網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源開發(fā)利用中的問題及對策探討

賴春艷

摘 要：檔案是記錄個人、團體、企業(yè)成長與發(fā)展的寶貴財富，最大限度地開發(fā)檔案信息資源能夠為企業(yè)的生產(chǎn)活動和未來發(fā)展提供助力，同時也是檔案管理工作的最終目的。如何開發(fā)檔案信息資源，提高檔案利用效率，為企業(yè)制定未來發(fā)展戰(zhàn)略、研究新型生產(chǎn)技術(shù)提供有力的支持，則是檔案管理工作者應(yīng)該重點分析的問題。本文則通過闡述網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源開發(fā)利用工作，提出了目前檔案管理過程中存在的問題，并針對這些問題提出了解決對策，為我國檔案信息資源管理及開發(fā)利用提供借鑒與參考。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案信息；資源開發(fā)；利用；對策

目前，信息已經(jīng)和能源、材料一同成為影響企業(yè)及社會發(fā)展的重要因素。檔案通過記錄歷史真實情況，為人類后續(xù)發(fā)展提供了寶貴的材料。隨著信息技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，檔案存儲模式也由過去實物存儲模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)存儲模式，存儲空間大大縮小，管理效率大大提高，人們對信息的存儲與調(diào)用也變得越來越方便，互聯(lián)網(wǎng)化的檔案存儲已經(jīng)成為提高人們工作效率的重要手段。但是，如何利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加深檔案信息資源的開發(fā)深度，保證信息資源安全性，則成為我們檔案管理人員應(yīng)該重點討論的課題。

1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源開發(fā)的特點

1.1 檔案信息資源開發(fā)利用的措施發(fā)生變化

檔案信息資源開發(fā)就是通過將檔案信息進行科學(xué)的整理歸納，構(gòu)建成結(jié)構(gòu)清晰完整的檔案信息庫，讓信息調(diào)用者能夠快速準(zhǔn)確地找到所需的信息，并對信息進行加工處理，對未來的工作提供參考資料及信息助力。目前，網(wǎng)絡(luò)化的信息管理模式通過融合計算機技術(shù)、多媒體技術(shù)，形成了功能強大、信息庫容量大的檔案信息管理系統(tǒng)；該系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)，在很大程度上為檔案信息資源的開發(fā)提供了有利條件。檔案管理人員也通過完善系統(tǒng)功能等手段，加快了信息的流動速度。另外，信息存儲方式也從過去的紙質(zhì)館藏轉(zhuǎn)變?yōu)樵贫舜鎯Γ畔⑹褂谜呖梢酝ㄟ^信息調(diào)用終端，實現(xiàn)遠程信息調(diào)用，讓大家足不出戶就能利用千里之外的檔案信息?？偟膩碚f，檔案信息資源開發(fā)利用，從過去要到信息源所在地翻閱紙質(zhì)檔案的信息利用形式，轉(zhuǎn)變?yōu)橐跃W(wǎng)絡(luò)線路、信息調(diào)閱終端為工具，遠程調(diào)用電子檔案數(shù)據(jù)的信息利用形式。很多網(wǎng)絡(luò)檔案信息庫，除了能提供在線閱覽的功能，還能滿足使用者下載檔案、存儲備份檔案、在線修改檔案的功能。

1.2 檔案信息資源開發(fā)利用者發(fā)生變化

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展擴展了人們獲取信息的渠道以及范圍，打破了時間和空間上的限制，讓信息遠程共享成為了可能。傳統(tǒng)檔案信息管理模式需要投入大量的人力物力，檔案館或資料館等信息管理單位很難有條件能給信息查閱者提供低價或免費的檔案登記、查詢服務(wù)，高昂的信息查詢費或檔案館會員證辦理費，將經(jīng)濟能力較差的信息利用群體拒之門外，檔案信息得不到充分利用。檔案信息的電子化存儲方式的運用，大大降低了檔案管理成本，很多檔案庫也愿意為群眾提供低價甚至免費的信息服務(wù)，這種轉(zhuǎn)變大大降低了信息利用的門檻，擴大了檔案信息的面對人群，信息的流動性得到提升，越來越多的人能夠利用云端或互聯(lián)網(wǎng)上存儲的信息擴寬視野，為社會發(fā)展提供助力。在當(dāng)今社會，只要你能夠利用互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備及互聯(lián)網(wǎng)資源查詢資料，就有機會通過利用檔案信息創(chuàng)造價值。而目前我國掌握互聯(lián)網(wǎng)使用方法的人群也在不斷擴大，檔案信息資源開發(fā)利用者群體也隨之?dāng)U大[1]。

