干部人事檔案的整理與保管工作概述

左愛靜

【摘要】干部人事檔案整理與保管工作是單位管理的重要工作之一，做好干部檔案人事管理具有重要意義，文章將簡要分析，并以此為基礎(chǔ)探討干部人事檔案的整理與管理工作，為促進(jìn)檔案整理與保管水平的提高提供有益的啟示。

【關(guān)鍵詞】干部人事檔案;整理;保管;意義;問題;方法

干部人事檔案整理與保管是指相關(guān)單位對(duì)干部的個(gè)人材料進(jìn)行搜集、分析、歸類、編目、裝訂加工并保存，并對(duì)其中的材料進(jìn)行不斷更新、補(bǔ)充、完善的一系列活動(dòng)。

一、當(dāng)前干部人事檔案管理存在的問題

隨著信息化的不斷進(jìn)步，我國的檔案管理工作取得了很大進(jìn)步，但還存在不少問題，尤其是基層單位的檔案整理和保管，需引起高度重視。比如：檔案管理的意識(shí)不足，重視不夠，造成干部人事檔案管理不嚴(yán)肅、不規(guī)范、不統(tǒng)一，給統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)調(diào)用帶來很多問題;檔案整理不夠全面、準(zhǔn)確，存在不少錯(cuò)、漏、缺等問題，影響了檔案內(nèi)容的真實(shí)準(zhǔn)確;檔案管理時(shí)拆卷過于頻繁，檔案屬于非靜態(tài)材料，很多還沒有進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，或者信息化建設(shè)不足的單位檔案管理基本上還是人工管理，檔案以紙質(zhì)檔案、紙質(zhì)和電子檔案為主，當(dāng)涉及檔案的材料補(bǔ)充、更新、檔案調(diào)用時(shí)，檔案拆卷、裝卷保存就比較頻繁，這個(gè)過程的當(dāng)中，不僅增加了很多工作量，耗時(shí)耗力，還可能發(fā)生檔案遺失的情況，對(duì)檔案的管理工作很不利。

二、完善干部人事檔案的整理和保管工作

干部人事檔案的整理和保管工作十分重要，相關(guān)單位應(yīng)積極做好具體的檔案整理和保管工作，確保檔案整理保管的質(zhì)量和效率。

（一）檔案的整理工作。檔案整理是檔案工作的基礎(chǔ)性工作，涉及內(nèi)容眾多，過程繁雜，需要高度重視。1.核查材料。要對(duì)干部人事檔案的材料進(jìn)行核查，內(nèi)容包括1997年以前參加工作的人的88版干部履歷表、中組部1999年制的干部履歷表、1997年以后的干部年度考核表、設(shè)計(jì)結(jié)果，干部的學(xué)歷、學(xué)位、技術(shù)職務(wù)、相關(guān)培訓(xùn)材料、黨團(tuán)員關(guān)系表、民主黨派人事表、獲獎(jiǎng)材料、處分材料、參加工作時(shí)的原始材料（招工、大中專院校畢業(yè)、入伍、錄用新干部的登記表及審批表、職務(wù)待遇表、職務(wù)變動(dòng)審批表等等）。2.分類排序。分類排序是干部人事檔案整理的最重要環(huán)節(jié)。這個(gè)環(huán)節(jié)，要對(duì)干部的履歷材料、自傳材料，鑒定、考核、考察材料、學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料，工資、任免、待遇、出國審批類材料、其他材料等十類進(jìn)行進(jìn)行分類排序。分類排序時(shí)，如果一份材料涉及幾個(gè)領(lǐng)域，要根據(jù)材料的內(nèi)容和用途進(jìn)行歸類，提高歸類的準(zhǔn)確性。3.技術(shù)加工。材料歸類排序后，要進(jìn)行一定的技術(shù)加工，如果是電子檔案，要盡量核對(duì)材料，補(bǔ)充和完善內(nèi)容，將紙質(zhì)材料與電子材料進(jìn)行對(duì)比核對(duì)，缺漏的地方要及時(shí)補(bǔ)充;如果是紙質(zhì)材料，材料上的訂書針、回形針等金屬性物品都要去掉，材料粘連的地方要去掉，材料有字跡模糊不清晰的地方要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)，超出規(guī)格的材料應(yīng)適當(dāng)進(jìn)行裁剪，材料不應(yīng)折疊，幅面小的材料應(yīng)進(jìn)行一定的托裱等。4.編類序號(hào)。經(jīng)過分類排序并技術(shù)加工的材料，所有的都要編類、編目、打上頁碼。具體操作時(shí)，類號(hào)以單位編寫，為每一份材料右上角編上序號(hào)，編頁碼時(shí)，要從封面算起，每面為一頁。5.登記目錄。為檔案編寫目錄是為了方便檔案索引、查閱和調(diào)用，目錄要盡可能言簡意賅體現(xiàn)干部的人事檔案，比如“XX年調(diào)整工資審批表”。如果材料涉及復(fù)制件，一定要目錄時(shí)標(biāo)明，材料時(shí)間以材料最后形成時(shí)間為準(zhǔn)。6.裝訂成冊(cè)。干部人事檔案整理完成后，要用專門的新型干部人事檔案裝具進(jìn)行裝訂成冊(cè)。7.粘貼類角。裝訂成冊(cè)后，要在每一類材料的第一份材料右上角貼一個(gè)類角號(hào)，為檔案查找提供便利。

三、干部人事檔案的管理

干部人事檔案完全整理完整后，要進(jìn)行嚴(yán)密的保管。保管的最基本原則是“安全保密、便于查找”。干部人事檔案是單位的機(jī)密，一般由縣級(jí)以上的相關(guān)組織、人事部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，管理要在一定的地方，配備一定的安全措施，避免檔案遺失、損壞、外泄等。檔案管理一定要保障檔案查找、調(diào)用起來方便快捷，節(jié)約時(shí)間精力。檔案管理應(yīng)在專門的檔案館、檔案室進(jìn)行保管、專室專柜、有序排放，由專人管理。

檔案保管時(shí)，要高度重視檔案室的基本環(huán)境，防火、防潮、防高溫、防盜、防蟲、防有害氣體等，保管密度以20-30平米/1000卷為宜，溫度應(yīng)保持14-24℃之間，相對(duì)濕度為45-65%;無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入干部人事檔案室，嚴(yán)禁撕毀、涂改、調(diào)換、增減、復(fù)制檔案;嚴(yán)禁本人查閱自己及直系親屬的相關(guān)檔案;嚴(yán)禁泄露所查閱的檔案內(nèi)容;嚴(yán)禁出售檔案內(nèi)容等。如果是電子檔案，需對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備設(shè)立嚴(yán)密的防火墻和安全保密措施，嚴(yán)防信息被篡改、盜用等。

四、結(jié)語

干部人事檔案的整理和保管十分重要，是促進(jìn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、檔案利用、推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)性材料，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案的作用被不斷強(qiáng)化，我國的檔案整理和保管工作取得了很大進(jìn)步，還存在一些問題，文章做了簡要分析，并強(qiáng)調(diào)了檔案整理保管的具體工作、流程和應(yīng)該注意的地方，文章的研究能為單位的檔案整理和保管工作提供一些實(shí)用的參考，具有一定的價(jià)值和意義。

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