zhì)只能在短期進行查閱和使用，所以經(jīng)過一段時間就會有很多辦公室文檔失效或者過期。如果辦公室工作人員沒有清除這些過期的文檔，那么會占用辦公室的空間，浪費有限的資源，并且容易和其他沒有過期的文檔混淆，對查找和借閱造成不便。所以，要定期進行過期文檔的清理工作，提高辦公室的工作效率。

（二）要加強對辦公室工作人員的職能培訓工作。在信息化時代，信息技術(shù)的應用越來越重要，信息量不斷增加，辦公室文書檔案的工作量也相應增多。辦公室文書檔案管理在信息化影響下，很難孤立存在，所以對辦公室工作人員提出了更高的發(fā)展要求。辦公室的管理者必須要根據(jù)信息社會的現(xiàn)狀對辦公室職能進行規(guī)劃，提高辦公室工作人員的文書管理技能和自身具備的技能，做好員工職能培訓工作。

四、總結(jié)

在信息快速發(fā)展的時代，辦公室的文書檔案管理不能根據(jù)簡單的分工合作進行信息規(guī)劃，這種操作模式已經(jīng)不能滿足信息時代的要求。信息社會對辦公室文書檔案管理工作提出更高的發(fā)展要求，辦公室的管理人員要積極回應，對辦公室文書檔案采取措施，促進管理工作的改革和創(chuàng)新，提高工作效率，完善辦公室職能，促使辦公室文書檔案管理工作在信息化時代不斷發(fā)展。

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