1.3 檔案信息資源開發(fā)利用速度得到有效提升

傳統(tǒng)的檔案管理制度中，立卷、歸檔都是重要的檔案管理內(nèi)容，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計算技術(shù)的發(fā)展，檔案管理者只需在提前設(shè)計好的檔案管理系統(tǒng)中，按照一步步的指引，將檔案信息準(zhǔn)確地填寫進去，就可以完成檔案的編輯與存檔工作；檔案的查找也可以通過檔案管理系統(tǒng)的檢索功能將所需的資料快速調(diào)閱出來。另外，如果檔案管理系統(tǒng)開發(fā)人員能夠提前設(shè)計好檔案分類結(jié)構(gòu)，也將在很大程度上提升檔案的存檔速率，幫助信息調(diào)閱者快速找到所需的資料，可見，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用讓檔案信息資源開發(fā)利用速度得到了有效提升。

1.4 檔案信息資源共建工作依賴計算機網(wǎng)絡(luò)管理

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展將世界“縮小”成“地球村”。所以，各個檔案館之間也可以將館藏檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，并通過構(gòu)建網(wǎng)上檔案庫實現(xiàn)檔案館之間的信息共享；如果能有國家的政策支持，完全可以將各級檔案館通過互聯(lián)網(wǎng)練習(xí)起來，構(gòu)建一個龐大的信息共享庫，從而讓各個檔案館形成優(yōu)勢互補的關(guān)系。但是，這種信息共享庫，在很大程度上依賴計算機技術(shù)人員的專業(yè)能力，并需要安排專人對信息系統(tǒng)進行維護管理，才能保證信息共享庫的穩(wěn)定運行。

2 企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用中存在的問題

2.1 對檔案信息資源價值缺少認(rèn)同感

很多檔案管理者并沒有意識到檔案信息資源存在的價值，也缺少整合優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理系統(tǒng)的積極性，這就導(dǎo)致檔案信息資源的整理優(yōu)化不能滿足社會的發(fā)展需要，即使有網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理系統(tǒng)，其功能也不夠完善，信息查閱調(diào)用過程也不夠簡便，從而進一步削弱了人們對檔案信息資源開發(fā)利用的認(rèn)同感。

2.2 檔案信息資源共享理念缺乏創(chuàng)新

檔案管理人員在傳統(tǒng)管理模式的影響下，仍然信奉“內(nèi)容唯一性”和“載體典型性”兩種理念，在傳統(tǒng)檔案管理工作中“內(nèi)容唯一性”和“載體典型性”的確體現(xiàn)了一個檔案館的檔案質(zhì)量和綜合水平，但是在如今信息化網(wǎng)絡(luò)化的時代，這往往阻礙了信息的傳播和共享。所以，檔案管理人員如何對管理理念進行創(chuàng)新，在繼承優(yōu)秀傳統(tǒng)管理理念的同時，對檔案信息資源共享系統(tǒng)進行創(chuàng)新，是需要首先討論的問題。

2.3 檔案信息開發(fā)利用意識薄弱

無論是檔案管理者還是檔案利用者，我國仍然有很多人沒有形成良好的信息開發(fā)利用意識。這個問題就導(dǎo)致檔案管理者不會主動對檔案管理制度進行完善，認(rèn)為將檔案存儲起來就是檔案管理工作的全部，沒有對檔案管理系統(tǒng)中檔案的調(diào)用、查閱等功能進行更新和完善；檔案利用者沒有意識到一段時間內(nèi)的檔案之間存在某些內(nèi)在聯(lián)系，沒有通過查閱相關(guān)檔案分析問題的習(xí)慣，這些問題都導(dǎo)致檔案信息難以對眼前的工作提供幫助與支持，檔案信息蘊含的價值得不到有效體現(xiàn)。另外，檔案資源調(diào)用獲取渠道過于單一，也影響了檔案利用者調(diào)用檔案的速度[2]。

2.4 缺少資金的支持

館藏信息數(shù)字化以及信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與使用，需要聘請專業(yè)的檔案管理人員以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員提供支持，這些都離不開資金的支持。檔案管理人員往往會由于信息技術(shù)水平及計算機水平欠佳，導(dǎo)致構(gòu)建出的館藏信息數(shù)據(jù)庫存在各種各樣的問題，很難在信息庫中同時實現(xiàn)信息的調(diào)用、檢索、更改等功能，影音資料的存儲與調(diào)用也會存在一定的問題。另外，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)線路也需要大量的人力物力，由于我國各個地區(qū)之間的經(jīng)濟水平差異巨大，很多檔案館仍然難以建立起功能完善的信息數(shù)據(jù)庫。

