孫潔

相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，數(shù)字檔案具有信息的非人工識讀性、信息存儲(chǔ)的高密度性、信息與載體之間的可分離性等特點(diǎn)。面對庫房日益增多的紙質(zhì)檔案，傳統(tǒng)的密集架式保存方式和目錄式管理，不但占用大量的庫房空間，管理成本高，而且易黃、易蛀，查閱時(shí)易破損。數(shù)字化不僅大大方便了檔案查詢，還有效保護(hù)了紙質(zhì)檔案，并為防范涂改造假等問題增設(shè)了“監(jiān)控器”和“防火墻”。由于城建檔案數(shù)量多、涉及面廣、分類復(fù)雜，傳統(tǒng)檔案管理的弊端迫切要求加快城建檔案的數(shù)字化進(jìn)程。本文對城建檔案數(shù)字化處理過程中可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行研究，探討出一套可行的城建檔案數(shù)字化處理方案。

城建檔案數(shù)字化處理的對象

需要數(shù)字化處理的現(xiàn)有城建檔案內(nèi)容豐富，分類繁多，根據(jù)《城市建設(shè)檔案分類大綱》（修訂稿），城建檔案設(shè)十八個(gè)大類，102個(gè)屬類，其中既包括民用建筑類、地下管線類等基本建設(shè)檔案，又包括聲像類這種特殊載體的檔案。面對海量城建檔案，想要全部完成數(shù)字化工作難度非常大，加之檔案資料的特殊性，現(xiàn)階段應(yīng)選取重要的、利用率高的城建檔案開展數(shù)字化工作。為此，應(yīng)充分做好準(zhǔn)備工作，制定嚴(yán)格的數(shù)字化處理標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字化工作高效有序開展，從而充分發(fā)揮城建檔案的積極作用。

城建檔案數(shù)字化處理的步驟

紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化的基本原則是使城建檔案信息資源能夠準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使全文檢索和異地查閱成為現(xiàn)實(shí)，使可以公開的城建檔案信息資源得到共享，以滿足社會(huì)對城建檔案利用的需求。為方便查詢利用檔案，我們城建檔案館已對館藏工程檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，共掃描檔案6000多卷，掃描入檔793168頁次，數(shù)據(jù)量175.65G。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交等。

選用實(shí)用、通用、高效的城建檔案管理軟件。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化以及數(shù)字副本的長期保存是一項(xiàng)復(fù)雜、龐大的系統(tǒng)工程，需投入大量的人力、物力、財(cái)力。因此，數(shù)字化的城建檔案管理要注重對管理軟件的選擇，根據(jù)實(shí)際需要，選擇先進(jìn)、成熟的城建檔案管理軟件，用于完成包括聲像檔案在內(nèi)的各種城建檔案的收集、整理、數(shù)字化加工處理、檢索、查閱等工作流程，符合檔案數(shù)字化工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，具備滿足需求的基本功能和特色，操作簡單快捷，維護(hù)方便，大大提高辦公效率，提高經(jīng)濟(jì)效益，適應(yīng)城建檔案數(shù)字化管理的需要。

目錄錄入和目錄掛接。

已存在電子版目錄的城建檔案，可以直接進(jìn)行目錄掛接，將原有的電子版目錄導(dǎo)入到城建檔案管理系統(tǒng)中，這樣可以減少錄入目錄的工作量，避免重復(fù)作業(yè)。需要錄入目錄的城建檔案，既可以在Word文檔中錄入目錄，然后選擇目錄掛接，將新目錄導(dǎo)入到城建檔案管理系統(tǒng)中；又可以在城建檔案管理系統(tǒng)的目錄管理模塊直接錄入目錄。缺少紙質(zhì)目錄的城建檔案，可以在城建檔案管理系統(tǒng)中檢索目錄，選中所需的目錄并打印。紙質(zhì)目錄一式兩份，一份存放在檔案盒中，另一份匯總裝訂成冊并設(shè)立目錄封面，以備斷電等特殊情況時(shí)方便查詢。

紙質(zhì)城建檔案掃描

對破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的城建檔案進(jìn)行技術(shù)修復(fù)、裱糊等處理。對折皺不平影響掃描質(zhì)量的城建檔案原件進(jìn)行壓平等處理后再掃描。

