基于信息化背景的文書檔案管理工作創(chuàng)新研究

齊曉問

摘 要：隨著社會的不斷發(fā)展，科學技術水平的不斷提高，以往傳統(tǒng)的文書檔案管理模式已經不能很好地適應現代化社會發(fā)展實際需求，這就需要對管理工作進行不斷創(chuàng)新和完善。鑒于此，本文首先分析了文書檔案管理信息化的意義和價值，然后詳細闡述了信息化背景下文書檔案管理工作創(chuàng)新策略。

關鍵詞：信息化背景;文書;檔案;管理工作;意義;價值;創(chuàng)新

1實現文書檔案管理信息化的意義與價值

首先，文書檔案管理信息化可以使得管理工作更加規(guī)范化，使管理流程更加科學化和標準化。就信息化背景下的文書檔案管理工作很好地實現了經營信息、科技檔案、財務數據以及管理資料等多項數據信息的有效銜接和準確轉換，而且還實現了對各種非結構化文檔的有效識別、收集、整理與存儲，有效避免了各個部門管理工作和平臺數據各自為政現象的發(fā)生。這樣就可以使得文書檔案管理工作具有更好的唯一性、伸縮性、穩(wěn)定性、連續(xù)性和統(tǒng)一性，實現對文書檔案的全方面有效管理;其次，有效提高檔案管理工作效率和質量，并在一定程度上減小了管理難度，將信息技術充分融入到文書檔案管理系統(tǒng)當中可以實現對各項數據信息的快速收集、整理會存儲，而且為后期查詢、移交和銷毀等工作都提供了更大的便利，同時還大大減輕了檔案管理人員的工作量，提高管理效能，將檔案本身的價值發(fā)揮至最大;再次，提高文書檔案管理的準確度和安全性。檔案管理信息化可以合理利用信息系統(tǒng)實現自動備份、用戶身份鑒別、用戶訪問控制、數據恢復、數據有效驗證、數據傳輸以及資源控制等手段不斷提高檔案管理過程的安全性;另外，將檔案管理工作的作用發(fā)揮至最大，將信息技術合理應用到文書檔案管理過程中，可以使得信息檢索方式更加靈活多變，不但提高了信息查詢的準確度和全面性，而且還有效提高了其安全性。

方式的靈活多樣，提高所查詢信息的全面性和準確性，使數據信息更加安全可靠。

2信息化背景下文書檔案管理的創(chuàng)新對策

2.1提升信息化管理意識

人的行為主要靠思想意識的引導，文書檔案管理工作信息化的實現也需要信息化管理理念的科學引導。在具體管理過程當中，我們應該更多融入現代化先進的管理理念和管理技術。為了更好地發(fā)揮信息技術在實際管理工作中的作用，相關管理人員必須要對文書檔案信息管理工作引起足夠的重視，改變和創(chuàng)新以往傳統(tǒng)落后的管理理念，從思想方面進行徹底改變和優(yōu)化，在實際管理工作中不斷融入信息化管理理念，逐步加大文書檔案管理工作的信息化程度，有效提高管理效率和管理質量。除此之外，還應該做好文書檔案管理人員的培訓工作，不斷提高他們的專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)，不斷建立健全相應的激勵機制，充分調動員工的工作積極性和熱情，讓他們在日常工作中通過不斷學習提升自身的管理知識和水平。

2.2制定完善的檔案管理制度

任何工作的順利開展都離不開一套強有力的制度作為前提保障，文書檔案管理工作同樣也不例外，需要不斷建立健全檔案管理制度，提高管理水平。在制定管理制度的時候，一定要結合實際情況確保制度的科學性和實用性。與此同時還需要不斷完善管理機制，做好管理責任的明確劃分，對質量監(jiān)督體系進行不斷完善，實現檔案管理工作的規(guī)范化和標準化，更好地保證管理過程的順利推進。

2.3加強信息化管理平臺建設

為了更好地跟隨信息化時代快速發(fā)展的步伐，我們還應該使文書檔案管理工作更加多元化，進一步更好地推動檔案管理信息系統(tǒng)的構建。在構建文書檔案信息化管理平臺的時候，一定要不斷強化管理的執(zhí)行力度，盡可能提高文書檔案信息化管理水平。站在信息體系角度對文書檔案管理方式進行不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，結合企業(yè)發(fā)展現狀對以往傳統(tǒng)的管理體系進行修正和完善，保證新型管理體系可以很好地符合企業(yè)發(fā)展實際要求。具體應該做到以下幾個方面：首先是構建文書檔案加工系統(tǒng);其次是檔案存儲管理系統(tǒng);再次是檔案保密系統(tǒng)。加工系統(tǒng)的構建需要充分結合文書真實情況，該系統(tǒng)的主要功能就是查閱和處理相關文檔，可以實現對管理實踐的合理規(guī)劃，減輕了工作人員的勞動壓力。存儲管理系統(tǒng)主要是對檔案數據進行收集、管理和搜索，提高檔案數據的應用效率和格式的合理性。保密系統(tǒng)的設定需要由專業(yè)人員來進行操作，通過相關軟件實現對檔案數據的分類管理，并設定訪問權限，保證了數據信息的平穩(wěn)性和安全性。除此之外，相關部門在文書檔案信息管理平臺構建過程中應該發(fā)揮其應用的指導性作用，充分利用現代化信息技術實現對檔案數據信息的快速整理和查閱，為管理工作提供了更大的便利。

2.4構建高素質文書檔案管理隊伍

將信息技術應用到文書檔案管理工作中是一種全新的管理方式，這就需要工作人員對該項技術進行熟練掌握，并將其應用到實踐管理過程當中。管理人員應該通過日常學習不斷提高自身的專業(yè)知識和技術水平，企業(yè)也應該定期為管理人員組織一定的專業(yè)培訓活動，構建一支屬于自己的管理團隊。管理人員還應該不斷創(chuàng)新自身的管理理念，保證可以熟練掌握信息化管理設備操作技術，為文書檔案管理信息化的實現奠定堅實的前提基礎。在具體培訓教育的時候，可以通過進修或者是專家講座等多種方式不斷提高管理人員的信息化管理技術水平，并結合一定的激勵機制，讓工作人員在自己的崗位上創(chuàng)造出更大的價值，秉承著認真負責的工作態(tài)度，真正實現文書檔案管理工作的信息化。

總而言之，對于現代化企業(yè)來說，文書檔案管理工作信息化是促進企業(yè)快速發(fā)展的關鍵所在，只有將信息技術充分融入到檔案管理工作當中才能有效提高其管理效率和管理質量，為文書檔案資料的利用和開發(fā)創(chuàng)造更加有利的條件，進一步推動企業(yè)的長久穩(wěn)健發(fā)展。

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