3 促進網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源開發(fā)利用發(fā)展的對策

3.1 對檔案管理人員進行培訓(xùn)，加強其檔案信息開發(fā)利用意識

通過培訓(xùn)，讓管理人員能夠意識到檔案信息對于社會發(fā)展的重要意義，并讓其接受科學(xué)系統(tǒng)的數(shù)字化檔案管理技能培訓(xùn)，提高檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)、信息開發(fā)利用水平。鼓勵檔案管理人員對現(xiàn)有檔案管理制度進行分析，并提出完善措施，讓檔案管理人員掌握檔案分類管理基本原理，從而為后續(xù)構(gòu)建結(jié)構(gòu)科學(xué)完整的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)奠定基礎(chǔ)。

3.2 構(gòu)建科學(xué)完善的信息數(shù)據(jù)庫

檔案信息資源共享是信息數(shù)據(jù)庫的主要功能，各個檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)自身特色建立科學(xué)完善的信息數(shù)據(jù)庫，并不斷完善信息數(shù)據(jù)庫中的各項功能。傳統(tǒng)檔案工作中如著錄、標(biāo)引、分類表等信息可以通過改良和設(shè)計融入到信息數(shù)據(jù)庫中，一方面能夠降低檔案信息管理模式轉(zhuǎn)變對人們信息使用習(xí)慣的沖擊，另外一方面是因為這些分類方式的確具有一定的可利用價值，能夠幫助信息數(shù)據(jù)庫設(shè)計者構(gòu)建出科學(xué)完善的信息分類結(jié)構(gòu)，從而有利于數(shù)據(jù)庫投入使用后信息的錄入和調(diào)閱。

信息數(shù)據(jù)庫除了能調(diào)閱文字信息外，還建議設(shè)計者能夠讓數(shù)據(jù)庫具備存儲調(diào)閱影像資料、圖片資料等功能，從而豐富信息庫中的資料種類，提升數(shù)據(jù)庫整體的利用價值。另外，交互功能能定位對于信息數(shù)據(jù)庫的建立也有著十分重要的作用。

例如，天津檔案館中公眾參與專欄的設(shè)計就在很大程度上加強了檔案館與群眾之間的交流。在公眾參與專欄中，包括政務(wù)信箱、咨詢投訴、公眾留言等功能，用戶可以通過這些功能與檔案館管理人員進行溝通，并及時得到問題的答復(fù)；通過這個專欄，天津檔案館能夠收到用戶最真實的反饋，并根據(jù)這些反饋對檔案信息庫進行調(diào)整[3]。

3.3 重視信息安全，將檔案進行分級處理

由于很多檔案館保存著關(guān)乎我國經(jīng)濟發(fā)展命脈的資料，這些資料的存儲與查閱都需要由專人完成。所以，資料是否需要存儲在信息數(shù)據(jù)庫中，需要提前制定嚴(yán)格的檔案分級規(guī)定，并按照這個規(guī)定管理檔案，防止國家機密被不法分子竊取。對于某些設(shè)計我國國防軍事內(nèi)容的檔案，不得以電子文檔的形式進行存儲，只能以紙質(zhì)版資料的方式在特定的環(huán)境中查閱。這些方法都能夠有效保證我國信息安全不受侵害。

4 總結(jié)

檔案對記錄社會發(fā)展、企業(yè)運轉(zhuǎn)、個人經(jīng)歷有著重要的作用，除此之外，一些記錄經(jīng)典的文學(xué)著作、能夠創(chuàng)造社會價值的科學(xué)技術(shù)的資料，也對我們的日常生活有著重要的影響。所以，檔案的管理、開發(fā)、利用對于促進社會發(fā)展有著重要的意義。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案管理開發(fā)利用的融合，我們查閱檔案資料的方式方法越來也多，信息利用效率也越來也高。作為檔案管理者的我們，更應(yīng)該通過分析檔案管理現(xiàn)狀，提升自身業(yè)務(wù)水平等方式，不斷完善檔案信息存儲系統(tǒng)，為用戶提供最為便捷的信息查閱服務(wù)。在提高檔案信息開發(fā)利用水平的同時，我們還應(yīng)該重視信息安全，防止不法分子竊取我國國防軍事信息、能源分布信息等重要檔案。

參考文獻

[1]張昕苒.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代合肥市檔案信息資源開發(fā)與利用研究[D].安徽大學(xué)，2018.

[2]周紅軍.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的開發(fā)與利用[J].機電兵船檔案，2017（04）：92-94.

[3]楊洋.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源開發(fā)利用的制約因素與對策[J].現(xiàn)代國企研究，2017（06）：138.