根據(jù)檔案幅面的大小和紙張狀況選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀。A3幅面的文件可選用A3掃描儀。建筑工程總平面圖、立面圖、剖面圖等工程圖紙采用大幅面掃描儀進(jìn)行掃描。對于大幅面城建檔案還可以采用分幅掃描，然后將形成的多幅圖像進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證城建檔案數(shù)字化圖像的整體性。紙張狀況好的檔案可采用高速掃描儀的自動(dòng)進(jìn)紙方式，自動(dòng)送稿掃描可以加快掃描速度，減少掃描時(shí)間，提高工作效率。紙張狀況較差或過軟、過薄、過厚的檔案要采用平板掃描方式。

因?yàn)槟夸浶畔⒁呀?jīng)導(dǎo)入城建檔案管理系統(tǒng)中，所以一盒城建檔案的頁碼信息是系統(tǒng)可以檢測的，如果掃描完成后頁數(shù)不夠就無法上傳到服務(wù)器中。啟用檔案掃描模塊的頁碼校對功能，一旦掃描過程中漏掃某頁，就能及時(shí)發(fā)現(xiàn)。

數(shù)字化圖像處理。

原始圖像處理。在城建檔案管理系統(tǒng)中對城建檔案原件的掃描圖像進(jìn)行處理。將方向不正確的圖像旋轉(zhuǎn)，以符合閱讀習(xí)慣。將出現(xiàn)偏移的圖像糾偏，可采用自動(dòng)糾偏和手動(dòng)糾偏，以達(dá)到視覺上基本不感覺偏移。將多余的白邊裁剪去除，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。之后將處理后的圖像上傳到服務(wù)器中。

高清圖像處理。進(jìn)入城建檔案管理系統(tǒng)中的高清模塊，先將處理后的原始圖像轉(zhuǎn)化為高清圖像。然后，在不影響可懂性的前提下，按照精確復(fù)制的原則實(shí)行高清圖像處理，清除雜色，去除在掃描過程中產(chǎn)生的污點(diǎn)、污線、黑邊等，去污處理可選用局部去污和全局去污，從原始圖像中摳取照片和印章，使新生成的圖像更清晰，并準(zhǔn)確地反映城建檔案原件的原始面貌。最后將高清圖像上傳到服務(wù)器。

數(shù)據(jù)質(zhì)檢

數(shù)據(jù)質(zhì)檢可分為初檢、復(fù)查和終檢，貫穿于檔案掃描和圖像處理的過程中，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，防止遺漏。一盒城建檔案掃描完成后，緊接著質(zhì)檢員進(jìn)行初檢，檢查有沒有錯(cuò)掃，看掃描件是否清晰，如果不清晰，重新掃描。原始圖像處理完成后，質(zhì)檢員進(jìn)行復(fù)查。高清圖像處理完成后，終檢員進(jìn)行最終檢驗(yàn)。檢查圖像處理質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，重新處理圖像。通過全面的質(zhì)量檢查，可以確保數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確豐富，形成最終的數(shù)字檔案。

異地備份

我館根據(jù)自身的實(shí)際情況，結(jié)合本地區(qū)的地質(zhì)、氣象特征等，加快檔案異地備份保存的實(shí)施，所有電子檔案備份完畢后送到我們的異地備份對口單位淄博市城建檔案和地下管線管理處進(jìn)行保存，在省內(nèi)率先實(shí)現(xiàn)了異地備份。實(shí)現(xiàn)異地備份一方面為了降低危害檔案安全的各種災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)，另一方面為了應(yīng)對數(shù)字時(shí)代檔案信息安全的新挑戰(zhàn)。為了降低檔案安全風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性與可用性，必然要對重要城建檔案開展異地備份工作。

新時(shí)代下，我們要正確地把握數(shù)字檔案館建設(shè)的正確方向，即時(shí)掃描，搭建超鏈接，加強(qiáng)檔案資源的整合利用，最終實(shí)現(xiàn)資源共享，充分發(fā)揮城建檔案信息化的整體效益。隨著綜合管廊、海綿城市等新型檔案的產(chǎn)生，如何更加合理、科學(xué)地收集管廊建設(shè)檔案、海綿城市建設(shè)聲像資料的問題亟待解決。加大搜索力度，不斷拓展檔案信息收集范圍和渠道，推進(jìn)信息資源的互聯(lián)互通、共建共享，為城建檔案工作提供更加全面、準(zhǔn)確、鮮活的檔案信息服務(wù)。

（作者單位：菏澤市城建檔案技術(shù)咨詢服務(wù)中心）