盧勁
【摘要】在信息化時代,辦公室檔案管理是涉及辦公室人事管理的一種管理方式,在燃氣公司中,辦公室檔案管理的存在有助于對燃氣機構(gòu)進行人事管理。文章根據(jù)信息化時代現(xiàn)狀,對我國現(xiàn)階段的辦公室文書檔案管理工作進行分析和研究,并且對公司辦公室文書檔案管理工作提出建議,有利于檔案工作的改革和創(chuàng)新。
【關(guān)鍵詞】辦公室文書檔案;管理工作;改革與創(chuàng)新
一、信息化時代辦公室文書檔案管理工作存在的問題
(一)在信息化時代,辦公室文書檔案管理并不是管理人員預想的那么輕松簡單。不是因為在信息化時代的問題,而是辦公室文書檔案管理工作的開展沒有充分利用信息技術(shù)來達到管理檔案的目的,或者說,是目前信息技術(shù)的應用與辦公室文書檔案管理中存在一些隔閡。目前,辦公室文書檔案管理上出現(xiàn)的一系列問題,部分是由于辦公室管理人員工作的問題。社會是在不斷變化的,公司辦公室作為一個重要的職能部門,需要在變幻莫測的時代按照時代的步伐引進先進的管理技術(shù),培養(yǎng)新的人才。
(二)社會的進步發(fā)展,使得辦公室文書檔案的種類也越來越多。在此之前所出現(xiàn)的辦公室文書檔案并沒有這么多的種類,所以,這些新的文書檔案種類就成為了一種新的事物,辦公室的工作人員接受這些新事物需要一定的時間。在這種情況下,辦公室的工作人員在工作時,很容易出現(xiàn)失誤或者導致辦公室文書檔案錯亂的情況發(fā)生。如果不想出對策解決這種問題,那么就會對辦公室文書檔案的管理工作產(chǎn)生不利影響。
二、加強辦公室文書檔案管理工作的方法和途徑
(一)首先要對辦公室文書檔案管理方式進行創(chuàng)新和改革。在辦公室文書檔案管理工作中,由于一些特殊的原因會出現(xiàn)部分檔案登記不清楚的情況。這些情形會對辦公室文書檔案的安全和人事信息安全產(chǎn)生嚴重的威脅性,不利于辦公室文書檔案管理工作的開展。所以,必須要在辦公室文書檔案管理工作中,對檔案管理方式進行創(chuàng)新和改革。在辦公室文書檔案管理過程中,管理人員必須要明確自己的職責,例如辦公室的管理人員在接受一份文書后,就要對文書檔案中的信息有準確的了解和認知,并且要保障這份文書檔案的安全,確保不會造成文書檔案信息泄露的情況??梢栽谵k公室內(nèi)部建立分工系統(tǒng),明確每個辦公室工作人員的具體職責,科學規(guī)劃辦公室的工作,可以減少整理文件檔案時出現(xiàn)紕漏和疏忽,在發(fā)生問題時也可以在第一時間找到負責人。
(二)在信息化時代,對辦公室檔案管理工作進行改革和創(chuàng)新,可以解決在辦公室工作出現(xiàn)的問題,提高工作效率的同時完善工作機制。有利的改革可以促進辦公室職能發(fā)揮重要作用,這也是辦公室文書檔案管理逐漸向規(guī)范的模式邁進的一項重要內(nèi)容。辦公室在條件支持的范圍下,可以引進先進的信息技術(shù),例如安裝安保系統(tǒng),安保系統(tǒng)的安裝有利于保障文書檔案信息的安全,并且對辦公室職能發(fā)揮有重要的意義。辦公室文書檔案的安全不能是呈現(xiàn)出獨立狀態(tài)的,應該充分發(fā)揮辦公室職能作用。
三、關(guān)于辦公室檔案管理的相關(guān)建議
(一)要定期清除過期的文檔。由于辦公室會積累很多的文檔,部分文檔的性質(zhì)只能在短期進行查閱和使用,所以經(jīng)過一段時間就會有很多辦公室文檔失效或者過期。如果辦公室工作人員沒有清除這些過期的文檔,那么會占用辦公室的空間,浪費有限的資源,并且容易和其他沒有過期的文檔混淆,對查找和借閱造成不便。所以,要定期進行過期文檔的清理工作,提高辦公室的工作效率。
(二)要加強對辦公室工作人員的職能培訓工作。在信息化時代,信息技術(shù)的應用越來越重要,信息量不斷增加,辦公室文書檔案的工作量也相應增多。辦公室文書檔案管理在信息化影響下,很難孤立存在,所以對辦公室工作人員提出了更高的發(fā)展要求。辦公室的管理者必須要根據(jù)信息社會的現(xiàn)狀對辦公室職能進行規(guī)劃,提高辦公室工作人員的文書管理技能和自身具備的技能,做好員工職能培訓工作。
四、總結(jié)
在信息快速發(fā)展的時代,辦公室的文書檔案管理不能根據(jù)簡單的分工合作進行信息規(guī)劃,這種操作模式已經(jīng)不能滿足信息時代的要求。信息社會對辦公室文書檔案管理工作提出更高的發(fā)展要求,辦公室的管理人員要積極回應,對辦公室文書檔案采取措施,促進管理工作的改革和創(chuàng)新,提高工作效率,完善辦公室職能,促使辦公室文書檔案管理工作在信息化時代不斷發(fā)展。
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